Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (далее Инструкция) разработана на основе Федерального конституционного закона от 28.
Скачать 4.33 Mb.
|
3.1.6. При поступлении в арбитражный суд нечитаемых документов или их копий, а также документов, имеющих серьезные повреждения, исключающих возможность правильно определить их содержание, специалист экспедиции составляет акт об указанных недостатках в двух экземплярах (приложение N 3.1), подписываемый специалистами экспедиции. Такие документы регистрируются в САД и сопроводительным письмом о возврате документов, подписанным руководителем подразделения делопроизводства, направляются заявителю вместе с поступившими документами. Второй экземпляр акта помещается в дело по номенклатуре экспедиции. 3.1.7. Регистрация исковых заявлений и других процессуальных документов ведется отдельно от остальных документов. Поступившая корреспонденция, как правило, передается из экспедиции в группу регистрации в день поступления, но не позднее первой половины следующего рабочего дня. Документы, поступившие на имя председателя суда, регистрируются и передаются в секретариат председателя суда в день поступления. 3.1.8. На каждый первично поступивший документ заполняется электронная регистрационная карточка в САС (для документов процессуального характера) или САД (для писем, обращений, жалоб, служебной переписки) и осуществляется регистрация входящего документа. При регистрации в САД специалистом подразделения делопроизводства или лицом, привлеченным судом для оказания услуг по сканированию, осуществляется обязательное сканирование всех поступающих документов непроцессуального характера с прикреплением электронных образов документов к регистрационным карточкам САД. Арбитражные суды осуществляют входное потоковое сканирование поступающих процессуальных документов по мере появления у судов соответствующей технической возможности. 3.1.9. Не подлежат отдельной регистрации возвращенные отделениями почтовой связи вследствие неполучения или ненахождения адресата почтовые отправления с копиями судебных актов, а также почтовые уведомления с отметкой о вручении почтового отправления адресату. Такие почтовые отправления передаются в соответствующий судебный состав для приобщения к материалам дела. Факт поступления возвращенного отправления или уведомления регистрируется в САС. 3.1.10. На конвертах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и учетный номер. Такие конверты не вскрываются и учитываются в специальном журнале (приложение N 6) по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом после возвращения в экспедицию для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности. 3.1.11. При поступлении в одном конверте нескольких документов по разным не относящимся друг к другу вопросам, конверт прилагается к тому документу, в котором наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются ксерокопии конверта с отметкой о местонахождении подлинника конверта. Записи заверяются подписью специалиста с ее расшифровкой. 3.1.12. Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в САС или САД специалисты подразделения делопроизводства проверяют в базе данных наличие имеющихся материалов, относящихся к поступившему документу. В случае наличия в САД аналогичных и/или связанных с ним документов, ранее поступивших в суд, в карточке регистрируемого документа устанавливается связь с карточкой ранее поступившего документа. В случае нахождения дела или документа на исполнении последующие документы после их регистрации направляются непосредственно судье (помощнику судьи) или в подразделение, где ведется работа по ранее поступившим документам (за исключением жалоб на действия судей или работников аппарата суда). 3.1.13. Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел (документы непроцессуального характера), предназначенные для рассмотрения председателем арбитражного суда, заместителями председателя арбитражного суда (согласно распределению обязанностей между ними), руководителями структурных подразделений суда, регистрируются в САД и передаются под расписку в реестре в секретариат председателя суда, секретарю (в приемную) соответствующего заместителя председателя или руководителя подразделения. 3.1.14. При регистрации документа непроцессуального характера ему присваивается уникальный регистрационный номер в зависимости от вида входящего документа и лица или подразделения, которому он адресован. Регистрационный номер входящего документа состоит из следующих реквизитов: XX-NNNN/ГГГГ, где: XX - код подразделения арбитражного суда, которому адресован документ; NNNN - порядковый номер поступившего документа в текущем календарном году; ГГГГ - текущий календарный год. Код подразделения, как правило, состоит из условных буквенных обозначений судебных составов и подразделений. Например: С - председатель арбитражного суда; С1, С2, С3 - заместители председателя суда; ОК - отдел кадров; ОБ - отдел обобщения; ОД - подразделение делопроизводства; Б - бухгалтерия и т.д. Присвоенный регистрационный номер закрепляется за этим документом на весь период его рассмотрения и прохождения в арбитражном суде. 3.1.15. Подлинник документа остается для хранения в подразделении арбитражного суда, на которое приказом арбитражного суда возложена функция по хранению документов непроцессуального характера, а в случае отсутствия в суде такого подразделения - направляется в структурное подразделение арбитражного суда, ответственное за исполнение документа. Структурные подразделения, являющиеся исполнителями и соисполнителями по документу, осуществляют работу с документом на основании электронного образа документа, прикрепленного к карточке документа в САД. В случае необходимости структурное подразделение вправе запросить подлинник документа для ознакомления с ним. 3.1.16. Зарегистрированные подразделением делопроизводства документы повторно в других подразделениях суда не регистрируются. 3.1.17. Специалисты подразделения делопроизводства передают помощнику судьи/специалисту судебного состава или делопроизводителю подразделения все документы и дела исключительно по реестру (Журналу передачи исковых заявлений, дополнительных документов в судебный состав) с указанием инициалов и фамилии получившего, даты передачи (приложение N 7). Передача может осуществляться как в электронной, так и в документарной форме. При передаче по электронному реестру сотрудник подразделения, осуществляющий передачу документов, обязан отметить в САС или САД факт передачи, а лицо, их принимающее, - факт принятия. При передаче документов (жалоб, судебных дел, прочих документов) в судебный состав по реестрам в документарной форме принимающее лицо расписывается в данном реестре. Все журналы и реестры ведутся арбитражным судом в электронном виде. В случае необходимости внесения в журнал/реестр подписей заинтересованных лиц листы журнала/реестра распечатываются, соответствующие графы подписываются, после чего листы подшиваются в журнал/номенклатурное дело в хронологическом порядке. Учет перемещения документов внутри судебного состава осуществляется либо на основании электронных реестров в САС, либо путем внесения записей о передаче каждого судебного дела/каждого документа в регистрационную карточку судебного дела в САС, либо путем осуществления записей о факте передачи в Журнале передачи исковых заявлений (заявлений), дел и дополнительных материалов, ведущемся в судебном составе (Приложение N 2). 3.1.18. При передаче документов и дел из одного структурного подразделения суда в другое ответственность за контроль правильности и своевременности внесения соответствующей информации в электронную регистрационную карточку документа/дела лежит на подразделении, передающем документ или дело. 3.2. Прием, обработка, регистрация и передача документов по электронной почте, каналам телефонной и факсимильной связи 3.2.1. Для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов может использоваться электронная почта, телефонограммы и факсимильная связь. Сообщения, поступившие в арбитражный суд по электронной почте, каналам факсимильной связи и посредством телефонограмм, обрабатываются так же, как и документы на бумажных носителях, и передаются адресатам после регистрации. Полученные факсограммы, телефонограммы и электронные сообщения подлежат учету и регистрации по месту их приема в системах САС или САД аналогично документам на бумажных носителях. 3.2.2. По электронной почте арбитражным судом могут быть приняты документы информационного характера, относящиеся к судебным делам, например, запросы о движении дел, жалобы на действия судей, запросы о предоставлении информации в порядке, установленном Федеральным законом от 22.12.2008 N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации". 3.2.3. Факсограммы и электронные сообщения, поступившие по каналам факсимильной связи или по электронной почте суда, в том числе и по Системе электронной подачи жалоб на действия судей и сотрудников аппарата арбитражных судов, в связи с находящимися на рассмотрении в судебных составах судебными делами и жалобами, а также материалами, рассматриваемыми в подразделениях, после регистрации передаются подразделением делопроизводства по реестру судьям, в производстве которых находятся дела и жалобы, или руководителям соответствующих подразделений (за исключением жалоб на действия судей и работников аппарата суда, которые передаются в секретариат председателя суда). После получения сообщения, поданного по СПЖ, работник отдела регистрации распечатывает его и регистрирует в САД. Результат рассмотрения поступившей жалобы размещается в СПЖ. Электронные сообщения и факсограммы, поступившие в суд на иностранных языках, доставляются адресату без перевода. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по правилам регистрации писем. Тексты поступивших в судебные составы и подразделения телефонограмм, в том числе обращения, поступившие на "телефон доверия" суда, факсограмм и электронных сообщений регистрируются в САС или САД (в зависимости от характера обращения), а в случае отсутствия технической возможности такой регистрации - записываются получателем в журналах учета принятых факсограмм, телефонограмм, телеграмм и электронных сообщений (приложение N 8) и оперативно передаются лицу, которому адресовано сообщение. Тексты факсограмм, телефонограмм (приложение N 9) и электронных сообщений по судебным делам подшиваются в материалы судебного дела. В секретариате председателя арбитражного суда при необходимости дополнительно ведется журнал учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм, электронных сообщений, поступивших на имя руководителей суда. 3.2.4. Получение и отправку телеграмм, телефонограмм, документов по каналам факсимильной связи и электронной почте осуществляют специалисты секретариатов (приемных) руководства арбитражного суда, подразделения делопроизводства, судебных составов и подразделений. 3.2.5. Получение, отправку, учет факсограмм и электронных сообщений осуществляют работники арбитражного суда, ответственные за работу с факсимильными аппаратами и электронными почтовыми ящиками ведомственной электронной почты. 3.2.6. Принятые по электронной почте и каналам факсимильной связи сообщения, передаваемые в подразделения арбитражного суда, регистрируются непосредственно в САД с прикреплением к регистрационной карточке текста электронного сообщения либо при отсутствии технической возможности непосредственной регистрации распечатываются на бумажных носителях и регистрируются в САД. В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения с подлинной подписью на бумажном носителе. Факт поступления оригиналов документов регистрируется в карточке САД, в которой ранее были зарегистрированы электронные документы. 3.2.7. Документы, поступившие по каналам факсимильной связи или электронной почте из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и от депутатов, жалобы на действия судей, на нарушения законности в арбитражном суде, а также факсограммы и электронные сообщения, адресованные председателю арбитражного суда, регистрируются по общим правилам в САД и передаются незамедлительно в секретариат председателя арбитражного суда для решения вопроса о дальнейшей работе с этими документами. 3.2.8. Заявки на передачу телеграмм, служебной информации по каналам факсимильной связи и электронной почте с использованием официального ящика ведомственной электронной почты суда (приложение N 10) подписываются судьями или руководителями судебных составов и подразделений. На подлиннике материала специалист, отправляющий его, указывает порядковый номер, дату и время направления информации, после чего материал возвращается исполнителю. Заявки остаются в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения и хранятся в течение одного года. Учет отправленных факсимильных сообщений производится в журнале учета отправленных телефонограмм, факсограмм и электронных сообщений (приложение N 11). 3.2.9. По электронной почте и каналам факсимильной связи арбитражный суд может направить информацию, имеющую процессуальное значение, например, суд вправе в силу части 1 статьи 122 АПК РФ известить лиц, участвующих в деле, о последующих судебных заседаниях и отдельных процессуальных действиях по делу путем направления телефонограммы, телеграммы, по каналам факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи с учетом требований, изложенных в пункте 5.9 Инструкции. Кроме того, в случаях, не терпящих отлагательства (часть 3 статьи 121 АПК РФ), а также если такое уведомление согласовано со стороной по делу, арбитражный суд может известить или вызвать лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса телефонограммой, телеграммой, по каналам факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи. При этом на копии переданного текста, остающейся в арбитражном суде, указываются фамилия лица, передавшего текст, дата и время передачи, а также фамилия лица, его принявшего. 3.2.10. Документ, подлежащий передаче по каналам факсимильной связи, изготавливается шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, через 1,5 интервала, передается сотруднику отдела делопроизводства, ответственному за передачу документов по каналам факсимильной связи. Неправильно оформленный материал возвращается исполнителю. 3.2.11. Передавать документы и материалы с пометкой "Секретно", "Для служебного пользования", "Не для печати" по электронной почте и каналам факсимильной связи запрещается. Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи и электронной почте, возлагается на судью, председателя судебного состава, руководителя структурного подразделения и/или исполнителя, подготовившего материал к передаче. 3.2.12. С принятием ВАС РФ локального акта о порядке использования электронной подписи в арбитражных судах, для целей приема, передачи и хранения документированной информации официального характера может быть использована система электронного документооборота. 3.2.13. В рабочем порядке для обмена электронными документами между арбитражными судами и между подразделениями в суде используется Единая система электронной почты (далее - ЕСЭП). Единая система электронной почты предназначена для передачи и приема сообщений электронной почты (электронных сообщений), в том числе с вложением документов, между арбитражными судами, между пользователями в арбитражном суде, а также с внешними пользователями. Использование иных почтовых систем, в том числе и ранее применявшихся в арбитражных судах, не допускается. |
Похожие:
 | В целях обеспечения унифицированного подхода к ведению делопроизводства в арбитражных судах Российской Федерации Пленум Высшего Арбитражного... |  | Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации на основании статьи 13 Федерального конституционного закона "Об арбитражных... |
| Закон о банкротстве, Закон) Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, руководствуясь статьей 13 Федерального конституционного... | | Закон о банкротстве, Закон) Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, руководствуясь статьей 13 Федерального конституционного... |
| Российской Федерации (далее апк рф, Кодекс) Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, руководствуясь статьей 13 Федерального... | | Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации на основании статьи 13 Федерального конституционного закона от 28. 04. 1995... |
| ... | | ... |
| Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации на основании статьи 13 Федерального конституционного закона "Об арбитражных... | | Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации на основании статьи 13 Федерального конституционного закона "Об арбитражных... |