4.3.8. В период работы по договору ежемесячно по состоянию на первое число лицо, ответственное за учет ГСМ от Авиации (прикомандированного экипажа), представляет в отдел бухгалтерского учета и финансов предприятия ВТ - фондодержателя авиаГСМ Расходные листы ГСМ с требованиями (форма N 1-ГСМ), а при получении ГСМ с нефтебаз - и приходные документы: наряд на поставку авиаГСМ из выделенных фондов, карточку учета отпущенных авиаГСМ (масса), товарно-транспортные накладные.
Копии Расходных листов ГСМ должны оставаться у исполнителя.
По окончании работ по договору ответственное лицо Авиации (прикомандированного экипажа) должно отчитаться перед предприятием - фондодержателем об использовании ГСМ, бланков требований (форма N М-ГСМ) и Расходных листов ГСМ.
4.3.9. На первое число каждого месяца на аэродромах ПАНХ, оборудованных стационарными средствами хранения ГСМ, производится инвентаризация ГСМ и составляется акт снятия остатков, который в десятидневный срок представляется предприятию - фондодержателю ГСМ. Состав инвентаризационной комиссии согласовывается Заказчиком и Авиацией при заключении договора.
4.4. Учет ГСМ в ОБУФ
4.4.1. Отдел бухгалтерского учета и финансов предприятия ВТ учитывает движение ГСМ в денежном выражении по их себестоимости на основании первичных документов склада ГСМ.
4.4.2. До составления бухгалтерских записей документы складского учета ГСМ подвергаются следующей обработке:
- на актах приема, приходных ордерах, расходных требованиях и ведомостях заправки (формы N 1-ГСМ; 2-ГСМ; 3-ГСМ; М-II; 4-ГСМ и 6-ГСМ) по поставщикам и потребителям обозначаются шифры балансовых счетов;
- после разметки каждый из указанных документов таксируется по цене;
- протаксированные документы подсчитываются отдельно по приходу и расходу и суммы их итогов записываются на лицевой стороне реестров;
- после таксировки и подсчетов итогов документы раскладываются по шифрам балансовых счетов, подсчитываются по каждому из них, и найденные итоги в объеме источников поступления и потребителей записываются на оборотной стороне приходного и расходного реестров;
Примечание: Если прием документов со склада ГСМ производится не один раз в декаду, а в более короткие сроки, в этом случае ОБУФ открывает накопительную ведомость на месяц с подведением промежуточных итогов за декаду для внесения этих итогов в ведомость N 5 "Движение материальных ценностей" (при журнально-ордерной форме счетоводства).
- записанные в реестры суммы в размере шифров балансовых счетов подсчитываются и сверяются с итогами оборотов, ранее записанными на лицевой стороне реестров, по ценам и счетам поставщиков;
- в счета-фактуры поставщиков, приложенные к актам или к приходным ордерам, записываются номера этих актов или приходных ордеров, стоимость полученных ГСМ;
- на оставшиеся акты и приходные ордера, на которые еще не получены счета-фактуры, составляется справка с обозначением в ней приходных ордеров, порядковых номеров их записи в складские карточки или журналы, а также стоимости поступающих ГСМ;
- в акте недостачи или излишка ГСМ отмечается номер приходного ордера или расходного требования склада и стоимость.
4.4.3. По расходным документам до составления бухгалтерских записей получателя ГСМ выписываются счета-фактуры.
4.4.4. Основанием для бухгалтерских записей служат приходный ордер и расходный реестр с приложенными к ним документами, а также копии выписанных по расходу счетов-фактур.
4.4.5. Расходы по заправке ВС авиаГСМ планируются и учитываются в себестоимости авиационных работ предприятия ВТ - владельцев ВС независимо от места заправки и видов полетов.
4.4.6. Расходы по заправке авиаГСМ собственных ВС в базовом аэропорту относятся на себестоимость предприятия.
4.4.7. Расходы на ГСМ в предприятиях ВТ складываются из расходов по заправке собственных ВС в базовых аэропортах, исходя из себестоимости заготовления авиаГСМ, и расходов по заправке этих ВС в аэропортах других предприятий ВТ.
4.4.8. Расходы предприятий ГА - владельцев ВС на авиаГСМ учитываются на субсчете N 200 "Авиационные горюче-смазочные материалы" по следующим субсчетам второго порядка:
- N 2011 "Авиационные горюче-смазочные материалы при заправках собственных воздушных судов в базовом аэропорту";
- N 2012 "Авиационные горюче-смазочные материалы при заправках собственных судов в аэропортах других предприятий ГА".
4.4.9. На субсчет N 2011 предприятия ГА относят расходы по фактическим заправкам авиаГСМ собственных ВС согласно первичным документам склада (форма N 1-ГСМ) по фактической себестоимости.
4.4.10. На субсчет N 2012 предприятия ГА относят расходы по фактическим заправкам авиаГСМ собственных ВС согласно первичным документам (корешкам требований формы N 1-ГСМ), приложенным экипажами к полетным заданиям, по расчетным ценам на ГСМ.
Указанные затраты определяются экономической службой предприятия ВТ на основании представленных им летными отрядами (авиаэскадрильями) ведомостей по форме N 6-ГСМ. На основании данных формы N 6-ГСМ или табуляграмм экономической службой предприятия составляется сводная ведомость о расходах на заправку собственных ВС в аэропортах других предприятий ГА по форме (Приложение 23), которая представляется в ОБУФ авиапредприятия в сроки, установленные им для документооборота.
Указанные затраты отражаются в бухгалтерском учете по дебету субсчета N 2012 и кредиту счета N 60 "Расходы с поставщиками и подрядчиками".
4.4.11. Заправки ГСМ ВС других предприятий ВТ учитываются в бухгалтерском учете предприятия-заправщика на балансовом счете N 45 "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги" на основании ведомостей формы N 6-ГСМ приложенного реестра требований на заправку этих ВС, представленных складом ГСМ в ОБУФ авиапредприятия в установленные сроки и в объеме предприятий ВТ, ВС которых заправлены ГСМ.
Не реже трех раз в месяц (подекадно) предприятия-заправщики ВТ на отпущенные ГСМ на заправку ВС других предприятий ВТ выставляют им платежные требования в порядке инкассо для оплаты.
К платежным требованиям прилагаются ведомости формы N 6-ГСМ или реестра требований на заправку ВС в одном экземпляре. Указанные ведомости составляются работниками склада ГСМ предприятия ВТ в трех экземплярах, два из которых представляются в ОБУФ предприятия ВТ с приложением требований формы N 1-ГСМ.
4.4.12. За заправку ГСМ ВС ремонтных заводов, НИИ, учебных заведений ВТ, при перегонке ВС в капитальный ремонт и обратно, а также за авиаГСМ, выданные по расходным требованиям, выставляются платежные требования предприятиям и организациям - получателям авиаГСМ.
4.4.13. Порядок расходов за заправку ГСМ иностранных ВС изложен в разделе 6 "Учет ГСМ при международных авиаперевозках" настоящей Инструкции.
4.4.14. Ответственность за правильность расчетов и обоснованность отражения расходов по ГСМ на затратах производства в соответствии с настоящей Инструкцией несут в установленном законом порядке руководители, начальники экономических служб и ОБУФ предприятий ГА.
4.4.15. Ответственность за контроль, организацию расчетов между предприятиями ВТ за ГСМ и выполнение требований настоящей Инструкции подведомственными предприятиями несут главные экономисты - начальники ЭС и ОБУФ - главные бухгалтеры РУРА.
5. УЧЕТ ГСМ ПРИ МЕЖДУНАРОДНЫХ АВИАПЕРЕВОЗКАХ
5.1. Заправка иностранных воздушных судов топливом при наличии "Соглашения" оформляется службой ГСМ "Расходным ордером на заправку иностранных самолетов" (приложение 24) в количестве 4-х экземпляров за подписью водителя или заправщика (техника ГСМ) и представителя иностранной авиакомпании или командира корабля. Один экземпляр расходного ордера передается представителю иностранной авиакомпании, а три экземпляра передаются на склад ГСМ. После окончательного оформления в службе ГСМ один экземпляр остается для оформления "Реестра требований на заправку самолета" (форма N 9-ГСМ), а два экземпляра (первый и второй) направляются в группу ставок и сборов для оформления счетов по формам A и B (в течение 1 суток после выполнения работ). Если в аэропорту имеется представительство иностранной авиакомпании, то 1 экземпляр расходного ордера может выписываться и для представительства, если в этом возникнет необходимость.
Заправка нерегулярных иностранных ВС (без Соглашения) производится за наличный расчет или по кредитным карточкам (Технология применения кредитных карточек и последующего оформления документации прорабатывается).
5.2. Для заполнения формы A (приложение 25) "Счет за государственные аэропортовые и аэронавигационные сборы и наземное обслуживание" информация по заправке иностранных судов авиаГСМ заносится в графу 17, обрабатывается и оформляется в виде счета за авиаГСМ.
Счета выдаются в группу сборов ежедекадно и за месяц в семи экземплярах. Месячные распечатки счетов подписываются представителем авиакомпании, а к декадным распечаткам формы A группа сборов прилагает расходные ордера на ГСМ.
5.3. Группа сборов передает форму A с приложенными расходными ордерами в финансовый отдел аэропорта, который производит расчеты между управлениями ВТ и ЦМР МКУ ВТ посредством выставления извещений. При отсутствии группы сборов в аэропорту, производящем заправку самолетов иностранных авиакомпаний, указанная документация передается непосредственно в финансовый отдел аэропорта (международный сектор).
5.4. Заправка отечественных самолетов, проданных за рубеж, или сданных в аренду, или совместных авиапредприятий в отечественных аэропортах после оформления акта продажи производится в соответствии с "Расходным ордером на заправку иностранных самолетов" с оплатой в валюте.
5.5. При заправке отечественных самолетов за рубежом топливом, купленным за валюту с согласия МКУ, отчет в его расходовании производится представителем Аэрофлота. Счет за заправленное топливо и другие горюче-смазочные материалы пересылается в ЦМР МКУ с приложением необходимых отчетных документов.
5.6. При завозе отечественного топлива за рубеж перед транспортированием составляется Акт замера груза (форма N К-7 для танкеров) и выписывается коносамент. В порту разгрузки топливо принимается по весу согласно результатам замеров в береговых резервуарах (при условии подтверждения качества топлива сертификатом, выданным лабораторией в порту разгрузки). Представитель агентства аэропорта составляет подтверждающий документ по поставке топлива.
В случае возникновения разницы между весом принятого топлива и весом, указанным в коносаменте, составляется соответствующий документ в 4-х экземплярах, который подписывается представителем агентства аэропорта и представителем перевозчика. 3 экземпляра документа передаются перевозчику для последующего оформления.
5.7. При заправке отечественных самолетов за рубежом завезенным туда отечественным топливом агентство аэропорта по соглашению ведет записи и составляет подтверждающий документ по заправкам и предоставляет эти данные для проверки представителям Аэрофлота в первый рабочий день каждого месяца вместе со сводкой о поставленном и израсходованном за предыдущий месяц топливе.
Представитель Аэрофлота ежемесячно составляет и отсылает в ЦМР МКУ отчет о заправке авиаГСМ самолетов Аэрофлота необходимыми подтверждающими документами (приложение 26).
5.8. При заправке отечественных самолетов за рубежом завезенными туда Аэрофлотом маслами, спецжидкостями и присадками оформляется требование на ГСМ по форме N 1-ГСМ в 3-х экземплярах. Один экземпляр передается экипажу, один экземпляр остается в представительстве Аэрофлота, один пересылается в ЦМР МКУ вместе с ежемесячным отчетом о движении горюче-смазочных материалов (приложение 27).
5.9. При сливе авиатоплива с иностранных воздушных судов оформляется "Приходный ордер" (форма N 3-ГСМ), который выписывается водителем спецмашины для слива топлива в 3-х экземплярах и подтверждается подписью представителя авиакомпании, а два экземпляра передаются на склад ГСМ. После окончательного оформления один экземпляр направляется в группу ставок и сборов, а один экземпляр в бухгалтерию аэропорта.
5.10. Заправка иностранных воздушных судов авиатопливом и авиамаслом при обслуживании в АТБ оформляется расходным требованием (форма N 4-ГСМ) или требованиями со штампом АТБ (форма N М-II), которые выписываются ИТС АТБ в 3-х экземплярах. Два экземпляра требований (первый и второй) передаются на склад ГСМ, а один экземпляр остается в АТБ.
5.11. Количество ГСМ с расходных требований (форма N 4-ГСМ) или требований со штампом АТБ (форма N М-II), оформленных на заправку иностранных воздушных судов, после проверки правильности заполнения граф заносится в "Дневной лист расхода горюче-смазочных материалов" (форма N 8-ГСМ), при этом на АТБ списывается только разница в количестве заправленного в ВС и слитого с него же топлива.
5.12. Приходные ордера на слив авиатоплива с иностранных воздушных судов (форма N 3-ГСМ) поступают к технику по учету в двух экземплярах. После проверки правильности заполнения граф ордера регистрируются в "Журнале регистрации расходных и приходных ордеров, сдаваемых в группу ставок и сборов", и один экземпляр сдается в группу сборов под роспись; один экземпляр после окончательной обработки сдается в финансовый отдел аэропорта.
5.13. При обработке иностранных судов жидкостью "Арктика" или при заправке их маслами и спецжидкостями оформляется "Расходный ордер на заправку иностранных самолетов" в 4-х экземплярах за подписью водителя (техника ГСМ) и представителя иностранной авиакомпании (или командира корабля) с обязательным указанием количества израсходованных ГСМ и названия авиакомпании, которой принадлежит самолет, с последующим оформлением счетов для предъявления к оплате через группу сборов и ЦМР МКУ.
5.14. Масла и спецжидкости, слитые с самолетов иностранных авиакомпаний, заказчикам не компенсируются, но по требованию инозаказчика при условии предоставления им тары должны быть возвращены в месячный срок. Остаток топлива учитывается при передаче воздушного судна инозаказчику.
6. АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ГСМ
6.1. На уровне авиапредприятий могут быть автоматизированы следующие основные учетно-расчетные операции:
- учет поступления на склад всех видов ГСМ;
- учет расхода ГСМ со склада ГСМ;
- градуировка резервуаров;
- учет расхода ГСМ по направлениям деятельности и службам;
- инвентаризация на складе ГСМ;
- отчетность службы ГСМ;
- бухгалтерский учет и взаиморасчеты с потребителями за заправку ГСМ и их продажу;
- оперативный учет наличия ГСМ на складе.
6.2. Максимально автоматизация этих операций на уровне авиапредприятия реализуется путем создания автоматизированного рабочего места техника по учету ГСМ (АРМ СУ ГСМ) на базе использования персонального компьютера (ЕС-1840, ЕС-1841, Р-1715, Р-1715М, IBM). Разработчик программного обеспечения отдел ГСМ Рижского института ЦНИИ АСУ ГА.
6.3. АРМ документального учета движения ГСМ предназначен для автоматизации функций учета, контроля и анализа использования, оперативного информирования руководителей службы ГСМ и ОБУФ авиапредприятий и подготовки отчетности на основе документального учета прихода и расхода ГСМ с помощью первичных документов.
6.4. АРМ документального учета движения ГСМ учитывает все функции техника по учету ГСМ и бухгалтера ГСМ. Они встроены в систему и разделены на комплексы задач и задачи, выполняемые ежедневно, ежедекадно, ежеквартально.
6.5. Работа техника с системой реализуется в форме диалога через экранное меню (комплекс задач) и подменю (задачи). В таблице 6.1 приведен перечень комплексов задач с разбивкой на задачи.
Перечень комплексов задач и задач АРМ документального
учета движения ГСМ
Таблица 6.1
┌───┬───────────────────────┬──────┬──────────────────────────────────────┐
│N N│ Наименование │ N N │ Наименование │
│п/п│ комплексов задач │ п/п │ задачи в комплексе │
|
