Официально-деловой стиль русской речи (черты, языковые особенности, речевой этикет) Часть 1 Общая характеристика официально-делового стиля, история его возникновения

Скачать 387.7 Kb.

Название	Официально-деловой стиль русской речи (черты, языковые особенности, речевой этикет) Часть 1 Общая характеристика официально-делового стиля, история его возникновения
страница	2/3
Тип	Лекция

filling-form.ru > бланк заявлений > Лекция

1 2 3

Часть 4

Жанры официально-делового стиля

Ключевые слова: жанр, документ, реквизиты, функции документа, виды документов.

В каждом стиле существуют свои подстили (о них мы с вами говорили в прошлый раз) и - жанры. Если стиль закреплен за одной из более общих сфер общественной жизни, а подстиль – за более узкой, то что же можно сказать о жанре? Во-первых, нужно определиться с понятием жанра. Итак,

ЖАНР – это определенные "относительно устойчивые тематические, композиционные и стилистические типы" произведений" (М.М. Бахтин).

Другими словами, это модели построения текстов, которые выполняют конкретную коммуникативную задачу. И чтобы решить ее, нужно использовать определенные вербальные и (или) невербальные действия с целью сообщить, побудить или же выразить свое согласие.

Жанры ОДС выполняют следующие функции: информативную, предписывающую и констатирующую.

Функции жанров официально-делового стиля:

Суть информативной функции состоит в том, чтобы привлечь внимание к какому-то явлению действительности и передать информацию о нем.
Предписывающая функция определяет, КАК ДОЛЖНО БЫТЬ.
Констатирующая обозначает: ЭТО ЕСТЬ.

В ДС жанр имеет большой вес, и можно утверждать, что жанровые стилистические различия текстов деловой речи выражены очень определенно.

При классификации жанров в деловом стиле учитывается:

Подстили ОДС;
Форма речи (устная или письменная);
Вид деятельности (предписание, информирование)

Нужно сказать, что в ОДС нет постоянного, устойчивого количества жанров, то есть он достаточно нестабилен: одни жанры с течением времени исчезают, другие появляются. Кстати, жанровая система русского документа была сформирована уже в 17 веке. Как об исчезнувшем, можно говорить о наказах - одном из основных документов посольств II половины XVI в. на Руси. В дипломатическом языке того времени, как пишет Г.Д. Удалых в работе «Документы посольств в XVI-XVIII веках», слово наказ выступало в значении «письменное наставление послам» и обозначало документ, в котором подробно перечислялись цели и задачи посольства, возложенные на посла поручения, его обязанности и нормы поведения. Причем этот официальный документ составлялся при отправлении посольства за рубеж.

А в последнее время появился такой жанр, как коммерческое предложение (оферта) – заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

В работе Михайловой А.В. «Инновации в официально-деловом стиле русского языка новейшего периода» говорится о том, что в делопроизводстве появилась потребность в создании новых типов деловой документации (те же брачные контракты, которые до недавнего времени были чужды нашему обществу), обслуживающих разнообразные коммуникативные ситуации делового общения. И это неудивительно в связи с теми процессами, которые сейчас происходят в языке, что обусловлено существенными изменениями во всех сферах жизни современного российского общества. Меняется характер делового общения: оно становится более диалогичным, более персонифицированным, а не безличным.

Небольшой экскурс в историю: в русском деловом письме традиционно предпочтение отдавалось информативной стороне документа, умению четко и лаконично выразить тематическое содержание письма и совершить нужное речевое действие. Сейчас же смело, как пишет Михайлова, можно утверждать о наличии особой этической модальности как направленности текста на усиление позитивной эмоциональной тональности, которая формируется в результате использования этикетных наименований.

Этикетные наименования господин, госпожа являются в том числе вежливым указанием на пол адресата, что противоречит одной из характерных черт русского делового этикета - нивелированию полов, т.е. обозначению лиц женского пола существительными мужского рода. Здесь влияние западной культуры, западного делового этикета.

Какие же жанры закреплены за подстилями ОДС? Давайте посмотрим в таблицу.

Нельзя не согласиться с тем, что количество жанров ОДС чрезвычайно велико, поэтому, естественно, нужна их систематизация. Из таблицы видно, что жанровое расслоение в ОДС представляет собой весьма сложную и разветвленную картину. При этом текст конкретного жанра может функционировать в устной или письменной форме. Так, законодательные тексты предписывающего типа (законы, указы и т.д.) реализуются лишь в письменной форме, тогда как тексты-ходатайства и тексты информирующего типа лишь в устной. Административные же тексты всех видов встречаются как в письменной, так и в устной форме.

Жанровые особенности официально-деловых текстов обусловлены типовыми целеустановками, которые реализуют тот или иной вид деятельности в определённой сфере. Так, деятельность по предписанию может осуществляться как указание на юридическую ответственность, наступающую при определенных обстоятельствах и условиях, или как требование выполнения тем или иным должностным лицом необходимых действий, как установление порядка и способа выполнения действий и т.д. Ходатайство, обращенное к компетентным органам, структурам, должностным лицам, осуществляется как просьба, жалоба, претензия, предупреждение, напоминание, опровержение, запрос, предложение и т.д. Информирование осуществляется как констатация, удостоверение, описание, перечисление и т.д. Каждая из перечисленных целеустановок реализуется более или менее привычным образом некоторой совокупностью нормативно-правовых коммуникативных действий. Следовательно, жанровая форма предстает как закрепленный социальным опытом, многократно используемый способ реализации авторского замысла (общей цели) набором коммуникативных действий (В.А. Салимовский).

Жанры ОДС характеризуются разной степенью шаблонности. К наиболее стандартным жанрам относятся заявления, приказы, докладные записки, которые пишутся в соответствии с установленными образцами. Но существуют и более творческие жанры официальной коммуникации, которые предполагают вариативность в языковом оформлении (резюме). Предлагаю вам самим убедиться в этом. Вот интересные варианты определений, которые часто используют при описании личных качеств:

креативность – природная способность творить;

коммуникабельность – хорошо подвешен язык;

энергичность – внутренний драйв;

трудолюбивый – замужем за своей работой;

Каковы бы ни были жанры, все они характеризуются подчеркнутой логичностью изложения, отсутствием признаков эмоциональности, официальностью и изобилуют стандартизированными оборотами и языковыми клише, составленными с использованием старославянских оборотов и архаичной лексики.

Наибольшее количество жанров у административно-канцелярского подстиля. Обычно под этими жанрами понимаются служебные документы. Что же такое документ?

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью.
Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная.

Форма документа предоставляет в распоряжение его составителя определенный набор реквизитов – обязательных элементов оформления документов – и определенную их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа).

Наиболее частотные реквизиты

Реквизиты:

адресат документа;
адресант документа;
заглавие (жанр) документа;
список приложений к документу;
подпись;
дата.

Обязательность\необязательность употребления реквизитов определяет жесткость\свободу построения формы документа.

Любой официальный документ выполняет несколько функций. Выделяют общие и специальные функции документа:

Общие функции документа:

информационная; (любой документ создается для сохранения информации)
социальная; (любой документ является социально значимым объектом, так как обусловлен той или иной социальной потребностью)
коммуникативная; (документ выступает в качестве средства общения между отдельными элементами общественной структуры)
культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Что касается специальных функций, то выделяют:

Специальные функции документа:

управленческая; (документ является инструментом управления)
правовая; (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе)
функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

ОДС изобилует разного рода документацией. Чтобы не потеряться в деловом мире, необходимо разбираться в деловых документах. Какие признаки лежат в основе?

Существует несколько способов классификации документов ОД стиля:

По месту составления: внутренние и внешние документы. Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. Это, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.

По содержанию: простые и сложные. Простые документы посвящены решению одного вопроса, сложные - двух и более. Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.

По форме: индивидуальные и типовые. Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных.

Типовые документы строятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов. Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).

По срокам исполнения: срочные и бессрочные. В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).

По происхождению: служебные и личные. Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.).

По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных.

Дубликат - это копия, имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери.

Выписка - это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.

По функции: организационные документы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения.

К организационным документам относят устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию;

к распорядительным - приказы, распоряжения, указания, решения.

Кроме организационных и распорядительных можно выделить также информационно - справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договоры. Нужно отметить неоднозначность классификации документов по функции. Так, одни авторы относят протокол к распорядительным документам, другие - к справочно – информационным .

Вывод: Таким образом, мы с вами убедились в том, что ОДС существует в форме документов разных жанров, которые достаточно разнообразны. При этом можно говорить о том, что именно жанровая специфика является одним из основных дифференциальных признаков функционального стиля, которые обеспечивают его целостность. Жанры деловой речи выступают как формы приспособления стиля к конкретной ситуации действительности.
Часть 5

Основные виды документов административно-канцелярского подстиля

Ключевые слова: заявление, объяснительная, доверенность, расписка.

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, иногда и написать объяснительную и т. д. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) того, как это делается.

Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения – понять характер официально-деловой ситуации и выбрать в соответствии с ней жанр документа. Выбор жанра обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. И тут возникает следующая трудность - проблема языкового наполнения документа.

типовая официально-деловая ситуация --> жанр документа --> форма документа --> языковое наполнение документа.

Построение официально-делового текста по определенному типу - это как рамка, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа. Здесь необходимо отметить следующее: вы можете быть более или менее свободны в своем выборе языковых средств. Почему? Потому что это определяется типом текста, который вам требуется оформить.

В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую «подстановку»: это

наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты.

От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную -- конкретную – информацию и предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, аргументации дела.

Так, для доверенности таким «свободным» реквизитом оказывается точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления -- точная формулировка просьбы.

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела -- и соответственно возрастают трудности.

Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грамматических средств -- главным образом синтаксических конструкций. Но и в этом плане трудности поиска -- и лексического, и синтаксического -- могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.

Поэтому грамотное составление документа – это своего рода искусство. Документ должен быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленный юридически, написанный хорошим языком, однозначный по смыслу официальный документ - один из залогов успеха вашего дела.

Охарактеризуем несколько наиболее распространенных, повседневно актуальных жанров: заявление, объяснительная, доверенность и расписка.

Начнем с заявления:

Заявлением называется официальное обращение, содержащее просьбу, жалобу или предложение, составленное, как правило, в рукописной форме.

Какие реквизиты должны быть в этом типе документа?:

Фамилия, имя, отчество и должность лица или название организации, которым адресовано заявление.
Фамилия, имя, отчество, должность заявителя.
Название документа («Заявление»). Допускается вариант: написание слова «заявление» со строчной буквы, в этом случае после него ставится точка.
Точное, краткое изложение просьбы, жалобы, предложения.
Перечень документов, прилагаемых к заявлению.
Дата, подпись.

Ключевым словом этого жанра является глагол «просить».

Давайте посмотрим на образец заявления:

В правом верхнем углу заявления, или в шапке, или в группе верхних реквизитов, указывается кому и от кого направляется заявление, с указанием должности. Ниже в центре пишется название документа. Еще ниже с красной строки излагается суть заявления (используется стандартный для выражения просьбы глагол ПРОШУ). Внизу слева ставится дата, справа на этом же уровне размещается подпись адресата.

Генеральному директору

банка «Гарантия»

Г.В.Коломойцеву

менеджера

Плехановой И.В.
Заявление

Прошу уволить меня по собственному желанию 21.05.2012 г.

21 мая 2012 года (подпись)
Следующий документ, который нам с вами предстоит рассмотреть, – это доверенность. Давайте дадим определение.

Доверенность – это документ, которым дается право кому-либо действовать от имени лица, выдавшего доверенность

То есть, другими словами, доверенность дает нам возможность получить что-то или воспользоваться чем-то, на что изначально у нас не было прав.

Возможно, вам это покажется интересным, но синонимом слова доверенность выступало сочетание «верющее письмо». Доверенность как верющее письмо заявило о своем существовании уже в 18 в.

С юридической точки зрения доверенность – это односторонняя сделка. Лицами, участвующими в такой сделке, являются:

— доверитель, т.е. тот, от имени которого действие совершается, и

— представитель (поверенный), т.е. лицо, действующее от имени другого.

Доверителями и представителями могут быть как физические, так и юридические лица.

В зависимости от того, что доверитель поручает, выделяют несколько видов доверенности. Это -

— генеральная (общая) дает право осуществлять любые законные действия от имени лица, выдавшего доверенность;

— специальная – дает полномочия на совершение от имени доверителя в течение определенного времени ряда однородных действий (доверенность на получение секретарем корреспонденции в почтовом отделении в течение года и т.д.);

— разовая – дает право на совершение от имени доверителя одного конкретного юридического действия (например, на заключение конкретного договора поставки .
Доверенность составляется по следующей схеме:

Название документа, то есть само слово Доверенность по центру листа.
Фамилия, имя, отчество, (иногда должность) доверителя.
Фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверенного лица. При получении особых ценностей указывают данные паспорта и адрес получателя.
Точная, исчерпывающая формулировка доверяемых действий, прав или полномочий; если доверяется получение денег, то сумма пишется цифрами и в скобках – прописью.
Дата и подпись доверителя.
Срок действия доверенности. Дело в том, что доверенность не может выдаваться без ограничения срока ее действия. При этом максимальный срок действия доверенности не превышает 3 лет. Если в доверенности не указан срок ее действия (а такое бывает), в силу п. 1 ст. 186 ГК РФ считается, что она выдана сроком на 1 год. Это еще раз подчеркивает важность такого обязательного реквизита доверенности, как дата ее совершения. Именно эта дата будет являться отправной точкой вычисления дня, когда истекает срок действия доверенности
После подписи доверителя ответственное лицо, заверяющее подпись, пишет: «Подпись… (такого-то доверителя) удостоверяется». Доверенность заверяется лицом, имеющим на это право, в котором доверитель работает, учится.
Наименование должности и подпись официального лица, удостоверяющего подпись доверителя.
Дата удостоверения подписи и печать организации.

Ключевым словом этого документа является глагол «доверять».

А теперь давайте прокомментируем представленный вариант доверенности. Все ли здесь соответствует норме? Конечно же, нет. И вот каковы главные недочеты.

Во-первых, наименование документа всегда пишется с заглавной буквы и без точки;

Во-вторых, принято писать не просто инициалы, а имя-отчество полностью как доверителя, так и поверенного;

В-третьих, поскольку это доверенность на получение денежной суммы, то необходимо указать как цифрами, так и прописью эту сумму;

В четвертых, дата оформлена неверно: не хватает дня и месяца написания доверенности и даты, когда подпись доверителя была удостоверена.

Наконец, должна быть печать того, кто заверяет подлинность подписи доверителя.

Я надеюсь, что вы были очень внимательными и нашли все те недочеты, которые я только что прокомментировала.
доверенность.

Я, Осипов Б.Д., студент II курса, доверяю Крылову Петру, проживающему по адресу: г. Нижний Новгород, ул. Сиреневая, д.6, кв. 85, паспорт: серия 2202, № 345678, выдан УВД г. Бор Нижегородской обл. 10 марта 2002 г., получить причитающуюся мне стипендию за июнь 2004 г.

2002 Осипов

Подпись Осипова Б.Д. удостоверяется.

Декан факультета английского языка

В.Г.Афанасьев (подпись)
Следующий из документов у нас на очереди – это объяснительная записка. Что она содержит?
Объяснительная – это сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, представляемое вышестоящему должностному лицу

Объяснительная записка обычно пишется по требованию администрации.

Представьте ситуацию: ваш сотрудник не явился вовремя на работу. Ваш естественный вопрос: «Почему?» И вот что вы получаете в качестве ответа:

Я, Михайлова Виктория, ни в чем не виновата. Я хорошая. Просто так получилось. Чисто случайно. Пожалуйста, простите меня. Я больше так не буду.
Скажите, пожалуйста, такая запись может быть основой объяснительной записки? Категоричное «нет», так как очень эмоционально, согласитесь, и самое главное – это содержание не соответствует тому, что должно быть в тексте такого документа.

В объяснительной излагаются причины нарушения трудовой дисциплины, правил, невыполнения заданий и должны быть включены следующие пункты:
СТРУКТУРА ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ

Наименование должностного лица и учреждения, которому направляется записка.
Фамилия, инициалы, должность составителя.
Название жанра документа (Объяснительная записка).
Содержание записки.
Дата, подпись составителя.

Кстати говоря, если Вы по каким-то причинам не готовы написать объяснительную, то статья 193 ТК РФ Вам это позволяет. В ней черным по белому написано, что Вы не обязаны ее писать В случае отказа работника написать объяснительную работодатель просто составляет соответствующий акт

Но мы-то с вами уже знаем, как нужно ее составлять. Давайте посмотрим на образец и удостоверимся, что все реквизиты на месте:

Директору магазина «Флора»

Цветковой Г.В.

ст. кассира

Михайловой В.В.
Объяснительная записка

Я, Михайлова Виктория Владимировна, 21.02.2010 г. опоздала на работу на 20 минут в связи с тем, что попала в пробку на пл. Горького. Позвонить и предупредить о своем опоздании не могла, так как мой сотовый телефон разрядился.
В шапке есть и кому, и от кого. Наименование документа имеется. Суть происшедшего изложена без каких-либо эмоциональных средств. Причина раскрыта. В конце поставлена дата и подпись. Все. Документ представлен.
А для того чтобы узнать, о каком документе пойдет речь далее, попробуйте отгадать, зная толкование. «Документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, документов, вещей)»… Что это? Конечно, это расписка.
Расписка – это документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, документов, вещей).

А знаете ли вы, что у индейского племени под названием кваткутл существует удивительный обычай? Вместо расписки, должник оставляет под залог свое Имя и пока долг не будет погашен, соплеменники обращаются к нему жестами и нечленораздельными звуками. Вот такая коммникация…

Какова же структура расписки? Схематически расписку можно представить следующим способом:

1.Наименование документа («Расписка»).

Фамилия, имя, отчество, должность автора документа (того, кто дает расписку).
Наименование организации или лица, от которых получено что-либо. Если расписка выдается лицу, то указывается его фамилия, имя, отчество, должность.
Точное наименование полученного с указанием количества и суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, а потом в скобках прописью).
Дата, подпись получателя.

Как же это все выглядит в реальности? Давайте посмотрим:

РАСПИСКА

Я, Федотова Ольга Владимировна, начальник технического отдела ЗАО «ЛОТ», получила со склада фирмы 1 (один) цветной телевизор марки «Sony» для использования в отделе в течение месяца.

12.12.2000 г. Подпись (Федотова)

Все необходимые реквизиты присутствуют. Документ принадлежит официально-деловому стилю
Вывод: Итак, документ – это особым образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага, фиксирующая различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.

1 2 3

	Тема: Р. р. Деловые документы (автобиография, заявление) Вспомните... Он используется при написании документов, деловых бумаг, а также в разных видах делового устного общения. Характерной чертой данного...		Введение характеристика предприятия места работы предвыпускной практики официально-деловой стиль Для того чтобы качественно выполнять работу, связанную с информацией и документацией, секретарь должен быть грамотным человеком,...
	Курсовая работа Функциональные различия официально-делового стиля русского и английского языков и проблемы перевода		Официально-деловой стиль это разновидность современного русского... Официально–деловой стиль – это разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует в сфере административно–правовой...
	Российской Федерации Управление образованием г. Магнитогорска Муниципальное... Официально-деловой стиль – это стиль документов, международных договоров, государственных актов, законов, деловых бумаг, который...		Официально-деловой стиль удовлетворяет потребность общества в документальном... Особенность — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов
	Элективный курс по русскому языку «Деловой русский язык» в 9 классе ( предпрофильная подготовка) Темы, рассмотренные на курсе, с одной стороны примыкают к основному курсу, с другой позволяют глубже познакомить учащихся с официально-...		Учебно-методический комплекс по модулю в4 «документная лингвистика» Факультет филологический Цель: научить слушателей составлять и редактировать тексты служебных документов с учетом требований официально-делового стиля современного...
	Произноситель-ная сторона речи Предметное содержание речи: Страны изучаемого языка, особенности географического положения и его влияние на стиль жизни людей, их...		Урок русского языка. 6 класс. Тема: Характеристика делового стиля Вы уже знакомы со стилями речи. Вспомните, какие стили существуют? Где чаще всего встречается каждый из стилей?

Похожие: