Национальный стандарт российской федерации система проектной документации для строительства
Скачать 329.33 Kb.
|
5.2.6. Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение. 5.2.7. Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке присваивают один инвентарный (архивный) номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга. 5.2.8. Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер. 5.2.9. Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа. 5.2.10. Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ. Примечание - При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив. 5.2.11. По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 1, 1а, 2 Приложения А. Карточки учета, как правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в Приложении А. 5.2.12. На карточках учета документации по формам 1, 1а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений. 5.2.13. На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей. 5.2.14. Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в Приложении Б. 5.3. Хранение подлинников 5.3.1. Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной формах. Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) в папках. Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101. Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде. 5.3.2. Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или А3 виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов. 5.3.3. Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить: - в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов без учета форматов; - по объектам - в порядке возрастания обозначений документов (по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам); - в другом установленном организацией порядке. 5.3.4. Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация-разработчик. 5.3.5. Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или А3 в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников. 5.4. Порядок выдачи подлинников 5.4.1. Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в негодность. Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ГОСТ 2.501). Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3 Приложения В. 5.4.2. Выдачу подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (или его заместителя) организации - держателя подлинника. 5.4.3. Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной форме с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" в соответствии с рисунком Г.7 (Приложение Г). Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии документа. В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске). В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют. Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву "К", цифру или др.). 5.4.4. При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН... РАЗРЕШЕНИЕ N... от..." в соответствии с рисунком Г.2 (Приложение Г). Если аннулирование проводится без замены, слово "заменен" в штампе зачеркивают. 5.4.5. Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например, копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп "ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" в соответствии с рисунком Г.3 (Приложение Г). 5.4.6. Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов уложенными по возрастанию обозначений. 6. Восстановление подлинников 6.1. Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 Приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом. 6.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений. 6.3. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены: - размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника; - порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями. 6.4. В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении. 6.5. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: "(Подпись)" и "(Дата)". 6.6. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например: "Восстановлен с подлинника. Верно: (подпись, фамилия и дата)". "Восстановлен с копии. Верно: (подпись, фамилия и дата)". 6.7. Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей. 6.8. Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: "Восстановленный подлинник N..." с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника. 6.9. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N..." в соответствии с рисунком Г.1 (Приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение. 7. Учет и хранение копий документов 7.1. В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями, в бумажной и электронной формах. 7.2. Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации. В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают "Содержание", которое выполняют в соответствии с ГОСТ Р 21.1101, с перечислением находящихся документов в последовательности их расположения. 7.3. Архивные копии отражают содержание документации на момент подписания (утверждения), передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления. Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме 1 Приложения А. Учет и хранение архивных копий выполняют в соответствии с 5.4.3. 7.4. Складывание копий документов в бумажной форме на формат А4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. 7.5. Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п. Рабочие копии документов предназначены для обслуживания производственных подразделений. Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи-приемки) устанавливает организация. 7.6. При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами. При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.). 7.7. Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2. 7.8. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками Г.6 и Г.7 (Приложение Г) с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа. На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа. 7.9. Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 Приложения А. Приложение А (рекомендуемое) КАРТОЧКИ УЧЕТА ДОКУМЕНТАЦИИ Форма 1 Карточка учета (лицевая сторона) \---\──┬───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 5│ │ │ │ \──┼─┬────────┬───────┬───────────────────────────────┬──────────┐ │ │ │ │ │ Лист │Стадия │ Наименование объекта и место │ Шифр │ │ │ 10│ │ │ (11) │ (9) │ строительства │ объекта │ │ │ │ │ │ │ ├───────────────────────────────┼──────────┤ │ │ \──┼─┼────────┼───────┤ (8) │ (7) │ │ │ │ │ │Продолж.│ Форма │ │ │ │ │ 11│ │ │на листе│выпуска│ │ │ │ │ │ │ │ (12) │ (10) │ │ │ │ │ \──┼─┼────────┼───────┼───────────┬────────────┬──────┼──────────┤ │ │ │ │ │ Инв. │Дата │Обозначение│Наименование│ Кол. │ Особые │ │ │ 15│ │ │ номер │поступ-│ │ │листов│ отметки │ │ 148│ │ │ │ │ления │ │ │ │ │ │ │ \--\─┼────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ │ 6│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ \─┼────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ │ │ │ (1) │ (2) │ (3) │ (4) │ (5) │ (6) │ │ │ │ │ ├────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │102│ │ ├────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ │ │ │ 20 │ 15 │ 55 │ 55 │ 10 │ 45 │ │ │ │ │ /--------/-------/-----------/------------/------/----------/ │ │ │ │ ├────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ │ │ ├────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ \──┼─┴────────┴───────┴───────────┴────────────┴──────┴──────────┤ │ │ 5│ │ │ │ \---\──┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼─┤ │ │5│ │ /-/ │ 210 │ /---------------------------------------------------------------/ Форма 1а Карточка учета (оборотная сторона) \---\──┬───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 5│ │ │ │ \──┼─┬────────┬───────┬───────────┬────────────┬──────┬──────────┐ │ │ │ │ │ Инв. │Дата │Обозначение│Наименование│ Кол. │ Особые │ │ │ 18│ │ │ номер │поступ-│ │ │листов│ отметки │ │ │ │ │ │ │ления │ │ │ │ │ │ │ \--\─┼────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ │ 6│ │ (1) │ (2) │ (3) │ (4) │ (5) │ (6) │ │ │ │ \─┼────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ 148│ │ │ ├────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ │ │ ├────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │120│ │ ├────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ │ │ │ 20 │ 15 │ 55 │ 55 │ 10 │ 45 │ │ │ │ │ /--------/-------/-----------/------------/------/----------/ │ │ │ │ ├────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ │ │ ├────────┼───────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤ │ │ \──┼─┴────────┴───────┴───────────┴────────────┴──────┴──────────┤ │ │ 5│ │ │ │ \---\──┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼─┤ │ │5│ │ /-/ │ 210 │ /---------------------------------------------------------------/ Форма 2 Карточка учета 20 15 55 10 40 /------/-------/-----------/------/-----------/ |
Похожие:
 | Гост р 21. 1101-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система проектной документации для строительства. Основные требования... |  | Гост 21. 405-93 Система проектной документации для строительства. Правила выполнения рабочей документации тепловой изоляции оборудования... |
| Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации | | Гост 21. 507-81 Система проектной документации для строительства. Интерьеры. Рабочие чертежи |
| Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-фз "О техническом... | | Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. №184-фз «О техническом... |
| Межгосударственная научно-техническая комиссия по стандартизации и техническому нормированию в строительстве | | Межгосударственная научно-техническая комиссия по стандартизации и техническому нормированию в строительстве |
| Гост р 21. 1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации | | ... |