Исполнение социально-правовых запросов в архивном отделе администрации муниципального образования Светлинский район
Скачать 146.05 Kb.
|
| Исполнение социально-правовых запросов в архивном отделе администрации муниципального образования Светлинский район Одной из основных форм использования архивных документов в архиве документов по личному составу администрации муниципального образования Светлитнский район (далее архивный отдел), является предоставление заявителям оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение ими льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Оренбургской области. Значительную часть запросов социально-правового характера (далее – запросы) архивного отдела составляют запросы о подтверждении стажа работы граждан в организациях (учреждениях) и размера заработной платы работникам. В связи с приемом на хранение документов по личному составу ликвидированных негосударственных организаций изменился состав документов, хранящихся в архиве, возросло количество запросов. Работа по исполнению запросов социально – правового характера в архивном отделе проводится в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области» от 29 августа 2005 года № 2551/460-III-03, главой V. «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» Правил, Рекомендаций Федерального архивного агентства по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально–правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации, М., 2005. Исполнением запросов в архивном отделе занимается главный специалист архивного отдела и ведущий специалист архива документов по личному составу. Специалистами осуществляется прием посетителей, регистрация запросов, контроль качества справок и сроков их исполнения. Ответы на запросы подразделяются на положительные ответы, отрицатель ные, непрофильные и повторные. 1. Положительным считается ответ, в котором запрашиваемые сведения или часть сведений подтверждаются имеющимися в архиве документами. 2. Отрицательным считается ответ, в котором запрашиваемые сведения не могут быть подтверждены архивом по той или иной причине (например, при отсутствии документов или сведений в них, необходимых для исполнения запроса). 3. Непрофильным считается ответ на запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов. 4. Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица по одному вопросу, если заявитель утратил ранее выданную архивную справку, не согласен с направленным ему ответом, или не получил ответ в установленный срок. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие информации, включенной в эту справку, той информации, которая имеется в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку. При организации исполнения запросов применяются следующие понятия: архивная справка, архивная копия, которые составляются при положительном ответе и документально подтверждают все или часть запрашиваемых сведений. 1. Архивная справка – документ архива, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров (номера фонда, описи, единицы хранения и номеров листов единиц хранения) тех архивных документов, на основании которых она составлена. 2. Архивная копия – дословно воспроизводящая текст (или его часть) архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке. Архивные справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем (ей) супруге или близких родственниках. При отсутствии в архивных документах сведений, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ на общем бланке архива, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости такой ответ может быть заверен гербовой печатью, например, если документы не поступили на хранение по вине фондообразователя (сгорели, промокли или были уничтожены). Если местонахождение зап рашиваемых документов известно, запрос пересылается по назначению, с одновременным сообщением об этом заявителю, или дается рекомендация заявителю самому обратиться по месту нахождения документов. Срок ис полнения запросов не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации запроса (непрофильные – до 5 дней). Первоочередное право на исполнение запросов имеют граждане, достигшие 80 – летнего возраста, органы власти, депутаты, участники и инвалиды военных действий (письмо ОПФР по Оренбургской области и Комитета от 12.02.2004 № 02-01-04/783). 2. Регистрация запросов Запросы принимаются в архивный отдел при личном обращении граждан, по почте, по телефону. При личном обращении прием посетителей по социально-правовым запросам осуществляется специалистами архивного отдела. Для оформления заявления посетители предоставляют следующие документы: трудовую книжку и (или) ксерокопию трудовой книжки (ксерокопию страниц трудовой книжки, содержащих необходимые сведения о периодах работы). Ксерокопии документов прилагаются к заявлению. При заполнении заявления рекомендуется аккуратным и разборчивым почерком, правильно и четко изложить в нем все необходимые для поиска сведения. В заявлении указываются: фами лия (в случае изменения фамилии указывается фамилия на момент запрашиваемых сведений), имя, отчество, домашний адрес заявителя, контактный телефон, полное название организации (учреждения), даты начала и завершения работы, необходимые для подтверждения, структурное подразделение и должность заявителя (при необходимости делается отметка о подтверждении всех перемещений за запрашиваемый период). При обращении заявителя по телефону рекомендуется предложить заявителю лично посетить архивный отдел или прислать по почте письменный запрос и ксерокопии листов трудовой книжки за период работы, требующий подтверждения. Поступивший запрос проверяется на повторность запроса о данном лице по фамилиям, которым выданы архивные справки или ответы, или по журналам регистрации заявлений и писем граждан и организаций. При отсутствии в письменном запросе сведений, необходимых для составления справки, специалисты при регистрации запроса направляют письмо заявителю с просьбой сообщить дополнительные сведения по запросу. Исполнитель после получения запроса по описям выписывает архивные шифры нужных дел. При изъятии дел из архивохранилища исполнитель просматривает документы, при наличии необходимых сведений по теме запроса составляет, печатает ответ и заверяет гербовой печатью. При поступлении непрофильного запроса в течение 5 дней с момента его регистрации запрос направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом пользователя или пользователю дается соответствующая адресная рекомендация (Приложение № 1). 3. Особенности составления архивных справок по трудовому стажу и заработной платы При исполнении запросов о трудовом стаже граждан используются приказы по личному составу организаций. При их отсутствии сведения о работе можно найти в ведомостях начисления заработанной платы, лицевых счетах, личных делах по учету кадров, личных карточках (форма № Т-2). При подтверждении стажа (льготного), дающего право на досрочную пенсию, используются все имеющиеся на хранении документы: приказы по личному составу, списки, личные дела, лицевые счета (ведомости начисления заработной платы), протоколы заседаний квалификационной (аттестационной) комиссии, личные карточки (форма № Т-2), штатные расписания. В архивную справку о трудовом стаже для досрочного пенсионного обеспечения (Приложение № 2) по письменному запросу органов Пенсионного фонда Российской Федерации включаются сведения из всех имеющихся на хранении документов: приказов о приеме, увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, отпусков по уходу за ребенком, донорских дней, дополнительных выходных дней лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами, о направлении на курсы повышения квалификации и др., личных дел, лицевых счетов (ведомостей начисления заработной платы), протоколов квалификационной комиссии (если таковые имеются). К данной справке, при необходимости, прилагаются архивные копии личных карточек (форма № Т-2), штатных расписаний, штатно-тарификационных (тарификационных) списков, извлечений из списков профессий должностей, работ и показателей, занятость в которых дает право на досрочную пенсию по старости на льготных условиях, перечни льготных профессий предприятия, поименные списки к перечню льготных профессий предприятия, копии заверенных документов с трудночитаемым или не понятным текстом, исправлениями текста. Источником информации для установления размера заработной платы являются ведомости начисления (расчетно-платежные ведомости, ведомости на выдачу) заработной платы и лицевые счета. В справку о заработной плате: включаются, кроме основного оклада, выплаты за совместительство, сверхурочные работы, по трудовым соглашениям, временной нетрудоспособности, премии (Приложение №3); не включаются – пособия из средств соцбыта, пособие по беременности и родам, компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь (если на нее не были начислены страховые взносы в пенсионный фонд), выплаты пенсии, командировочные (в т.ч. и безотчетные) и другие единовременные выплаты. Премии могут быть установлены по отдельным ведомостям начисления заработной платы или указаны в лицевых счетах. Сведения о заработной плате включаются в архивную справку так, как они изложены в архивных документах, помесячно, за каждый год, без суммирования в пределах года, месяца, расчета среднемесячного и среднегодового заработка заявителя. В примечании к архивной справке указывается, что единовременные выплаты, не относящиеся к заработной плате, не включены. Если начисление зарплаты за месяц было по нескольким ведомостям (строкам лицевого счета), то дополнительные выплаты не суммируются с заработной платой, а указываются отдельной строкой с указанием наименования (например, «отпускные», «больничный лист», «премия», «совместительство» и т.д.). Если дополнительные выплаты (премии, по больничному листу, отпускные) входят в сумму начисленной зарплаты, а в ведомости за следующий месяц нет начисления, то отсутствие начисления оговаривается в примечании к архивной справке, например: «за май 1980 г. зарплата не начислена» или дополнительные выплаты расшифровываются в примечании к справке. Если в архивную справку о заработной плате включен период нахождения работника в декретном отпуске, то в примечании к архивной справке рекомендуется оговаривать суммы начисления по больничным листам по беременности и родам. 4. Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов заявителям Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, письмо (ответ на запрос) в случае личного обращения заявителя в архив (или его доверенного лица) выдаются ему под расписку. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа расписывается в журнале регистрации запросов. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами. 5. Формирование в дела и хранение запросов граждан и ответов на них Исполненные запросы организаций, заявления граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их исполнением, формируются в дела в порядке их регистрационных номеров; копия документа-ответа помещается за документом-запросом. При выдаче ксеро-, фото-, электронных копий документов заявителю в архиве остается только копия сопроводительного письма с архивными шифрами документов. Для запросов социально-правового характера определен 5-летний срок хранения документов. По истечении этого срока они подлежат экспертизе ценности и уничтожению в установленном порядке. Письма-запросы, содержащие информацию, представляющую интерес для историков, могут быть по истечении 5 лет сформированы в дела постоянного срока хранения. Приложение №1
Направляем запрос начальника управления пенсионного фонда Российской Федерации в г. Ясном на ТУЛЕГЕНОВА ТУЛЕГЕНА ГАЛИМЖАНОВИЧА для рассмотрения и ответа заявителю. К сведению заявителя сообщаем, что документы комбината «Бурукталникель» на хранение в муниципальный архив не поступали и находятся в Буруктальском рудоуправлении (БРУ). Приложение: на 1 листе в 1-ый адрес. Ведущий специалист архивного отдела Т.А. Нестеренко
АХИВНАЯ СПРАВКА 04.10.2011 № 586 на № 586 от 27.09.2011 В архивном фонде «Совхоз имени 19 Партсъезда» Светлинского района, Оренбургской области, в приказе директора совхоза по личному составу № 178-к от 12 декабря 1984 года записано: «… ПЕТРОВУ ЛЮБОВЬ НИКОЛАЕВНУ принять рабочей в центральную столовую с 04 декабря 1984 года с окладом 70-00 рублей в месяц (так в документе)». В приказе директора совхоза по личному составу № 135-к от 06 октября 1986 года записано: «… ПЕТРОВУ ЛЮБОВЬ НИКОЛАЕВНУ рабочую центральной столовой уволить по собственному желанию с 03 октября 1986 года». Основание: ф. 26, оп. 2, д.149, л. 41, 42, д. 149, л. 70, д. 154, л. 26, 76. Главный специалист архивного отдела В.Д. Лебеденко Ведущий специалист архивного отдела Т.А.Нестеренко
АРХИВНАЯ СПРАВКА04.11.2011 № 577 на № 577 от 26.09.2011 В архивном фонде «Совхоз «Буруктальский» поселок Гостеприимный, Светлинского района, Оренбургской области, в расчетно – платежных ведомостях начисления заработной платы (лицевых счетах) с января 1987 года по декабрь 1991 года (включительно) значится ИВАНОВА НАДЕЖДА НИКОЛАЕВНА, агроном. Ее заработная плата, учитываемая при исчислении пенсии, составила (рублей):
Примечание: - январь 1987 года, сумма заработной платы составила 2078-32, в том числе: 170-00 – сдельно, 1707-44 – повременно, 190-38 – отпускные, 10-50 – доплата; - февраль 1987 года, сумма заработной платы составила 524-81, в том числе: 22-60 – сдельно, 420-01 – повременно, 42-91 – отпускные, 23-70 – доплата, 15-59 – авизо; - февраль 1988 года, сумма заработной платы составила 620-49, в том числе: 411-64 – доплата, - март 1988 года, сумма заработной платы составила 680-17, в том числе: 532-97 – премия, - апрель 1988 года, сумма заработной платы составила 743 – 71, в том числе: 596-51 – премия, - март 1989 года, сумма заработной платы составила 2666-06, в том числе : 922-00 – доплата, 883-00 – премия, 713-86 – 13 з\п, 19-20 – 15 %, 128-00 повременно, - март 1990 года, сумма заработной платы составила 1375-79, в том числе: 712-00 – премия, 479-79 – 13з\п, - январь 1991 года, сумма заработной платы составила 2115-50. В том числе: 1897-00 – доплата, - март 1991 года, сумма заработной платы составила 1660-85, в том числе: 1408-20 - 13з\п, - июль 1991 года, сумма заработной платы составила 1326-32, в том числе:622-32 – отпускные. Основание : ф. № 48 , оп. 2, д. 236 – 243, л. 50-60, 245, 246, 252, л. 3-13, д. 254, 260, л. 3-13, д. 262, 270. л.3-13, д. 272, 273, 279, л. 3-13. Главный специалист архивного отдела В.Д. Лебеденко Ведущий специалист архивного отдела Т.А.Нестеренко | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Лосино-Петровский, ответственных за организацию исполнения и исполнение запросов граждан и организаций в архивном секторе |  | «Организация исполнения социально-правовых и имущественных запросов физических и юридических лиц» архивным отделом администрации... |
| «Организация исполнения социально-правовых и имущественных запросов физических и юридических лиц» архивным отделом аппарата администрации... | | Российской академии наук, рекомендациями Управления загс и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития... |
| Надымский район от 29 сентября 2016 года №562 «Об утверждении административного регламента Администрации муниципального образования... | | О внесении изменений в постановление администрации муниципального образования Ейский район от 23 мая 2012 года №509 «Об утверждении... |
| Администрации муниципального образования Надымский район от 23. 09. 2015 №497 «Об утверждении реестров муниципальных услуг муниципального... | | Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально- правового характера (Приложение №16) |
| Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально- правового характера (Приложение №16) | | «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящимся... |