Наим.
док-та
|
Кол-во экз.
|
Составление документа
|
Передача документа покупателю, другим организациям
|
Передача документа на склад
|
Передача в бухгалтерию
|
Право подписи на документе
|
Срок
хран-я док-та
|
Ответственный
|
Срок исполнения
|
Отв.
|
Срок
передачи
|
Отв.
|
Срок передачи
|
Отв.
|
Срок передачи
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ
|
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
|
1
|
Начальник общего отдела и кадров
|
Не позднее первого рабочего дня вновь принимаемого работника
|
-
|
-
|
-
|
-
|
Нач-к общего отдела и кадров (копия)
|
3 дня с момента приема-копия
|
Подписанный руководителем организации приказ объявляется работникам под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приме на работу и заполняется личная карточка работника. В бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
|
75 лет
|
Личная карточка работника
|
1
|
Начальник общего отдела и кадров
|
После приема работника на работу; при наличии изменений
|
|
|
|
|
Нач-к общего отдела и кадров (копия)
|
Хранится в отделе кадров
|
Руководитель, уполномоченное лицо
|
75 лет
|
Штатное расписание
|
1
|
Начальника общего отдела и кадров
|
Ежемесячно на последнюю отчетную дату; при внесении изменений
|
|
|
|
|
Нач-к общего отдела и кадров (копия
|
На следующий день после подписания копия). Хранится в отделе кадров
|
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
|
75 лет
|
Приказ о переводе работника на другую работу
|
1
|
Начальник общего отдела и кадров
|
При переводе работника
|
|
|
|
|
|
Исполняются и хранятся в отделе кадров
|
Подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку. На основании приказа о переводе производится запись в личной карточке работника и вносится запись в трудовую книжку
|
75 лет
|
Приказ о предоставлении отпуску работнику
|
1
|
Начальник общего отдела и кадров
|
При предоставлении отпуска работнику, но не позднее, чем за 3 дня до его начала
|
|
|
|
|
Нач-к общего отдела и кадров (копия)
|
На следующий день после расчета отпускных, копия на следующий день после подписания
|
Подписывается руководителем организации, объявляется работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке работников и производится расчет отпускных.
|
75 лет
|
График отпусков
|
1
|
Начальник общего отдела и кадров
|
Ежегодно, не позднее 15 декабря предыдущего года.
|
|
|
|
|
Нач-к общего отдела и кадров (копия
|
На следующий день после подписания
|
График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и 999руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
|
1 год
|
Приказ о прекращении трудового договора
|
1
|
Нач-к общего отдела и кадров
|
Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника
|
|
|
|
|
Нач-к общего отдела и кадров (копия)
|
На следующий день после подписания
|
Подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке работника, трудовой книжке.
|
75 лет
|
Приказ о направлении работника в командировку
|
1
|
Нач-к общего отдела и кадров
|
При командировании работника
|
|
|
|
|
Нач-к общего отдела и кадров (копия)
|
На следующий день после подписания
|
Подписывается руководителем организации. В приказе указываются ФИО, структурное подразделение, профессия должность командируемого работника, а также время и место командировки
|
75 лет
|
Командировочное удостоверение
|
1
|
Нач-к общего отдела и кадров
|
Перед отбытием работника в командировку
|
|
|
|
|
Нач-к общего отдела и кадров (копия)
|
При авансовом отчете, по истечении 3 дней с момента возвращения из командирровки
|
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
|
5 лет
|
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
|
1
|
Нач-к общего отдела и кадров
|
Перед отбытием работника в командировку
|
|
|
|
|
Нач-к общего отдела и кадров (копия)
|
При авансовом отчете, по истечении 3 дней с момента возвращения из командирровки
|
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
|
1 год
|
Табель учета рабочего времени
|
1
|
Нач-к общего отдела и кадров
|
По окончании отчетного месяца, но не позднее 1-го числа месяца, следующего за отчетным.
|
|
|
|
|
Начальники отделов, подразделений
|
По окончании отчетного месяца, но не позднее 1-го числа месяца, следующего за отчетным
|
Составляется уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу и других отступлениях от нормальных условий труда должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом
(листок нетрудоспособности и т.п.).
|
5 лет
|
ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
|
Приходный кассовый ордер
|
1
|
Бухгалтер по учету кассовых операций
|
Ежедневно при движении наличных средств в кассе
|
|
|
|
|
Составляется работниками бухгалтерии
|
На следующий день после проведения вместе с отчетом кассира
|
Руководитель, Уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
5 лет
|
Расходный кассовый ордер
|
1
|
Бухгалтер по учету кассовых операций
|
Ежедневно при движении наличных средств в кассе
|
|
|
|
|
Составляется работниками бухгалтерии
|
На следующий день после проведения вместе с отчетом кассира
|
Руководитель, Уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
5 лет
|
Кассовая книга
|
1
|
Бухгалтер по учету кассовых операций
|
Ежедневно при движении наличных средств в кассе
|
|
|
|
|
Составляется работниками бухгалтерии
|
На следующий день после проведения вместе с отчетом кассира
|
Руководитель, Уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
5 лет
|
ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
|
Авансовый отчет
|
1
|
Подотчетное лицо
|
При необходимости, но не позднее 10 числа месяца следующего за отчетным.
|
|
|
|
|
Подотчетное лицо
|
В день заполнения
|
Авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.
|
5 лет
|
ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
|
Акт о приемке-передаче объекта основных средств
|
2
|
Бухгалтер по учету основных средств
|
При любом перемещении основных средств
|
|
|
|
|
Составляется работниками бухгалтерии
|
3 дня с момента утверждения
|
Руководитель, уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
10 лет
|
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, модернизированных объектов основных средств
|
2
|
Бухгалтер по учету основных средств
|
При любом перемещении основных средств
|
|
|
|
|
Материально-ответственное лицо, за которым закреплено основное средство
|
3 дня с момента утверждения
|
Руководитель, уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
10 лет
|
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных)
|
2
|
Бухгалтер по учету основных средств
|
При любом перемещении основных средств
|
|
|
|
|
Материально-ответственное лицо, за которым закреплено основное средство
|
3 дня с момента утверждения
|
Руководитель, уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
10 лет
|
Акт о списании автотранспортных средств
|
2
|
Бухгалтер по учету основных средств
|
При любом перемещении основных средств
|
|
|
|
|
Начальник транспортного отдела
|
3 дня с момента утверждения
|
Руководитель, уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
10 лет
|
Инвентарная карточка учета объекта основных средств
|
1
|
Бухгалтер по учету основных средств
|
С момента поступления, по мере движения на основании первичных документов до момента списания
|
|
|
|
|
Составляется бухгалтером по учету основных средств
|
|
|
5 лет
|
Акт о приеме (поступлении) оборудования
|
1
|
Бухгалтер по учету основных средств
|
При любом перемещении основных средств
|
|
|
|
|
Составляется бухгалтером по учету основных средств
|
3 дня с момента утверждения
|
|
5 лет
|
Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж
|
1
|
Бухгалтер по учету основных средств
|
При любом перемещении основных средств
|
|
|
|
|
Составляется бухгалтером по учету основных средств
|
3 дня с момента утверждения
|
|
5 лет
|
Акт о выявленных дефектах оборудования
|
1
|
Материально-ответственное лицо, за которым закреплено основное средство, комиссия
|
При выявлении дефектов
|
|
|
|
|
Комиссия
|
Составляется на дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования
|
|
5 лет
|
ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛОВ
|
Доверенность
|
1
|
Бухгалтер по учету материалов
|
По мере получения материальных ценностей
|
|
|
|
|
Бухгалтер по учету материалов (корешок
|
|
|
5 лет
|
Приходный ордер
|
1
|
Бухгалтер по учету материалов
|
По мере поступления материалов на склад
|
|
|
|
|
Бухгалтер по учету материалов
|
В течение 3 дней с момента получения материальных ресурсов
|
|
5 лет
|
Акт о приемке материалов
|
2
|
Кладовщик
|
По мере выявления расхождения фактических и указанных в сопроводительных документах данных при оприходовании материалов
|
|
|
|
|
Кладовщик
|
При сдаче материального отчета
|
|
5 лет
|
Требование-накладная
|
2
|
Бухгалтер по учету материалов
|
В течение дня с момента поступления заявки
|
|
|
Материально-ответственное лицо
|
В течение дня после выписки
|
Материально-ответственное лицо
|
При сдаче материального отчета
|
Заведующий складом, материально-ответственное лицо
|
5 лет
|
Накладная на отпуск материалов на сторону
|
2
|
Бухгалтер по учету материалов
|
По мере реализации на сторону
|
Бухгалтер по учету материалов
|
В течение дня после подписания
|
|
|
Кладовщик
|
В течение 3 дней с момента отпуска материалов
|
Руководитель, уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
5 лет
|
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
|
2
|
Материально-ответственное лицо, комиссия
|
По мере поступления на склад материалов при ликвидации основных средств
|
Материально-ответственное лицо, за которым закреплено основное средство
|
В течение дня после подписания
|
|
|
Кладовщик
|
При сдаче материального отчета
|
|
5 лет
|
Акт списания материалов
|
1
|
Материально-ответственное лицо
|
При выполнении работ
|
|
|
|
|
Материально-ответственное лицо
|
При сдаче материального отчета
|
Руководитель, уполномоченное лицо, комиссия
|
5 лет
|
Ведомость выдачи специальной одежды, хозяйственных принадлежностей
|
1
|
Материально-ответственное лицо
|
При выдаче спецодежды, хозяйственных принадлежностей, инструмента
|
|
|
|
|
Материально-ответственное лицо
|
При сдаче материального отчета
|
Лица, получившие ценности
|
5 лет
|
Платежное поручение
|
2
|
Кассир
|
По мере необходимости
|
|
|
|
|
кассир
|
|
Руководитель, уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
5 лет
|
Объявление на взнос наличными
|
1
|
Кассир
|
По мере необходимости
|
|
|
|
|
Кассир
|
|
Руководитель, уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
5 лет
|
ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ
|
Акт о приемке выполненных работ (форма КС-2)
|
2
|
Главный инженер
|
По мере выполнения работ
|
|
По мере выполнения работ
|
|
|
Инженер
|
3 дня после подписания
|
Акт подписывается уполномоченными представителями сторон, имеющими право подписи (производителя работ и Заказчика (генподрядчика). На основании данных Акта о приемке выполненных работ заполняется Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3)
|
5 лет
|
Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3)
|
2
|
Главный инженер
|
По мере выполнения работ
|
|
По мере выполнения работ
|
|
|
Инженер
|
3 дня после подписания
|
Руководитель, уполномоченное лицо, представитель Заказчика
|
5 лет
|
ДОКУМЕНТЫ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ
|
Инвентаризационная опись основных средств
|
2
|
Бухгалтер по учету материалов
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
|
|
|
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
Комиссия, материально-ответственное лицо
|
5 лет
|
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
|
2
|
Бухгалтер по учету материалов
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
|
|
|
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
Комиссия, материально-ответственное лицо
|
5 лет
|
Акт инвентаризации наличных денежных средств
|
2
|
Бухгалтер по учету кассовых операций
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
|
|
|
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
|
Комиссия, материально-ответственное лицо
|
5 лет
|
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
|
2
|
Бухгалтер
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
|
|
|
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
|
Комиссия, материально-ответственное лицо
|
5 лет
|
Бухгалтерская справка
|
1
|
Бухгалтер
|
По мере необходимости
|
|
|
|
|
Составляется работником бухгалтерии
|
По мере необходимости
|
Лицо, составившее справку, главный бухгалтер
|
5 лет
|
Счет на оплату
|
1
|
Бухгалтер
|
По мере необходимости
|
Бухгалтер
|
После подписания
|
|
|
|
|
Руководитель, уполномоченное лицо, главный бухгалтер
|
5 лет
|
Акт оказанных услуг
|
2
|
Экономист
|
При оказании услуг
|
Бухгалтер, экономист
|
После подписания
|
|
|
Бухгалтер, экономист
|
После подписания заказчиком
|
Руководитель, уполномоченное лицо
|
5 лет
|
Акт на списание материалов
|
1
|
Материально-ответственное лицо
|
При списании материалов
|
|
|
|
|
Материально-ответственное лицо
|
При сдаче материального отчета
|
Руководитель, уполномоченное лицо, комиссия
|
5 лет
|
Дефектная ведомость на материалы, запасные части, основные средства
|
1
|
Главный инженер
|
При списании материалов
|
|
|
|
|
Материально-ответственное лицо
|
При сдаче актов на списание к материальному отчету
|
Руководитель, уполномоченное лицо, комиссия
|
5 лет
|
