Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области
Скачать 1.7 Mb.
|
| IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний 9.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором области, осуществляется соответствующими отраслевыми органами исполнительной власти области, аппаратом Губернатора области с участием управления делами Правительства области. 9.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов (при необходимости) осуществляют соответствующие органы исполнительной власти области. 9.3. В протоколе указываются дата, время и место проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего. 9.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации. 9.5. Общие требования к оформлению протокола совещания, а также протокола заседания Правительства области (приложение N 7). 9.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание, или указание на то, что данный документ является протоколом заседания Правительства области. 9.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 9.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня", а в тексте протокола заседаний Правительства области могут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и "Приглашенные". В разделе "Председатель" протокола указываются инициалы и фамилия, должность председателя совещания или председательствующего на заседании Правительства области. В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня. В разделе "Присутствовали" протокола заседания Правительства области указываются присутствовавшие на заседании члены Правительства области. Если на соответствующее заседание Правительства области приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянные участники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий - должности участников. Остальные присутствовавшие на заседании Правительства области указываются в разделе "Приглашенные". В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?", например: "Об итогах...", "О деятельности...". 9.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ; 2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной. Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания). В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения. В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "Вопрос" и "Ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего). В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения. 9.6. Протоколы заседаний Правительства области составляются, нумеруются и датируются управлением организационной работы Правительства области, подписываются Губернатором области либо должностным лицом, уполномоченным вести заседание Правительства области. Затем протоколы передаются в отдел нормативных и распорядительных актов и архива для дальнейшей сдачи их на хранение в архив. (в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 02.02.2007 N 16, от 27.01.2011 N 15) Протоколы заседаний Правительства области являются протоколами краткой формы изложения, так как одновременно оформляются полные стенограммы заседаний Правительства области. X. Основные положения работы с обращениями граждан (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371) 10.1. Обращения граждан, поступившие в Правительство области, регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан Правительства области (далее - управление) и подлежат обязательному рассмотрению в соответствии с законодательством. 10.2. Работа с обращениями граждан включает прием, регистрацию, учет, рассмотрение письменных и устных обращений, поступивших по почте, телеграфу, факсу, в форме электронного документа, в ходе личного приема, на "Телефон доверия Губернатора". 10.3. Прием граждан в управлении проводится руководителями органов государственной власти области, должностными лицами, сотрудниками управления в соответствии с графиком, утвержденным Губернатором области. Предварительная запись на прием прекращается за два рабочих дня до приема граждан руководителем. Перенос даты, времени приема, замена руководителей, указанных в графике, возможны в случае изменения их графика работы и по письменному согласованию с министром области - руководителем аппарата Губернатора области. (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 03.03.2014 N 68) 10.4. Обращения, зарегистрированные в управлении, ежедневно передаются: под роспись в секретариаты Губернатора области, вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, министру области - руководителю аппарата Губернатора области; через реестр рассылки в управление делопроизводства и контроля для последующего направления в органы государственной власти области, органы местного самоуправления, должностным лицам; под роспись курьерам и сотрудникам органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления, должностным лицам. (в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390) 10.5. По итогам рассмотрения обращения, поставленного управлением на контроль, материалы, относящиеся к его рассмотрению, передаются в управление. Ответы должны содержать конкретную и четкую информацию о принятых мерах и результатах рассмотрения по всем вопросам, поставленным в обращении, а также соответствовать требованиям к оформлению документов. Если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, обращение возвращается исполнителю для дополнительного рассмотрения. Ответы на запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Саратовской областной Думы, касающиеся обращений граждан, подписываются Губернатором области. К письму прилагается справка о рассмотрении запроса, подписанная вице-губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области. (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.10.2016 N 390) X.I. Основные положения работы с запросами областной Думы и запросами депутатов областной Думы (депутатскими запросами) (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371) (введено постановлением Губернатора Саратовской области от 30.06.2010 N 185) 10.1.1. Депутатский запрос, поступающий в отдел документооборота, к которому прилагается заявление гражданина (граждан), передается в управление по работе с обращениями граждан Правительства области, где регистрируется и контролируется в установленном порядке. (в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371) Другие запросы областной Думы и депутатские запросы, поступающие в отдел документооборота, регистрируются в отделе документооборота, на каждый документ заполняется электронная регистрационная карточка (приложение N 1), после чего документ и электронная карточка передаются указанному в адресе "должностному лицу. Контроль исполнения документа проводит секретариат должностного лица, ответственного за исполнение документа. (в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371) Запросы областной Думы и депутатские запросы, поступающие непосредственно в секретариаты, областные министерства, комитеты, управления, иные органы исполнительной власти области, регистрируются и исполняются в указанных органах исполнительной власти области. (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371) 10.1.2. Исключен с 7 декабря 2012 года. - Постановление Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371. 10.1.3. Если поручение по запросу областной Думы и депутатскому запросу дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению осуществляет и координирует исполнитель, указанный в резолюции первым. (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371) 10.1.4. Копии запросов областной Думы и депутатских запросов в обязательном порядке направляются должностным лицом соответствующего секретариата, областного министерства, комитета, управления, иного органа исполнительной власти области в представительство Губернатора Саратовской области и Правительства Саратовской области в органах власти не позднее следующего рабочего дня после их регистрации. (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371) 10.1.5. Ответы на запросы областной Думы и депутатские запросы даются не позднее 15 календарных дней со дня получения запроса либо иные сроки, указанные в запросах. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, в адрес которого направлен запрос областной Думы или депутатский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности. (п. 10.1.5 в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371) 10.1.6. Если депутатский запрос направлен Губернатору области, то ответ на него должен быть дан не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения. (п. 10.1.6 в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371) 10.1.7. Запросы областной Думы и депутатские запросы считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной форме. (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371) 10.1.8. Копии зарегистрированных экземпляров ответов на запросы областной Думы и депутатские запросы не позднее следующего рабочего дня после отправления таких ответов в обязательном порядке направляются должностным лицом соответствующего секретариата, областного министерства, комитета, управления, иного органа исполнительной власти области в представительство Губернатора Саратовской области и Правительства Саратовской области в органах власти. (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371) XI. Документальный фонд органа исполнительной власти области (в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 06.08.2013 N 304) 11.1. Формирование документального фонда органа исполнительной власти области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти области. (п. 11.1 введен постановлением Губернатора Саратовской области от 06.08.2013 N 304) 11.2. Номенклатура дел органа исполнительной власти области - это систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, заводимых в органе исполнительной власти области, и оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а в архиве органа исполнительной власти области используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти области и его структурных подразделений (включая электронные документы). (в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 26.10.2016 N 386, от 27.10.2016 N 390, от 14.03.2017 N 54) В номенклатуру дел также включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий органа исполнительной власти области или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии органа исполнительной власти области включаются в номенклатуру дел ликвидируемого органа исполнительной власти области). 11.4. В органах исполнительной власти области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 8) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти области (приложение N 9), которая оформляется на общем бланке органа исполнительной власти области. 11.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства органа исполнительной власти области для составления сводной номенклатуры дел. Вновь созданный орган исполнительной власти области или его структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти области. 11.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти области на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года службой делопроизводства органа исполнительной власти области, подписывается руководителем службы делопроизводства органа исполнительной власти области, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти области, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела, утверждается руководителем органа исполнительной власти области и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. (в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 10.06.2010 N 175, от 27.01.2011 N 15) Согласовывается номенклатура дел с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти области. (в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 10.06.2010 N 175, от 27.01.2011 N 15) |
Похожие:
 | В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... | | В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... |
| Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |  | Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации... |
| Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... | | «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |
| Определить министерство социального развития Саратовской области уполномоченным органом исполнительной власти Саратовской области... | | Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... |