ООО «ХХХ»
Регламент использования автомобильного транспорта
Ноябрь 2011 Версия 3
 
Регламент использования автомобильного транспорта
Содержание:
1. Общие положения;
|
|
2. Прием заявок на доставку водителем-курьером;
|
|
3. Прием заявок на доставку сотрудников;
4. Заказ трансфера;
|
|
5. Организация предоставления машин бизнес класса;
6. Ответственность;
7. Приложения.
|
|
Термины и определения настоящего Регламента:
Группа Компаний «ХХХ» (далее – ГК) – совокупность юридических лиц, с общими стратегическими целями и задачами, созданная в целях получения прибыли, с общей организационной структурой, возглавляемая Управляющей компанией в лице ее Генерального директора, либо его уполномоченного представителя.
Действующий Регламент (настоящий регламент) - Регламент использования корпоративного автомобильного транспорта и привлеченного автомобильного транспорта внешних подрядчиков ГК, предоставляемого Курьерско-транспортной группой действующий на момент оказания услуг.
Заказчик – юридическое лицо, входящее в Группу Компаний «ХХХ», которое осуществляет заказ на предоставление автотранспорта.
Заявка на доставку - официальная форма заявки на доставку, в пределах г. Москва, а также прилегающих к нему областей в пределах 100 км, которая оформляется Заказчиком на корпоративном портале на каждое отправление и являющаяся сопроводительным документом. В заявке на доставку содержится информация об отправлении и (или) грузе: дата и время отправления, адресные данные отправителя и получателя, вид и характер отправления, а также иная информация, необходимая для осуществления доставки.
Исполнитель – сотрудники Курьерско-транспортной группой (водители-курьеры), а также привлеченные внешние подрядчики ГК (службы такси, компании по предоставлению автомобилей в аренду).
Отправление - конверты, пакеты, коробки, мешки и иная упаковка, в которых содержатся документы, корреспонденция, иные предметы, предоставленные Отправителем для доставки до Получателя, указанные в оформленной надлежащим образом заявке на доставку.
Отправитель - сотрудник ГК, фамилия, имя которого внесены в пункт «Отправитель» в надлежаще оформленной заявке на доставку.
Специалист по доставке автомобильным транспортом – сотрудник Курьерско-транспортной группой, (вн. тел. 1101 е-mail: или transport@ящик.ru), отвечающий за предоставление автомобильного транспорта.
Менеджер по организации деловых поездок – сотрудник Группы административной поддержки (вн. тел. 220ххх1, е-mail: или travel@ящик.ru ), отвечающий за организацию деловых поездок.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящий Регламент определяет условия и порядок предоставления сотрудникам ГК (далее - Заказчик) автомобильного транспорта, расходы на который предусмотрены в бюджете ГК.
1.2. Задача настоящего Регламента - определение порядка предоставления и использования сотрудниками ГК, предоставляемого автомобильного транспорта.
1.3. Цель действующего Регламента - организация эффективного использования корпоративного автомобильного транспорта ГК, а также оптимизация затрат статей бюджета на привлечение внешних транспортных служб .
1.4. Положения настоящего Регламента обязательны для исполнения всеми сотрудниками ГК.
1.5. Настоящий Регламент действует с даты утверждения его Генеральным директором и Финансовым директором Группы Компаний.
1.6. Оформление сотрудником заявки на предоставление автотранспорта означает, что он ознакомлен и согласен с условиями Регламента, а так же обязуется следовать условиям настоящего Регламента.
2. УСЛОВИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ТРАНСПОРТА СОТРУДНИКАМ ГК «ХХХ».
2.1.Курьерско-транспортная группа предоставляет автомобильный транспорт сотрудникам ГК в следующих случаях:
2.1.1.Для обеспечения доставки большого количества документов или грузов, общий вес которых превышает 5 кг, сумма размеров: длины, ширины и высоты более 150 см, но длинна которых не превышает 210 см ;
2.1.2.Для доставки сотрудников ГК или иных частных лиц на переговоры/встречи сотрудников, предоставление автомобильного транспорта сотрудникам ГК производится в соответствии с занимаемым грэйдом (Приложение №1). В иных случаях, исходя из экономической целесообразности и после согласования руководителем подразделения, автотранспорт может быть предоставлен сотруднику
2.1.3. В случае, если сотрудник остается на внеплановую переработку, то есть его рабочий день заканчивается после 0:00 часов текущего дня, то он имеет право на заказ корпоративного такси.
2.1.4. Для заказа корпоративного такси в ночное время (доставка после 00:00) , сотруднику необходимо заполнить форму заявки (Приложение 4) и лично обратиться к старшему администратору в Бизнес-центре на 3 этаже, номер кабинета 31».Дежурный администратор принимает заявки с 23:00 до 06:00.
2.1.5.Для заказа корпоративного такси, сотруднику необходимо заполнить форму заявки (Приложение 4) и лично обратиться к старшему администратору в Бзнес центр на 8 этаже, номер кабинета 806-1, тел.хх-06
2.2.Курьерско-транспортная группа предоставляет автомобильный транспорт по следующему графику:
- корпоративный автомобильный транспорт предоставляется сотрудникам в рабочие дни с 10.00 до 19.00 по г. Москва и прилегающих к нему областей в зоне 100 км.
- автотранспорт привлеченных внешних служб предоставляется с 19.00 до 10.00 в рабочие дни, а также в выходные и праздничные дни) в соответствии с занимаемым грэйдом.
3.ПРИЕМ ЗАЯВОК НА ДОСТАВКУ
ОТПРАВЛЕНИЙ И ГРУЗОВ
3.1. Доставка и прием заказов на доставку водителем-курьером отправлений и грузов осуществляется в соответствии с Регламентом о курьерской и водительской доставке путем подачи на корпоративном портале заявки на доставку (Приложение 2).
3.2. Доставка осуществляется в рабочие дни 5 (пять) дней в неделю: с понедельника по пятницу с 10:00 до 19:00. Суббота и воскресенье – выходные. Государственные праздники, объявленные нерабочими выходными днями, также являются выходными.
4. ПРИЕМ ЗАЯВОК НА ДОСТАВКУ СОТРУДНИКОВ
4.1. Доставка сотрудников на переговоры/встречи осуществляется согласно поданной заявке на корпоративном портале (Приложение 3).
4.2. Заявка о доставке сотрудника подается заранее, не менее чем за 2 часа до установленного времени к отправке.
4.3. После получения заявки на доставку сотрудника, специалист по курьерской и водительской доставке на корпоративной портале вносит информацию о ФИО водителя, его контактном телефоне, марке и государственном номере автомашины.
4.4. При отсутствии автотранспорта компании Курьерско-транспортная группа обеспечивает автотранспортом при помощи внешних служб (такси) в рамках утвержденного бюджета.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ ТРАНСФЕРА
5.1. Командируемый сотрудник имеет возможность заказать трансфер в аэропорт/ж/д вокзал и обратно. Для этого он должен в Заявке на деловую поездку (Приложение 3) на корпоративном портале сделать соответствующую отметку и указать следующие данные:
- время подачи транспортного средства
- адрес подачи транспортного средства (город, улица, дом, подъезд)
- мобильный телефон для связи с водителем транспортного средства.
5.2. После получения данной заявки и организации трансфера менеджер по организации деловых поездок подтверждает его организацию сотруднику, направляемого в командировку.
6.ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МАШИН
БИЗНЕС КЛАССА
6.1.При необходимости предоставления машин бизнес класса для встречи и сопровождения VIP-гостей, Курьерско-транспортная группа организовывает предоставление машин соответствующего уровня при помощи внешних компаний в соответствии с заключенными договорами.
6.2.Заявку на предоставлении машины бизнес класса подает персональный ассистент руководителя, осуществляющего прием гостя данного уровня.
6.3.Заявка подается не менее чем за 1 сутки на корпоративном портале (Приложение 2), в которой делается необходимая отметка о классе машины и уровне гостя.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Сотрудники Курьерско-транспортной группы Группы административной поддержки (специалист по курьерской и водительской доставке, менеджер по организации деловых поездок, водители-курьеры) несут персональную ответственность за соблюдение и выполнение требований действующего Регламента.
7.2. Курьерско-транспортная группа и Группа административной поддержки не несет ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств, если:
а) Отправитель указал неточную, неполную или неправильную информацию в заявке на доставку;
б) Заказчик не известил или несвоевременно известил специалиста по курьерской и водительской доставке/менеджера по организации деловых поездок об изменениях в заказе.
7.3. Курьерско-транспортная группа не несет ответственности за невозможность вручения отправлений в связи с отсутствием Отправителей и Получателей по предоставленным Заказчиком адресам.
7.4. Курьерско-транспортная группа не несет ответственности за доставку сотрудников внешними службами такси.
7.5.. Сотрудник-заказчик, в чье распоряжение поступил автомобильный транспорт компании:
- должен соблюдать Правила дорожного движения в части, касающейся обязанностей пассажиров;
- не должен перевозить в автомобиле огнеопасные, взрывчатые, отравляющие и ядовитые вещества, а также грузы, загрязняющие и портящие салон автомобиля;
- не должен передавать автомобиль в пользование третьим лицам и организациям;
- обязан использовать автомобиль строго по служебному назначению.
7.6.. Выполненные заявки на доставку водителем с отметкой о выполнении хранятся в Курьерско-транспортной группе в течение 3-х (три) месяцев с даты выполнения заявки.
Генеральный директор
Финансовый директор
Приложение 1
Таблица прав использования корпоративного автотранспорта.
Грэйд
|
Трансфер
|
VIP такси
|
такси
|
офис.авто
|
1
|
v
|
v
|
v
|
2
|
v
|
v
|
v
|
3
|
|
v
|
v
|
4
|
|
v
|
v
|
5
|
|
v
|
v
|
6
|
|
v
|
v
|
7
|
|
v
|
v
|
8
|
|
|
v
|
9
|
|
|
Согласно п.1.7.1
|
Приложение 2
REQUISITIONS FORMS
Форма заявки на курьерскую доставку
Идентификатор:
|
|
Автор:
|
|
Дата подачи заявки:
|
|
Выполнить до:
|
|
Данные о компании-отправителе
Название компании:
|
|
Контактное лицо (ФИО):
|
|
Номер телефона контактного лица:
|
|
Данные о компании-получателе
Название компании:
|
|
Адрес компании:
|
|
Номер телефона:
|
|
Контактное лицо (ФИО):
|
|
Номер телефона контактного лица:
|
|
Данные о доставке
Цель поездки:
|
|
Вид доставки:
|
|
Вручить лично в руки:
|
|
Срок исполнения до:
|
|
Отметка об исполнении
Дата
|
Время
|
Должность
|
Фамилия
|
Подпись
|
|
|
|
|
|
Приложение 3
REQUISITIONS FORMS
Форма заявки на трансфер
Идентификатор:
|
|
Автор:
|
|
Дата подачи заявки:
|
|
Выполнить до:
|
|
Информация о поездке
Дата и время подачи транспортного средства:
|
|
Компания-отправитель:
|
|
Пассажир (ФИО):
|
|
Номер мобильного телефона пассажира:
|
|
Адрес отправления:
|
|
Адрес назначения:
|
|
Цель поездки:
|
|
Вид доставки:
|
| |
