Способы предоставления документов Регистратору
Регистратор проводит операции на основании распоряжений, предоставленных лично зарегистрированными лицами или их уполномоченным лицом.
Установление личности лица, предоставившего документы Регистратору, производится на основании документа, удостоверяющего личность.
Проверка полномочий лиц, подписавших распоряжение, производится на основании документов, указанных в главе 15.1 Правил.
Регистратор вправе проводить операции на основании распоряжений уполномоченных лиц, предоставленных всеми способами почтовой связи.
Регистрация, обработка и хранение входящей документации
Все поступающие Регистратору документы подлежат регистрации в Журнале учета входящих документов. Каждому поступающему документу присваивается свой уникальный номер, который проставляется на бумажном оригинале документа.
В журнале учета входящих документов не регистрируются:
приказы, распоряжения, положения, инструкции, бухгалтерские документы, рекламные обращения и т.п.;
служебные документы, составленные для временного пользования (справки, планы, расписания и т.п.), которые уничтожаются по прошествии времени пользования.
Факт приема документов подтверждается актом приема-передачи с перечнем всех принятых документов, выдаваемым уполномоченным сотрудником Регистратора, который содержит отметку о дате приема, Ф.И.О., подпись уполномоченного лица и печать Эмитента.
Уполномоченные сотрудники Регистратора обязаны проставлять служебные отметки на оригиналах документов.
Распоряжение одного зарегистрированного лица исполняется разными, как минимум двумя, уполномоченными сотрудниками Регистратора.
Для хранения документов, составляющих систему документооборота Регистратора, используется специальное помещение – архив. Доступ к архиву строго ограничен. Допуск в архив осуществляется на основании утвержденного в установленном порядке перечня лиц, имеющих право доступа в архив
Архив оснащен противопожарным оборудованием и пожарной сигнализацией. Помещения архива защищены от повреждения водой и от воздействия других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.
Выдача документов из архива производится по заявке, в которой указывается перечень и реквизиты запрашиваемых документов, Ф.И.О. лица, направившего заявку, дата выдачи документа, уполномоченное лицо, осуществившее выдачу документов. После возврата документов в архив в заявке указываются сведения о возврате документов в архив.
Архивирование документов производится при условии наличия оригинала документа. На документе проставляется отметка о приеме в архив.
Архив хранимой документации состоит из трех основных частей:
Архив информации об эмитенте и выпусках ценных бумаг:
анкета эмитента;
список лиц, уполномоченных отдавать распоряжения и получать информацию от имени эмитента с образцами подписей;
копии учредительных документов эмитента;
копии уведомлений о регистрации выпусков и отчетов об итогах выпусков ценных бумаг;
открытая информация о деятельности эмитента (решения общих собраний акционеров, годовые бухгалтерские балансы, сведения о лицах, входящих в совет директоров эмитента).
Архив анкет зарегистрированных лиц:
анкеты зарегистрированных лиц с образцами подписей;
комплекты документов, предоставленные зарегистрированными юридическими лицами при открытии лицевого счета или вследствие произошедших изменений.
Архив принятых распоряжений.
Документы, являющиеся основаниями для внесения записей в реестр, хранятся в Архиве не менее 5 лет с момента их поступления. Анкеты зарегистрированных лиц хранятся в архиве не менее 5 лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.
|
