РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ ИСПОЛНЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ ПО ЛИЦЕВЫМ СЧЕТАМ РЕЕСТРА АКЦИОНЕРОВ2
Начат: _______________200__г.
Окончен:_____________200__г.
№ п/п
|
Основание для исполнения операции
|
Тип операции
|
Дата исполнения операции
|
№
лицевого счета списания/
редактирования
|
№
лицевого счета зачисления
|
Сведения об акциях
|
Вид, категория (тип)
|
Кол-во ценных бумаг, шт
|
Государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг
|
Дата получения документа
|
Входящий номер документа
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ЖУРНАЛ УЧЕТА
ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ЛИЦ В РЕЕСТРЕ АКЦИОНЕРОВ
Начат: _______________200__г.
Окончен:_____________200__г.
№ лицевого счета
|
Категория зарегистрированного лица (физическое или юридическое лицо)
|
Вид зарегистрированного лица
|
ФИО или наименование зарегистрированного лица
|
Дата открытия лицевого счета
|
Дата закрытия лицевого счета
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13.2. ПРИЛОЖЕНИЕ № 2. ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ РЕЕСТРА АКЦИОНЕРОВ ОАО «СМ. СИТИ»
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ
РЕЕСТРА АКЦИОНЕРОВ ОАО «СМ. СИТИ»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с:
Федеральным законом «О рынке ценных бумаг»,
Федеральным законом «Об акционерных обществах»,
«Положением о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг», утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 02 октября 1997 г. № 27 (с изменениями и дополнениями),
иными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок ведения реестров владельцев именных ценных бумаг, порядок осуществления операций с ценными бумагами, определяющими права владельцев ценных бумаг.
1.2. Настоящие Правила являются внутренним документом ОАО «СМ. сити» (далее Эмитент), осуществляющего самостоятельное ведение реестра акционеров Эмитента (далее – Реестр), и регламентируют деятельность Ответственного лица эмитента по ведению реестра (далее – Ответственное лицо).
1.3. Изменения в Правила вносятся при изменениях законодательства Российской Федерации, а также в целях совершенствования процесса ведения реестра владельцев именных ценных бумаг.
2. ОТКРЫТИЕ РЕЕСТРА. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ СИСТЕМЫ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА ОТВЕТСТВЕННОМУ ЛИЦУ.
2.1. Реестр формируется на основании документов по созданию ОАО «СМ. сити», а также документов о регистрации выпусков ценных бумаг в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Ведение реестра осуществляется в соответствии с момента принятия соответствующего решения Совета директоров ОАО «СМ. сити».
2.2. В случае назначения/изменения лица, ответственного за ведение Реестра ему должны быть переданы по акту приема-передачи все документы Реестра:
список зарегистрированных в реестре акционеров лиц на конкретную дату;
документы, необходимые для ведения реестра по перечню, составляемому на основании нормативных актов Российской Федерации, в том числе информацию об эмитенте, информацию о начисленных дивидендах.
Ответственное лицо приступает к ведению Реестра после предоставления ему документов.
2.3. При формировании Реестра Ответственное лицо проводит сверку количества выпущенных и размещенных акций с условиями их эмиссии и размещения, а также со сведениями о ценных бумагах, содержащимися в Уставе общества. При необходимости принимает меры для исправления выявленных неточностей и расхождений.
3. РЕГИСТРАЦИЯ, ОБРАБОТКА И УЧЕТ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С ВЕДЕНИЕМ РЕЕСТРА
3.1. При осуществлении деятельности по ведению реестра Ответственное лицо ведет Эмиссионный счет эмитента, лицевые счета эмитента и зарегистрированных лиц, счет «Ценные бумаги неустановленных лиц».
3.1.1. Лицевые счета зарегистрированных лиц оформляются на бумажном носителе в виде отдельной папки - скоросшивателя (дело зарегистрированного лица) на каждое лицо, в которой хранится вся информация и документы о данном лице, а также поступающие запросы, распоряжения и документы об исполнении запросов, распоряжений и включает следующие разделы:
- Анкета зарегистрированного лица;
- Лицевой счет зарегистрированного лица;
- Информационные операции.
В раздел «Анкета зарегистрированного лица» включается представленная зарегистрированным лицом анкета зарегистрированного лица, учредительные документы, необходимые для открытия лицевого счета. В случае изменений в параметрах лицевого счета, зарегистрированное лицо предоставляет новую анкету, на которой делается отметка об ее исполнении. Предыдущая анкета, а также неактуальные учредительные и иные документы хранятся в данном разделе с пометкой «неактуальные».
В раздел «Лицевой счет зарегистрированного лица» включается Список операций по лицевому счету зарегистрированного лица, а также все распоряжения и иные документы зарегистрированного лица, на основании которых проводились соответствующие операции в Реестре с отметкой об их исполнении, а также документы, подтверждающие их исполнение (копии или 2-е экземпляры).
В раздел «Информационные операции» включаются все запросы, распоряжения зарегистрированного лица, операции по которым не отражаются в Регистрационном журнале Реестра и лицевом счете зарегистрированного лица (предоставление выписок и иных документов из Реестра).
Лицевые счета зарегистрированных лиц, содержат всю информацию о зарегистрированном лице, в соответствии с представленной Анкетой, а также информацию о количестве ценных бумаг, виде, категории (типе), государственном регистрационном номере выпуска ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица, в том числе обремененных обязательствами и (или) в отношении которых установлено блокирование, а также список операций по лицевому счету зарегистрированного лица. Лицевые счета ведутся на электронных носителях и распечатываются по мере изменения соответствующей информации.
3.1.2 Документы и информация об Эмитенте оформляются на бумажном носителе в виде отдельной папки - скоросшивателя и включает следующие разделы:
- Информация об Эмитенте;
- Информация о ценных бумагах Эмитента;
- Эмиссионный счет Эмитента;
- Лицевой счет Эмитента;
- Информационные операции.
В раздел «Информация об Эмитенте» включается информация об Эмитенте, включая копии его учредительных документов, документов о руководителе Эмитента. В случае изменений указанной информации неактуальные учредительные и иные документы хранятся в данном разделе с пометкой «неактуальные».
В раздел «Информация об Эмитенте» включается информация о каждом выпуске ценных бумаг Эмитента, документы о регистрации каждого выпуска ценных бумаг Эмитента.
В раздел «Эмиссионный счет Эмитента» включается Список операций по эмиссионному счету Эмитента, а также информация о проведенных сверках.
В раздел «Лицевой счет Эмитента» включается Список операций по лицевому счету Эмитента, а также все распоряжения и иные документы Эмитента, на основании которых проводились соответствующие операции в Реестре с отметкой об их исполнении, а также документы, подтверждающие их исполнение.
В раздел «Информационные операции» включаются все запросы, распоряжения Эмитента, операции по которым не отражаются по Эмиссионному счету и Лицевому счете Эмитента:
- подготовка списка лиц, имеющих право на получение доходов по ценным бумагам;
- подготовка списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
- предоставление информации из Реестра.
3.1.3. В случае если невозможно однозначно идентифицировать зарегистрированное лицо, его лицевому счету присваивается статус «ценные бумаги неустановленного лица» (НЛ).
Для лицевых счетов физических лиц основанием для присвоения такого статуса является отсутствие в Реестре данных о документе, удостоверяющем личность зарегистрированного лица или несоответствие данных о документе, удостоверяющем личность требованиям, утвержденным для такого вида документов (при условии отсутствия ошибки).
Для лицевых счетов юридических лиц основанием для присвоения статуса «ценные бумаги неустановленного лица» является отсутствие данных о полном наименовании, номере и дате государственной регистрации юридического лица, месте его нахождения.
Единственной операцией по счету со статусом «ценные бумаги неустановленного лица» может быть внесение всех данных, предусмотренных настоящими Правилами и Положением, в анкету зарегистрированного лица с одновременной отменой данного статуса.
Лицевые счета неустановленных лиц оформляются на бумажном носителе в виде отдельной папки – скоросшивателя на каждое неустановленное лицо, в которой хранится вся имеющаяся информация и документы о данном лице.
3.2.Все получаемые Ответственным лицом документы подлежат учету и хранению, для чего используются:
журнал учета входящих документов;
регистрационный журнал.
Ведение указанных журналов осуществляет Ответственное лицо.
3.3. Журнал входящих документов используется для учета всех документов, поступающих к регистратору.
Журнал входящих документов ведется на электронном носителе, распечатывается по мере изменения соответствующей информации и хранится в сейфе.
Входящие и исходящие номера присваиваются документам в хронологическом порядке.
3.4. Для осуществления учета операций на лицевых счетах зарегистрированных лиц Ответственное лицо ведет Регистрационный журнал. В журнале учитываются все операции за исключением операций по подготовке списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и на получение доходов по ценным бумагам, операций по предоставлению информации из реестра.
Регистрационный журнал ведется на электронном носителе и распечатывается, сшивается и подписывается по мере изменения соответствующей информации.
Журнал ведется в хронологическом порядке по дате регистрации операции. Основанием для внесения записи в регистрационный журнал служат документ, зарегистрированный в журнале учета входящих документов, и проведенные операции на лицевых счетах. В регистрационном журнале отражается каждая операция на лицевых счетах.
3.5. При поступлении входящих документов к Ответственному лицу последний вносит необходимые записи в журнал входящих документов, присваивая документу входящий номер. Одновременно Ответственное лицо в левом верхнем углу поступившего документа записывает присвоенный документу входящий номер и дату поступления к Ответственному лицу (дата регистрации).
Получив входящий документ, Ответственное лицо, в зависимости от содержания документа, проверяет:
- полномочия лица, представившего документы;
- комплектность и правильность заполнения документов;
- подлинность подписи и оттиска печати зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя, в том числе путем ее сличения с образцом подписи и оттиском печати, имеющимися в анкете зарегистрированного лица;
- соответствие количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска ценных бумаг, указанных во входящих документах - основаниях для проведения операции на лицевых счетах, с аналогичными данными лицевых счетов лиц, участвующих в операции.
В случае выявления несоответствий Ответственное лицо составляет, подписывает у единоличного исполнительного органа Эмитента и направляет обратившемуся лицу письменный отказ с указанием причин и состава действий, которые необходимо предпринять для того, чтобы документы были приняты и исполнены. Письменный отказ может быть вручен под роспись или направлен заказным письмом обратившемуся лицу. Копии отказов и квитанций заказных отправлений подшиваются в дело зарегистрированного лица. Отдельного журнала учета исходящих документов не предусмотрено.
3.6. В случае соответствия входящего документа всем необходимым требованиям для осуществления операции на лицевых счетах Ответственное лицо в течение установленного срока с даты получения входящего документа осуществляет следующие действия:
присваивает очередной порядковый номер операции по регистрационному журналу;
регистрирует операцию в регистрационном журнале, внося в соответствующие графы:
- сведения о входящем документе;
- наименование операции;
- номера лицевых счетов – контрагентов операции;
- сведения о ценных бумагах, с которыми совершается операция (номер выпуска, категория, количество);
- дату исполнения;
подбирает лицевые счета зарегистрированных лиц, участвующих в операции;
вносит в лицевые счета следующую информацию (в соответствии с входящим документом):
- дату регистрации операции (текущая дата);
- входящий номер документа, указанный на нем в соответствии с журналом;
- наименование операции;
- количество ценных бумаг, участвующих в операции (зачисляемых на счет или списываемых со счета);
- государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг;
- присвоенный порядковый номер операции по регистрационному журналу;
- количество акций, находящихся в собственности зарегистрированного лица, после проведения операции;
фиксирует в журнале входящих документов: дату исполнения, присваивает исходящий номер документу, передаваемому под роспись зарегистрированному лицу или его представителю в случае его обращения к регистратору с просьбой о предоставлении ему одной из выходных форм документов;
подшивает в хронологическом порядке документы, связанные с исполнением операции, в дело.
3.7. Выдача документов заинтересованным лицам по их запросам осуществляется Ответственным лицом и фиксируется в журнале входящих документов, в графе исходящих документов. Документы выдаются под роспись получателя с проверкой его полномочий. Запросы и копии (2-е экземпляры) исходящих документов подшиваются в Дело зарегистрированного лица.
3.8. Контроль надлежащего исполнения операций в реестре и правил внутреннего документооборота достигается также путем проведения сверок количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска размещенных ценных бумаг, с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете эмитента, лицевом счете эмитента.
При поступлении к Ответственному лицу зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг он осуществляет сверку количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам.
4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С ВЕДЕНИЕМ РЕЕСТРА
Документы, связанные с ведением реестра, хранятся в сейфе в течение установленных Правилами сроков.
Документы подшиваются в дела зарегистрированных лиц по мере их отработки.
Хранение документов осуществляется в последовательности их поступления, в хронологическом порядке.
Доступ к документам реестра акционеров имеет только Ответственное лицо Эмитента и единоличный исполнительный орган Эмитента.
5. МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ИНФОРМАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С ВЕДЕНИЕМ РЕЕСТРОВ
5.1. Сохранность информации и ее защита достигается за счет соблюдения правил хранения документации.
Текущая документация хранится в металлических шкафах (сейфах), имеющих замки.
5.2. Сохранность и защита информации достигается также за счет соблюдения в помещениях, используемых Ответственным лицом, правил противопожарной безопасности, оснащения помещений противопожарной сигнализацией, а также соблюдения охранных мероприятий, в том числе ограничения доступа посторонних лиц в служебные помещения.
5.3. Эмитент обеспечивает сохранность системы документов и данных реестра путем:
использования специальных помещений с ограниченным доступом и надлежащим образом оборудованных (архив);
применения системы мер, определяемых внутренними правилами Эмитента, по предотвращению несанкционированного проникновения в помещение и (или) доступа к документам реестра неуполномоченных на то лиц, иных причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов (система мер противопожарной безопасности и т.п.);
ограничения доступа к компьютерному оборудованию, где хранится информация реестра, применения системы паролей для входа в систему данных реестра;
дублирования данных реестра как минимум на двух различных носителях по итогам каждого дня, в котором в реестр вносились изменения и (или) дополнения.
6. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В СЛУЧАЕ ЕЕ УТРАТЫ
В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях, Ответственное лицо:
- уведомляет об этом Федеральную службу по финансовым рынкам в письменной форме в срок не позднее следующего дня с даты утраты;
- публикует сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных реестра;
- принимает меры к восстановлению утраченных данных в реестре в десятидневный срок с момента утраты;
- запрашивает копии списков зарегистрированных лиц, выданных Ответственным лицом ранее, а также иную информацию, которую можно использовать при восстановлении утраченных данных.
|
