оказывает содействие судье при подготовке проектов судебных актов;
осуществляет контроль по исковым заявлениям, заявлениям и жалобам, оставленным без движения, а также по делам, по которым отложено рассмотрение либо приостановлено производство;
контролирует работу специалистов по формированию материалов дела; по своевременному направлению лицам, участвующим в деле, и другим участникам арбитражного процесса судебных актов, исполнительных листов;
контролирует правильность заполнения электронных статистических карточек;
проверяет в САС полноту и правильность заполнения реквизитов судебных дел и документов, полей статистической карточки судебного дела;
подготавливает с использованием САС периодические (ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые) статистические отчеты по рассмотрению судебных дел и по другим вопросам, участвует в составлении статистического отчета о работе судьи;
готовит данные и материалы, необходимые судье для обобщений, докладов, статей, выступлений;
готовит проекты ответов на обращения и запросы, поступающие в адрес судьи, в том числе в связи с находящимися в производстве судьи делами.
2. Общие требования к работе с документами
2.1. На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, руководители подразделений, помощники судей, секретари судебных заседаний и специалисты делопроизводства соблюдают следующие правила:
поступающие исковые заявления (заявления), приложенные к ним документы, жалобы, судебные дела и иные документы процессуального и непроцессуального характера регистрируются соответственно в САС или в СЭДО в сроки, установленные настоящей Инструкцией. Все процессуально значимые обращения к суду (исковые заявления, заявления, жалобы, отзывы, ходатайства) регистрируются в САС с обязательным указанием их процессуального статуса. Приобщение к материалам судебного дела и/или передача исполнителям документов, не прошедших регистрацию в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не допускается. В случае предоставления стороной судебного дела документов непосредственно в ходе судебного заседания такие документы после их приобщения судом к материалам дела регистрируются в САС непосредственно по окончании судебного заседания, а при наличии технической возможности непосредственно в ходе судебного заседания специалистом соответствующего судебного состава/секретарем судебного заседания;
все поступающие в суд документы на бумажных носителях, как процессуального так и непроцессуального характера, подлежат сканированию и размещению в КАД в режиме ограниченного доступа или САД соответственно;
зарегистрированные документы в день поступления, в крайних случаях не позднее первой половины следующего дня, за исключением нерабочих дней, передаются по назначению по реестру в соответствующие судебные составы, структурные подразделения суда;
сведения обо всех производимых по поступившим судебным делам и документам действиях (регистрационных, учетных, контрольных, передаточных, процессуальных и иных действиях, принятых судебных актах, исполненных документах и т.п.) не позднее дня их совершения вводятся специалистами по делопроизводству в САС или САД, фиксируются в соответствующих журналах, регистрационных и статистических карточках (если такие ведутся в суде), на обложках судебных дел, апелляционных и кассационных производств;
сведения о рассылке и выдаче документов вводятся в САС или САД в день их отправки или выдачи;
передача документов судьям или помощникам судей в судебных составах производится по реестру или под расписку в журнале учета исковых заявлений и судебных дел судебного состава в день их распределения.
2.2. Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, своевременный ввод данных в САС и САД, соблюдение порядка и сроков прохождения и направления документов по назначению, обеспечение контроля исполнения несут руководители судебных составов, судьи, руководители и работники подразделений, помощники судей, секретари судебных заседаний, специалисты делопроизводства судебных составов и подразделений. Контроль за состоянием судебного дела возлагается на судью, рассматривающего судебное дело. Должностные обязанности и ответственность за их нарушение устанавливаются законом и должностными регламентами соответствующих работников.
2.3. Сведения, содержащиеся в судебных делах и служебных документах (их проектах), помимо публикуемых на сайте арбитражного суда в открытом доступе, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих с этой информацией.
Доступ к материалам судебных дел и содержащейся в них информации осуществляется в порядке, определенном Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации. Разглашение сведений, содержащихся в судебных делах и служебных документах, за рамками процессуальных действий не допускается.
Взаимодействие сотрудников аппарата арбитражного суда с представителями средств массовой информации, передача им информации по судебным делам, другой служебной информации, а также документов осуществляются в установленном порядке подразделением, специально уполномоченным на это распоряжением председателя суда, по разрешению или поручению руководства суда.
2.4. Судьи и работники арбитражного суда несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность находящихся у них судебных дел, бланков строгой отчетности и иных документов.
2.5. При выявлении фактов подделки судебных актов, исполнительных листов и других документов, связанных с деятельностью суда, руководители судебных составов и подразделений немедленно докладывают об этом председателю суда для решения вопроса об обращении в правоохранительные органы для проведения проверок и возбуждения уголовных дел.
Информация о выявленных фактах подделок, об обращении в правоохранительные органы и результатах таких обращений направляется в Контрольно-аналитическое управление ВАС РФ в десятидневный срок со дня получения ответа из правоохранительных органов.
2.6. Об утрате судебных дел, бланков строгой отчетности или иных процессуальных документов председатель судебного состава незамедлительно ставит в известность председателя суда.
Об утрате документов непроцессуального характера руководитель подразделения немедленно докладывает руководству суда.
О каждом факте утраты составляется служебная записка или акт об утрате судебного дела, бланка строгой отчетности или документа. В необходимых случаях при утрате документов в десятидневный срок с момента выявления факта утраты документа проводится служебная проверка.
По факту утраты исполнительных листов, кроме перечисленных действий, суды обязаны незамедлительно известить Управление делопроизводства ВАС РФ, Федеральное казначейство Российской Федерации и его территориальное подразделение, Федеральную службу судебных приставов России и ее территориальное подразделение, Центральный банк Российской Федерации и его территориальное подразделение по месту нахождения суда.
При утрате судебного дела, бланка строгой отчетности служебная проверка проводится в обязательном порядке.
О результатах служебной проверки суд информирует Контрольно-аналитическое управление ВАС РФ, Управление делопроизводства ВАС РФ в трехдневный срок по ее завершении. К уведомлению прилагаются следующие документы: приказ о назначении комиссии по проведению служебной проверки, приказ об утверждении итогов служебной проверки с приложением документов, содержащих выводы комиссии, в случае утраты судебных дел - приказ о восстановлении судебного дела, объяснительные записки и иные документы по факту утраты.
2.7. Передача судебных дел от одного судьи другому судье осуществляется в случае оформления процессуальной замены судьи либо замены в порядке взаимозаменяемости.
Судьи передают находящиеся у них на рассмотрении судебные дела и документы другому судье под расписку в реестре (журнале передачи исковых заявлений (заявлений), дел и дополнительных материалов) (далее - реестр или журнал учета заявлений и дел) (приложение N 2). В журнале учета заявлений и дел указывается количество томов каждого дела. Передаваемые судебные дела должны быть надлежащим образом оформлены: листы дела сшиты, страницы пронумерованы и составлена опись дела.
Информация о передаче судебных дел и документов другому судье вносится в САС.
2.8. При уходе в отпуск, перемещении по должности, увольнении или иных подобных обстоятельствах помощник судьи, секретарь судебного заседания, специалист судебного состава или структурного подразделения суда на основании распоряжения председателя судебного состава или руководителя подразделения передает имеющиеся у него судебные дела и документы специалисту, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства, под расписку в реестре (журнале учета заявлений и дел), а специалист принимает дела и документы и производит необходимые отметки в журнале учета заявлений и дел. Затем принятые дела и документы передаются под расписку в реестре другим исполнителям. Сведения о передаче вводятся в соответствующие системы автоматизации. Реестры хранятся в деле по номенклатуре судебного состава или структурного подразделения.
2.9. В случае процессуальной замены судьи по причине его длительного отсутствия (например, длительной болезни) судебные дела и иные процессуальные документы по распоряжению председателя судебного состава изымаются с рабочего места судьи.
В случае длительного отсутствия работника аппарата суда документы, находящиеся в его рассмотрении, по распоряжению руководителя подразделения могут быть изъяты с рабочего места этого работника.
Об изъятии документов и дел составляется акт изъятия с перечнем изымаемых судебных дел и документов (приложение N 4) и производится их передача по реестру (приложение N 2) назначенному исполнителю. В соответствующие системы автоматизации вводится информация о новом исполнителе, в журнале учета заявлений и дел отражаются соответствующие сведения.
2.10. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, а также служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне", иными федеральными законами, специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями Инструкции.
Информация о делах, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну (далее - секретные), размещается в САС в полном объеме, за исключением судебных актов по таким делам, и сведений о документах, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну. В регистрационной карточке дела, в рамках которого рассматриваются документы, содержащие государственную или иную охраняемую законом тайну, делается отметка "Дело рассматривается в закрытом судебном заседании".
Ввиду того, что все судебные дела, в которых рассматриваются документы, содержащие государственную тайну, являются делами, затрагивающими безопасность государства, в соответствии с частью 5 статьи 15 Федерального закона от 22.12.2008 N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации" судебные акты по таким делам не подлежат опубликованию в любом виде, в том числе размещению в сети Интернет. К регистрационной карточке этого дела судебный акт не прикрепляется, заводится лишь регистрационная карточка судебного акта. Вместо текстов судебных актов, выносимых по таким делам, к карточкам судебных актов следует прикреплять документ с текстом: "Судебный акт принят в закрытом судебном заседании".
Оформление судебных актов по делам, содержащим государственную тайну, осуществляется через режимно-секретное подразделение арбитражного суда.
2.11. По делам, в рамках которых представлены документы, содержащие иную охраняемую законом тайну, и рассмотрение которых осуществлялось по ходатайству стороны в закрытом судебном заседании, тексты судебных актов, также не подлежат размещению в сети Интернет. При этом в САС включаются тексты таких судебных актов с проставлением атрибута "Не публиковать".
2.12. Для работы с документами в структурных подразделениях используются средства компьютерной, копировально-множительной техники, электронной почты и факсимильной связи.
2.13. Исходящая из суда почтовая корреспонденция отправляется исключительно через экспедицию арбитражного суда.
Корреспонденция официального характера, направляемая по каналам факсимильной связи либо по каналам электронной почты, направляется исключительно сотрудниками, уполномоченными на ведение переписки с третьими лицами от имени арбитражного суда, и исключительно с использованием официального номера телефона факсимильной связи, указываемого на сайте суда, либо адреса в Единой системе электронной почты арбитражных судов Российской Федерации (далее - ЕСЭП или ведомственная электронная почта).
Внутриведомственная электронная переписка между арбитражными судами осуществляется исключительно по каналам ЕСЭП.
3. Прием, обработка, регистрация и распределение корреспонденции, поступающей в арбитражные суды
3.1. Прием корреспонденции, поступившей по каналам почтовой связи, специальной и фельдъегерской связи, а также доставленной нарочным в экспедицию суда
3.1.1. Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в группе регистрации подразделения делопроизводства.
Корреспонденция принимается экспедицией из почтовых отделений связи, от организаций, специализирующихся на доставке почтовой корреспонденции и грузов, от фельдъегерской службы, подразделений специальной связи, по каналам электронной связи, в том числе с сайта арбитражного суда, представителей юридических и физических лиц в течение всего рабочего дня.
Регистрация заявлений производится в день поступления в суд. Документы, поступившие в рабочие дни после 15 часов, могут быть зарегистрированы на следующий рабочий день.
Прием корреспонденции, подаваемой нарочным, ведется в течение всего рабочего дня суда, однако в связи с большим количеством поступающей корреспонденции и с учетом штатной численности работников, осуществляющих прием, обработку и регистрацию корреспонденции, сдаваемой гражданами и представителями организаций через приемную суда, приказом арбитражного суда время приема корреспонденции может быть сокращено не более чем на три часа. В случае сокращения времени приема в суде должна быть размещена информация об альтернативном способе подачи документов в суд, в том числе путем пересылки почтового отправления (с указанием адреса и режима работы ближайшего почтового отделения) либо посредством сервиса электронной подачи документов, а также с использованием ящика приема корреспонденции, установленной в здании арбитражного суда.
В выходные и праздничные дни прием корреспонденции не ведется.
На всех стадиях работы с судебными документами, присылаемыми в конвертах или передаваемыми непосредственно в суд, а также при формировании томов судебных дел работники подразделений делопроизводства и судебных составов при обнаружении на конверте или документе грифа секретности обязаны немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю и передать такие конверты без вскрытия и документы в режимно-секретное подразделение.
3.1.2. Прием документов от представителей юридических и физических лиц производится в незапечатанном виде. Запечатанные конверты (пакеты) вскрываются специалистом экспедиции в присутствии лица, доставившего пакет, либо лицом, доставившим пакет.
В здании арбитражного суда может быть установлен ящик для приема корреспонденции в запечатанных пакетах, при этом на ящике должно быть указано время выемки корреспонденции из ящика. Выемка корреспонденции из ящиков осуществляется ежедневно, ее обработка производится аналогично обработке корреспонденции, поступившей по каналам почтовой связи.
|
