Содержание Введение Понятие учетных регистров Классификация учетных регистров Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров
Скачать 300.7 Kb.
|
Журнал-ордер по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" за май
По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них. В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, который ведут на машино-счетных станциях, чтобы регистрировать документы, поступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную станцию, их количество и сумму по группе (пачке) однородных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машиносчетной станции. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств). В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств и т.д. Систематическим регистром синтетического учета является главная книга, т.е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам. Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером является книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей. По объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими. Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, главная книга "журнал-главная". Запись в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных. В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям – в натуральных и денежных измерителях. В отличие от синтетических регистров здесь нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операций. Регистры аналитического учета ведут в развитие какого-либо синтетического счета. По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные. Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете и имеют следующий вид:
Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга. Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице – дебет, на правой – кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном его способе. В них имеется место для записи текста операций. Двусторонний регистр имеет следующую форму: Дебет Кредит
Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т.д. Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке. Шахматные регистры. В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется в настоящее время при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки. 3. Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ. Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, делаются копии, например при использовании счетно-пишущих машин, так как применение таких средств облегчает труд счетных работников). Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы. Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т.д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую и кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В случае шахматной формы записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере № 1 по счету 50 "Касса" такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов. После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в главную книгу. Журнал-ордер по кредиту счета 50 "Касса" в дебет счетов за май 200_ г.
Ведомость № 1 по дебету счета 50 "Касса" в кредит счетов за май 200_г. Сальдо на начало месяца ____________руб.
Сальдо на конец месяца ____________руб. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации. 4.Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах Заполняя учетные регистры, бухгалтер может допускать ошибки из-за утомления, небрежности или неисправности вычислительной техники. Ошибки могут быть локальные, когда информация искажается только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата), и транзитные – если ошибки автоматически проходят через несколько учетных регистров (например, неправильная запись суммы в журнале хронологической регистрации ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе). Ошибки могут быть допущены в тексте операции, тогда они приведут к неправильной бухгалтерской проводке и в числах (наиболее распространенные). Часто бухгалтер, записав сумму в дебет одного счета, забывает записать ее в кредит другого счета или, наоборот, записав сумму в журнал, забывает занести ее по счетам. Иногда, заполнив регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом. Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок. Корректурный (от латинского correctio – поправка) способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. Содержание исправленной ошибки может быть оговорено примерно такой записью: "Исправлено 210 (двести десять) руб. на 260 (двести шестьдесят) руб. Подпись: бухгалтер Григорьева Т.И. 02.06.2007 г." Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. Неоговоренные исправления в учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются. Корректурным способом пользуются для исправления описок, неправильного подсчета итогов, а так же записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах мемориально-ордерной формы учета – до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, в которой со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такая справка представляет собой документ бухгалтерского оформления и является основанием для исправления бухгалтерской ошибки. Данные справки заносят в главную книгу отдельной строкой, где они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно. Корректурный способ применяется и для исправления ошибок в кассовой книге, а также в других регистрах аналитического учета (например, в карточках расчетов с разными дебиторами и кредиторами) в тех случаях, когда соответствующие записи в синтетическом учете сделаны правильно. Исправления, сделанные корректурным способом в кассовой книге, заверяются подписями кассира и главного (старшего) бухгалтера. Когда в учетных регистрах итоги подведены, составлен баланс, корректурный способ не допускается. Ошибка может быть исправлена в следующем отчетном периоде, так как необходимая отчетность уже представлена в соответствующие адреса. Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов. Например, из кассы организации выдано подотчетному лицу 8000 руб. В учете ошибочно отражена сумма 800 руб.
Кт "Касса" При обнаружении ошибки составлена справка, на основании которой производится дополнительная проводка.
Кт "Касса" Таким образом, сумма обеих проводок правильно отражает произведенную операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средств 8000 руб. (8000+7200). Сторнировочные записи – Это исправительные записи методом "красное сторно" (от итальянского storno – перевод счета). Этот способ применяют:
Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, "сторнируется", т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности. Например, в кассу организации с расчетного счета поступило 20 000 руб. Бухгалтер ошибочно указал неправильную корреспонденцию счетов:
Для исправления допущенной ошибки составляются две бухгалтерские проводки. В первой повторяется неправильная корреспонденция счетов, сумма пишется красными чернилами: 2. Дт 50 "Касса" - 20 000. Кт "Валютные счета" - 20 000. Во второй бухгалтерской проводке обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:
Способ "красное сторно" применяют, когда корреспонденция счетов указана правильно, а сумма завышена, на разницу в суммах делается исправительная запись красными чернилами. Например, в кассу организации с расчетного счета поступило 20000 руб., бухгалтер ошибочно указал: Дт 50 "Касса" - 200 000. Кт "Расчетные счета" - 200 000 Для исправления ошибки составляется такая жен бухгалтерская проводка, но разница в суммах пишется красными чернилами (200 000 – 20 000 = 180 000). Дт 50 "Касса" - 180 000. Кт 51 "Расчетные счета". 5. Формы бухгалтерского учета Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах. Форма учета – это бухгалтерская запись данных из первичных документов в учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса. Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: - количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид; - взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета; - последовательность и способы записей в учетные регистры; - степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете. В настоящее время применяется несколько форм бухгалтерского учета: 1. Журнал-главная. 2. Простая форма бухгалтерского учета. 3. Упрощенная форма бухгалтерского учета. 4. Журнально-ордерная форма. 5. Автоматизированная форма. Форма бухгалтерского учета журнал-главная ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы в том, что регистры для хронологической и систематической записей по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге – журнал-главная. В первых трех графах книги записываются дата, номер, статьи и сумма оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи документов. Вторая часть, т.е. последующие графы, в которых расположены все счета синтетического учета и где систематически записывают хозяйственные операции, называется главной книгой. Такое построение регистров делает учет наглядным. Журнал-главная
Операции в книгу журнал-главная записываются непосредственно с первичных или сводных документов либо на основании составленных мемориальных ордеров с приложенными к ним документами. В начале месяца в журнал-главную переносят сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, подсчитываются обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на первое число последующего месяца. Аналитический учет при этом ведется в книгах или в карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета в книге "Журнал-главная". Простая форма бухгалтерского учета рекомендована Министерством финансов РФ и применяется в организациях малого предпринимательства. При использовании этой формы ведется регистр под названием "Книга учета хозяйственных операций" (ф. № К-1). Книга учета хозяйственных операций К-1
Книга открывается на месяц. (Если она рассчитана на год, то должна быть прошнурована и пронумерована.) на последней странице записывается число страниц, заверенное подписями руководителя организации, главного бухгалтера, а так же оттиском печати. Открывается книга учета хозяйственных операций записями сумм остатков на начало года. В графе 1 указывается номер по порядку, В графе 2 записываются дата и номер документа, в графе 3 на основании первичных документов отражаются хозяйственные операции позиционным способом. В последующих графах сумма отражается на соответствующих счетах одновременно по дебету и кредиту методом двойной записи. В течение месяца хозяйственные операции отражаются в книге учета хозяйственных операций, а по окончании его выявляется финансовый результат. Затем подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов и выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца. Простая форма бухгалтерского учета применяется в организациях, не осуществляющих производства продукции и работ, связанных с большими затратами материальных ресурсов. В этих организациях наряду с книгой учета хозяйственных операций ведется ведомость по форме № В-8 для учета расчетов по оплате труда. Дополнительно по общему правилу ведется кассовая книга для записи операций по кассе, которые дублируют записи в книге учета хозяйственных операций. Малые организации, имеющие на балансе основные средства, осуществляющие производство продукции и работ, большое количество банковских операций, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета с использованием ряда регистров: В-1 – ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений; В-2 – ведомость учета производственных запасов и товаров, а так же налога на добавленную стоимость, уплаченного по ценностям, и т.д.; В-9 – ведомость (шахматная). Каждая хозяйственная операция отражается в двух ведомостях: в одной по дебету счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту, другая – по кредиту счета с указанием корреспондирующего счета по дебету. Остатки средств по ведомостям синтетического учета сверяются с данными кассовой книги и ведомостями аналитического учета. Обобщение итогов финансово-хозяйственной деятельности за месяц производится в шахматной ведомости. Она является основанием для составления бухгалтерского баланса. Журнально-ордерная форма получило свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, – журналу-ордеру. Она широко применяется в организациях различных форм собственности. Основой для ее использования является принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, позволяющих отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Журнально-ордерная форма учета позволяет совместить во времени синтетический и аналитический учет. Карточки аналитического учета могут быть заведены по некоторым видам расчетов: инвентарные карточки, карточки учета затрат и т.д. В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются в основном два вида регистров. Журналы-ордера – бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо как итоги в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитовые обороты данного счета или по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период. Например, записи в журнале-ордере по кредиту счета 50 "Касса" производятся как итог за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов Допускаются записи операций в регистры (производить не ежедневно, а за 3-5 дней) в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе "Дата" указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи. Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
В основу построения журналов-ордеров положен и признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учета в единении с синтетическим учетом. Совмещение синтетического и аналитического учета, например по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" обеспечивается тем, что в журнале-ордере по каждому платежному поручению записывают оприходованные материалы или товары, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Это позволяет не составлять оборотные и сальдовые ведомости по счетам синтетического учета. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах. Текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны. Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один лист. На основании главной книги и части других регистров заполняются баланс и другие формы отчетности. Преимущество журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит в возможности ее применения при использовании нового Плана счетов. В ней совмещаются хронологические и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учета. Применение журналов-ордеров ускоряет составление необходимой отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. Компьютерный вариант предпочтителен для любых организаций, что делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным. В настоящее время одно из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации с применением новейших технических средств. Их применение является наиболее эффективным средством быстрой обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразием, многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено тем, что компьютеры характеризуются высокой скоростью работы, программным управлением, большой емкостью памяти, автоматическим восприятием исходных данных, богатым набором выполняемых операций и т.д. Автоматизированная форма учета включает выполнение функций сбора, передачи, обработки, накопления хранения, защиты и распространения информации. Существует два основных подхода к проблемам автоматизации бухгалтерского учета. Первый – это так называемая "локальная" автоматизация, когда автоматизируется работа на конкретных участках учета, например, расчет заработной платы, выписка счетов фактур, платежных документов и т.д. Вторым подходом к проведению автоматизации является комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия. При этом подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники сладов и другие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия. Такая форма учета может быть реализована при применении программы "1 С Бухгалтерия" системы "1 С Предприятие". | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Документ описывает процесс настройки учетных регистров (внесение новых счетов доходов/расходов) в справочнике «фпв справочник учетных... | | Формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и правила документооборота. 5 |
| Формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и правила документооборота. 5 |  | Цель: раскрыть понятие и назначение учетных регистров и применяемых форм бухгалтерского учета |
| Формы первичных учетных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета для бюджетных учреждений | | Формы первичных учетных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета для бюджетных учреждений |
| Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации... | | «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» окуд субъектами... |
| Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления окуд субъектами... | | Основанием для заполнения журнала ордера №1 (по кредиту счета 50 «Касса») являются следующие документы |