Подготовка Excel-файлов для импорта организаций

Подготовка Excel-файлов для импорта организаций

• 
  Подчинение Министерству, обязательное поле. При заполнении данного поля, необходимо указать полное наименование вышестоящего учреждения в иерархии учреждений, которому подчиняется данное учреждение (например – департамент образования, науки и молодежной политики Воронежской области);
  
• 
  Подчинение Управлению, обязательное поле. При заполнении данного поля, необходимо указать полное наименование вышестоящего учреждения в иерархии учреждений на уровне муниципального образования, которому подчиняется данное учреждение;
  
• 
  Полное наименование учреждения, обязательное поле;
  
• 
  Краткое наименование учреждения, обязательное поле;
  
• 
  ИНН учреждения, обязательное поле;
  
• 
  КПП учреждения, обязательное поле;
  
• 
  ОКОГУ учреждения, обязательное поле;
  
• 
  Тип учреждения, обязательное поле;
  
• 
  Вид учреждения, обязательно поле. Если в поле «Тип организации» заполнено значение «Министерство» или «Управление», заполнения поля «Вид организации» необязательно;
  
• 
  Основное направление деятельности, обязательное поле;
  
• 
  Тип местности, обязательное поле;
  
• 
  Субъект РФ/ Фактический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Район/ Фактический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Населенный пункт/ Город/ Фактический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Улица /Фактический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Дом/ Фактический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Корпус/ Фактический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Строение/ Фактический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Субъект РФ/ Юридический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Район/ Юридический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Населенный пункт/ Город/ Юридический адрес, обязательное поле
  
• 
  Улица/ Юридический адрес, обязательное поле
  
• 
  Дом/ Юридический адрес, обязательное поле
  
• 
  Корпус/ Юридический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Строение/ Юридический адрес, обязательное поле;
  
• 
  Факс, обязательное поле;
  
• 
  E-mail, обязательное поле;
  
• 
  Сайт, обязательное поле;
  
• 
  Телефон, обязательное поле.
  

Подготовка Excel-файлов «Сотрудники», «Учащиеся», «Родители», «Группы»

1. 
   Лист файла при загрузке пользователей должен иметь строго фиксированное название для каждого реестра, в который загружаются данные:
   

2. 
   В файле обязательно должна быть заполнена «шапка» таблицы по шаблону в строгом соответствии с названиями полей и их очередностью. Недопустимо редактировать названия поля, например, заполнять таким образом: «Датарождение» или писать название поля с прописной буквы.
   
3. 
   Один пункт списка равен одному отдельному полю таблицы. Далее представлен список полей: обязательные для заполнения поля выделены курсивом, в шаблонах обязательные для заполнения ячейки в столбцах выделены красным цветом, каждое поле имеет максимальное количество символов, не превышайте его при заполнении полей:
   

• 
  Фамилия (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Имя (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Отчество (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Дата рождения (обязательное поле, формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ)
  
• 
  Логин (обязательное поле, максимальное количество знаков 19)
  
• 
  Пароль (обязательное поле, максимальное количество знаков 19)
  
• 
  Пол (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Краткое наименование учреждения (согласно заполненному в системе, обязательное поле, максимальное количество знаков 200)
  
• 
  ИНН учреждения (обязательное поле, максимальное количество знаков 10)
  
• 
  КПП учреждения (обязательное поле, максимальное количество знаков 9)
  
• 
  Наименование группы (обязательное поле)
  
• 
  Дата начала обучения в группе (обязательное поле, формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ)
  
• 
  Тип документа - список для выбора одного из значений («Свидетельство о рождении», «Паспорт гражданина РФ», «Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании лица беженцем на территории Российской Федерации по существу», «Удостоверение личности военнослужащего», «Военный билет», «Временное удостоверение, выданное взамен военного билета», «Временное удостоверение личности гражданина РФ», «Паспорт иностранного гражданина», «Удостоверение личности лица без гражданства в РФ», «Удостоверение личности отдельных категорий лиц, находящихся на территории РФ, подавших заявление о признании гражданами РФ или о приеме в гражданство РФ», «Удостоверение личности лица, признанного беженцем», «Удостоверение личности лица, ходатайствующего о признании беженцем на территории РФ», «Удостоверение личности лица, получившего временное убежище на территории РФ», «Вид на жительство в РФ», «Универсальная электронная карта», «Разрешение на временное проживание в РФ», «Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ», «Свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства», «Другой документ, удостоверяющий личность»);
  
• 
  Серия документа (обязательное поле)
  
• 
  Номер документа (обязательное поле)
  
• 
  Дата выдачи документа (обязательное поле, формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ)
  
• 
  Кем выдан документ (обязательное поле, максимальное количество знаков 200)
  
• 
  Место рождения (обязательное поле, максимальное количество знаков 300)
  
• 
  Номер актовой записи о рождении (обязательное поле)
  
• 
  Дата актовой записи о рождении (обязательное поле)
  
• 
  Кем внесена актовая запись о рождении (обязательное поле)
  
• 
  Телефон (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  E-mail (обязательное поле, заполняется в формате *@*.*)
  
• 
  СНИЛС (обязательное поле, максимальное количество знаков 11)
  
• 
  Субъект РФ/ Фактический адрес (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Район/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Населенный пункт/ Город/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Улица/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Дом/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Корпус/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Строение/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Квартира/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Субъект РФ/ Адрес регистрации по месту жительства (обязательное поле)
  
• 
  Район/ Адрес регистрации по месту жительства (обязательное поле)
  
• 
  Населенный пункт/ Город/ Адрес регистрации по месту жительства (обязательное поле)
  
• 
  Улица/ Адрес регистрации по месту жительства (обязательное поле)
  
• 
  Дом/ Адрес регистрации по месту жительства (обязательное поле)
  
• 
  Корпус/ Адрес регистрации по месту жительства (обязательное поле)
  
• 
  Строение/ Адрес регистрации по месту жительства (обязательное поле)
  
• 
  Квартира/ Адрес регистрации по месту жительства (обязательное поле)
  
• 
  Субъект РФ/ Адрес регистрации по месту пребывания (обязательное поле)
  
• 
  Район/ Адрес регистрации по месту пребывания (обязательное поле)
  
• 
  Населенный пункт/ Город/ Адрес регистрации по месту пребывания (обязательное поле)
  
• 
  Улица/ Адрес регистрации по месту пребывания (обязательное поле)
  
• 
  Дом/ Адрес регистрации по месту пребывания (обязательное поле)
  
• 
  Корпус/ Адрес регистрации по месту пребывания (обязательное поле)
  
• 
  Строение/ Адрес регистрации по месту пребывания (обязательное поле)
  
• 
  Квартира/ Адрес регистрации по месту пребывания (обязательное поле)
  

• 
  Фамилия (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Имя (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Отчество (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Дата рождения (обязательное поле, формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ)
  
• 
  Логин (обязательное поле, максимальное количество знаков 19)
  
• 
  Пароль (обязательное поле, максимальное количество знаков 19)
  
• 
  Краткое наименование учреждения (согласно заполненному в системе, обязательное поле, максимальное количество знаков 200)
  
• 
  ИНН учреждения (обязательное поле, максимальное количество знаков 10)
  
• 
  КПП учреждения (обязательное поле, максимальное количество знаков 9)
  
• 
  Дата приема на работу (обязательное поле, формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ)
  
• 
  Должность (обязательное поле, выбор одного из значений из справочника «Должности»)
  
• 
  Пол - список для выбора одного из значений: «Мужской» либо «Женский» (без кавычек) (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Тип документа - список для выбора одного из значений: «Свидетельство о рождении», «Паспорт гражданина РФ», «Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании лица беженцем на территории Российской Федерации по существу», «Удостоверение личности военнослужащего», «Военный билет», «Временное удостоверение, выданное взамен военного билета», «Временное удостоверение личности гражданина РФ», «Паспорт иностранного гражданина», «Удостоверение личности лица без гражданства в РФ», «Удостоверение личности отдельных категорий лиц, находящихся на территории РФ, подавших заявление о признании гражданами РФ или о приеме в гражданство РФ», «Удостоверение личности лица, признанного беженцем», «Удостоверение личности лица, ходатайствующего о признании беженцем на территории РФ», «Удостоверение личности лица, получившего временное убежище на территории РФ», «Вид на жительство в РФ», «Универсальная электронная карта», «Разрешение на временное проживание в РФ», «Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ», «Свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства», «Другой документ, удостоверяющий личность»;
  
• 
  Серия (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Номер (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Дата выдачи (обязательное поле, формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ)
  

• 
  Кем выдан (обязательное поле, максимальное количество знаков 200)
  

• 
  Телефон (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  

• 
  E-mail (обязательное поле, максимальное количество знаков 20, заполняется в формате *@*.*)
  

• 
  СНИЛС (обязательное поле, максимальное количество знаков 11)
  
• 
  Субъект РФ/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Район/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Населенный пункт/ Город/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Улица/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Дом/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Корпус/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Строение/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Квартира/ Фактический адрес (обязательное поле)
  
• 
  Субъект РФ/ Адрес регистрации (обязательное поле)
  
• 
  Район/ Адрес регистрации (обязательное поле)
  
• 
  Населенный пункт/ Город/ Адрес регистрации (обязательное поле)
  
• 
  Улица/ Адрес регистрации (обязательное поле)
  
• 
  Дом/ Адрес регистрации (обязательное поле)
  
• 
  Корпус/ Адрес регистрации (обязательное поле)
  
• 
  Строение/ Адрес регистрации (обязательное поле)
  
• 
  Квартира/ Адрес регистрации (обязательное поле)
  

• 
  Образование (обязательное поле, список для выбора одного из значений: «Среднее», «Среднее специальное», «Начальное профессиональное», «Неполное высшее», «Высшее» (без кавычек))
  
• 
  Научная степень (обязательное поле, список для выбора одного из значений: «Бакалавр», «Магистр», «Кандидат», «Доктор» (без кавычек))
  
• 
  Совместительство (обязательное поле, список для выбора одного из значений: «Да», «Нет» (без кавычек))
  
• 
  Занятость – (обязательное поле, список для выбора одного из значений: «Полная», «Неполная»)
  

• 
  Фамилия (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Имя (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Отчество (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  

• 
  Дата рождения (обязательное поле, формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ)
  
• 
  СНИЛС (обязательное поле)
  

• 
  Логин (обязательное поле, максимальное количество знаков 19)
  
• 
  Пароль (обязательное поле, максимальное количество знаков 19)
  

• 
  Тип законного представителя (обязательное поле, список для выбора одного из значений: «родитель, «опекун», «попечитель», «орган опеки и попечительства», «приемный родитель», «руководитель воспитательного, лечебного и иного учреждения, в котором ребенок находится на полном государственном обеспечении» (без кавычек))
  
• 
  Тип родства (обязательное поле, список для выбора одного из значений: «мать», «отец», «отчим», «мачеха», «муж», «жена», «сын», «дочь», «дедушка», «бабушка», «внук», «внучка», «брат», «сестра», «пасынок», «падчерица», «тесть», «теща», «свекр», «свекровь», «зять», «невестка (сноха)», «другая степень родства, свойства»)
  
• 
  Фамилия ребенка (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  

• 
  Имя ребенка (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Отчество ребенка (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  

• 
  Дата рождения ребенка (обязательное поле, формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ)
  
• 
  Логин ребенка (обязательное поле, максимальное количество знаков по умолчанию 19. Возможна смена максимального количества знаков Администратором Системы)
  
• 
  E-mail (обязательное поле, максимальное количество знаков, заполняется в формате *@*.*)
  

• 
  Телефон (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Место работы (обязательное поле, максимальное количество знаков 200)
  

• 
  Статус - список для выбора одного из значений: «рабочий», «служащий», «домохозяйка», «безработный», «умер», «пенсионер», «ограничен в родительских правах», «признан безвестно отсутствующим», «находится в розыске», «находится в местах лишения свободы», «лишен родительских прав» (без кавычек))
  

• 
  Краткое наименование учреждения (согласно заполненному в системе, обязательное поле, максимальное количество знаков 200)
  
• 
  ИНН учреждения (обязательное поле, максимальное количество знаков 10)
  

• 
  КПП учреждения (обязательное поле, максимальное количество знаков 9)
  
• 
  Название группы (обязательно поле, максимальное количество знаков 200)
  
• 
  Период обучения (обязательно поле, максимальное количество знаков 200)
  
• 
  Тип подпериода (обязательное поле)
  

• 
  Фамилия руководителя (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Имя руководителя (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Отчество руководителя (обязательное поле, максимальное количество знаков 50)
  
• 
  Дата рождения руководителя (обязательное поле, формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ)
  
• 
  Должность руководителя (обязательное поле)
  
• 
  Направление (обязательное поле, максимальное количество знаков 200)
  
• 
  Отделение (обязательное поле)
  
• 
  Предельная наполняемость (обязательное поле, максимальное количество знаков 3)
  
• 
  Смена (обязательное поле, максимальное количество знаков 200)
  

4. 
   При заполнении поля «Логин» во всех файлах рекомендуется добавлять префикс. Префикс организации формируется суперадминистратором и отличает пользователей разных организаций друг от друга. Примеры префикса: 3, ДМШ3, ДСШ3
   
5. 
   Одному полю соответствует одна ячейка. Например, нельзя заполнять поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» или поля «Серия» и «Номер» используя одну ячейку, оставляя при этом пустые ячейки.
   

6. 
   Чтобы выровнять текст в ячейках рекомендуется использовать главное меню форматирования текста программы Microsoft Excel, а не использовать для этого кнопку клавиатуры «Пробел».
   
7. 
   В файлах «Учащиеся», «Сотрудники» и «Группы» поле «Краткое наименование учреждения» должно быть заполнено согласно полю «Краткое наименование» в реестре «Учреждения» (не путать с полем «Наименование», которое подразумевает полное наименование учреждения).
   

1. 
   Многие поля можно заполнить с помощью выпадающего списка с вариантами заполнения данного поля, для этого нужно нажать на кнопку рядом с ячейкой. К таким полям относятся:
   

• 
  «Тип законного представителя»;
  
• 
  «Тип родства»;
  
• 
  «Статус»;
  
• 
  «Должность»;
  
• 
  «Образование»;
  
• 
  «Научная степень»;
  
• 
  «Совместительство»;
  
• 
  «Занятость»;
  
• 
  «Тип учреждения»;
  
• 
  «Вид учреждения»;
  
• 
  «Тип учреждения»;
  
• 
  «Основное направление деятельности»;
  
• 
  «Тип местности»;
  
• 
  «Субъект РФ»;
  
• 
  «Пол»;
  
• 
  «Тип документа».
  

1. 
   Дублирующиеся поля в разных файлах, должны быть заполнены аналогично:
   

• 
  В файле «Родители» необходимо, чтобы поля «Фамилия ребенка», «Имя ребенка», «Отчество ребенка» и «Дата рождения ребенка» полностью совпадали с загруженными в Систему данными одного из учащихся.
  
• 
  В файле «Группы» необходимо, чтобы поля «Фамилия руководителя», «Имя Руководителя», «Отчество руководителя» и «Дата рождения руководителя» полностью совпадали с загруженными в Систему данными одного из сотрудников.
  

10. 
    Поля даты («Дата рождения», «Дата начала обучения в группе», «Дата выдачи документа», «Дата рождения ребенка», «Дата рождения руководителя») должны иметь формат «Дата» и быть заполнены в соответствии со следующим форматом (без кавычек): «ДД.ММ.ГГГГ», где ДД – день (две цифры, например, 08), ММ – месяц (две цифры, например, 03), ГГГГ – год (четыре цифры, например 2015). Слово год или его сокращение не дописывается в конце даты. Цифра «0» не может быть заменена буквой «о».
    
11. 
    В файле «Сотрудники» поле «Должность» заполняется строго в соответствии со справочником «Должности». Если нужной вам должности нет в справочнике, необходимо ее добавить. Для этого необходимо перейти на вкладку «Справочники» вашего файла, в столбец с должностями вписать требуемую должность, выделив ее при этом с помощью инструментов форматирования текста программы Microsoft Excel для того, чтобы администратор системы при загрузке данных мог добавить эти должности в систему.
    
12. 
    В случае если сотрудник занимает 2 и более должностей необходимо добавить столько строк с данным сотрудником, сколько должностей он занимает. Внимание! У сотрудника может быть только одна должность не по совместительству! В этом случае строки будут различаться только полями «Должность» и «Совместительство». В поле «Совместительство» необходимо проставить значение «Да» (без кавычек), если вы добавляете вторую и более должность одному сотруднику.
    
13. 
    Если поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения», «Логин» и «Пароль» в загружаемом шаблоне «Родители» совпадают с уже имеющимися данными в Системе, то повторные карточки Родителей не создаются, а привязываются к указанным Учащимся.
    
14. 
    В файле «Учащиеся» в поле «Дата начала обучения в группе» дата должна попадать в период учебного года, в который указана группа. Указываемая дата должна попадать в учебный период (по умолчанию это период с 01.09 по 31.08).
    
15. 
    Перед загрузкой данных «Учащиеся» необходимо создать группы в реестре групп (либо загрузить их с помощью функций импорта групп в Системе), причем в данном реестре должны содержаться все группы, которые указаны в файле «Учащиеся» в столбце «Наименование группы».
    
16. 
    В шаблоне «Группы» значение, введенное в поле «Смена» должно соответствовать одному из значений, указанных в справочнике «Смены» данной организации в Системе.
    
17. 
    В случае если у родителя имеется 2 и более детей в данной организации необходимо добавить столько строк с данным родителем, сколько его детей обучается в данной организации. В этом случае строки будут различаться только полями, связанными с данными детей: «Фамилия ребенка», «Имя ребенка», «Отчество ребенка» и «Дата рождения ребенка».
    
18. 
    Недопустимо разделять учащихся по группам на разные листы файла «Учащиеся» либо в отдельные файлы. Все учащиеся должны располагаться на одном листе с названием «Учащийся» в одном файле «Учащиеся».
    
19. 
    Не оставлять пустых строк.
    
20. 
    Порядок загрузки файлов в Систему:
    

• 
  Организации
  
• 
  Сотрудники
  
• 
  Классы
  
• 
  Учащиеся
  
• 
  Родители
  

Файлы, заполненные некорректно (не соответствующие указанным выше требованиям), не будут загружены в систему!