Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства"

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел. Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом: Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения и статьи по перечню Примечания 1 2 3 4 5           Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа (реквизит 10).  Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов. В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах. На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них. В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями. В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд. И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями и книгами в ней не проведено. С появлением системы государственных учреждений — приказов система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы — документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде ' всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских. В 1836 г. опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под,; названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали, о полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после освобождения Москвы от интервентов 1614—1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям. В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления" информацией. Места хранения документов не были стабильными,, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности»; Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшей от работы с подлинными документами. 16 июля 1712 г. — особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждой дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельны структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность - архивариус. В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России (получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя — асессора П. Курбатова) - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц - фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался. В течение XVIII - XIX вв. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Закон «Учреждение губернских правлений» 1845г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению. Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I .оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить», что было началом экспертизы ценности дел и документов. В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и .сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII—XIX вв., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в исторических архивах, подчиненных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарождение системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов. Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела поддержана правительством только в XX в. В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган — Главное управление архивным делом. Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, вскоре дополнили другими законодательными актами и практическими шагами. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охранные грамоты на помещения. В 1919 г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом. С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г. В связи с прекращением существования Союза ССР государствами - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно признается переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отраслевые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их территории, а возникающие вопросы с возвращением документов, другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров ССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.   Назад Архивный фонд Российской Федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный фонд Российской Федерации. В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей. Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью. Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными И не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой. Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, .устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимости от категории организации и вида документов: документы федеральных органов государственной власти, ГенПрокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - в течение 15 лет; - ; документы органов государственной власти и прокуратур краев, Областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организации краевого и областного подчинения — в течение 10 лет; документы органов местного самоуправления, предприятии сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет; записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет; документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, - в течение 10 лет; научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет; конструкторской документации - в течение 15 лет; проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет; телеметрической документации - в течение 5 лет; кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени изготовления; фотодокументы - в течение 3 лет; документы на машинных носителях - в течение 5 лет. Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях. В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы. При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы при1-ватизации не подлежат. Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам. \ Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации; религиозных объединений и организаций; негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов. Собственники документов обязаны предоставлять сведения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служба должна быть проинформирована о новом владельце и месте дальнейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хранения должны быть созданы надлежащие условия. В случае ликвидации негосударственных объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. Документы могут быть переданы в собственность государства | или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора. В случае подготовки документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение. Кроме документов, являющихся по своему содержанию, авторству, месту и времени создания и другим критериям частью историко-культурного наследия и подпадающих под определение памятников истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для конкретных собственников и в силу этого также подпадающих под понятие «архивные документы». В этом случае под архивом должна Пониматься совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее Использование документов архива Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов. В государственных архивах формы использования документов более разнообразны по сравнению с ведомственным архивом, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых правах и по другим вопросам. Архивные справки организациям выдаются на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книжки, дипломы и т.д.), за исключением паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов. Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.  Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои ; паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а  подлинных документов — ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям. Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно. Архивная справка — официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист. Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения. Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, и оговариваются в справке («так в тексте»). В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации. Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная, печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов. Копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации — с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов, Изготовление копий документа является платной услугой архива, наряду сисполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера тематическим выявлением документов расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка оригинала; составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений); проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др. В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, участием в выставках государственные, ведомственные архивы, экономические архивы частных фирм проводят самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными под-; разделениями и организациями культурно-просветительскую работу. По материалам архивных документов готовятся печатные документы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других материалов должны содержать поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов. В архиве могут готовиться тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях. Государственные архивы, крупные ведомственные архивы, отраслевые центры и архивы общественных организаций издают тематические книжные, аудио-, видеосборники документов самостоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.. Достаточно распространенной формой использования документа в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование. Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественной организации, действительного по установленным Правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством. Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам. При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании: 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив; 3 месяца для работников других организаций. При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление. Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя. Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством. , Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности. Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено. Приложение 1 Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового бланка по ГОСТ Р 6.30-97 Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка по ГОСТ Р 6.30-97   01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05— код формы документа; 06— наименование организации; 07— справочные данные об организации; 08 — наименование вида документа; 09 — дата документа; 10 — регистрационный номер документа; 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;12— место составления или издания документа; 13 — гриф ограничения; 14 — адресат; 15 — гриф утверждения документа;16— резолюция; 77— заголовок к тексту; 18 — отметка о контроле; 19 — текст документа; 20 — отметка о наличии приложения; 21 — подпись; 22 — гриф согласования документа; 23 — визы согласования документа; 24 — печать; 25 — отметка о заверении копии; 26— отметка об исполнении; 27— отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 — отметка о поступлении документа в организацию; 29 — идентификатор электронной копии документа. Приложение 2 Макет служебного письма   Пример служебного письма Приложение 3 Образец углового бланка письма организации     Образец продольного бланка письма организации   Образец бланка конкретного вида документа (приказа) Приложение 4 Унифицированная форма заявления о предоставлении отпуска     Приложение 5

Похожие:

	1. Понятие информации. Виды информации. Роль информации в живой природе... Слово «информация» происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает сведение, разъяснение, ознакомление		Рекомендации по составлению резюме слово Слово «резюме» произошло из французского языка, и буквально оно означает «краткий пересказ, краткое изложение, тезисы»
	Для граждан с 18 летнего возраста Заявление произвольной формы с приложением документов (паспорт, вид на жительство, виза, свидетельство о рождении, свидетельство...		Перечень документов для оформления паспорта старого образца Заявление произвольной формы с приложением документов (паспорт, вид на жительство, виза, свидетельство о рождении, свидетельство...
	Атомы не сразу вошли в научный обиход, хотя само слово "атом" появилось... Чисто логическим путем можно прийти к выводу, что дробление вещества не может происходить бесконечно. В конце концов должна остаться...		Резюм е «Пришлите по факсу ваше резюме»,— все чаще может услышать в ответ ищущий работу. В нашем лексиконе появилось новое слово. Что оно...
	«Портфолио педагога как творческая форма развития компетентности педагога» Порт фолио в переводе с итальянского означает “папка с документами”, “папка специалиста”		5. Подготовьте копии документов: Свидетельство инн свидетельство... На следующем листе находится заявка на заключение договора. Это заявка электронной формы, которую удобно заполнять на компьютере
	Концепция электронного портфолио Содержание Грамота ру, то слово "портфолио" обнаружится только в орфографическом словаре Российской академии наук (заметим, что в словаре методических...		Рекомендации по применению ст. 161 Апк РФ (заявление о фальсификации доказательства) При обращении лица, участвующего в деле, с заявлением о фальсификации доказательства, представленного другим лицом, участвующим в...