УТВЕРЖДЕНО
приказом Минсоцотношений
от 28.02.2013 года № 66
(в редакции приказов
от 30.10.2014 № 573,
от 01.03.2016 № 107)
Положение
об организации работы с персональными данными работников Министерства социальных отношений Челябинской области и ведении их личных дел
I. Основные понятия
II. Формирование, ведение, учет и хранение личных дел
III. Права и обязанности работника. Рассмотрение запроса работника
IV. Перечень должностей Минсоцотношений, замещение которых дает право доступа к персональным данным работников
V. Передача персональных данных работника
VI. Защита персональных данных
VII. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации
Положение об организации работы с персональными данными работников Министерства социальных отношений Челябинской области и ведении личных дел (далее - Положение) определяет порядок обработки персональных данных государственных гражданских служащих Министерства социальных отношений Челябинской области (далее – Минсоцотношений), сотрудников Минсоцотношений, не являющихся государственными гражданскими служащими, и руководителей государственных стационарных учреждений системы социальной защиты населения Челябинской области (далее – работники) и ведения их личных дел.
I. Основные понятия
В настоящем Положении в соответствии со статьей 3 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» используются следующие основные понятия:
субъект персональных данных – любой гражданин, к личности которого относятся персональные данные и который вступил (стал работником) или изъявил желание вступить в соответствующие отношения с работодателем;
персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Данная информация необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями и касается конкретного работника;
оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
II. Формирование, ведение, учет и хранение личных дел
Обработка персональных данных работников Минсоцотношений осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия работникам в трудоустройстве, в обучении и должностном росте.
Работники и их супруги самостоятельно принимают решение о предоставлении своих персональных данных и дают согласие на их обработку, о чем оформляется заявление о согласии на обработку персональных данных:
заявление гражданина, поступающего на государственную гражданскую службу Челябинской области (Приложение 1);
заявление супруга (супруги) гражданина, поступающего на государственную гражданскую службу Челябинской области (Приложение 2);
заявление государственного гражданского служащего Челябинской области (Приложение 3);
заявление супруга (супруги) государственного гражданского служащего Челябинской области (Приложение 4);
заявление сотрудника, не являющегося государственным гражданским служащим (Приложение 5);
заявление претендента на должность руководителя государственного учреждения системы социальной защиты населения Челябинской области (Приложение 6);
заявление супруга (супруги) претендента на должность руководителя государственного учреждения системы социальной защиты населения Челябинской области (Приложение 7);
заявление руководителя государственного учреждения системы социальной защиты населения Челябинской области (Приложение 8);
заявление супруга (супруги) руководителя государственного учреждения системы социальной защиты населения Челябинской области (Приложение 9).
Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников – личном деле.
Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу либо поступлении на государственную службу. В личное дело вносятся персональные данные работника и иные сведения, связанные с поступлением на службу (приемом на работу), ее прохождением и увольнением с гражданской службы (с работы). Личное дело работника ведется отделом государственной службы и кадров Минсоцотношений. Персональные данные, внесенные в личные дела, иные сведения, содержащиеся в личных делах, относятся к сведениям ограниченного доступа, конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).
Работник отдела государственной службы и кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, получает от принимаемого работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.
К личному делу государственного гражданского служащего (далее - гражданского служащего) приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - должность гражданской службы) либо о поступлении на работу;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу):
м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
ф) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.
К личным делам сотрудников Минсоцотношений, не являющихся государственными гражданскими служащими, и руководителей государственных стационарных учреждений системы социальной защиты населения Челябинской области приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на работу;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
в) личный листок по учету кадров;
г) дополнение к личному листку по учету кадров;
д) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
е) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
ж) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
з) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
и) автобиография;
к) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
л) копия приказа о приеме на работу;
м) копии приказов о переводе сотрудника на иную должность, о временном замещении им иной должности;
н) характеристики (рекомендательные письма);
о) аттестационный лист сотрудника, прошедшего аттестацию, отзыв об исполнении должностных обязанностей за аттестационный период, выписки (копии) документов об аттестации;
п) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
р) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
с) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
т) копии документов о поощрении сотрудника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания;
у) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (руководителей государственных стационарных учреждений системы социальной защиты населения Челябинской области и членов их семьи).
Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в Минсоцотношений; на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.
К личному делу прилагается внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения начальника отдела государственной службы и кадров. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте регистрации или пребывания и т.п. Анкета заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу. К анкете прилагается фотография работника установленного формата.
При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, «дети» - «не имею»).
В графе «Близкие родственники» перечисляются все члены семьи работника с указанием степени родства (отец, мать, братья, сестры и дети, а также муж (жена), в том числе бывшие).
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке. В трудовую деятельность не включается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально-технических и других приравненных к ним учебных заведениях. Все записи производятся в хронологическом порядке.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
паспорт;
трудовая книжка;
военный билет;
документы об образовании;
документы о присвоении ученой степени, ученого звания.
Анкета подписывается лицом, принимаемым на работу, и работником отдела государственной службы и кадров после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью.
Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.
Основные моменты, которые должны быть освещены в автобиографии:
фамилия, имя, отчество;
число, месяц и год рождения;
полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях, по какой специальности);
время начала трудовой деятельности;
причины перехода на другое место работы;
отношение к воинской обязанности, воинское звание;
наличие правительственных наград, поощрений;
сведения о семейном положении и близких родственниках;
дата составления автобиографии и личная подпись составляющего.
Автобиография, составленная при приеме на работу, не подлежит корректировке. При необходимости внесения изменений или дополнений, они фиксируются на отдельном листе, подписываются работником, с указанием даты приобщаются к первичной автобиографии. В случае кардинальных изменений биографических данных работника от него может быть затребована обновленная автобиография, при этом первоначальный вариант помещают в раздел личного дела «Дополнительные материалы».
Автобиография не заверяется подписями должностных лиц или печатями.
Копии документов об образовании заверяются личными подписями работников отдела государственной службы и кадров, после сверки их с подлинниками документов.
Дополнение к анкете - документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее), с указанием причины перемещения.
Дополнение к анкете составляется работником отдела государственной службы и кадров и не нуждается в заверении подписью либо печатью.
В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которой относятся:
аттестационные листы;
копии документов об утверждении в должности;
другие характеризующие и дополняющие материалы.
Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами «Для внутреннего пользования».
Личному делу присваивается номер, который фиксируется в одном из журналов:
журнале учета личных дел государственных гражданских служащих Министерства социальных отношений Челябинской области;
журнале регистрации личных дел работников Минсоцотношений;
журнале регистрации личных дел директоров подведомственных учреждений.
Журналы содержат следующие графы:
фамилия, имя, отчество работника;
номер личного дела;
примечание.
В отделе государственной службы и кадров хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются оборудованные шкафы, которые закрываются на ключ. Личные дела располагаются в алфавитном порядке.
После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении служебного контракта (трудового договора), копия приказа о расторжении служебного контракта (трудового договора), составляется окончательная опись, личное дело оформляется и хранится в отделе государственной службы и кадров в течение 3 лет. По истечении срока хранения личное дело передается в архив Минсоцотношений на основании акта.
Личные дела работников, уволенных из Минсоцотношений, хранятся в архиве, в алфавитном порядке.
Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.
Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных работника распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации. |
