Глава 15. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА
Информационные письма все более активно используются российскими предпринимателями в процессе деловой активности. Рассматриваемая разновидность деловых писем давно получила на Западе широкое распространение под названием письменных необязательных предложений.
Особенностью оформления подобных писем является относительная свобода автора послания в выборе оформительских средств. Однако в любом случае информационное письмо не должно выглядеть безвкусно оформленным - это существенно снижает шансы на то, что адресат пожелает ознакомиться с содержанием послания. Наиболее беспроигрышный вариант - оформление информационного письма на чистом листе писчей бумаги с тщательным соблюдением всех классических канонов оформления.
Структура информационного письма не предполагает обязательного разбиения на абзацы. Тем не менее следует помнить: главная идея такого послания должна быть донесена до адресата в первой части начального абзаца информационного письма. Второй и последующие абзацы, как правило, несут в себе дополнительную информацию второстепенного плана. Заключительная формула вежливости является обязательной.
Особенности содержания информационного письма вытекают из его функционального предназначения - не просто вызвать любопытство адресата, но и побудить его к тому, чтобы вступить с автором послания в контакт (желательно в форме конкретного делового предложения). Другие важные рекомендации сводятся к следующему:
1) стремитесь вызвать интерес адресата с первых же слов послания;
2) формулируйте каждое предложение так, чтобы постепенно усиливать желание адресата вступить с вами в деловой контакт;
3) конкретизируйте свое предложение, чтобы адресат четко понимал, какие главные преимущества оно несет в себе;
4) ссылайтесь на имеющийся у вас позитивный опыт и подтверждайте это ссылками на документы и рекомендации ваших реальных партнеров;
5) будьте убедительны;
6) всеми силами побуждайте адресата к ответу.
15.1. Информационное письмо потенциальному
деловому партнеру
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Главному редактору │
│ ООО "Издательский дом "Планета Икс" │
│ Ш.Н. Ибрагимову │
│ │
│ Уважаемый Шамиль Натарович! │
│ Я был исключительно рад получить от Вас столь скорый ответ по│
│существу своего обращения от 31 июля 2011 г. Позвольте в связи с этим│
│засвидетельствовать ИД "Планета Икс" свою признательность и вновь│
│обратиться к Вам с коммерческим предложением. │
│ 1. Начало нашему сотрудничеству может быть положено заключением│
│авторского договора на первую из прилагаемого перечня книг (см.│
│приложение). │
│ 2. Существенными условиями данного договора представляются: объем│
│рукописи, срок ее передачи, порядок расчетов и срок действия договора (в│
│части принадлежности авторских прав). │
│ │
│ Прошу Вас сообщить мне обычные условия ИД "Планета Икс" для│
│авторов-переводчиков (в виде проекта договора или в произвольной форме).│
│Искренне надеюсь, что мы сможем прийти к взаимоприемлемому соглашению и│
│заключить уже в ближайшее время первый договор. │
│ │
│ Приложение: перечень рабочих названий рукописей, предлагаемых│
│вниманию издательства, на 2 листах, только адресату. │
│ │
│ С уважением, │
│ Р.Р. Усманов, │
│ профессиональный автор-переводчик │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
15.2. Ответ на информационное письмо потенциальному
деловому партнеру
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Р.Р. Усманову │
│ │
│ Уважаемый Равиль Рифатович! │
│ Благодарю Вас за Ваше информационное письмо от 15 августа 2011 г. Я с│
│удовлетворением сообщаю Вам о намерении издательства заключить с Вами│
│авторский договор на перевод и литературную обработку книги Э.Ш. Янбаевой│
│"Татарские мифы и легенды". Проект договора прилагается. │
│ Искренне надеюсь, что Вы найдете в проекте договора ответы на все│
│интересующие Вас вопросы. При необходимости прошу Вас обращаться ко мне│
│посредством обычной или электронной почты. │
│ Сообщаю Вам адрес последней: ibragimov@planetax.ru. │
│ Буду рад получить от Вас скорый ответ. │
│ │
│ Приложение: проект авторского договора, на 3 листах, только адресату.│
│ │
│ С почтением, │
│ главный редактор ООО "Издательский дом "Планета Икс" │
│ Ш.Н. Ибрагимов │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
15.3. Информационное письмо потенциальному заказчику
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору МУК "Кинотеатр "Искра" │
│ г. Невинномысска Ставропольского края │
│ О.Г. Солнцевой │
│ │
│ Уважаемая госпожа Солнцева! │
│ Мы рады, что Вы сочли возможным откликнуться на наше предыдущее│
│послание. Это определенным образом указывает на Вашу заинтересованность в│
│получении доступа к ремонтным услугам, которые имеет честь предложить Вам│
│наше предприятие. │
│ Настоящее информационное письмо имеет целью подробнее ознакомить Вас│
│с содержанием этих услуг и стандартными условиями их предоставления.│
│Уточним, что наше предприятие эффективно работает в указанной области│
│сервиса более восьми лет и имеет весьма благожелательные отзывы о своей│
│деятельности. │
│ В числе наших клиентов - Невинномысское отделение Сбербанка России,│
│центр коммерческих услуг "Салют", ресторан "Золотая роща", Невинномысское│
│автотранспортное предприятие, магазин "Детский мир", городское педучилище│
│и др. Объекты перечисленных предприятий реконструированы, модернизированы│
│и отремонтированы при непосредственном участии наших специалистов и│
│получили высокую оценку заказчиков. │
│ Обращаем Ваше внимание на то, что в большинстве случаев наши клиенты│
│предпочитают пользоваться комплексной услугой, предполагающей пакетное│
│решение всех вопросов, так или иначе связанных с проведением│
│реконструкции, модернизации и ремонта объектов (сдача под ключ). Это│
│обеспечивает экономию средств заказчика и оптимальное использование│
│применяемых нами строительных технологий. │
│ Перечень услуг, а также условия их предоставления заказчикам подробно│
│и наглядно представлены в нашем информационном проспекте, который│
│прилагается к настоящему письму. Мы охотно вышлем Вам дополнительные│
│экземпляры проспекта, а также иные информационно-справочные материалы,│
│если у Вас возникнет потребность в этом. │
│ Просим Вас ознакомиться с содержанием наших предложений и по│
│возможности сразу сообщить нам о своих намерениях в отношении развития│
│взаимовыгодного сотрудничества. Мы будем весьма признательны Вам за│
│скорый ответ по существу нашего обращения. │
│ │
│ Приложение: информационный проспект (брошюра) на 16 листах, только│
│адресату. │
│ │
│ С уважением, │
│ главный инженер ЗАО "Ремонтник" │
│ П.Д. Астраханцев │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
15.4. Ответ на информационное письмо
потенциальному заказчику
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Главному инженеру │
│ ЗАО "Ремонтник" │
│ П.Д. Астраханцеву │
│ │
│ Многоуважаемый господин Астраханцев! │
│ Позвольте поблагодарить Вас за обстоятельное и исключительно деловое│
│информационное письмо, отправленное Вами в наш адрес 8 ноября 2011 г.│
│Содержащиеся в нем предложения изучены нами с должным вниманием. │
│ В связи с изложенным прошу Вас выслать в наш адрес еще один экземпляр│
│информационного проспекта, а также каталог (перечень) используемых Вашим│
│предприятием материалов и оборудования. Нам было бы также желательно│
│получить от Вас информацию относительно предполагаемых сроков выполнения│
│подобных работ (исходя из опыта работы специалистов предприятия на│
│аналогичных объектах). │
│ Полагаю, что с получением от Вас дополнительной информации мы уже в│
│ближайшее время сможем приступить к обсуждению и согласованию содержания│
│проекта реконструкции здания кинотеатра "Искра" (предварительный эскиз и│
│копия поэтажного плана здания прилагаются) и выработке условий│
│соответствующего договора. │
│ Приложения: │
│ 1. Предварительный эскиз внутреннего оформления большого и малого│
│кинозалов кинотеатра "Искра", на 2 листах, только адресату. │
│ 2. Копия поэтажного плана здания кинотеатра "Искра", на 4 листах,│
│только адресату (подлежит возврату). │
│ │
│ С уважением, │
│ директор МУК "Кинотеатр "Искра" │
│ О.Г. Солнцева │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
15.5. Рекомендуемые формулировки для информационных писем
А. Основные формулировки:
- "Информируем Вас...";
- "Позвольте проинформировать Вас...";
- "Мы намерены проинформировать вас...";
- "Нам представляется целесообразным проинформировать Вашу организацию...";
- "Благодарим за интерес к нашему предложению...";
- "Мы были рады получить от Вас ответ на наше предыдущее послание от...";
- "Мы признательны за внимание, проявленное Вами к нашему письму от...";
- "Спасибо за то, что Вы сочли возможным откликнуться на наше сообщение от...";
- "Настоящее информационное письмо имеет целью...";
- "Данное информационное письмо содержит официальное предложение о деловом партнерстве в области...";
- "Это информационное письмо предназначено для доведения до Вашего сведения...";
- "Наше информационное письмо включает материалы, предназначенные для сведения...";
- "Мы будем рады предоставить в Ваше распоряжение дополнительную информацию относительно...";
- "Мы готовы ответить на интересующие Вас вопросы по поводу условий...";
- "Мы незамедлительно предоставим иную интересующую Вас информацию, касающуюся...";
- "Я с удовольствием вышлю Вам необходимые информационно-справочные материалы, имеющие отношение к...".
Б. Дополнительные формулировки:
- "информация, позволяющая Вам оценить преимущество нашего предложения...";
- "мы делаем Вам исключительно выгодное предложение...";
- "информируя Вас об этом, мы стремимся предоставить Вам все необходимые сведения о...";
- "Вы можете сами оценить полезность этой информации...";
- "Мы были бы исключительно признательны Вам за возможно более скорый ответ на это информационное письмо...";
- "Мы будем рады получить от Вас ответ по существу нашего информационного письма...";
- "Очень рассчитываю, что Вы сочтете возможным не задержаться с ответом и сообщите...";
- "Я был бы благодарен Вам за оперативный ответ на это информационное письмо...".
Глава 16. ГАРАНТИЙНЫЕ ПИСЬМА
Функциональное предназначение гарантийного письма вытекает из его названия. По сути это авансовое обязательство автора (организации-отправителя) выполнить заранее согласованные с адресатом (организацией-получателем) условия какой-либо договоренности.
В большинстве случаев речь идет о гарантиях в отношении оплаты поставок продукции. Однако деловая практика свидетельствует, что фактически область применения гарантийных писем гораздо шире (это подтверждают приведенные далее примеры).
Заметим: подготовка гарантийных писем редко вызывает затруднения у опытных сотрудников. Этому способствует более высокая (по сравнению с другими видами деловых писем) унификация структуры и содержания подобных посланий. Особенностями оформления гарантийного письма являются:
- выделение ключевой формулировки (располагаемой, как правило, внутри текста послания) прописными буквами или полужирным шрифтом ("ГАРАНТИРУЮ", "гарантируем");
- вынесение в заголовок к тексту слов "Гарантийное письмо".
Структура гарантийного письма в большинстве случаев предполагает наличие всего одного-двух абзацев. В первом из них в краткой форме излагаются обстоятельства, побудившие автора к предоставлению в распоряжение адресата соответствующих письменных гарантий. Во втором при помощи стандартной формулировки фиксируется суть гарантийных обязательств.
Содержание гарантийного письма характеризуется краткостью и подчеркнутой официальностью.
16.1. Письменные гарантии оплаты продукции и возврата
подвижного состава
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Заместителю директора по сбыту │
│ ОАО "Челябинский тракторный завод" │
│ М.И. Захарову │
│ │
│ Уважаемый Михаил Иванович! │
│ Принимая во внимание наше многолетнее взаимовыгодное сотрудничество,│
│прошу Вас изыскать возможность для ускорения поставки 25 комплектов│
│запасных частей к тракторам ЧТЗ-40Л и ЧТЗ-40С и отгрузки указанной│
│продукции в наш адрес до 1 марта с.г. При определении первоначального│
│срока поставки - 1 апреля с.г. - не были в должной мере учтены погодные│
│условия наступающего сезона сельскохозяйственных работ. Отгрузку прошу│
│произвести Вашим ж/д транспортом. Своевременный возврат вагонов и оплату│
│[гарантирую] <*>. О Вашем решении прошу сообщить в возможно более│
│короткие сроки. │
│ │
│ С уважением, │
│ директор ФГУП "Сельхозремснаб" │
│ П.В. Лашкевич │
│ │
│ Главный бухгалтер │
│ Н.О. Борисова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
--------------------------------
<*> Выделено полужирным шрифтом.
16.2. Ответ на гарантийное письмо
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору ФГУП "Сельхозремснаб" │
│ П.В. Лашкевичу │
│ │
│ Уважаемый Петр Валентинович! │
│ Сообщаю, что Ваше гарантийное письмо нами получено и принято к│
│сведению. Ваша просьба о досрочной отгрузке в адрес ФГУП "Сельхозремснаб"│
│может быть удовлетворена частично, поскольку в настоящее время наше│
│предприятие не располагает достаточным количеством всех запасных частей к│
│указанным моделям тракторов для формирования 25 комплектов ЗИП. │
│ В срок до 1 марта с.г. в Ваш адрес будут отгружены 15 комплектов│
│запасных частей. Получение остальных 10 комплектов ожидайте в сроки,│
│указанные в действующем договоре о поставках продукции на текущий год. О│
│возможности ускорить отгрузку второй партии запасных частей мы│
│проинформируем Вас дополнительно. │
│ │
│ С уважением, │
│ заместитель директора по сбыту │
│ ОАО "Челябинский тракторный завод" │
│ М.И. Захаров │
│ │
│ Начальник отдела снабжения │
│ К.П. Сухоруков │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
16.3. Письменные гарантии трудоустройства
вновь набранного персонала
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору │
│ муниципального Центра трудоустройства │
│ и занятости населения (МЦТЗН) │
│ г. Волжского Волгоградской обл. │
│ И.И. Уразовой │
│ │
│ Глубокоуважаемая Ираида Ильдаровна! │
│ В соответствии с поданной ранее заявкой на подбор персонала для нужд│
│нашего предприятия на текущий год (наш исх. от... N...) предусматривалось│
│трудоустройство 15 рабочих - операторов токарных станков с числовым│
│программным управлением. │
│ В связи с только что состоявшимся утверждением Государственного│
│оборонного заказа на 2011 г. и увеличением его основных показателей для│
│нашего предприятия мы испытываем потребность в привлечении│
│дополнительного количества рабочих указанной специальности, в том числе│
│из числа выпускников городских средних специальных учебных заведений. │
│ Убедительно просим Вас изыскать возможность для направления на наше│
│предприятие дополнительного количества рабочих согласно прилагаемой│
│уточненной заявке. Трудоустройство, размещение и обучение персонала,│
│направляемого в соответствии с уточненной заявкой, [гарантирую] <*>. │
│ │
│ Приложение: уточненная заявка на подбор персонала на 2011 г., в двух│
│экз. на 5 листах каждый, экз. N 1 - адресату, экз. N 2 - в дело. │
│ │
│ С уважением, │
│ начальник службы персонала │
│ ОАО "Волжский механический завод" │
│ П.П. Орефьев │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
--------------------------------
<*> Выделено полужирным шрифтом.
16.4. Ответ на гарантийное письмо
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начальнику службы персонала │
│ ОАО "Волжский механический завод" │
│ П.П. Орефьеву │
│ │
│ Уважаемый Петр Павлович! │
│ Сообщаю, что Ваше гарантийное письмо нами получено и принято к│
│сведению. Уточненная заявка на подбор персонала для нужд ОАО "Волжский│
│механический завод" нами получена и рассмотрена. О порядке реализации│
│указанной заявки мы обязуемся проинформировать Вас дополнительно. │
│ │
│ С уважением, │
│ директор МЦТЗН │
│ г. Волжского Волгоградской обл. │
│ И.И. Уразова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
16.5. Рекомендуемые формулировки для гарантийных писем
А. Основные формулировки:
- "своевременную и полную оплату гарантирую";
- "своевременный возврат исправного подвижного состава гарантирую";
- "трудоустройство гарантирую";
- "обучение и переподготовку гарантирую";
- "обеспечение общежитием гарантирую";
- "предоставление предусмотренных законодательством Российской Федерации льгот гарантирую".
Б. Дополнительные формулировки:
- "В связи с увеличением потребности...";
- "В связи с пересмотром сроков...";
- "В связи с расширением номенклатуры продукции...";
- "В связи с введением в действие новых производственных мощностей...";
- "В связи с изменением конъюнктуры рынка...";
- "В связи с получением указаний...";
- "В связи с неблагоприятной социально-экономической обстановкой в регионе...";
- "В связи с удорожанием тарифов...";
- "В связи с особыми обстоятельствами...";
- "Ввиду особых обстоятельств...".
|
