Техническое задание Развитие автоматизированной системы управления персоналом. Автоматизация табельного учета. Казань 2015 г

Оглавление

1. Назначение

• 
  Для автоматизации формирования и ведения электронного табеля учета рабочего времени сотрудников предприятия, а также учета всех видов отклонений от нормального использования рабочего времени с использованием кадровых данных и возможностью дальнейшего использования информации для расчета заработной платы персонала предприятия.
  
• 
  Для создания любых форм отчетности по использованию и потерям рабочего времени, а также численности сотрудников в соответствии с требованиями Российского законодательства и внутренних регламентов Заказчика.
  

2. Цели внедрения

• 
  Повышение эффективности работы службы управления персоналом и службы режима, укрепление трудовой дисциплины;
  
• 
  Усиление контроля за фактически отработанным временем, временем простоев и других видов недоиспользования рабочего времени;
  
• 
  Сокращение времени и повышение точности расчетов по заработной плате сотрудников предприятия;
  
• 
  Отражение в системе времени работы в особых условиях труда, в частности, для использования при формировании данных для персонифицированной отчетности в ПФР;
  
• 
  Автоматизированное получение различных форм отчетов по анализу использования и потерь рабочего времени, фактической и среднесписочной численности.
  

1. Условия выполнения работ:

• 
  Начало - в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента перечисления аванса за первый этап работ на расчетный счет Исполнителя;
  
• 
  Срок выполнения работ – не более 7 месяцев, включая промышленную эксплуатацию.
  

2. Условия оплаты:

1. Основные требования к выполнению работ:

1. 
   Требования к этапам и результатам выполнения работ приведены в разделе 7 «Этапы выполнения работ».
   
2. 
   Работы выполняются в соответствии с план-графиком, разработанным Исполнителем и согласованным с Заказчиком.
   
3. 
   Для решения оперативных вопросов еженедельно, а при необходимости и чаще проводятся рабочие совещания членов рабочей группы Заказчика и Исполнителя. По результатам оформляется протокол.
   
4. 
   При возникновении незапланированных работ их необходимость определяется на расширенном совещании членов рабочей группы проекта и руководства Исполнителя и Заказчика. По результатам оформляется протокол, который является основанием для включения данных работ в план-график проекта.
   
5. 
   За Заказчиком должны быть закреплены определенные сотрудники Исполнителя на весь период действия договора, замена специалиста возможна только по согласованию с Заказчиком;
   

1. Требования к результатам выполнения работ и итоговым документам:

1. 
   Доработанная и настроенная в полном объеме в соответствии с требованиями Заказчика, запущенная в промышленную эксплуатацию подсистема табельного учета в системе «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 КОРП» на ПАО «Казанский вертолётный завод», информационно связанная с подсистемой кадрового учета.
   
2. 
   Обученный и аттестованный персонал Заказчика, а именно ответственных за табельный учет порядка 100 подразделений и не менее 10 специалистов ИТ-службы.
   
3. 
   Оформленный в соответствии с требованиями Заказчика комплект документации, включающий:
   

• 
  подробное описание решения;
  
• 
  перечень доработок стандартного функционала системы под проект;
  
• 
  настройка системы под проект;
  
• 
  реестр прав доступа;
  
• 
  описание взаимосвязей и обмена данными с другими системами предприятия.
  

• 
  регистров и справочников, используемых в системе;
  
• 
  графиков и режимов работы;
  
• 
  электронного табеля учета рабочего времени;
  
• 
  информационного обмена между системой 1С и другими системами
  

1. Порядок контроля и приемки работы.

1. 
   Принятие решения о возможности подписания Акта приема-передачи возможно после удовлетворительной работы системы не менее 1 месяца на этапе промышленной эксплуатации.
   

1. Требования к качеству работ и гарантийные обязательства:

1. 
   Гарантии распространяются на все работы, выполненные Исполнителем по договору.
   
2. 
   Гарантийный срок на выполнение работы - один год с даты подписания Акта приема-передачи.
   
3. 
   Исполнитель обязан исправить ошибки и недоработки системы в пределах утвержденного технического решения, обнаруженные в течение гарантийного срока, без дополнительной оплаты.
   

1. Иные требования и организационно-технические аспекты выполнения работ:

1. 
   Исполнитель производит выполнение работ с учетом режима работы Заказчика.
   
2. 
   Заказчик организует подключение к локальной сети до 4-х рабочих мест для сотрудников Исполнителя.
   

1. 
   Объектом автоматизации является процесс учета и контроля за использованием рабочего времени сотрудников, формирование табелей учета рабочего времени.
   
2. 
   В Таблице 1 перечислены системы, задействованные в процессе учета и контроля за использованием рабочего времени, которые внедрены и функционируют в настоящее время на ПАО «Казанский вертолетный завод».
   

3. 
   Количество подразделений, подлежащих учету при автоматизации процесса учета и контроля за использованием рабочего времени сотрудников – порядка 100.
   

1. Общие требования к автоматизируемой подсистеме.

1. 
   Общая концепция функционирования подсистемы табельного учета в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 КОРП» должна осуществляться в соответствии с требованиями Законодательных актов РФ, внутренних документов ПАО «Казанский вертолетный завод», регламентирующих процессы, прямым или косвенным образом участвующие в процессах учета и контроля за использованием рабочего времени сотрудников.
   
2. 
   В процессе внедрения должен быть по возможности использован стандартный функционал и настройки системы «1С: Зарплата и управление персоналом КОРП» на платформе «1С-Предприятие 8.3».
   
3. 
   Для реализации процессов, отсутствующих в стандартном функционале системы, выявленных при обследовании Исполнителем, необходимо произвести доработку типовых механизмов решения под специфику ПАО «Казанский вертолетный завод» в соответствии с документом «Техническое решение по проекту» и отдельными техническими заданиями, разрабатываемыми Исполнителем и согласованным с Заказчиком. Все изменения стандартного функционала должны выполняться в соответствии с правилами и рекомендациями специалистов фирмы 1С по доработке системы.
   
4. 
   Разработку подсистему табельного учета проводить в уже функционирующей на предприятии конфигурации ЗУП.
   
5. 
   Предусмотреть рабочее место с простым и интуитивно понятным интерфейсом для сотрудников, ответственных за ведение табеля по любым отклонениям, графика сменности и графика отпусков.
   
6. 
   Предусмотреть возможность использования данных по проходам сотрудников через автоматизированные проходные для создания управленческих отчетов. Для построения отчетов необходимо использовать прямые запросы к внешней базе данных, содержащей данные из АСКУД. Внешняя база данных разработана и наполняется силами Заказчика.
   
7. 
   Предусмотреть возможность дальнейшего внедрения системы расчета заработной платы, в т.ч. расчет сдельной оплаты труда, планово-экономический анализ данных по труду и заработной плате.
   
8. 
   К началу промышленной эксплуатации система должна быть подготовлена с учетом всех выпущенных на данный момент времени обновлений.
   
9. 
   Разработка и внедрение в эксплуатацию подсистемы табельного учета включает в себя выполнение Исполнителем работ, представленных в п. 5.2 с учетом следующего:
   

1. 
   Информация о:
   

• 
  графиках работы сотрудников с учетом сменности,
  
• 
  режимах работы подразделений, групп сотрудников или отдельных сотрудников, которым разрешен индивидуальный режим работы,
  
• 
  о временном изменении номера смены работы сотрудника,
  

2. 
   Отчеты о нарушениях режима работы (поздний приход, ранний уход, отсутствие работника на рабочем месте в течение рабочего дня, нарушение времени обеденного перерыва, недоработка, переработка и т.д.) формируются по проходам сотрудников, полученных из внешней базы данных Заказчика при помощи прямых запросов.
   

2. Перечень работ по автоматизации подсистемы.

1. 
   Провести обследования процессов Заказчика, прямым или косвенным образом участвующие в процессах учета и контроля за использованием рабочего времени сотрудников.
   
2. 
   По результатам обследования подготовить, согласовать и утвердить документ «Техническое решение по проекту», содержащего все разделы, указанные в п. 3.4.3.1.
   
3. 
   Автоматизировать систему учета и контроля за использованием рабочего времени сотрудников в соответствие с процессом, описанным в разделе 6.
   

4. 
   Провести анализ существующих отчетных форм, связанных с учетом и контролем за использованием рабочего времени сотрудников, подготовить предложения по их модернизации и унификации с сохранением необходимого пользователям объёма информации, составить, согласовать и утвердить альбом отчетных форм с описанием содержания каждой формы.
   
5. 
   Разработать систему создания и ведения необходимых справочников и регистров.
   
6. 
   Разработать и согласовать отдельные технические задания, указанные в п. 3.4.3.2
   
7. 
   Разработать, согласовать и утвердить регламенты, указанные в п. 3.4.3.4.
   
8. 
   Обеспечить возможность предоставления определенного набора полномочий и доступов к информационным ресурсам и функциям системы в соответствии с должностными обязанностями пользователя.
   
9. 
   Обеспечить возможность написания запросов к внешним базам данных (ORACLE, Microsoft SQL Server) для разработки отчетов в 1С с использованием внешних данных.
   
10. 
    Провести обучение ИТ специалистов и специалистов в службах Заказчика.
    

3. Перечень автоматизированных процедур.

1. 
   Создание и ведение справочников и регистров:
   

• 
  графиков работы;
  
• 
  графиков отпусков;
  
• 
  причин отсутствия работников на рабочем месте.
  

2. 
   Создание и ведение электронного табеля учета рабочего времени.
   

• 
  отражение в электронном табеле информации о кадровых перемещениях сотрудника (кадровые приказы на прием, увольнение, перевод, смена графика работы, изменение фамилии);
  
• 
  отражение в электронном табеле информации об отсутствии сотрудника (все видов отпусков и отзывов из них, листы нетрудоспособности; командировки, семинары, конференции, курсы);
  
• 
  ежедневная работа ответственных за табельный учет в подразделении по занесению других причин отсутствия работника (прогул, предоставление другого дня отдыха за работу в выходной день, невыясненная причина, выполнение гос.обязанностей, донорский день, предоставление женщине, имеющей детей до 16 лет, свободного времени, оформление цеховых переводов и прочее);
  
• 
  ежедневная сверка табельщиками подразделений данных электронного табеля и данных АСКУД, выяснение и ликвидация расхождений;
  
• 
  процедура формирования табеля за месяц;
  
• 
  распечатка, оформление и сдача табельщиками бумажного аналога электронного табеля в бухгалтерию.
  

3. 
   Расчет продолжительности стажа, дающего право на досрочное назначение пенсии в особых условиях труда:
   

• 
  расчет стажа работы в особых условиях труда на данных табеля учета рабочего времени и цеховых переводов;
  
• 
  расчет остатков отпуска в особых (вредных) условиях труда;
  
• 
  формирование данных для персонифицированной отчетности в ПФР.
  

4. 
   Разработка отчетов и выгрузок, позволяющих получить:
   

• 
  данные по учету рабочего времени, отработанному сотрудниками по графику, в том числе: вечерние, ночные, работа по сменам;
  
• 
  данные по учету рабочего времени, отработанного сотрудниками вне установленного графика: сверхурочные, работа в выходные и праздничные дни;
  
• 
  данные об отсутствии сотрудников на рабочем месте по причинам отсутствия;
  
• 
  данные о соблюдении работниками границ начала и конца рабочей смены (ранний-поздний приход, ранний-поздний уход, отсутствие на рабочем месте в течение рабочего времени, суммарное время недоработки или переработки за период);
  
• 
  сравнительные отчеты по данным АСКУД и электронного табеля
  

• 
  данные о фактической численности на любое число в различных разрезах;
  
• 
  данные о среднесписочной численности за любой период в различных разрезах;
  
• 
  данные о движении рабочей силы;
  
• 
  данные о работе сотрудников в особых условиях труда (списки сотрудников по видам особых условий труда, отработанное время).
  

1. 
   Не включается в рабочее время
   

• 
  Оплачивается:
  

• 
  Приказ на отпуск (очередной, дополнительный, кратковременный отпуск с оплатой тарифной ставки или должностного оклада сроком 3 рабочих дня (согласно п.5.13 Колдоговора), ученический, по уходу за ребенком до 1,5 лет).
  
• 
  Приказ на командировку (в другой город)
  
• 
  Листы нетрудоспособности
  
• 
  Приказ на обучение на курсах, посещение семинаров, конференций
  
• 
  Заявление на предоставление женщине, имеющей детей до 16 лет, свободного времени еженедельно не менее 2-х часов или один свободный день в месяц
  
• 
  Заявление на предоставление дополнительного дня отдыха за сдачу крови и ее компонентов (к заявлению прилагается справка)
  
• 
  Справка о выполнении гос.обязанностей или общественных обязанностей (присяжные и т.п.)
  

• 
  Не оплачивается:
  

• 
  Приказ на отпуск без сохранения заработной платы (в том числе на часть рабочего дня), по уходу за ребенком от 1,5 до 3-х лет.
  
• 
  Заявление на предоставление другого дня отдыха за работу в выходные и праздничные дни
  
• 
  Заявление на предоставление дополнительного времени отдыха за сверхурочную работу.
  
• 
  Справки из соответствующей организации (ЖЭУ, полиции, ГИБДД, комитета по транспорту и т.п.), подтверждающие отсутствие по уважительной причине.
  
• 
  Акт о появлении в нетрезвом состоянии
  

1. 
   Включается в рабочее время, оплачивается как явка
   

• 
  Справка из мед.учреждения о посещении врача при направлении работника из поликлиники завода в рамках обязательного медосмотра;
  

• 
  Справка о прохождении обязательного диспансерного обследования в медицинских организациях беременными женщинами;
  
• 
  Распоряжение руководителя подразделения о выполнении работниками подразделения производственных заданий за территорией предприятия;
  
• 
  Оформленные в установленном порядке увольнительные талоны на выход за территорию завода по производственной необходимости продолжительностью не более получаса;
  
• 
  Служебные записки от руководителей подразделения (о массовом опоздании работников из за сбоев в работе транспорта, о прохождении мед.осмотра за территорией завода, об участиях в профсоюзных собраниях и конференциях за территорией завода).
  

• 
  Опоздания
  
• 
  Ранние уходы
  
• 
  Прогул
  
• 
  Отсутствие сотрудника в рабочее время на территории предприятия более получаса.
  

1. 
   Отдел подбора и расстановки персонала формирует приказы на все виды отпусков и отзывов их них, вносит листы нетрудоспособности в систему, по необходимости формирует сравнительные отчеты по данным АСКУД, запрашивает причины отсутствия и опоздания работников.
   
2. 
   Отдел обучения и развития персонала формирует приказы на посещение семинаров, конференций, курсов.
   
3. 
   Административный отдел формирует приказы на командировки.
   
4. 
   Утвержденные приказы, больничные листы передаются в расчетный сектор бухгалтерии.
   

• 
  Работы по обследованию текущих бизнес-процессов, связанных с учетом и контролем за использованием рабочего времени, изучение существующих регламентов, положений, действующих автоматизированных систем данного направления.
  
• 
  Определение перечня и очередности внедрения бизнес-процессов подлежащих автоматизации.
  
• 
  Разработка перечня отклонений штатного функционала 1С от существующих бизнес-процессов ИС.
  

• 
  Документ «Техническое решение по проекту», утвержденный Заказчиком.
  
• 
  Разработанный и утвержденный Заказчиком план-график.
  
• 
  Организационная структура команды проекта.
  

• 
  Настройка справочников и регистров
  
• 
  Доработка штатного функционала 1С по утвержденному перечню отклонений.
  
• 
  Разработка и утверждение инструкций и регламентов.
  
• 
  Обучение ИТ специалистов и специалистов в службах Заказчика предприятия в рамках утвержденных проектных решений.
  
• 
  Настройка прав пользователей.
  
• 
  Запуск системы в опытную эксплуатацию на пилотных подразделениях.
  
• 
  Доработка системы по результатам опытной эксплуатации.
  
• 
  Тиражирование системы в режиме опытно-промышленной эксплуатации на всех подразделениях предприятия.
  
• 
  Сопровождение и доработка системы в режиме опытно-промышленной эксплуатации.
  

• 
  Доработанная система по требованиям Заказчика.
  
• 
  Разработанные и утвержденные регламенты и инструкции.
  
• 
  Обученные сотрудники в службах, участвующих в проекте и в службе ИТ.
  
• 
  Акт о передаче системы в опытную эксплуатацию.
  
• 
  Протокол о готовности системы к промышленной эксплуатации.
  
• 
  Акт приема-передачи системы в промышленную эксплуатацию.
  

• 
  наименование работы;
  
• 
  сроки выполнения работы;
  
• 
  длительность выполнения работы, в рабочих днях;
  
• 
  ответственный исполнитель (Заказчик или Исполнитель, а также ФИО ответственных сотрудников);
  
• 
  количество специалистов, задействованных для выполнения работы;
  
• 
  трудозатраты в человеко-днях;
  
• 
  стоимость работы (если ответственными являются сотрудники Исполнителя).
  

1. 
   Поставка Исполнителем обновленных версий системы и техническая поддержка по переходу на новые версии.
   
2. 
   Оказание Исполнителем консультационной поддержки специалистам службы IT ПАО «Казанский вертолетный завод» в процессе эксплуатации системы.
   
3. 
   Доработка Исполнителем в соответствии с ТЗ Заказчика системы 1С в связи с разработкой новых или изменением существующих внутренних документов ПАО «Казанский вертолетный завод», регламентирующих процессы, касающиеся учета и контроля за использованием рабочего времени сотрудников предприятия.