М ЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТINTERNATIONAL BANKING INSTITUTE Тема 4. Учетные регистры бухгалтерского учета
Цель: раскрыть понятие и назначение учетных регистров и применяемых форм бухгалтерского учета.
Задачи:
Рассмотреть назначение, строение и классификацию учетных регистров.
Раскрыть технику записей и способы исправления ошибок в регистрах.
Раскрыть содержание применяемых форм бухгалтерского учета, их достоинства и недостатки.
| Оглавление
Тема 4. Учетные регистры бухгалтерского учета 1
Оглавление 1
1
4.1. Учетные регистры и их классификация 1
4.2. Техника учетных записей и методы исправления ошибок 5
4.3. Формы бухгалтерского учета, их виды, достоинства и недостатки 6
Выводы 9
Вопросы для самопроверки 9
Библиография 9
4.1. Учетные регистры и их классификация
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Подготовленные первичные документы, в которых зафиксированы факты хозяйственной жизни, должны быть зарегистрированы с целью последующей их группировки, отвечающей нуждам управления.
Формы и перечень учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования рекомендуются Правительством Российской Федерации, на которое в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» возложено общее методическое руководство бухгалтерским учетом в стране.
Эти требования регламентируются инструкциями по бухгалтерскому учету, общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе автоматизированных систем управления предприятий, учреждений и методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.
Учетные регистры –специальные таблицы, представленные в виде карточек, книг, ведомостей (свободных листов), магнитных лент, магнитных дисков, дискет и других машинных носителей.
Все применяемые учетные регистры, классифицируются по ряду признаков:
По внешнему виду: книги, карточки, ведомости, журналы и т. п.
Рассмотрим их назначение и строение.
Применение соответствующих регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки экономической информации. Эти особенности накладывают отпечаток настроение учетных регистров.
Карточки бывают контокоррентные1, многографной формы и количественного учета.
Контокоррентные карточки используются для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами, отдельными банками, с персоналом предприятия по прочим операциям. В частности, для отражения расчетов по предоставленным займам, в возмещение материального ущерба и пр.
Карточка контокоррентной формы показана в табл. 4.1.
Таблица 4.1
Информация, представленная в данной карточке, – это аналитический счет расчетов по каждому юридическому и физическому лицу. Итоги аналитических счетов, полученные по результатам обобщения информации, содержащейся в этих карточках, должны быть равны соответственно начальному и конечному остатку, а также оборотам по дебету и кредиту объединяющего их синтетического счета.
Карточки многографной формы используются для аналитического учета в постатейном разрезе затрат, связанных с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказанием услуг. Поэтому строение такого типа карточек предусматривает необходимость получения данных по каждой статье калькуляции.
Общий вид карточки многографной формы открываемой к счету 20 «Основное производство» показан в табл. 4.2.
Таблица 4.2
Хозяйственная операция после регистрации в графе «Содержание» заносится в сумме, указанной в первичном документе, в соответствующую графу статьи расхода. В конце месяца итоги по каждой графе подсчитываются. Общая сумма этих граф должна равняться графе «Итого по дебету». По графе «Итого по кредиту» отражается выпуск продукции. Разница между общей суммой графы «Итого по дебету» и общим итогом графы «Итого по кредиту» будет отражать себестоимость незавершенного производства, т. е. затраты на незаконченные обработкой изделия в соответствии с их технологическим процессом.
Карточки количественного учета предназначены для учета товарно-материальных ценностей на складах (табл. 4.3).
Таблица 4.3
Карточка складского учета №
Наименование материала, тип, сорт, размер
Единица измерения
Цена
Данные карточки ведутся материально ответственным лицом на основании первичных документов по движению конкретного вида материала в натуральных единицах измерения.
Контроль за сохранностью карточек обеспечивается путем их регистрации в специальном реестре, который ведется в бухгалтерии.
Карточки помещаются в специальную картотеку в порядке, определяемом спецификой учитываемых объектов.
Книги используются в тех случаях, когда перечень учитываемых объектов незначителен. Например, в случае, когда на предприятии перечень основных средств небольшой, вместо инвентарных карточек (ф. № ОС-6), описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-7) и карточек учета движения основных средств (ф. № ОС-8) целесообразно вести книгу учета основных средств.
В книге должен быть обеспечен такой же порядок пообъектного учета регистрации, как и в инвентарных карточках.
Для учета движения средств в кассе используется кассовая книга.
Строение кассовой книги (ф. № КО-4) предусматривает деление каждого листа на две равные части. Одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге. Вторая часть (без горизонтальных линий) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Она служит отчетом кассира и является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Страницы кассовой книги должны быть сброшюрованы, пронумерованы и заключены в отдельный переплет. На обороте последней страницы цифрами и прописью указывается количество страниц (листов) за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица.
Ведомости (свободные листы) открываются для ведения и обобщения однородной учетной информации. Например, ведомость учета начисления — разработочная таблица износа (амортизации) основных средств за отчетный месяц, ведомость от грузки (реализации) продукции и т. п. Для обеспечения их сохранности они хранятся в отдельной папке.
Преимущество применения ведомостей (свободных листов) как и карточек, состоит в возможности заполнения их средствами вычислительной техники, т. е. можно полностью исключить ручной способ заполнения. Ведомости (свободные листы), машинограммы, магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и иные машинные носители как учетные регистры удобнее группировать исходя из потребностей пользователей информации, представленной в этих учетных регистрах.
Если предприятие применяет машинные носители, оно обязано изготовлять за свой счет копии таких учетных регистров, как и первичных документов на бумажных носителях для других пользователей, в том числе по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
По строению учетные регистры классифицируются по трем признакам исходя из порядка размещения бухгалтерских записей в соответствующих графах:
параллельного размещения;
последовательного размещения;
комбинированного размещения.
Параллельное способ строение учетных регистров предусматривает размещение записей в процессе их регистрации по дебету и кредиту на одной линии (уровне), хотя сам регистр по строению может быть представлен в форме односторонней таблицы, двусторонней или многографной (штафельной). Применение соответствующей формы регистрации связано, прежде всего, с содержанием хозяйственной операции.
Комбинированный вариант предполагает использование обоих способов строения учетных регистров, в графах которых указывается корреспонденция счетов. Роль бухгалтера сводится к тому, чтобы правильно указать, к какому счету (дебету или кредиту) относится данная хозяйственная операция.
По степени обобщения информации регистры делятся на синтетические и аналитические. Примером синтетического регистра служит Главная книга счетов, а аналитического — карточки складского учета.
По характеру регистрации бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Примером хронологических регистров являются книга продаж и книга покупок, журнал регистрации операций.
Примером систематических регистров являются журналы-ордера, Главная книга счетов и др.
Независимо от характера регистрации бухгалтерских записей общим правилом остается соблюдение равенства итога оборотов по дебету и кредиту хронологических регистров соответственно сумме дебетовых и кредитовых оборотов, исчисленных в систематических регистрах. Это так называемое «правило Мендеса».
Дальнейшее развитие автоматизации учета расширяет рамки применения комбинированных учетных регистров, в которых оптимально сочетается использование хронологических и систематических записей
Примером комбинированного регистра является ведомость № 1, открываемая к счету «Касса», которая показана в табл. 4.4.
Таблица 4.4
Ведомость № 1 по дебету счета «Касса» с кредита счетов за январь 2006 г.
Сальдо на начало месяца 500 р.
По способу регистрации записей регистры делятся на два вида: составленные вручную и механизированным способом.
4.2. Техника учетных записей и методы исправления ошибок
Техника учетных записей в учетных регистрах – важный этап для формирования достоверной и своевременной информации о происходящих на предприятии реальных хозяйственных процессах и предоставления ее пользователям.
Реализации этой цели предшествует обязательная запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании бухгалтерских документов. Эта учетная процедура называется разноской операций. Она осуществляется на основе котировки, нередко называемой бухгалтерской проводкой, — особой формы разметки корреспондирующих балансовых счетов на основании хозяйственной операции.
Практика организации бухгалтерского учета выработала различные способы записи в учетные регистры.
Наиболее распространенным среди них является линейный способ. Его достоинство состоит в наглядности контроля, особенно по расчетным операциям, касающимся принятых к исполнению одной из сторон – участников расчетов обязательств по заключенным сделкам.
Преимущество использования линейной записи состоит в том, что в таких учетных регистрах, как правило, совмещается аналитический и синтетический учет. Таким образом, упрощается техника ведения бухгалтерского учета и возрастает его достоверность.
В технике регистрации учетных данных широкое применение получил способ предварительного накапливания сумм по однородным хозяйственным операциям в отдельных учетных регистрах с целью последующей их группировки и обобщения. В таком случае вместо большого количества бухгалтерских проводок становится возможным сделать в учетном регистре одну итоговую запись по корреспонденции счетов однородных хозяйственных операций. Следовательно, более наглядным представляется ведение синтетического учета.
В строении учетных регистров широко используется шахматный принцип записи, позволяющий за один прием указать сумму в учетном регистре, не нарушая при этом принцип двойной записи.
Сумма по хозяйственной операции записывается один раз на пересечении горизонтальной линии одного корреспондирующего счета и вертикальной линии другого корреспондирующего счета. Таким образом, возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов, так как дебет и кредит соответствующих счетов представлены в одном месте, по одной операции, в одном учетном регистре.
Примером шахматной записи служат многие журналы-ордера, являющиеся основными учетными регистрами журнально-ордерной формы учета.
Раздельный учет имущества и обязательств на балансовых и забалансовых счетах, исходя из природы формирования и отношения их к собственнику, обусловил регистрацию хозяйственных операций путем применения униграфической и диаграфической записей.
Униграфическая запись – односторонняя запись. В текущем учете хозяйственная операция отражается либо по дебету счета, либо по кредиту счета. Как известно, такой порядок регистрации хозяйственных операций характерен для учета имущества, временно находящегося в пользовании данного предприятия, а так же учета условных прав и обязательств.
Диаграфическая запись используется в процессе регистрации хозяйственных операций в строго определенной группировке (системе). Для нее характерна является регистрация каждой хозяйственной операции по дебету одного счета и кредиту другого счета, т. е. действует принцип двойной записи.
Бухгалтерские ошибки, допущенные при составлении документов и оформлении учетных регистров, могут быть результатом небрежности, усталости, сбоя в работе вычислительной техники. Допущенные ошибки исправляются следующими способами: «красное сторно», корректурный способ, дополнительная запись.
В условиях автоматизированного учета методика выявления и исправления ошибок несколько иная.
Итоги аналитических учетных регистров, подготовленные средствами вычислительной техники, проверяют методом контрольных чисел. Его суть состоит в том, что вначале по массиву машинных носителей подсчитывают контрольные итоги по ряду определяющих основных показателей, затем сверяют их с выходными данными машинограмм.
Итоги в регистрах сводного синтетического и аналитического учета вначале подсчитывают по каждому синтетическому счету, а затем путем прямого подсчета сверяют с итоговыми показателями учетных регистров.
Новая машинограмма печатается в том случае, когда допущено большое количество ошибок, если их мало, исправление допускается корректурным способом при наличии оснований для его применения.
4.3. Формы бухгалтерского учета, их виды, достоинства и недостатки
Применяемые учетные регистры, порядок записей в них определяют форму бухгалтерского учета.
Форма бухгалтерского учета - определенная система формирования учетной информации, обеспечивающая отражения в строго установленной последовательности хозяйственных операций в целях текущего контроля и составления отчетности.
В современном бухгалтерском учете применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная (диалоговая), упрощенная для организаций малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей.
Мемориально-ордерная форма в настоящее время имеет ограниченное применение.
Ее суть состоит в том, что на каждый учетный документ составляется справка – мемориальный ордер с указанием в нем корреспонденции счетов. Мемориальные ордера подлежат регистрации в Журнале регистрации мемориальных ордеров. Информация мемориальных ордеров затем отражается на счетах синтетического учета в Главной книге счетов. По данным Главной книги счетов составляется оборотная ведомость, итоги которой используются для составления бухгалтерского баланса.
Аналитический учет осуществляется в карточках по данным первичных документов.
Разновидностью мемориально-ордерной формы учета является форма «Журнал-Главная». В форме «Журнал-Главная» на отдельном развороте листа в хронологическом порядке по каждому мемориальному ордеру отражается общая сумма с разноской по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.
Содержание формы «Журнал-Главная» позволяет исключить составление оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет по данной форме ведется на карточках и ведомостях.
Итоговые данные формы «Журнал-Главная» используется для составления бухгалтерского баланса.
К достоинствам формы «Журнал-Главная» следует отнести простоту и наглядность учетного регистра, позволяющего отразить совершаемые за отчетный период хозяйственные операции, однако громоздкость аналитического учета и трудности во внедрении машинного способа обработки учетных данных затрудняют ее применение.
Отличительными признаками журнально-ордерной формы учета являются:
Принцип накапливания учетных данных на основе первичных документов и их систематизация путем составления накопительных и группировочных ведомостей.
Применение журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей и специальных разработочных таблиц, в которых производится отражение совершаемых хозяйственных операций. Журналы-ордера ведутся по кредитовому признаку.
Исключением из общепринятого порядка является регистрация записей по счетам денежных средств: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета», по которым одновременно с журналами-ордерами составляются ведомости для отражения записей по дебету счетов.
В журналах-ордерах заранее указывается корреспонденция счетов, а в некоторых из них и номенклатура статей аналитического учета.
Появляется новый учетный регистр — листок-расшифровка (разработочная таблица). Его назначение – расшифровывать (группировать) записи в журналах-ордерах по счетам и статьям аналитического учета.
В одном журнале-ордере, как правило, объединяются не сколько экономически взаимосвязанных синтетических счетов. Например, журнал-ордер № 3 ведется по кредиту трех счетов: 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути» и 81 «Собственные акции (доли)».
Строение отдельных журналов-ордеров по ряду счетов обеспечивает совмещение синтетического и аналитического учета при помощи линейной (позиционной) записи, что способствует составлению отчетности в более сжатые сроки.
Записи в учетных регистрах производятся по мере принятия к учету документов либо итогами за месяц. Каждый регистр в конце месяца должен быть подписан исполнителем, на которого возложено его ведение, и главным бухгалтером.
Итоги учетных регистров по окончании месяца записывают в Главную книгу счетов.
Основные принципы журнально-ордерной формы учета в широкой степени согласуются с возможностями вычислительной техники.
Повышается уровень организации управления, и расширяются границы анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Информация, содержащаяся в Главной книге и других учетных регистрах, в дальнейшем используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.
Перечень типовых учетных регистров журнально-ордерной формы учета имеет два блока.
Первый блок включает 16 журналов-ордеров, около 20 ведомостей и 15 разработочных таблиц. Он определяет состав единой журнально-ордерной формы учета и предназначен как для больших, так и небольших предприятий, в том числе малого бизнеса. Областью его применения являются предприятия и организации промышленности, строительства, науки, снабжения и сбыта.
Второй блок учетных регистров рекомендован к применению на небольших предприятиях и организациях.
Он включает 8 журналов-ордеров и 6 ведомостей.
Для организаций малого бизнеса, имеющих простой технологический процесс производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 100 в месяц), Министерство финансов РФ разработало упрощенную форму бухгалтерского учета.
Упрощенная форма бухгалтерского учета может вестись по:
простой форме бухгалтерского учета (без использования учетных регистров имущества малого предприятия);
по форме с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Применение электронно-вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой «автоматизированной» формы бухгалтерского учета.
Учетными регистрами являются выходные формы, которые содержат всю необходимую информацию по аналитическим и синтетическим счетам.
Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее произведенных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ автоматически.
Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета.
Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой версии программы «1С: Бухгалтерия».
Особенности автоматизированной формы бухгалтерского учета:
ЭВМ из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации труда бухгалтера.
Однократный ввод и многократное использование учетных данных.
Хранение и обработка массива информации с последующим выведением ее на машинограммы с помощью алфавитно-цифрового печатающего устройства (АЦПУ) или на видео терминал вплоть до получения результатов и заполнения соответствующих форм отчетности.
Возможность организации бездокументного сбора первичных учетных данных и передачи их в ЭВМ по дистанционным каналам с последующим автоматическим составлением бухгалтерской записи путем использования зависимости между корреспондирующими счетами. Автоматическое печатание регистров синтетического и аналитического учета.
Автоматическое получение информации об отклонениях от установленных процедур (норм, нормативов, заданий и т. п.).
Получение информации по запросу на любую дату.
Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отраженных в системе счетов.
Создание объективных условий, исключающих дублирование показателей учета, путем формирования единого подхода к оценке значимости информационной системы на всех уровнях принятия управленческих решений, прогнозирования, обобщения, оперативного, предварительного и последующего контроля, а также осуществления экономического анализа.
Выводы
Для отражения совершаемых хозяйственных операций используются бухгалтерские учетные регистры, к которым относятся книги, ведомости, журналы, карточки, свободный лист бумаги.
Применяемые регистры классифицируются по ряду признаков, среди которых наиболее важные классификации учетных регистров по степени обобщения и по характеру записи, в связи с чем различают синтетические, аналитические, хронологические и систематические регистры.
Ошибки, допущенные в учетных регистрах, исправляются методом «красное сторно», корректурным способом и дополнительной записью.
Виды применяемых регистров и порядок записи в них формируют форму бухгалтерского учета. Наиболее распространены следующие формы бухгалтерского учета: Журнал-Главная, мемориально-ордерная, журнально-ордерная и механизированные формы бухгалтерского учета.
Вопросы для самопроверки
Каково назначение учетных регистров в учете?
Как классифицируются учетные регистры?
Какие виды записей применяются в текущем учете?
В чем суть униграфической записи?
В чем суть диаграфической записи?
Какие способы исправления ошибок вы знаете?
Что такое форма бухгалтерского учета?
В чем состоят основополагающие принципы мемориально-ордерной формы учета?
Каково содержание формы учета «Журнал-Главная»?
Раскройте содержание журнально-ордерной формы учета.
Какие предприятия применяют упрощенную форму бухгалтерского учета?
В чем достоинства автоматизированной формы учета?
Библиография
Антони Р. Н. Основы бухгалтерского учета: Учеб. пособие. М.: Триада НТТ, 1992.
Астахов В. П. Теория бухгалтерского учета: Учеб. пособие. Ростов н/Д.: МарТ, 2001.
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению, Приказ МФ РФ от 31.10. 2000 г. № 94н.
Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Финансы и статистика, 2002.
Соколов Я. В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учеб. пособие для вузов. М.: Аудит; М.: ЮНИТИ, 1996.
|
