 утверждённой приказом Минобрнауки России от 9 марта 2007 г. № 80; Уставом училища; Правилами приёма в ГБОУ НПО НАО «НПУ».
1.3. Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающихся, относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией. При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать следующие требования:
– не сообщать персональные данные обучающихся третьей стороне без письменного согласия обучающихся, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью обучающегося, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;
– не сообщать персональные данные обучающегося, в коммерческих целях, без его письменного согласия;
– предупредить лиц, получающих персональные данные обучающихся, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные обучающегося, обязаны соблюдать режим конфиденциальности;
– разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально уполномоченным лицам училища, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные обучающихся, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
– не запрашивать информацию о состоянии здоровья обучающегося, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения обучающимися образовательных услуг.
1.4. Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора училища. Оригиналы документов из личного дела обучающихся выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа.
1.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на учебную часть (заведующий учебной частью).
2. Состав документов личного дела
2.1. Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения об обучающемся в училище. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество. 2.2. В состав личного дела обучающегося входят следующие документы:
• заявление на имя директора о приеме в училище;
• документ об образовании государственного образца (подлинник и копия)
• фотографии размером 3х4;
• результат флюорографического обследования или медицинская справка формы Ф № 086у);
• личная карточка обучающегося;
• копия паспорта;
• выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному обучающемуся;
• заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному обучающемуся, в том числе заверенная копия трудовой книжки, академическая справка или диплом об образовании, выданные другими образовательными учреждениями;
• студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);
• обходной лист (вкладывается при отчислении);
• копия академической справки, выданной училищем при отчислении;
• копия диплома и приложения к нему, выданные училищем при отчислении;
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
2.3. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение 2), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их заголовках и количествах занимаемых листов.
3. Формирование личного дела
3.1. На каждого поступающего в училище в Приемной комиссии заводится личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов.
3.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на секретаря Приемной комиссии. Заведующий учебной частью осуществляет контроль за правильностью формирования и полнотой содержания личных дел.
3.3. Личные дела зачисленных на обучение абитуриентов Приемная комиссия передает по акту (Приложение 3) в учебную часть не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года для их дальнейшего ведения. Все новые личные дела регистрируются учебной частью в журналах регистрации личных дел обучающихся.
3.4. К моменту передачи личного дела обучающегося из Приемной комиссии в учебную часть оно должно содержать следующие документы: заявление абитуриента (по установленной в форме), документ об образовании государственного образца, личная карточка абитуриента, фотографии, медицинская справка.
3.5. При зачислении обучающегося на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного заведения, его личное дело формируется учебной частью, в котором дополнительно должны быть предусмотрены следующие документы:
– академическая справка, выданная учебным заведением, в котором он обучался ранее, с указанием номера приказа об отчислении;
– индивидуальный учебный план для ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).
3.6. Личные дела (с копиями документов) абитуриентов, не зачисленных в число обучающихся, расформировываются и уничтожаются работниками Приемной комиссии в течение недели до начала учебного года.
4. Ведение личных дел в период обучения
4.1. Во время обучения ответственность за ведение личных дел возлагается на учебную часть, в обязанности которой входит работа с личными делами.
4.2. На учебную часть возлагается оформление студенческих билетов и зачетных книжек. Оформление заказов на изготовление бланков студенческих билетов и зачетных книжек осуществляет учебная часть. Зачетные книжки подписываются директором училища и заверяются печатью училища. Студенческие билеты подписываются директором и заверяются печатью училища, перевод с курса на курс заверяется подписью заместителя директора по учебно-производственной работе. Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке обучающегося присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении студенческого билета и зачетной книжки обучающийся расписывается в Журнале регистрации выданных документов. При отчислении обучающегося из училища, студенческий билет и зачетная книжка сдаются в учебную часть для приобщения в личное дело.
4.3. При переводе обучающегося внутри училища с одной основной образовательной программы на другую, смене фамилии и/или других изменениях обучающемуся сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью директора и печатью. 4.4. При восстановлении обучающегося, отчисленного из училища, продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело обучающегося включается заявление на восстановление с визой директора училища, копия приказа о восстановлении, новый договор на оказание образовательных услуг, индивидуальный учебный план по ликвидации разницы в учебных планах. Обучающемуся выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле. Выполнение учебного плана по полугодиям и курсам фиксируется указанием номеров приказов о переводе с курса на курс и визируется подписью заместителя директора по УПР.
4.5. Во время обучения в личное дело обучающегося подшиваются:
– выписки из приказов по данному обучающемуся о переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения;
– подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);
– копии академической справки (выданных по заявлению обучающегося без его отчисления);
– лист перезачета дисциплин для обучающихся в сокращенные сроки. Личные заявления и лист перезачета дисциплин должны иметь резолюцию директора.
4.6. При отчислении обучающегося из училища, в личное дело вносятся:
– выписка из приказа об отчислении;
– учебная и личная карточки обучающегося;
– студенческий билет и зачетная книжка;
– копия академической справки (при досрочном отчислении); – копия документа об образовании, полученного в училище, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения);
– копия документа об образовании, предоставленного обучающимся на момент зачисления в училище (в случае если в деле хранился подлинник);
– оформленный обходной лист;
– внутренняя опись документов.
5. Хранение личных дел
5.1. В период поступления и обучения обучающегося в училище его личное дело хранится в отдельном шкафу помещения учебной части. Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся и его непосредственные руководители.
5.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося имеют директор, его заместители, секретарь учебной части. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора училища.
5.3. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело.
5.4. Заключительную работу по ведению личных дел обучающихся, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в училище, производит секретарь учебной части, выполняя следующие операции:
1) подшивку (вложение) в личное дело следующих документов:
– полностью заполненную учебную карточку обучающегося;
– выписку из приказа об отчислении;
– копию академической справки;
– оформленный обходной лист;
– студенческий билет;
– зачетную книжку;
2)выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в училище, под подпись обучающегося с сохранением в личном деле копии данного документа;
3) составление акта (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи на передачу личных дел в архив училища;
4) передача личных дел в архив училища.
5.5. Заключительную работу по ведению личных дел обучающихся, отчисленных в связи с окончанием училища, производят мастера групп, выполняя следующие операции:
- подшивку (вложение) в личное дело документов в связи с отчислением:
– выписку из приказа об окончании обучения в училище;
– заверенную копию диплома с приложением;
– оформленный обходной лист;
– студенческий билет;
– зачетную книжку.
5.6. Личные дела обучающихся, отчисленных из училища, передаются на хранение в архив училища. Передача личных дел в архив училища осуществляется по акту в начале календарного года общим списком по специальности (профессии).
5.7. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Зачетная книжка и студенческий билет нумеруются каждый одним листом.
5.8. Личные дела обучающихся, отчисленных в связи с окончанием обучения, сдаются в архив в сшитом состоянии. Личные дела досрочно отчисленных студентов сдаются в архив сшитые на скоросшивателе.
Приложение 1
Сроки производства и передачи документации в личное дело обучающегося
№
|
Виды работ с документами
|
Ответственный исполнитель
|
Сроки производства
|
1.
|
Оформление личного дела абитуриента
|
Приемная комиссия
|
В период работы Приемной комиссии
|
2.
|
Передача личных дел зачисленных абитуриентов в учебную часть
|
Приемная комиссия
|
За 10 дней до начала учебного года
|
3.
|
Проверка полноты содержания личных дел, присвоение номеров
|
Учебная часть
|
В течение 10 дней до начала учебного года
|
4.
|
Оформление студенческих билетов
|
Учебная часть, классные руководители, мастера п/о
|
Сентябрь
|
5.
|
Оформление зачетных книжек
|
Учебная часть, классные руководители, мастера п/о
|
Не позднее 1 месяца до начала сессии
|
6.
|
Внесение анкетных данных в учебную карточку обучающегося
|
Учебная часть
|
1 месяц после зачисления
|
7.
|
Внесение результатов промежуточной аттестации в учебную карточку
|
Учебная часть
|
2 месяца после окончания сессии
|
8.
|
Внесение результатов государственной итоговой аттестации в учебную карточку
|
Учебная часть
|
1 месяц после окончания Государственной итоговой аттестации
|
9.
|
Внесение итоговых записей в учебную карточку в случае досрочного отчисления или отчисления в связи с окончанием обучения
|
Учебная часть
|
За 2 месяца до окончания календарного года
|
10.
|
Подготовка личного дела к сдаче в архив: проверка комплектности документов, полноты и правильности их заполнения
|
Учебная часть
|
За 1 месяц до конца календарного года
|
11.
|
Прием личных дел в архив
|
Архив
|
Январь-февраль
|
Приложение 2
Внутренняя опись
документов дела № _______
№ п/п
|
Заголовок документа
|
Номера листов дела
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 3
АКТ приема-передачи личных дел абитуриентов
в учебную часть по направлениям (специальностям)
Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)
№ п/п
|
ФИО абитуриента
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)
№ п/п
|
ФИО абитуриента
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)
№ п/п
|
ФИО абитуриента
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)
№ п/п
|
ФИО абитуриента
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Акт сдал: секретарь Приемной комиссии /Ф.И.О./
Акт принял: секретарь учебной части /Ф.И.О./
Дата
Приложение 4
ОПИСЬ
личных дел обучающихся 200__ г.
Наименование профессии
|
№ п/п
|
Индекс
дела
|
Ф.И.О. обучающегося
|
Кол-во
листов
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Заместитель директора по УПР ____________ / ____________________ |
