сканирование документа - получение электронного образа документа;
карточка задания (поручения) - учетная карточка внутреннего документа организации, содержащего указания или распоряжения, фиксирующая набор реквизитов распорядительного документа, достаточных для его идентификации в соответствии с правилами делопроизводства арбитражного суда;
прикрепленный файл - текстовый или графический файл официального документа (в формате PDF, или ином формате, предусмотренном локальными актами ВАС РФ), прикрепленный к РК документа;
указание по исполнению документов (далее - резолюция) - документ, в котором фиксируется информация о заданиях и поручениях, данных исполнителям документа. Резолюция включает сведения об авторе, исполнителе, контролере, содержание поручения, срок исполнения поручения, признак контроля;
задание (поручение) - часть резолюции, касающаяся выполнения конкретного пункта резолюции определенным исполнителем;
подготовка документа - процедура создания исполнителем нового документа;
утверждение документа - процедура утверждения документа лицами, уполномоченными на выполнение данной операции, путем проставления грифа утверждения. Гриф включает личную подпись или электронную подпись лица, если утверждение производится в электронном виде; ее расшифровку (Ф.И.О.); должность лица, утверждающего документ; дату утверждения документа;
исполнение документа - проведение исполнителем предусмотренных резолюцией по документу (или в документе) мероприятий или подготовка проекта документа "Во исполнение";
контроль исполнительской дисциплины - процедура контроля соответствующими должностными лицами исполнения распоряжения или поручения с созданием записи и указанием срока исполнения поручения исполнителем;
распорядительный документ - приказ или распоряжение суда;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
система видеоконференц-связи - комплекс программно-аппаратных средств арбитражных судов, позволяющих производить обмен информацией между арбитражными судами посредством передачи аудио- и видеосигналов в режиме реального времени;
документ-камера - камера, предназначенная для передачи изображений документов в электронном виде.
13. Контроль за соблюдением сотрудниками суда Инструкции и Правил возлагается на подразделение делопроизводства.
Приказом арбитражного суда утверждается положение о подразделении делопроизводства, определяющее задачи и функции подразделения, должностные регламенты руководителя и работников подразделения, в которых изложены их функциональные обязанности, права и ответственность.
Руководитель подразделения делопроизводства организует работу этого подразделения, несет ответственность за выполнение возложенных на работников функций, обеспечивает организацию и контроль состояния делопроизводства в арбитражном суде в соответствии с требованиями Инструкции. На него возлагается обязанность организации ознакомления работников делопроизводства суда с Инструкцией и Правилами, правовыми и методическими документами по делопроизводству. Руководителю подразделения делопроизводства предоставляются полномочия администратора систем автоматизации делопроизводства и судопроизводства, а также систем электронной подачи исковых заявлений и прочих процессуальных документов с сайта арбитражного суда в сети Интернет. При необходимости он корректирует информацию, внесенную специалистами подразделения делопроизводства в системы автоматизации делопроизводства и судопроизводства.
14. Ответственность за организацию делопроизводства в судебных составах и подразделениях арбитражного суда, а также текущий контроль за соблюдением требований, установленных Инструкций и Правилами, несут председатели судебных составов и руководители структурных подразделений суда.
В целях осуществления контроля за состоянием ведения делопроизводства может назначаться комиссионная проверка. При этом в состав комиссии обязательно должен входить начальник отдела делопроизводства и руководитель проверяемого структурного подразделения суда.
Раздел I. Общие положения
1. Функциональные обязанности работников арбитражных судов по ведению делопроизводства
1.1. Ведение делопроизводства в судебных составах арбитражного суда осуществляется секретарями судебных заседаний, специалистами по делопроизводству судебных составов либо при необходимости помощниками судей.
В других структурных подразделениях суда делопроизводство ведется специалистами, на которых функции делопроизводства возложены должностным регламентом, либо работниками подразделения, которым руководителем подразделения наряду с другими обязанностями поручено выполнение такой работы.
Обязанности этих работников определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателями арбитражных судов.
Перечень функциональных обязанностей, приведенных в пунктах 1.2 - 1.5 Инструкции, является примерным и может быть скорректирован должностными регламентами сотрудников суда, утверждаемыми председателем арбитражного суда.
1.2. Специалисты подразделения делопроизводства арбитражного суда:
регистрируют в САС исковые заявления (заявления) (далее - исковые заявления), дополнительные материалы по делу (заявления, ходатайства, жалобы и т.п.), в том числе поданные в электронном виде путем заполнения формы, размещенной на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет, лиц, обратившихся с указанными документами, ответчиков и третьих лиц; апелляционные, кассационные жалобы и приложенные к ним документы в САС, а также регистрируют в САД документы непроцессуального характера, подлежащие рассмотрению в судебных составах и подразделениях;
предварительно определяют специализацию споров по поступившим заявлениям и вносят в САС данные из классификаторов системы;
передают поступившие исковые заявления в судебный состав согласно установленной специализации и вводят информацию об этом в САС. Если в суде применяется автоматизированное распределение исковых заявлений, они передаются после распределения непосредственно судье или его помощнику;
формируют реестры передачи документов судьям или в судебные составы и подразделения и передают документы по реестру специалистам по делопроизводству судебного состава или иному уполномоченному на прием документов лицу;
осуществляют поиск информации по документам и делам;
оформляют справки о непоступлении в суд искового заявления (заявления) при поступлении запросов;
регистрируют судебные дела, поступившие для рассмотрения из других судов, вводят в САС необходимые сведения по судебному делу;
формируют реестры для отправки судебных дел и документов отделениями почтовой связи и оформляют почтовую корреспонденцию, в том числе формируют списки бандеролей для отправки отделениями почтовой связи;
вносят в САС информацию о дате отправки документов и дел, почтовые адреса и иные обязательные реквизиты истцов, ответчиков, третьих лиц;
формируют и печатают конверты, наклейки на бандероли или посылки для отправки их отделениями почтовой связи;
ведут учет количества поступивших в суд документов и дел, составляют соответствующие сводки;
формируют и оформляют дела по номенклатуре.
1.3. На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:
заполнение статистической карточки по делу;
направление и вручение под расписку копий судебных актов лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи, в том числе размещение информации по судебным делам в САС суда, а также контроль за ее размещением в сети Интернет;
направление извещений о времени и месте судебного заседания;
размещение списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, на информационных стендах или киосках. Контроль соответствия сведений о месте и времени рассмотрения судебных дел, размещенных в сети Интернет (в том числе в сервисе "Календарь судебных заседаний"), судебным актам, вынесенным по судебному делу, проверка правильности формирования списков на информационных панелях и информационных киосках, размещенных у зала судебного заседания, при необходимости распечатка списка и размещение на информационном стенде или на отведенном для этого месте;
подготовка информации для судьи о надлежащем извещении лиц, участвующих в деле, о причинах их неявки в судебное заседание;
проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда, информирование судьи о неявке лиц и причинах неявки;
проверка явки арбитражных заседателей в судебное заседание, информирование судьи об их неявке и причинах неявки, если они известны;
ведение протокола судебного заседания; организация ведения аудиопротокола и последующая его обработка; ознакомление с протоколами лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;
содействие судье в проведении видеоконференц-связи;
ведение протокола о совершении отдельного процессуального действия;
прием и отправка по указанию судьи телефонограмм, электронных сообщений, факсов, подшивка их текста в судебное дело;
заполнение бланков исполнительных листов по делам;
по указанию судьи возвращение по заявлениям лиц, участвующих в деле, представленных документов или их отправка заказными письмами с уведомлением о вручении;
выдача на основании вынесенного судом судебного акта вещественных доказательств лицу (организации), представившему их, или лицу, определенному судом;
по указанию судьи ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц с материалами судебного дела (производства), если в суде не создано соответствующее подразделение либо не назначено ответственное лицо по ознакомлению с материалами судебных дел (производств);
контроль поступления из отделений почтовой связи уведомлений о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;
ввод информации в САС о прохождении искового заявления и дела в суде;
свидетельствование копий судебных актов и документов;
подготовка судебных дел для сдачи в архив, сдача дел в архив;
выполнение другой работы по поручению судьи и председателя судебного состава.
1.4. На специалиста по делопроизводству судебного состава, подразделения возлагаются следующие обязанности:
прием по реестру под расписку от специалистов подразделения делопроизводства исковых заявлений, дополнительных материалов, других документов и судебных дел;
на основании визы председателя судебного состава передача исполнителям по реестру исковых заявлений и судебных дел;
передача исполнителям дополнительных материалов к поступившим исковым заявлениям, писем, жалоб и иных обращений, а также другой документации под расписку в реестре (журнале <1>);
--------------------------------
<1> Все упомянутые в настоящей Инструкции журналы и реестры могут вестись в арбитражном суде в электронном виде. В случае необходимости подписания тех или иных граф журнала/реестра страницы журнала распечатываются, нумеруются и подшиваются по порядку в соответствующее номенклатурное дело, при этом возможна организация электронного подписания таких журналов/реестров, в том числе путем проставления отметок "передано-принято" в САС арбитражного суда.
регистрация в САС информации по резолюции председателя судебного состава (если в суде не применяется автоматизированное распределение исковых заявлений и дел) о назначении судьи, судьи-докладчика, о движении судебного дела, совершенных процессуальных действиях и принятых судебных актах;
регистрация в САД информации по резолюции руководителя структурного подразделения о назначении исполнителя, действиях по исполнению документа, направлении ответа заявителю, итоговых документах и т.д.;
внесение в регистрационные карточки САС и САД дополнительных данных по делам и документам по мере их прохождения в судебном составе или подразделении суда;
формирование и подшивка судебных дел по мере поступления материалов дела, нумерация листов дела;
оформление судебных дел, апелляционных, кассационных производств;
формирование реестров дел и документов для передачи в другие подразделения суда;
подготовка сопроводительных писем;
свидетельствование копий судебных актов и документов;
направление копий судебных актов и исполнительных листов;
формирование реестра отправки дел и документов, передача реестров в экспедицию под расписку вместе с делами и документами, запечатанными в конверты;
формирование документов для вложения в почтовые конверты, печатание на конвертах адресов отправителей и получателей, заполнение почтовых уведомлений о вручении корреспонденции адресатам;
печатание наклеек для пакетов и бандеролей, конвертование пакетов и бандеролей;
ведение необходимой справочно-информационной работы;
направление документов и дел по запросам, передача документов и дел в архив суда;
составление актов на уничтожение дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения и передача этих дел в службу хозяйственного обеспечения для уничтожения;
периодическая сверка наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнении у судей, помощников судей, работников судебного состава, подразделения;
информирование председателя судебного состава, руководителя подразделения о сроках исполнения поручений, дел и документов;
подготовка предложений по номенклатуре дел судебного состава, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача дел в архив для постоянного хранения;
своевременная подготовка заявок для получения бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам;
хранение печатей, штампов, бланков, используемых в работе, в судебном составе, подразделении;
оформление заявок на машинописные и копировальные работы, передача их в группу автоматизированной подготовки документов и копировально-множительное бюро, получение готовой работы;
печатание копий судебных актов, подлежащих отправке, заверение их подлинности, оформление пакетов для отправки, сдача их в экспедицию;
выполнение иной работы по поручению председателя судебного состава и руководителя подразделения.
1.5. Помощник судьи, обеспечивая исполнение судьей полномочий и содействуя осуществлению правосудия, на основании поручений судьи выполняет следующие обязанности:
изучает поступившие судье исковые заявления, заявления, жалобы, представления и вносит предложения по их рассмотрению;
принимает участие в решении задач подготовки дела к судебному разбирательству, включая подбор законов и иных нормативных правовых актов, материалов судебной практики, необходимых для рассмотрения дела;
подготавливает заключения по сложным и спорным вопросам применения норм материального права;
оказывает судье помощь в совершении действий при подготовке дела к судебному разбирательству, предусмотренных статьей 135 АПК РФ. При этом помощник судьи не вправе совершать действия, влекущие за собой возникновение, изменение или прекращение прав или обязанностей лиц, участвующих в деле, и других участников арбитражного процесса;
принимает участие в организации подготовки и проведения судебного процесса, а именно: контролирует изготовление и своевременное направление копий судебного акта, которыми извещаются или вызываются участники процесса; формирует список судебных дел, назначенных для рассмотрения в судебном заседании; готовит судье информацию о надлежащем извещении лиц, участвующих в деле, а также о причинах их неявки в судебное заседание; контролирует поступление документов, истребованных судом;
оказывает судье содействие в организации и проведении видеоконференц-связи судебного заседания;
ведет протокол судебного заседания в случаях отсутствия в суде секретарей судебного заседания;
|
