Скачать 190.17 Kb.
|
Примерный образец Утверждаю Директор _____________ Ф.И.О. приказ от «___» _______ 20__г. № Инструкция по кадровому делопроизводству I. Общие положения 1.I. Настоящая инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) ________________________________________________ (наименование ОУ) (далее - Учреждение) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в Учреждении и направлена на совершенствование кадровой работы. 1.2. Кадровое делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией. 1.3. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Учреждения. На основании должностной инструкции оформляется трудовой договор с работником Учреждения. Должностная инструкция должна содержать следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения, связи по должности. l.4. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. l.5. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами возлагается на руководителя Учреждения. 1.6. Руководитель определяет ответственного за ведение кадрового делопроизводства в Учреждении, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников Учреждения с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству. 1.7. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Учреждения, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки формы '1'- 2; личные дела; должностные инструкции. 1.8. Ответственный за ведение кадрового делопроизводства несет персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, об их утрате немедленно докладывает руководителю Учреждения. 1.9. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства в Учреждении определяются должностной инструкцией. II. Основные требования к оформлению кадровых документов 2.1. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета: - приказов, связанных с регулированием трудовых правоотношений; - трудовых договоров; - должностных инструкций работников; - личных дел работников и доступа к ним; - личных карточек (форма Т-2); - трудовых книжек работников. 2.2. Кадровые документы Учреждения должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, не допускающими различных толкований, отредактированными. 2.3. 0твстствснность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на руководителя Учреждения. 2.4. В кадровом делопроизводстве используются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. 2.5. Кадровые документы подписываются руководителем Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности. 2.6. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. III. Правила подготовки и оформления кадровых документов 3.I. Приказы по личному составу Учреждения оформляются в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. 3.2. Приказы по личному составу - это распорядительные документы, издаваемые руководителем Учреждения по вопросам регулирования трудовых правоотношений. Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров: прием па работу (форма T-I); перевод на другую работу (работника - форма Т-5, работников - форма Т-5А); увольнение (форма T-8); предоставление отпуска (работнику - форма Т-6, работникам - форма Т-6А); график отпусков (форма Т-7):поощрение (работника форма T-11, работников - форма Т-11А); направление в командировку (работника - форма Т-9, работников - форма Т-9А). 3.3. Приказ подписывается руководителем Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности. 3.4. Приказы по личному составу регистрируются в отдельном журнале. IV. Документы по установлению трудовых отношений 4.I. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя в личном деле работника. Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок и на определенный срок нс более пяти лет (срочный трудовой договор). Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. 4.2. Личное заявление работника о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме. 4.3. В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия руководителя Учреждения}, автор (фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление}, текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), автор заявления просит принять (перевести) егo на работу), подпись, дата. 4.4. На заявлении накладывается резолюция руководителя Учреждения. Анкета (личный листок по учету кадров) является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике. Анкету (личный листок по учету кадров) поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы анкеты (личного листка по учету кадров) даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Анкета (личный листок по учету кадров) хранится в личном деле работника. 4.5. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с анкетой (личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности. 4.6. Приказ о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1 и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Учреждения. Форма Т-I предназначена для документирования индивидуального приема. Приказ о приеме объявляется работнику пол расписку. 1-й экземпляр приказа о приеме на работу остается на хранение в книге приказов Учреждения, 2-й экземпляр перелается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы и 3-й экземпляр в личное дело работника. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения учетной формы «Личная карточка работника Т- 2», внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые ). 4.7. Приказ о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5. Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. В случае если основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, то оно содержит следующие реквизиты: адресат (директор Учреждения, инициалы и фамилия), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляется резолюция руководителя Учреждения. Приказ о переводе объявляется работнику под расписку. 1-й экземпляр приказа остается на хранение в книге приказов Учреждения, 2-й экземпляр передается в бухгалтерию и 3-й экземпляр в личное дело работника. 4.8. Увольнение (прекращение трудового договора) работника документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (увольнении)». Приказ подписывает руководитель Учреждения. Приказ об увольнении объявляется работнику под расписку. 1-й экземпляр приказа остается на хранение в книге приказов Учреждения, 2-й экземпляр перелается в бухгалтерию для расчета с работником и 3-й экземпляр в личное дело работника. 4.9. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с приказом об увольнении. 4.10. Приказ о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6. Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в учреждении. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков. 4.11. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-7), утверждаемым руководителем Учреждения не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников Учреждения на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство. специфика деятельности Учреждения и пожелание работников. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя Учреждения вносятся соответствующие изменения в график отпусков. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала. 4.12. Приказ о поощрении работника Учреждения оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдаст премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой и др.). Основаниями для издания подобных приказов служат докладные записки, акты, решения профсоюзного комитета, совета трудового коллектива. Приказ должен содержать, указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.). Подлинник приказа остается на храпение в книге приказов Учреждения. на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку ф. Т-2 работника. 4.13. Приказ о применении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании письменных объяснений работника и докладной записки. Приказ о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт. Первый экземпляр приказа остается на хранение в книге приказов Учреждения по кадровой деятельности. До применения взыскания должно быть затребовано от работника Учреждения объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В письменных объяснениях указываются причины происшедшего - нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Письменные объяснения пишутся собственноручно, в одном экземпляре. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется работником, обнаружившим факт совершения проступка. Объяснительная и докладная записки передаются руководителю Учреждения для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания. V. Документы по учету кадров К учетным документам относятся: 5.1. Трудовая книжка работника - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 N 51, от 01.03.2008 N 132, от 19.05.2008 N 373). 5.2. Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе. Личные дела ведутся на всех работников Учреждения (в том числе на совместителей ). Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность. В состав документов личного дела работника входят следующие документы: - внутренняя опись документов дела; - анкета (личный листок по учету кадров); - автобиография: - копия документов об образовании: - заявление о приеме на работу; - трудовой договор: - приказ о приеме на работу: - копия паспорта: - копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; - копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН ). - дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.). В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках и другие документы второстепенного назначения. В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности: подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о рождении детей и др.), характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.). Личные дела работников хранятся 75 лет. Личные дела хранятся в Учреждении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Учреждения. 5.3. Книга учета личного состава педагогических работников Учреждения. Запись производится с общей порядковой нумерацией, начиная с 1-го номера. Вновь поступившие педагогические работники записываются в порядке последующих номеров. На развернутой странице записывается не более 10 человек. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестации учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии. Книга учета личного состава должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью Учреждения. Запись сведений об обслуживающем персонале в данную книгу не производится. (левая сторона)
До конца страницы (30 строк). (правая сторона)
До конца страницы (30 строк). 5.4. Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. 5.5. Личные карточки ф. Т-2. Личная карточка работника Учреждения оформляется унифицированной формой. Т-2. Личная карточка заполняется работником Учреждения в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формируется полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Учреждения должны своевременно отражаться в личной карточке. VI. Составление номенклатуры дел и формирование дел 6.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом производстве и их передачу в архив Учреждения. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 6.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - с момента ведения и до передачи в архив Учреждения дела хранятся по месту их формирования. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя Учреждения. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. |
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | ||
Эта специфика определяется сферой деятельности организации, организационной структурой и численностью сотрудников организации и особенностями... | Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной | ||
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется инспектором... | ||
Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... | ||
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) устанавливает правила кадрового делопроизводства в ноу впо... |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |