4.4 Как происходит подготовка к сертификации?
Первоначально анализируется существующая структура предприятия, система учетной документации, существующий на данный момент подход к менеджменту качества, уровень автоматизации принятия решений. На этапе выполнения диагностического обследования консультанты проводят встречи с руководством компании, организуют семинары по общим вопросам систем управления и практике внедрения серии стандартов ISO 9000 в нашей стране и за рубежом.
После проведения анализа вырабатывается решение о необходимых действиях по приведению СМК в соответствие с требованиями стандарта ISO 9001. При этом действует принцип максимального использования всех эффективных решений, уже действующих на предприятии и разработке минимального количества новых форм и документов, необходимых для удовлетворения требований стандарта ISO 9001.
Основной принцип работы систем менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO 9001 - непрерывное усовершенствование. Персонал предприятия должен постоянно анализировать протекающие на предприятии процессы, фиксировать недостатки, вносить изменения в действующие процедуры и политику компании в области качества - с одной целью - повысить степень удовлетворенности потребителя и других заинтересованных сторон. Решение этой задачи обеспечивается эффективно действующей информационной системой. Подготовка компании к сертификации по стандарту ISO 9001 завершается опытной эксплуатацией корпоративной СМК и внутренним аудитом с участием специалистов.
При подготовке СМК к сертификации организация должна разработать:
- Политику и цели в области качества,
- Руководство по качеству,
- обеспечить управляемость документации,
- провести оценку всех процессов и СМК в целом,
- найти исходную точку оценки СМК,
- провести все внутренние аудиты по процессам,
- подготовить Протоколы корректирующих и предупреждающих действий
- обеспечить управляемость процессов,
- подготовить и утвердить отчёт представителя руководства о функционировании СМК за отчётный период (входные данные анализа),
- приложить к отчёту решение генерального директора по улучшению СМК (выходные данные руководства).
Первой фазой подготовки к сертификационному аудиту является оформление Заявки на проведение сертификационного аудита и ответов на контрольные вопросы Органа по сертификации. На основе ответов организации на Каталог вопросов Орган по сертификации принимает решение о начале следующей фазе аудита.
Второй фазой подготовки к сертификационному аудиту является анализ документации, представляемой Органу по сертификации организацией. К указанной документации относится: Политика в области качества, Руководство по качеству, 6 обязательных документированных процедур. Орган по сертификации проводит анализ документации в части её соответствия стандартам ИСО серии 9000:2000 и направляет замечания по документации в организацию. После учёта всех замечаний и корректировки документации Орган по сертификации направляет в организацию План сертификационного аудита со сроками выполнения работ.
Третьей фазой является проведение сертификационного аудита непосредственно в Организации. На этой фазе проверяется выполнение требований ИСО 9001:2000 во всех подразделениях предприятия. Аудит процессно - ориентирован. По результатам аудита могут быть отмечены отклонения от требований, сделаны замечания по вопросам применения ИСО в СМК или даны рекомендации по улучшению. Аудиторы, проводящие проверку, на заключительном совещании объявляют о результатах аудита. Срок оформления Сертификата - 1 месяц. Сертификат на СМК может быть оформлен на любых языках мира и выдаётся на 3 года.
Четвёртой фазой является ежегодное проведение Органом по сертификации надзорных аудитов с целью отслеживания соответствия СМК требованиям ИСО 9001:2000 и её управляемость. Таким образом, за время действия Сертификата проводится 2 надзорных аудита.
4.5 Нужно ли сертифицироваться по ИСО
В целях подтверждения соответствия СМК требованиям ИСО 9001:2000 во всём мире созданы независимые Органы по сертификации систем качества (СК). Наиболее авторитетными зарубежными Органами по сертификации СК, действующими в нашей стране, являются: ТЮФ НОРД (Германия), Ллойд (Англия), Веритас (Дания). К отечественным Органам по сертификации относятся: Госстандарт РФ, Морской Регистр судоходства, СовАсК и ряд других. По результатам аудита СМК Органом по сертификации СК выдаётся Сертификат, удостоверяющий соответствие СМК организации требованиям ИСО 9001:2000.
Срок действия Сертификата – 3 года.
Внедрение системного подхода к управлению организациями вызвало широкий резонанс во всём мире. Так, к 1990 году более 200 тысяч организаций в мире имели сертифицированные СК. По данным американской корпорации «Шелл» в 1994 году уже более 400 тысяч организаций сертифицировало свои СК. В настоящее время только Сертификат на СК является пропуском для отечественных предприятий на внешний рынок товаров и услуг.
В России около двух тысяч предприятий имеют Сертификаты СК, из них менее половины – Сертификаты авторитетных зарубежных фирм. В нашей стране внедрение СМК встречает значительные трудности. Так, анализ разработанных СМК различных организаций показывает, что ими не в полной мере учитываются возможности:
обеспечения управляемости процессов и СМК в целом, что приводит к недоказуемости главного требования ИСО 9001:2000 – постоянного улучшения;
контроля объективности количественного измерения (оценки) процессов;
классификации процессов;
построения блок-схем взаимодействия процессов с использованием обратных связей;
независимой количественной оценки самим потребителем качества продукции и поставок, выполненных организацией.
В СМК используется 8 принципов, обеспечивающих успешное руководство организацией. Данные принципы менеджмента качества определены для того, чтобы высшее руководство могло использовать их с целью постоянного улучшения всей производственно – хозяйственной деятельности. К ним относятся:
а) Ориентация на потребителя
Организации зависят от своих потребителей, и поэтому должны понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания.
б) Лидерство руководителя
Руководители обеспечивают единство цели и направления деятельности организации. Им следует создавать и поддерживать внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в решение задач организации.
в) Вовлечение работников
Работники всех уровней составляют основу организации, и их полное вовлечение дает возможность организации с выгодой использовать их способности.
г) Процессный подход
Желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом.
д) Системный подход к менеджменту
Выявление, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы содействуют результативности и эффективности организации при достижении ее целей.
е) Постоянное улучшение
Постоянное улучшение деятельности организации в целом следует рассматривать как её неизменную цель.
ж) Принятие решений, основанных на фактах
Эффективные решения основываются на анализе данных и информации
и) Взаимовыгодные отношения с поставщиками
Организация и поставщики, работающие на неё, зависимы друг от друга. Отношения взаимной выгоды повышают способность обеих сторон создавать ценности.
Ясно, что управлять качеством должны все, кто хочет сохранить конкурентоспособность на рынке. Вряд ли кто-то станет отрицать важность повышения качества для успеха на рынке. Другое дело - дорогостоящая процедура сертификации. Сертификация по стандартам ISO 9000 предполагает соответствие системы качества предприятия ряду как содержательных, так и формальных требований. Процесс приведения системы качества в соответствие этим требованиям может быть весьма трудоемким и, как правило, занимает много времени. Поэтому, прежде чем принять решение о подготовке системы качества к сертификации по ISO 9000, руководство предприятия должно тщательно взвесить все "за" и "против", а также ясно определить, зачем компании нужен сертификат на систему качества.
Даже за рубежом наличие сертификата ISO 9000 (или аналогичных сертификатов) является обязательным лишь в отдельных отраслях, преимущественно, связанных с продукцией, от качества которой зависит жизнь и здоровье людей (военные и аэрокосмические отрасли, автомобилестроение и др.). Иногда наличие сертификации является требованиям системы качества самого заказчика. В остальных случаях сертификат ISO 9000 не является обязательным, однако может обеспечить преимущество при выборе поставщика.
Если дело касается российских предприятий, то речь о сертификации по ISO 9000 должна вестись в том случае, если компания работает на зарубежных рынках или намерена выходить на них, или же если клиенты компании требуют наличия у нее сертифицированной системы качества. Европейские производители и торговые компании готовы сотрудничать с поставщиками и субподрядчиками из России, однако они требуют высокого и стабильного качества запрашиваемых производственных услуг. Конечно же, наличие документированной и сертифицированной системы качества может обеспечить большее доверие со стороны зарубежных партнеров.
Ответственность и полномочия руководящего состава, выполняющего ключевые функции при разработке, обеспечение результативного функционирования и постоянного улучшения СМК: генерального директора, руководителя службы качества и владельцев процессов.
Генеральный директор:
- формирует стратегию, Политику и цели в области качества, обеспечивает их выполнение во всех подразделениях организации, отвечает за общее руководство СМК и несет ответственность перед Потребителем за качество выпускаемой продукции,
- осуществляет анализ информации о результативности СМК, представленной в полугодовых отчётах руководителя службы качества, и, в случае необходимости, принимает решения о выделении требуемых ресурсов, направленных на её постоянное улучшение,
- проводит необходимые изменения организационной структуры с целью обеспечения управляемости СМК в соответствии с требованиями ИСО 9001,
- назначает представителя руководства по СМК,
- обеспечивает административную и функциональную независимость службы качества, включая ОТК, от разработчика и производителя продукции,
Руководитель службы качества (представитель руководства по СМК) подчинён генеральному директору и несет ответственность за:
- менеджмент системы качества в соответствии с требованиями ИСО 9001 и ее непрерывное совершенствование на базе учёта средневзвешенных оценочных показателей процессов;
- организацию управления службой качества;
- разработку, согласование, актуализацию и рассылку Руководства по качеству;
- организацию разработки и эффективного применения документированных процедур по всем процессам СМК;
- организацию внутренних аудитов (проверок) результативности СМК,
- участие в анализе информации по маркетингу для решения задач в области качества;
- контроль реализации и эффективности Планов качества;
- сбор и анализ данных о качестве продукции на всех этапах ее жизненного цикла,
-инициирование разработки и контроль результативности Программ реализации корректирующих и предупреждающих действий;
- организацию анализа и внедрения государственных, международных и национальных (иностранных) стандартов;
- представление генеральному директору предложений по стимулированию персонала в области качества;
- подготовку отчета генеральному директору с количественной оценкой результативности всех процессов и СМК в целом, а также с рекомендациями по улучшению СМК.
Руководитель службы качества наделён полномочиями:
- по остановке производства, испытаний и отгрузки продукции при наличии несоответствий, оказывающих значительное влияние на качество;
- по привлечению к реализации Планов качества главных специалистов по направлениям работ.
Владельцы процессов – назначаются приказом генерального директора по представлению руководителя службы качества и являются ответственным за:
- выполнение своих функций в СМК в соответствии с регламентацией СТП, Положений и должностных инструкций,
- формирование целей в области качества по своим направлениям работ (процессам),
- объективность формирования критериев оценки процессов и градаций снижения оценочных показателей,
- оценку (самооценку) процесса по выбранным критериям и передачу данных в службу качества,
- анализ конечных показателей оценки процесса (в 10-балльной системе) с учётом оценок процесса внутренним потребителем и руководителем службы качества с целью постепенной оптимизации критериев,
- реализацию корректирующих и предупреждающих действий, а также Планов качества по результатам внутренних проверок процессов,
- формирование сводной оценки процесса,
- разработку документации, регламентирующей функции управления процессами, по своим направлениям работ.
Для результативной работы СМК необходимо обеспечить распределение ответственности и взаимодействие всех подразделений организации, выполняющих свои функции в Системе. Эта задача решается путём построения Матрицы распределения ответственности и взаимодействия руководства в СМК, приведенной выше.
Кроме того, ответственность персонала должна быть установлена в Положениях о подразделениях и должностных инструкциях.
Краткий словарь терминов ВЭД
Авансовый платеж (предоплата) – выгодный для экспортера способ оплаты за товар, предназначенный для импортера. Один из трех, наряду с открытием аккредитива и предоставлением банковской гарантии, рекомендуемых для экспортеров способов оплаты по внешнеторговым контрактам и ее гарантирования.
Аварийный сертификат – документ, фиксирующий размер и причины убытка по застрахованным экспортным грузам.
Авиагрузовая накладная – транспортный документ, удостоверяющий заключение договора перевозки экспортного груза между его отправителем и авиакомпанией.
Агент – юридическое, физическое лицо, представляющее на постоянной основе экспортера и выполняющее в его интересах и по его поручению необходимые действия.
Аккредитив – способ платежа, используемый преимущественно во внешнеторговых сделках. Представляет собой обязательство банка произвести по указанию и за счет импортера платеж экспортеру. Дает возможность экспортеру получить оплату за его товар или услугу сразу же по выполнении обязательств, предусмотренных в аккредитивном поручении. Выбор экспортером формы и вида аккредитива зависит от степени его доверия к импортеру , особенностей контракта и ряда других факторов.
Банк-корреспондент – банк, осуществляющий деловые контакты с другими банками и выполняющий по их поручению различные финансово-кредитные операции, в т.ч. по подтверждению аккредитивов по внешнеторговым контрактам.
Бартер – прямая товарообменная операция, проводимая на сбалансированной по цене основе с взаимной передачей товаров между экспортером и импортером без платежа деньгами.
Биржевой брокер – зарегистрированный посредник, ведущий биржевые торги в залах товарной биржи по поручению и за счет клиентов.
Биржевой трейдер – член биржи, участник биржевой торговли, осуществляющий биржевые сделки за собственный счет или по поручению клиентов.
Валютный курс – пропорция обмена валют разных стран.
|
