Выдача подотчетных сумм
Пунктом 11 прежнего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации было установлено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в т.ч. филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. А выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производилась в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Теперь же в гл. 4 Положения N 373-П нет указаний, на какие цели могут выдаваться наличные из кассы под отчет. Содержится лишь общее определение - "на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя" (п. 4.1 Положения N 373-П).
Кроме того, изменился сам порядок получения подотчетных сумм.
Раньше, как правило, для этих целей издавался приказ, в котором указывались: список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет; срок, на который выдается подотчетная сумма; максимальный размер подотчетной суммы.
Согласно п. 4.4 Положения N 373-П теперь для выдачи денег под отчет достаточно заявления подотчетного лица в произвольной форме с собственноручной надписью руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подписи руководителя и даты. Иными словами, теперь приказ руководителя оформлять не нужно.
В остальном порядок выдачи подотчетных сумм и отчета по ним остался прежним.
С нового года также у организации развязаны руки и при выдаче денег своим сотрудникам на хозяйственные нужды в подотчет.
Ранее (п. 11 письма N 18) максимальные суммы и максимальные сроки выдачи подотчетных денежных средств определялись приказом (распоряжением) руководителя организации.
Теперь (п. 4.4 Положения N 373-П) выдача денег подотчетному лицу должна производиться на основании заявления сотрудника и визы руководителя, который определяет сумму и срок, на который она выдается.
Например, менеджеру Петрову на приобретение канцтоваров за наличный расчет для отдела продаж, например, можно выдать 3 тыс. руб. сроком на 5 дней. В течение трех дней после этого срока Петров должен отчитаться по произведенным расходам и сдать остаток в кассу. Выдача ему новой суммы при наличии задолженности не допускается.
Бухгалтеру Ивановой также на приобретение канцтоваров может быть выдано 250 тыс. руб. сроком на 300 дней. Почему так много и на такой срок? Таково решение руководителя. За его обоснованность он отвечает только перед собственниками организации. Налоговики не вправе трактовать эту сумму как беспроцентный заем, высчитывать материальную выгоду и пр. Через 303 дня после окончания срока госпожа Иванова должна представить авансовый отчет и вернуть в кассу неиспользованный остаток.
Так что и здесь обоснованность выдачи денег под отчет - проблема собственников организации, но никоим образом не государства.
С. Верещагин,
независимый эксперт по методологии
бухгалтерского учета и налогообложения
"Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", N 2, февраль 2012 г.
Резолюция руководителя Образец заявления
Руководителю организации
Заявление
Прошу выдать подотчетную сумму в размере ______________________ рублей на проведение мероприятий по плану организации.
_________________________ ______________________
Дата подпись |
