АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ГОРОД САРАТОВ"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 марта 2011 г. N 491
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА
АРХИВНЫХ СПРАВОК, ВЫПИСОК, КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ"
(в ред. постановления администрации МО "Город Саратов"
от 06.06.2012 N 1247)
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 12 ноября 2010 г. N 2750 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг" постановляю:
1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов" (прилагается).
2. Комитету по общественным отношениям, анализу и информации администрации муниципального образования "Город Саратов" опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации и поместить на официальном сайте администрации муниципального образования "Город Саратов" в сети Интернет.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов".
Глава
администрации муниципального образования "Город Саратов"
А.Л.ПРОКОПЕНКО
Приложение
к постановлению
администрации муниципального образования "Город Саратов"
от 11 марта 2011 г. N 491
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ
СПРАВОК, ВЫПИСОК, КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ"
(в ред. постановления администрации МО "Город Саратов"
от 06.06.2012 N 1247)
1. Общие положения
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов" (далее - административный регламент) определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги. Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления, создания комфортных условий для ее получения.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги:
"Выдача архивных справок, выписок, копий документов" (далее - муниципальная услуга).
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - архивный отдел) по адресу: г. Саратов, ул. Первомайская, 76, кабинет 1.
Почтовый адрес: 410031, г. Саратов, ул. Первомайская, 78.
Адрес электронной почты: arhive@admsaratov.ru.
График работы: ежедневно с 9.00 до 18.00. Обед с 13.00 до 14.00.
Суббота и воскресенье - выходной день.
Прием заявителей: понедельник, среда, пятница с 9.00 до 13.00.
Телефон и номер кабинета специалиста архивного отдела, являющегося непосредственным исполнителем муниципальной услуги (далее - специалист): кабинет 1, тел. 27-70-92.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:
- оформление и выдача (направление) архивных справок, выписок, копий документов;
- оформление и выдача (направление) уведомления об отсутствии документов и (или) направление заявления в другой архив, организацию.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
Срок представления архивных копий муниципальных правовых актов - 15 рабочих дней со дня регистрации заявления заявителя.
Срок выдачи справок, выписок (в том числе о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы) - 30 рабочих дней со дня регистрации заявления заявителя. В исключительных случаях (если справка о стаже или заработной плате затребована за период более пяти лет) начальник архивного отдела вправе продлить срок предоставления муниципальной услуги не более чем на 30 рабочих дней, уведомив заявителя о продлении срока.
Заявление, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию архивного отдела администрации муниципального образования "Город Саратов", направляется в течение 7 рабочих дней со дня регистрации в другой архив или организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в заявлении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации заявления.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (первоначальный текст документа опубликован в изданиях: "Парламентская газета" от 27 октября 2004 г. N 201; "Российская газета" от 27 октября 2004 г. N 237, "Собрание законодательства Российской Федерации" от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169);
- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (первоначальный текст документа опубликован в изданиях: "Российская газета" N 95 от 5 мая 2006 г.; "Парламентская газета" N 70-71 от 11 мая 2006 г.; "Собрание законодательства Российской Федерации" N 19 от 8 мая 2006 г. (ст. 2060);
- Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (опубликован в изданиях: "Собрание законодательства Российской Федерации" N 40 от 6 октября 2003 г. (ст. 3822); "Парламентская газета" N 186 от 8 октября 2003 г.; "Российская газета" N 202 от 8 октября 2003 г.);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (опубликованы в издании "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" N 20 от 14 мая 2007 г.)
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет:
- заявление по формам, указанным в приложениях N 1, 2, 3 к административному регламенту, если заявитель является физическим лицом (заявление может быть составлено в свободной форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества заявителя, почтового адреса, сути запроса, даты; заявление должно быть подписано);
- заявление на фирменном бланке с угловым штампом и подписью руководителя, если заявитель является юридическим лицом;
- документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица;
- копию документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя;
- копию трудовой книжки (при обращении о выдаче справки, выписки о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы);
- свидетельство о праве на наследование либо завещание, либо договор дарения, либо документ, подтверждающий родство, либо учредительные документы (при обращении о выдаче копии, выписки муниципального правового акта, содержащего конфиденциальную информацию).
2.6.2. Документы для получения справки, выписки о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы могут быть направлены по почте.
2.6.3. Данные представленных документов не должны содержать противоречивых сведений. Документы не должны содержать подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных в них исправлений, а также серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание.
2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- отсутствие в заявлении необходимых сведений, которые будут являться основанием для проведения поиска запрашиваемой информации (в зависимости от документа: номер и дата муниципальных правовых актов, точное название организации и т.д.);
- несоответствие представленных документов требованиям, перечисленным в п. 2.6.3 административного регламента.
2.8. Основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- отсутствие документов, перечисленных в п. 2.6.1 административного регламента, в полном объеме.
Отказ в предоставлении муниципальной услуги не является препятствием для повторного обращения заявителя после устранения причин, послуживших основанием для отказа.
2.9. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.10. Консультирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги проводится в приемные часы. Специалист обеспечивает устные (по телефону или лично) и письменные консультации.
Специалист, осуществляющий устное консультирование, должен принять все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов.
В случае, если устный ответ на поставленный вопрос не удовлетворил заявителя, специалист должен предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменной форме.
Рассмотрение письменных обращений граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Рассмотрение письменных обращений юридических лиц по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в порядке, аналогичном для рассмотрения обращений граждан.
2.11. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги.
Срок ожидания в очереди при подаче заявления и при получении справки, выписки, копии документов - 30 минут.
Прием, первичная проверка и регистрация заявления и приложенных к нему документов на получение справок, подтверждающих трудовой стаж или начисление заработной платы - 10 минут с момента обращения.
Прием и регистрация заявлений на получение копий и выписок муниципальных правовых актов - 3 дня с момента обращения.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.
Для ожидания приема заявителям отводятся места, оборудованные стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из возможности их размещения в здании.
Помещение для приема заявителей должно соответствовать санитарным нормам и правилам пожарной безопасности.
Каждое рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.
2.13. Показатель доступности и качества муниципальной услуги.
Сведения о муниципальной услуге размещаются на официальном сайте администрации муниципального образования "Город Саратов" (www.saratovmer.ru) и на портале государственных и муниципальных услуг Саратовской области в сети Интернет. Информация о предоставлении муниципальной услуги, образцы заполнения документов, перечень документов для предоставления муниципальной услуги размещаются на стенде в архивном отделе администрации муниципального образования "Город Саратов". Показателями качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
Последовательность выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:
- прием и регистрация заявления;
- проверка документов и анализ тематики поступивших запросов;
- оформление и выдача (направление) архивных справок, выписок, копий документов, уведомления об отсутствии документов и (или) направление заявления в другой архив, организацию.
3.1. Прием и регистрация заявления
3.1.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является письменное обращение в архивный отдел с документами, перечисленными в пункте 2.6.1 административного регламента.
Прием и регистрация заявлений на предоставление справок, подтверждающих трудовой стаж или начисление заработной платы, осуществляется непосредственно в архивном отделе. Срок исполнения данной процедуры 10 минут.
Заявления на предоставление копий или выписок из муниципальных правовых актов регистрируются в секторе служебной корреспонденции администрации муниципального образования "Город Саратов", после чего поступают руководителю аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов" для резолюции с последующей передачей в архивный отдел для исполнения. Срок исполнения данной процедуры составляет три рабочих дня.
При поступлении запроса в электронной форме заявителю направляется уведомление (на электронный или почтовый адрес либо по телефону) о приеме заявления к рассмотрению, а также сообщается о перечне документов (в зависимости от запрашиваемого документа), которые необходимо представить при получении архивных документов.
3.2. Проверка документов и анализ тематики поступивших
запросов
Основанием для начала исполнения административной процедуры является прием и регистрация заявления и прилагаемых к нему документов, предусмотренных п. 2.6.1 административного регламента.
В случае представления документов, предусмотренных пунктом 2.6.1 административного регламента, не в полном объеме, а также при наличии оснований, предусмотренных п. 2.6.3 административного регламента, специалист консультирует заявителя лично (в случае поступления заявления непосредственно в архивный отдел) либо по телефону (в случае поступления заявления в сектор служебной корреспонденции) по перечню представленных документов и предлагает заявителю в течение одного дня представить документы, предусмотренные пунктом 2.6.1 административного регламента, в полном объеме.
Если по истечении указанного срока заявителем документы не представлены, специалист в течение дня, следующего за днем поступления к нему заявления, осуществляет подготовку уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа, которое подписывается начальником архивного отдела, и направляет его заявителю.
Специалист осуществляет анализ тематики поступивших заявлений с учетом профессиональных навыков и имеющейся в архивном отделе нормативно-справочной документации.
Специалистом осуществляются:
- проверка наличия архивных документов для исполнения запроса по каталогу, путеводителю по фондам муниципального архива;
- определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;
- подборка архивных дел для исполнения запроса;
- полистный просмотр архивных дел;
- выявление сведений в архивных документах по теме обращения.
Срок исполнения данной процедуры с момента поступления заявления в архивный отдел составляет:
- 5 рабочих дней при обращении о выдаче копии муниципального правового акта;
- 23 рабочих дня при обращении о выдаче справки, выписки, в т.ч. о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы.
3.3. Оформление и выдача (направление) архивных справок,
выписок, копий документов, уведомления об отсутствии
документов и (или) направлении заявления в другой архив,
организацию
Основанием для начала исполнения административной процедуры является наличие или отсутствие запрошенных сведений (документов) в архивном отделе.
С момента выявления наличия или отсутствия сведений (документов) по теме запроса в архивном отделе специалистом осуществляется оформление справок и выписок, подготовка копий документов либо уведомления об отсутствии сведений (документов) с последующим предоставлением данных документов на подпись начальнику архивного отдела.
Срок исполнения данной процедуры составляет два рабочих дня с момента выявления наличия или отсутствия сведений (документов).
Подписанная начальником архивного отдела архивная справка, выписка, копия документов, уведомление об отсутствии сведений (документов) заверяется печатью архивного отдела.
Специалист выдает заявителю архивную справку, выписку, копию документа, уведомление об отсутствии запрошенных сведений (документов) при предъявлении документа, удостоверяющего личность заявителя либо личность представителя физического или юридического лица, копии документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращался представитель заявителя. Заявитель расписывается в журнале выдачи документов с указанием даты получения.
Архивная справка, выписка, подтверждающая стаж работы или начисление заработной платы, по требованию заявителя может быть отправлена по почте простым письмом в адрес заявителя.
Срок исполнения данной процедуры составляет четыре рабочих дня с момента подписания архивных справок, выписок, копий документов или уведомления об отсутствии документов начальником архивного отдела.
4. Формы контроля за исполнением административного
регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением муниципальными служащими последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги осуществляется руководителем аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов".
Текущий контроль осуществляется путем проведения указанным должностным лицом проверок соблюдения и исполнения муниципальными служащими положений регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и муниципальных правовых актов.
Полнота и качество предоставления муниципальной услуги определяется по результатам проверки.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.2. Муниципальные служащие, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут ответственность за решения и действия (бездействия), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в соответствии с требованиями законодательства.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также муниципальных служащих
(в ред. постановления администрации МО "Город Саратов"
от 06.06.2012 N 1247)
Обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего в досудебном (внесудебном) порядке, осуществляется в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
Приложение N 1
к административному регламенту
Форма заявления
о выдаче копий архивных документов
Администрация муниципального
образования "Город Саратов"
от ___________________________
ФИО
______________________________
______________________________
адрес
______________________________
телефон:
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать архивную копию _______________________________________________
(указать вид муниципального правового акта)
___________________________________________________________________________
(указать орган, выдававший муниципальный правовой акт)
от (число) _____ (месяц) __________ (год) __________ N ________________
(количество экземпляров) __________
Указать пункт: _________________ ФИО ______________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(для каких целей)
Дата _________________
Подпись ______________
Примечание:
Согласен на обработку персональных данных в соответствии с требованиями
Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"
Вх. N _________________________
от "___" _____________ 20___ г.
Получил(а)
Дата ___________________
Подпись ________________
Приложение N 2
к административному регламенту
Форма заявления о выдаче архивной справки
Администрация муниципального
образования "Город Саратов"
от _________________________
ФИО
____________________________
____________________________
адрес
____________________________
телефон:
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать архивную справку для представления в управление пенсионного
фонда Российской Федерации _________________________________________ района
Указать разыскиваемую организацию _________________________________________
__________________________________________________________________________
Заработная плата с ___________________ г. по ___________________ г.
Указать фамилию, которая была в запрашиваемый период:
___________________________________________________________________________
В качестве кого работал(а), указать цех, участок, подразделение:
_____________________________________________________________
Примечание:
Согласен на обработку персональных данных в соответствии с требованиями
Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"
Дата _________________
Подпись ______________
Справку получил(а)
Дата ________________
Подпись _____________
Вх. N _____________________
от "___" __________ 20__ г.
Приложение N 3
к административному регламенту
Форма заявления о выдаче архивной справки
Администрация муниципального
образования "Город Саратов"
от _________________________
ФИО
____________________________
____________________________
адрес
____________________________
телефон:
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать архивную справку о работе для представления в управление
пенсионного фонда Российской Федерации __________________ района.
Указать разыскиваемую организацию: ________________________________________
___________________________________________________________________________
Приказ о приеме N ____________ от ____________________________________
Приказ об увольнении N ____________ от ____________________________________
Указать фамилию, которая была в запрашиваемый период:
___________________________________________________________________________
В качестве кого работал(а), указать цех, участок, подразделение:
___________________________________________________________________________
Примечание:
Согласен на обработку персональных данных в соответствии с требованиями
Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"
Дата _____________
Подпись __________
Справку получил(а)
Дата ______________
Подпись ___________
Вх. N _____________________
от "___" __________ 20__ г.
Приложение N 4
к административному регламенту
БЛОК-СХЕМА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ
СПРАВОК, ВЫПИСОК, КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ"
┌───────────────┐ Наличие оснований ┌────────────────────────────────┐
│Уведомление об │ для отказа в приеме│ Прием и регистрация заявления │
│отказе в приеме│ документов │ о предоставлении муниципальной │
│ документов │<───────────────────┤ услуги │
└───────────────┘ └────────────────────┬───────────┘
Отсутствие │
оснований для │
отказа в приеме│
\/
┌───────────────┐ ┌────────────────────────────────┐
│ Уведомление │ Отсутствие │ Анализ тематики │
│о направлении │ запрашиваемых │ поступивших запросов │
│ запроса в │ сведений │ │
│ другой архив │ (документов) │ │
│или организацию│<───────────────────┴────────────────────┬───────────┘
└──────┬────────┘ Наличие или отсутствие│
│ запрашиваемых │
│ сведений (документов)│
│ \/
│ ┌────────────────────────────────┐
│ │ Подготовка запрашиваемых │
│ │ сведений (документов) или │
│ │ письменного уведомления об │
│ │ отсутствии запрашиваемых │
│ │ сведений (документов) │
│ └────────────────────┬───────────┘
│ \/
│ ┌────────────────────────────────┐
│ │ Выдача запрашиваемых сведений │
└────────────────────────────>│ (документов), уведомления об │
│отсутствии сведений (документов)│
└────────────────────────────────┘ |
