1.21.Работа со справочниками
Справочник – список однотипных записей, каждая из которых представляет собой свойство документа, обычно характеризуемое своим названием, которое может быть использовано повторно во многих документах. Справочники служат для хранения условно постоянной информации.
Справочники подразделяются на три типа:
Эталонные (облачные) справочники поставляются вместе с системой на основа нии нормативно-правовых актов (законодательства) РФ;
Рабочие справочники формируются пользователем на основании эталонных (облачных) справочников или на основании справочников вышестоящего учреждения. Рабочие справочники содержат только те значения, которые нужны пользователю для ведения учета в конкретном учреждении;
Пользовательские (локальные) справочники, которые пользователи могут добавлять самостоятельно. Такие справочники хранятся на уровне учреждения и могут быть доведены до подведомственной сети.
Используя эталонные и рабочие справочники, пользователи могут формировать собственный набор справочников для своего учреждения, содержащий минимальный и достаточный объем информации.
Справочники необязательно заполнять перед началом работы. Справочники могут редактироваться в процессе работы — можно вводить новые записи, редактировать или удалять существующие.
Уже используемые где-то записи справочника удалить невозможно.
Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах: в режиме про смотра и редактирования, и в режиме выбора элемента справочника. Элемент справоч ника выбирается двойным нажатием левой кнопки мыши.
Каждая запись справочника может иметь разные статусы (действует, черновик, закрыта) и периоды действия. В левом нижнем углу окна редактирования есть кнопка, которая позволяет редактировать данный статус и период действия записи. Если заполнены не все обязательные поля записи, она может быть сохранена только в статусе «Черновик». Записи в статусе «Черновик» и «Закрыта» не могут быть использованы в документах и т.п. В отчетах могут быть использованы записи со статусами «Действует», «Закрыта».
При добавлении все новые записи по умолчанию имеют статус «Действует» и период действия с 01.01.0001 по 31.12.9999 (т.е. все записи действуют, и имеют максимальный период действия). Для того чтобы изменить данный статус или период действия, необходимо в левом нижнем углу нажать кнопку  . Откроется окно, в котором можно выбрать другой статус или указать другой период действия (Рис. ).
Рис. . Редактирование статуса и периода действия записи
При статусе «Черновик» кнопка в левом нижнем углу имеет вид  .
При статусе «Закрыта» кнопка в левом нижнем углу имеет вид  .
Основной набор справочников системы находится в пункте [Справочники] главного меню.
1.21.1.Справочники НФА
Система содержит следующий набор справочников НФА:
Номенклатура;
Единицы измерения;
Номенклатура
Справочник номенклатуры содержит перечень товаров, работ услуг и т.д., используемых при заполнении документов.
Для работы со справочником номенклатур необходимо выбрать пункт меню [Справочники/Справочники НФА/Номенклатура].
Откроется окно справочника номенклатуры (Рис. ).
Рис. . Справочник номенклатуры
В левой части окна отображается список групп.
При нажатии на группу в правой части окна отобразится список объектов данной группы.
Для создания новой группы необходимо нажать кнопку «Добавить»  и в выпадающем списке выбрать пункт «Новый» (Рис. ) . Для добавления подгруппы необходимо выбрать пункт «Новый дочерний»
Рис. . Добавление новой группы
В появившемся окне необходимо ввести наименование новой группы и нажать кнопку  .
Для редактирования группы необходимо выделить подлежащую изменению группу и нажать кнопку «Изменить»  . Откроется окно редактирования группы. Работа с данным окном аналогична работе с окном создания группы.
Для добавления новой записи необходимо нажать кнопку «Добавить» в правой части окна.
Откроется окно редактирования записи.
Рис. . Создание объекта номенклатуры
Окно содержит следующие поля:
Наименование – вводится вручную;
Группа – поле заполняется автоматически. При необходимости можно выбрать из выпадающего списка одну из существующих групп;
Категория – выбирается значение из выпадающего списка, который содержит следующие категории: ГСМ, Транспорт, Запчасти.
Суммовой учет – чеккер, позволяющий вести учет по данной номенклатуры в суммовом выражении;
Учетная единица измерения – выбирается значение из справочника единиц измерения;
Расширенное наименование – вводится вручную;
Код по ОКДП – выбирается значение из справочника категорий ОКДП;
Код по ОКПД – выбирается значение из справочника категорий ОКПД;
Номенклатурный номер - поле заполняется автоматически;
Драгоценные металлы – в случае необходимости заполнения, через кнопку добавить выбирается значение из выпадающего списка справочника драгоценных металлов.
После заполнения необходимых полей для сохранения необходимо нажать кнопку  для сохранения и дальнейшего продолжения создания объектов необходимо нажать кнопку  .
Для редактирования записи необходимо выделить подлежащую изменению запись и нажать кнопку «Изменить» . Откроется окно редактирования записи. Работа с данным окном аналогична работе с окном создания записи.
Единицы измерения
Справочник единиц измерения содержит список используемых в Системе единиц измерения сгруппированных по следующим категориям:
Единицы длины;
Единицы массы;
Единицы объема;
Единицы площади;
Собственные;
Экономические единицы;
Для создания собственной единицы измерения необходимо выделить группу Собственные и нажать кнопку «Добавить» в правой части окна.
Откроется окно создания единицы измерения (Рис. ).
Рис. . Создание единицы измерения
Окно содержит следующие поля:
Код;
Наименование – вводится полное наименование единицы измерения (например: Килограмм).
Группа полей «Условное обозначение» содержит следующие поля:
Национальное – вводится национальное условное обозначение единицы (например: кг);
Международное – вводится международное условное обозначение единицы
(например: kg).
Группа полей «Кодовое символьное обозначение» содержит следующие поля:
Национальное – вводится национальное кодовое символьное обозначение единицы (например: КГ);
Международное – вводится международное кодовое символьное обозначение единицы (например: KGM).
После заполнения всех полей единицу измерения можно сохранить, нажатием кнопки , либо закрыть, не сохраняя, нажатием кнопки  .
Основные средства
Данный реестра представляет собой картотеку основных средств системы, которая содержит список основных средств учреждения, и в каждой строке которого отображаются: наименование ОС, инвентарный номер, номер, балансовая стоимость и амортизация. Отображаются только карточки, у которых в наименовании проставлена номенклатура с категорией «Транспорт».
Рис. . Картотека основных средств
Виды агрегатов
Справочник виды агрегатов содержит перечень агрегатов занесенных пользователем на уровне учреждения.
Рис. 40. Справочник Виды агрегатов
Для добавления агрегата, его вида, модели и классификацию необходимо нажать на кнопку «Добавить» ( ). Редактирование вида агрегата ( ). Откроется окно редактирования (Рис.41)
Рис.41. Окно редактирования вида агрегата
После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку  для сохранения документа, либо закрыть, не сохраняя, нажатием кнопки  .
Характеристики агрегатов
Справочник характеристик агрегатов содержит перечень наименований характеристик, используемых при заполнении документов.
Для работы со справочником необходимо выбрать пункт меню [Справочники/Справочники НФА/Характеристики агрегатов].
Откроется окно справочника характеристик (Рис. 42)
Рис.42 . Справочник Характеристики агрегатов
Для добавления новой характеристики необходимо нажать на кнопку «Добавить» (), для редактирования – на кнопку «Изменить» ().
После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку для сохранения документа, либо закрыть, не сохраняя, нажатием кнопки .
Места установки
Справочник Места установки предназначен для отражения перечня наименований содержит перечень характеристик агрегатов, используемых при заполнении документов.
Для работы со справочником необходимо выбрать пункт меню [Справочники/Справочники НФА/Места установки].
Откроется окно справочника мест установки (Рис. 43)
Рис.43 . Справочник Места установки
Для добавления новой характеристики необходимо нажать на кнопку «Добавить» (), для редактирования – на кнопку «Изменить» ().
После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку для сохранения документа, либо закрыть, не сохраняя, нажатием кнопки .
Нормы списания агрегатов
Справочник норм списания содержит нормы для списания агрегатов, а так же отражения актуального износа, согласно нормативно-правовым документам либо прописанные в учетной политике учреждения.
Для работы со справочником необходимо выбрать пункт меню [Справочники/Справочники НФА/Нормы списания агрегатов].
Откроется окно справочника характеристик (Рис. 44)
Рис.44 . Справочник Нормы списания агрегатов
1.21.2.Водители
Справочник водителей содержит список водителей учреждения.
Рис. 45. Список водителей
Для добавления водителя необходимо нажать кнопку «Добавить» ().
Редактирование водителя
Откроется окно редактирования водителя (Рис. 46).
Рис. 46. Окно редактирования водителя
Окно содержит поля:
МОЛ – выбирается значение из справочника МОЛ (полноценная работа со справочником осуществляется в модуле «Бухгалтерия»);
Группа полей «Водительское удостоверение»
Категория – значение выбирается из выпадающего списка, возможен множественный выбор;
Серия – вводится вручную;
Номер – вводится вручную;
Дата выдачи – значение устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой программы. При необходимости также может быть изменено.
Дата окончания – значение проставляется автоматически.
Группа полей «Медицинская справка»
Серия – вводится вручную;
Номер – вводится вручную;
Дата выдачи – значение устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой программы. При необходимости также может быть изменено.
Дата окончания – значение устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой программы. При необходимости также может быть изменено.
После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку для сохранение документа, либо закрыть, не сохраняя, нажатием кнопки .
1.21.3.Дебиторы и кредиторы
Справочник «Дебиторы и кредиторы» содержит список контрагентов.
Рис. 7. Справочник «Дебиторы и кредиторы»
Группы дебиторов и кредиторов
Для удобства ведения учёта система позволяет группировать дебиторов и кредиторов в группы. Чтобы создать группу, необходимо нажать кнопку «Добавить» () и выбрать пункт «Новый в корне» (Рис. ).
Рис. 8. Добавление группы Дебиторов и кредиторов
В появившемся окне (Рис. ) ввести наименование группы и нажать кнопку .
Рис. 49. Окно ввода наименования группы дебиторов/ кредиторов
Для создания подгруппы необходимо предварительно выделить кликом родительскую группу, затем нажать кнопку «Добавить» () и выбрать пункт «новый дочерний».
Рис. 50. Добавление подгруппы дебитора/кредитора
Добавление нового контрагента
Для добавления нового контрагента необходимо кликом выбрать необходимую группу и нажать кнопку «Добавить» (), находящуюся над списком контрагентов.
Откроется окно создания нового контрагента:
Рис. 51. Создание нового контрагента
В данном окне необходимо выбрать тип контрагента («Юридическое лицо» либо «Физическое лицо»).
Редактирование юридического лица
Для продолжения создания нового контрагента необходимо указать ИНН и КПП юридического лица и нажать кнопку  . Откроется окно редактирования дебитора/кредитора (Рис.52).
Рис.52. Дебитор/кредитор юридическое лицо
В данном окне необходимо ввести данные дебитора/кредитора и нажать кнопку
Добавление физического лица
Для продолжения создания нового контрагента необходимо указать ИНН физического лица и нажать кнопку . Откроется окно редактирования дебитора/кредитора (Рис.53).
Рис.53. Дебитор/кредитор физическое лицо
Добавление физического лица производится аналогично рассмотренному выше добавлению МОЛ.
1.21.4.Условия работы
Справочник содержит перечень особых условий эксплуатации и соответствующие коэффициенты изменения норм расхода топлива в %.
. 
Рис. 54. Справочник условий работы
Для добавления условия работы необходимо нажать кнопку «Добавить» ().
Редактирование условий работы
Рис.55. Окно редактирования условий работы
Окно содержит следующие поля:
Наименование – вводится вручную;
Надбавочный коэффициент в % – вводится вручную.
1.21.5.Нормы расхода ГСМ
Справочник «Нормы расхода ГСМ» содержит перечень норм расходов ГСМ, применительно к отдельным моделям ТС.
Для работы со справочником «Нормы расхода ГСМ» необходимо выбрать пункт меню [Справочники/ Нормы расхода ГСМ].
Откроется окно справочника «Нормы расхода ГСМ».
Рис. 6. Справочник «Нормы расхода ГСМ»
Для добавления нормы расхода ГСМ необходимо нажать кнопку «Добавить» ().
Редактирование нормы расхода ГСМ
Откроется окно редактирования норм расхода ГСМ (Рис. 57).
Рис. 7. Окно редактирования нормы расхода
Окно содержит поля:
Наименование модели ТС – значение выбирается из картотеки ТС;
Вид топлива – значение выбирается из справочника номенклатуры;
базовая норма, л/100км – вводится вручную;
базовая норма, л/100км – вводится вручную;
на работу спецоборудования, л – вводится вручную;
Расход на запуск, л – вводится вручную;
на простой с включенным двигателем, л – вводится вручную;
на транспортную работу, л/100км – вводится вручную;
на работу отопителя, л/ч – вводится вручную;
на дополнительные операции, л – вводится вручную;
базовая норма при выполнении спец. работы, л/100км – вводится вручную.
1.21.6.Модели транспортных средств
Справочник «Модели транспортных средств» содержит перечень моделей транспортных средств и их технические характеристики.
Для работы со справочником «Модели транспортных средств» необходимо выбрать пункт меню [Справочники/ Модели транспортных средств].
Откроется окно справочника «Модели транспортных средств»
Рис. 8. Справочник «Модели транспортных средств»
Для добавления модели транспортного средства необходимо нажать кнопку «Добавить» ().
Редактирование модели транспортного средства
Откроется окно редактирования модели транспортного средства.
Рис. 9. Окно редактирования моделей ТС
Окно содержит поля:
Марка ТС – вводится вручную;
Тип ТС – выбирается значение из выпадающего списка;
Мощность двигателя, л.с. – вводится вручную;
Мощность двигателя, кВт – поле заполняется автоматически, в соответствии с введенной мощностью в л.с.;
Объем двигателя, см3 – вводится вручную;
Топливный бак, л. – вводится вручную;
Вид топлива – значение выбирается из справочника Номеклатуры;
Масса без нагрузки, кг – вводится вручную;
Макс. Разрешенная масса, кг – вводится вручную;
Грузоподъемность, кг – поле заполняется автоматически, в соответствии с Макс. Разрешенная масса, кг и Масса без нагрузки, кг ;
Кол-во осей – вводится вручную;
Кол-во колес – вводится вручную.
1.21.7.Тарифы
Справочник «Тарифы» содержит перечень тарифов на оказываемые услуги.
Для работы со справочником «Тарифы» необходимо выбрать пункт меню [Справочники/ Тарифы].
Откроется окно справочника «Тарифы».
Рис.60. Справочник «Тарифы»
Для добавления тарифа необходимо нажать кнопку «Добавить» ().
Редактирование тарифа
Откроется окно редактирования тарифа.
Рис. 61. Окно редактирования тарифа
Окно содержит поля:
Название – вводится вручную;
Выработка – значение выбирается из выпадающего списка, возможен множественный выбор;
Стоимость – вводится вручную;
Ед.измерения – значение выбирается из выпадающего списка.
1.21.8.Графики рабочего времени
Для настройки графиков рабочего времени рабочего учреждения используется справочник «Графики рабочего времени». Для работы со справочником графики рабочего времени необходимо выбрать пункт меню [Справочники/ Графики рабочего времени].
Пользовательский (локальный) справочник, в котором пользователи самостоятельно могут вводить графики рабочего времени.
Для создания нового графика необходимо нажать кнопку «Добавить» ().
Рис.62. Окно редактирования записи справочника
В открывшемся окне необходимо ввести наименование графика и выбрать тип графика из выпадающего списка. Для дальнейшей настройки графика необходимо нажать на кнопку  либо закрыть, не сохраняя, нажатием кнопки .
Рис.63. Редактирование графика рабочего времени по типу «недельный»
После заполнения всех полей график рабочего времени можно сохранить нажатием кнопки , либо закрыть, не сохраняя, нажатием кнопки .
Для редактирования записи необходимо выделить подлежащую изменению запись и нажать кнопку «Изменить» ().
Для удаления записи необходимо нажать на кнопку «Удалить» ( ) и подтвердить удаление.
1.21.9.Планово-техническое обслуживание
Для работы со справочником «Планово-техническое обслуживание» необходимо выбрать пункт меню [Справочники/ Планово-техническое обслуживание].
Откроется окно справочника «Планово-техническое обслуживание».
Рис.64. Справочник «Планово-техническое обслуживание»
Для добавления тарифа необходимо нажать кнопку «Добавить» ().
Редактирование планово-технического обслуживания
Откроется окно:
Рис. 65. Окно редактирования ПТО
Окно содержит поля:
Название – вводится вручную;
Группа полей «Условия прохождения»
По пробегу (км) – значение вводится вручную, и рядом с ним выбирается значение периода из выпадающего списка,;
По времени (мес) – значение вводится вручную, и рядом с ним выбирается значение периода из выпадающего списка,;
Группа полей «Содержание работ»
Для добавления описания произведенных работ необходимо нажать кнопку «Добавить» ().
В табличной части документа необходимо ввести вручную наименование работ.
1.21.10.Справочник структурных подразделений
Для работы со справочником «Справочник структурных подразделений» необходимо выбрать пункт меню [Справочники/ Справочник структурных подразделений].
Рис. 66. Справочник структурных подразделений
Справочник содержит список структурных подразделений.
Редактирование справочника структурных подразделений
Откроется окно:
Рис. 67. Создание структурного подразделения
Код – укажите код структурного подразделения;
Наименование – укажите наименование структурного подразделения;
Руководитель – укажите руководителя подразделения.
Дополнительно можно указать период действия структурного подразделения:
Рис. 68. Выбор периода действия
Статус – выберите один из статусов : Действует, Закрыта, Черновик.
Период действия – укажите период действия.
1.21.11.Справочники для налогового учета
Раздел содержит справочники, которые используются для налогового учета. Значения в этих справочниках можно только выбирать, редактировать и заводить свои в них нельзя.
Ставки НДС
Откроется окно:
Рис. 69. Ставки НДС
Содержит список ставок НДС.
Коды видов транспортных средств
Откроется окно:
Рис. 70. Коды видов транспортных средств
Каждая группа кодов сгруппирована по наименованию транспортных средств.
1.21.12.Классификатор по агрегатам
Для работы со справочником «Планово-техническое обслуживание» необходимо выбрать пункт меню [Справочники/ Классификатор по агрегатам].
Откроется окно справочника «Классификатор по агрегатам»
Рис. 71. Справочник «Классификатор по агрегатам»
На уровне учреждения голубым фонов выделены облачные записи.
Для добавления тарифа необходимо нажать кнопку «Добавить» ().
Редактирование классификатора по агрегатам
Откроется окно:
Рис. 72. Справочник «Классификатор по агрегатам»
Окно содержит поля:
Код – вводится вручную;
Наименование – вводится вручную;
Тип – значение выбирается из выпадающего списка;
|
