3.4. Рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги
3.4.1. Основанием для начала данной административной процедуры является регистрация официальных документов.
3.4.2. Специалист отдела устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 2.7.2. Административного регламента, затем принимает решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги.
Максимальный срок выполнения административного действия 20 минут на каждый документ.
3.4.3. В случае отсутствия записи акта гражданского состояния в Управлении по представленному документу специалист отдела направляет запрос в орган, предусмотренный п. 2.2.2. Административного регламента сведения о лице, подписавшем документ и образце его подписи.
Максимальный срок выполнения административного действия 20 минут на каждый документ.
После поступления ответа на запрос в сроки установленные п. 2.4.2. Административного регламента специалист принимает решение по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги в порядке определенном разделами 3.3. и 3.5. настоящего Административного регламента.
3.4.4. Принятие специалистом отдела решения об отказе в предоставлении государственной услуги, осуществляется в порядке и сроки, установленные п. 3.3.6. – п. 3.3.10 Административного регламента.
3.5. Проставление апостиля
3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является установление специалистом отдела отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.
3.5.2. Специалист отдела приступает к проставлению штампа «Апостиль».
3.5.3. Форма апостиля должна соответствовать образцу, содержащемуся в документах Конвенции (Приложение № 3).
3.5.4. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
3.5.5. Апостиль проставляется на самом официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.
3.5.6. Апостиль составляется на русском языке. Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке: «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)».
3.5.7. Проставление апостиля на самом официальном документе осуществляется путем проставления специального оттиска штампа «Апостиль» с его последующим заполнением.
Оттиск штампа «Апостиль» проставляется на оборотной стороне официального документа либо на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.
В случае проставления апостиля на отдельном листе листы официального документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо тонким шнуром.
В месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной «звездочкой», делается запись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском гербовой печати Управления листов, подпись лица, уполномоченного на подписание апостиля. Возможно применение штампа с текстом соответствующих надписей.
3.5.8. Апостиль может быть подготовлен методом компьютерного набора. Для подготовки апостиля допускается использование информационных автоматизированных систем.
3.5.9. Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки, зачеркнутые слова и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати.
3.5.10. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным, отличным от предусмотренного Административным регламентом, способом не допускается.
3.5.11. Штамп «Апостиль» заполняется специалистом отдела в следующем порядке:
а) в пункте 1 апостиля - Российская Федерация;
б) в пункте 2 апостиля - фамилия лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля. В случае, если фамилия подписавшего документ не расшифрована, документ имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, в строке 2 оттиска штампа «Апостиль» вместо фамилии указывается «должностным лицом»;
в) в пункте 3 апостиля - должность лица, подписавшего официальный документ;
г) в пункте 4 апостиля - официальное наименование органа, удостоверившего документ оттиском печати;
д) в пункте 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль;
е) в пункте 6 апостиля - дата его проставления;
ж) в пункте 7 апостиля - в творительном падеже фамилия, должность лица, подписавшего апостиль, а также наименование удостоверяющего органа;
з) в пункте 8 апостиля указывается его номер.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут на каждый документ.
3.5.12. После составления апостиля специалист отдела передает официальный документ с заполненным штампом «Апостиль» уполномоченному должностному лицу для подписания и проставления оттиска гербовой печати.
Уполномоченное должностное лицо в случае принятия решения о проставлении апостиля подписывает апостиль (пункт 10 апостиля), заверяет своей подписью количество прошитых, пронумерованных и скрепленных листов на официальном документе, проставляет оттиск гербовой печати на апостиле (пункт 9 апостиля) и на месте бумажной «звездочки».
Оттиск гербовой печати, проставляемый на месте бумажной «звездочки», должен располагаться равномерно на «звездочке» и на листе.
При проставлении в пункте 9 апостиля оттиска гербовой печати допускается выступ оттиска за рамки апостиля.
Максимальный срок выполнения административного действия - 3 минуты.
3.5.13. Уполномоченное должностное лицо передает официальные документы с проставленным апостилем специалисту отдела.
Максимальный срок выполнения административного действия - 2 минуты.
Общее время ожидания заявителя на составление апостиля составляет 25 минут. После подписания и проставления оттиска гербовой печати специалист отдела уведомляет гражданина о готовности документа.
3.6. Выдача или отправка официальных документов заявителю
3.6.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официальных документов с проставленным апостилем специалисту отдела.
3.6.2. Выдача документов осуществляется заявителю или его представителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
3.6.3. Специалист отдела знакомит заявителя (его представителя) с перечнем выдаваемых официальных документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель (его представитель) ставит подпись в получении документов в заявлении о проставлении апостиля.
3.6.4. Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.
3.6.5. В случае поступления официальных документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист отдела, готовит проект письма об отправке официальных документов и передает проект письма с приложением официальных документов на подпись начальнику Управления или уполномоченному должностному лицу.
3.6.6. Начальник Управления или уполномоченное должностное лицо, подписывает письмо и передает специалисту отдела.
3.6.7. Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать 1 рабочего дня со дня поступления официального документа, с проставленным апостилем, специалисту отдела.
3.6.8. Специалист отдела направляет письмо с приложением официальных документов инициатору запроса заказным письмом, для этого передает указанное письмо и официальные документы в отдел организационного обеспечения, ответственный за документационное обеспечение исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.
Срок направления письма заявителю отделом организационного обеспечения, ответственным за документационное обеспечение исходящей корреспонденции не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления письма специалистом отдела.
3.6.9. После отправки официальных документов заявителю специалист отдела вносит в журнал регистрации апостиля отметку об отправке документов заявителю с указанием даты отправки.
IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия ими решения
4.1.1. Текущий контроль за соблюдением порядка предоставления государственной услуги осуществляется на постоянной основе заместителем начальника Управления, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
4.1.2. О случаях и причинах нарушения сроков, последовательности и содержания административных процедур (действий) специалисты немедленно информируют начальника Управления, а также предпринимают срочные меры по устранению нарушений.
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги
4.2.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц Управления.
4.2.2. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
По результатам проверок в случае выявления нарушений прав граждан и организаций виновные лица привлекаются к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации.
Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.
Проверка осуществляется на основании приказа начальника Управления.
Результаты проверки оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Акт подписывают председатель, члены комиссии и начальник Управления.
Проверяемые лица под роспись знакомятся с актом, после чего указанный акт помещается в соответствующее номенклатурное дело.
4.3. Ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги
Специалисты несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за неисполнение или ненадлежащее исполнение административных процедур (действий), а также сроков их выполнения, установленных Административном регламентом.
4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
4.4.1. Граждане, их объединения и организации вправе осуществлять контроль за предоставлением государственной услуги путем получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе о сроках завершения административных процедур (действий).
4.4.2. Граждане, их объединения и организации также вправе направлять замечания и предложения по улучшению доступности и качества предоставления государственной услуги, вносить предложения о мерах по устранению нарушений Административного регламента.
4.4.3. Должностные лица, осуществляющие полномочия по предоставлению государственной услуги, принимают меры к устранению допущенных нарушений, устраняют причины и условия, способствующие совершению нарушений.
4.4.4. Информация о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, их объединений и организаций доводится до сведения лиц, направивших эти замечания и предложения.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Управления, а также должностных лиц
5.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги
5.1.1. Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые должностными лицами, специалистами Управления при предоставлении государственной услуги.
5.1.2. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Управление.
5.1.3. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно - телекоммуникационной сети «Интернет», сайта «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области» www.uslugi.admtyumen.ru, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Жалоба должна содержать:
- наименование Управления, должностного лица Управления, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, должностного лица Управления, предоставляющего государственную услугу;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления, должностного лица Управления, предоставляющего государственную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.1.4. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
5.1.5. Прием жалоб в письменной форме осуществляется Управлением, в месте предоставления государственной услуги по адресу указанному в п. 1.3.4 Административного регламента (в месте, где заявитель подавал запрос на получение государственной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной государственной услуги).
Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления государственных услуг.
Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.
В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.1.6. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:
а) Официального портала органов государственной власти Тюменской области в информационно - телекоммуникационной сети «Интернет»;
б) федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» www.gosuslugi.ru.
5.1.7. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в п.5.1.4, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.
5.1.8. Жалоба может быть подана заявителем через МФЦ. При поступлении жалобы МФЦ обеспечивает ее передачу в Управление в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между МФЦ и Управлением (далее - соглашение о взаимодействии), но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в Управлении. |
