Сокращения
ГУК – группа управления качеством;
ДИ – должностная инструкция;
ДП – документированная процедура;
ИМ – инструкция методическая;
КПЭ / KPI (англ. Key Performance Indicators) ключевые показатели эффективности;
Пр – приложение;
ПРК – представитель руководства по качеству;
ПСП – положение о структурном подразделении;
РК – руководство по качеству;
СМК – система менеджмента качества;
СП – структурное подразделение;
КемГСХИ – Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт;
Ф – форма.
5.Менеджмент процесса Общие положения
5.1.1 Целью управления записями и данными по качеству, включающего их сбор, регистрацию, анализ, хранение, ведение, является получение подтверждения качества образовательных услуг, процессов и всей системы менеджмента качества установленным требованиям, факта выполнения тех или иных работ, принятия обоснованных решений.
5.1.2 Задачами управления записями являются:
– подтверждение объективными данными того, что все предусмотренные нормативными документами требования выполнены, фактические значения установленных показателей соответствуют требуемым;
– обеспечение прослеживаемости состояния хода деятельности вуза, качества образовательных услуг и СМК;
– выявление и регистрация всех возможных несоответствий в процессах, продукции (образовательных услугах) и СМК;
– анализ записей для установления причин несоответствий и предупреждения их в дальнейшем;
– контроль состояния процессов, разработки и реализации необходимых корректирующих действий;
– оценка результативности мероприятий по качеству и СМК в целом.
5.1.3 Записи, использующиеся в КемГСХИ, подразделяются на записи, содержащие сведения по функционированию СМК в вузе, на записи по кадровому делопроизводству и на записи по общему делопроизводству вуза. Порядок заполнения форм и ведения записей по кадровому делопроизводству описан в СМК-ДП-6.2-01 «Менеджмент персонала», по общему делопроизводству – в СМК-И-4.2.3-01 «Инструкция по организации общего делопроизводства в КемГСХИ». Порядок управления записями по функционированию СМК в вузе описывается в настоящей документированной процедуре (ДП).
5.1.4 Управление записями в СМК КемГСХИ включает:
- определение состава записей и данных о качестве и распределение ответственности за управление ими;
- определение способов идентификации, регистрации и маршрута движения записей;
- ведение записей;
- сбор и передача записей по маршруту данных о качестве;
- использование данных о качестве для анализа процессов и продукции;
- учет и хранение записей;
- защита записей от утечки, несанкционированных и непреднамеренных воздействий, а также от нежелательного разглашения;
- восстановление записей и данных;
- обеспечение необходимыми ресурсами.
5.1.5 Решение о ведении записей должно быть обоснованным. При определении необходимых записей учитываются требования:
документов внешнего происхождения, в том числе ГОСТ ISO 9001-2011;
документов, разработанных в КемГСХИ.
5.1.6 В соответствии с СМК-ДП-4.2.3-01 «Управление документацией СМК вуза» записи по существующей в вузе СМК относятся к документам третьего уровня иерархической структуры документации КемГСХИ, записи, содержащие сведения по основной деятельности вуза к четвертому уровню.
5.1.7 Записи и данные по качеству являются документами оперативного характера, так как содержат сведения о результатах или свидетельства осуществленной деятельности и способствуют выполнению требований, предъявляемых к качеству деятельности института, а также принимаемых в КемГСХИ решений.
5.1.8 В данной документированной процедуре записи о качестве подразделяются на записи, требуемые стандартом ГОСТ ISO 9001-2011, и другие записи о качестве. Основные виды записей и данных, требуемых стандартом и ведущихся в вузе, приведены в Приложении 7.1. В их число входят: формы записей, журналы регистрации, акты, отчеты, справки, протоколы, анкеты, карточки жалоб, листы регистрации несоответствий и наблюдений, перечни и реестры, докладные и служебные записки, приказы, а также заполненные бланки, формуляры, образцы и формы документов, предоставляющие информацию о действии СМК.
5.1.9 Требования к записям и данным
– Требования к носителям информации
Носители информации о системе менеджмента качества института могут быть представлены в виде бумажного и / или электронного документа. Все носители информации должны содержать всю необходимую информацию, позволяющую классифицировать и систематизировать их по заданному признаку. На носителях следует представлять сведения о принадлежности данного носителя к КемГСХИ, структурному подразделению института, исполнителю и объекту. Все носители информации должны содержать фамилии, инициалы и подписи должностных лиц и другую информацию, определенную формой носителя.
–Требования к сроку и месту хранения записей и данных по СМК
Записи одного типа должны храниться отдельно (как минимум, в разных папках) от записей другого типа. Способ хранения записей должен сводить к минимуму риск потери или повреждения записи. К местам хранения записей должен быть ограничен доступ посторонних лиц (процедура хранения конкретного типа записи может содержать исчерпывающий список лиц, имеющий допуск к записям этого типа). Срок хранения записи устанавливается владельцем процесса и указывается в процедуре хранения конкретной записи, или письменным распоряжением владельца процесса, или устным распоряжением владельца процесса. Руководитель подразделения обеспечивает восстановление записей и данных СМК в случае их утраты.
Если есть специальные требования к условиям и/или сроку хранению записи, установленные внешними или внутренними нормативными документами, то эти требования имеют приоритет перед вышеперечисленными.
Срок хранения записей и их архивирование определяется согласно СМК-И-4.2.3-02 «Сводная номенклатура дел», СМК-И-4.2.3-01 «Организация делопроизводства», документированными процедурами, положениями, инструкциями и пр. Формы и бланки хранятся до замены новыми или до минования надобности.
– Требования к защите
Средства защиты записей зависят от степени влияния данных записи на достижение цели процессом. Защита записей должна обеспечивать:
1) защиту от потери данных,
2) защиту от изменения данных.
Защита от потери данных может обеспечиваться: ограничением круга лиц, у которых есть доступ к записям, контролем выдачи записи и возвращения ее на место хранения, использованием в работе дубликатов (копий) вместо оригиналов, для записей в электронном виде – установкой защиты от удаления. Журналы СМК должны быть пронумерованы, прошнурованы, иметь ответственного за ведение и скреплены синей печатью «СМК».
Защита данных от изменения обеспечивается (кроме вышеперечисленного) авторизацией изменений. Изменение записи производится только в случае обнаружения в них ошибки сбора, обработки или представления данных.
– Требования к восстановлению
Записи, содержимое которых существенным образом влияет на достижение процессом цели, должны быть восстанавливаемыми. Для обеспечения этого может применяться: дублирование записей (как в бумажном, так и в электронном виде) и раздельное хранение оригиналов и копий, определение источников данных, откуда они могут быть повторно взяты для восстановления записи.
– Требования к изъятию и уничтожению
Настоящая процедура устанавливает следующие требования к изъятию и уничтожению записей: перечень записей, подлежащих изъятию и уничтожению, должен быть подтвержден владельцем процесса или руководителем структурного подразделения, акт об изъятии и уничтожении записей должен содержать перечень фактически изъятых и уничтоженных записей. Если есть специальные требования к изъятию и уничтожению записи, установленные внешними или внутренними нормативными документами, то они имеют приоритет перед вышеперечисленными.
Информационная карта процесса
1. Назначение процесса: Данная ДП устанавливает единые требования к управлению записями и данными по СМК КемГСХИ, содержащие информацию по достигнутым результатам, свидетельства осуществленной деятельности, и определяющие ответственность сотрудников вуза за документирование и хранение данных о качестве.
|
2. Цель процесса: обеспечение удобства ведения, сохранности, использования и доступности записей и предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК.
|
3. Результаты процесса и их потребители
|
Результат (выход) процесса
|
Потребители результатов процесса
|
Требования потребителей к результатам (выходам) процесса
|
Свидетельства соответствия требований и результативности функционирования СМК (структурированные записи, перечень документов СМК вуза, подразделения).
|
Процессы СМК.
Все сотрудники структурных подразделений КемГСХИ, рук. СП, высшее руководство.
Аудиторы внутрен. и внешн.
|
Соответствие требованиям регламентирующих документов, определяющих форму, содержание, порядок и сроки формирования и хранения записей (актуальность, адекватность, своевременность, достоверность, полнота представляемой информации руководству вуза).
Требования ГОСТ ISO 9001-2011.
|
4. Входы процесса и поставщики
|
Вход процесса
|
Поставщики
процесса
|
Требования к входам
|
Актуальная документация на местах пользования (Формы записей по системе менеджмента качества)
|
Управление документацией СМК вуза
|
Наличие электронных форм документов в общевузовской сети, отсутствие форм, дублирующих информацию.
|
Информация о функционировании процессов (Извещения об изменениях, документация делопроизводства)
|
Любые процессы, подразделения
|
Актуальность, адекватность, своевременность, достоверность, полнота представляемой информации
|
5. Виды деятельности в рамках процесса, управление и требуемые ресурсы
|
Виды деятельности в рамках процесса
|
Регламентирующая
документация
|
Требуемые ресурсы (исполнители (разработчики регламентирующих документов) и материальное обеспечение)
|
Ведение записей
|
Документ, регламентирующий ведение соответствующей записи, Национальные стандарты к управлению записями (ГОСТ ISO 9001-2011); Инструкция по делопроизводству; ДП «Управление записями вуза»
|
Персональные компьютеры в структурных подразделениях для работы с документами, канцелярские принадлежности, сотрудники СП
|
Хранение записей. Защита, восстановление.
Изъятие из обращения записей
|
Документированные процедуры, Инструкция по делопроизводству; ДП «Управление записями вуза», ДП «Управление документацией СМК вуза».
|
Канцелярия, сотрудники архива, сотрудники СП института
|
6. Показатели результативности и эффективности процесса (KPI / КПЭ)
|
Периодичность оценки 1 раз в полгода
|
Цели
процесса
|
Наименование показателя результативности и эффективности
|
Ед. изм.
|
Измеряемое значение
|
Фактическое значение показателя за предыдущий период
|
Целевые значения показателя на планируемый период
|
Метод
измерения
|
Метод анализа
|
Внутренний обмен информацией
|
Количество несоответствий (процессов, предоставленных услуг), вызванных отсутствием информации (форм, записей)
|
ед.
|
Количество несоответствий
|
|
0
|
Регистрационный (по результатам внутр. аудитов СМК, ревизий, внешн. аудитов, мониторинг процессов
|
Сравнение с результатами предыдущих аудитов
|
Предоставление свидетельств функционирования СМК
|
Количество значительных несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита, связанных с ведением записей
|
ед.
|
Количество отклонений (в т.ч. несоответствий, замечаний)
|
|
0
|
Регистрационный (по результатам внутр. аудитов СМК, ревизий) внешн. аудитов
|
Сравнение сроков с предыдущими аудитами
| Блок-схема процесса
 Описание процесса
5.4.1 Описание процесса управления записями вуза
1. Определение потребности в разработке формы.
Отв.: разработчик – за разработку формы новой записи, идентификацию формы,
владелец процесса, рук. СП – за согласование целесообразности введения новой формы,
рук. ГУК – за внесение формы в перечень документов СМК вуза.
Необходимость разработки записей определяется требованиями ГОСТ ISO 9001-2011, нормативных и распорядительных документов как внешнего, так и внутреннего происхождения. Формы записей по СМК разрабатываются при разработке ДП, Инструкций, положений (или при проведении работ по их совершенствованию), где определены требования к содержанию и структуре форм. Требования к их применению, проверке, хранению указываются в соответствующих документированных процедурах (ДП), Инструкциях (И) и в других предписывающих документах СМК КемГСХИ, а также в перечнях форм и записей каждой ДП и И.
В процессе работы над документом, регламентирующим выполнение процесса или вида деятельности, разработчик документа совместно с владельцем процесса определяют необходимые для данного документа формы и данные, подлежащие регистрации и хранению в виде записей. Разработчик размещает формы записей в приложениях документа. Все формы записей, разрабатываемые в КемГСХИ, должны иметь идентификационный код и название, кратко и однозначно описывающее содержание записи. Идентификационный код формы проставляется в соответствии с принадлежностью к документу (ДП, И, Положение).
Например:
Приложение 7.1
Форма «Журнала регистрации входящих документов СМК»
СМК-ДП-4.2.3-01 / Ф 01
Журнал регистрации входящих документов СМК
Форма, размещенная в документе, вводится в действие одновременно с введением в действие самого документа. Рук. ГУК вносит каждую форму, указанную в документе в перечень типовых форм и записей СМК вуза.
Потребность в разработке формы по процессу или виду деятельности могут определять и сотрудники структурных подразделений вуза, участвующие в данном процессе или деятельности. В этом случае инициатор разработки новой формы составляют служебную записку с обоснованием необходимости введения новой формы и проектом формы. Проект формы и служебную записку инициатор согласует с разработчиком соответствующего документа и владельцем процесса. В соответствии с ДП «Управление документацией СМК вуза» при положительном решении вопроса с разработчиком и владельцем процесса о введении формы в обращение, разработчик передает извещение об изменении документа в ГУК.
2. Учет, хранение и рассылка форм записей
Отв.: Рук. ГУК – за регистрацию и актуализацию перечня форм и записей КемГСХИ,
УК и отв. по СМК от СП – за информирование сотрудников подразделения о новой форме, за хранение форм.
Рук. ГУК на основании извещения об изменении документа вносит новую форму записи в подлинник соответствующего документа и в течение недели рассылает новую форму в те структурные подразделения, для которых использование формы обязательно. Рассылка, получение формы фиксируется подписью рук. СП или уполномоченного по качеству от СП в листе рассылки и выдачи. Структурные подразделения регистрируют полученные формы в «Журнале регистрации входящих документов СМК подразделения». Уполномоченные по качеству и ответственные по СМК от структурных подразделений информируют сотрудников подразделения о новой форме под роспись в «Листе ознакомления персонала с документом».
3. Ведение записей
Отв.: рук. СП, персонал вуза.
Рук. СП, персонал ведут и поддерживают в рабочем состоянии записи, вносят данные в требуемые формы (бланки, журналы и т. д.) по результатам исполнения процессов, в которых они участвуют, в соответствии с документами СМК (ДП, Инструкции (всех видов), Положения).
Записи должны вестись аккуратно, разборчиво, в соответствии с установленной формой, без подчисток и несанкционированных исправлений. Содержание записей должно быть понятно всем заинтересованным лицам. В случае отсутствия (невозможности получения) требуемых данных для заполнения форм в соответствующих строках или графах ставится прочерк. Внесение изменений в записи осуществляется зачеркиванием ранее записанной информации, внесением новой и заверением лицом, внесшим исправление в соответствии с правилами ведения делопроизводства.
4. Использование и передача записей
Отв.: рук. СП, сотрудники вуза
Порядок и требования к использованию записей определенны в соответствующих документированных процедурах, инструкциях, положениях.
5. Контроль, хранение, защита и восстановление записей.
Отв.: рук. СП
Контроль ведения записей осуществляют рук. СП в соответствии с документами СМК (ДП, Инструкциями, Положениями и др.), которыми они руководствуются в своей деятельности. Выделяется текущий контроль, ревизия записей и контроль при анализе результативности процесса.
Рук. СП, разработчики документов, владельцы процессов контролируют ведение записей при анализе результативности процессов в соответствии с критериями, определенными в п. 5.2 «Информационная карта процесса» и по результатам внутреннего аудита, который проводится в соответствии с СМК-ДП-8.2.2-01 «Внутренний аудит в СМК вуза».
Рук. СП, сотрудники вуза могут вносить свои предложения по совершенствованию форм и порядка заполнения. Хранение записей должно предотвращать их порчу и утерю, а также обеспечивать быстрый поиск и регламентированный доступ. При необходимости должны предусматриваться специальные средства защиты, такие как файлы, папки, сейфы, специальные помещения.
Записи должны быть восстанавливаемыми. Восстановление осуществляется путем использования резервных копий: электронного архива; печатных копий; первичных (исходных) записей.
При утере или повреждении записей, содержащих результаты оказанной образовательной услуги (актов, ведомостей, отчетов, сертификатов и других) и сопровождающих процесс оказания образовательной услуги (актов, результатов аттестации, заявок), а также других записей необходимо провести следующие действия: 1) проинформировать рук. СП, заинтересованные СП и, при необходимости, определяемой высшим руководством, потребителя услуги; 2) восстановить запись (при этом, следует использовать архивированные копии документов или, если таковых не имеется, другие подходящие документы, например, рабочие тетради преподавателя); 3) идентифицировать восстановленную запись (путем указания слова «дубликат», должности, подписи с расшифровкой лица, выполнившего восстановление, и даты восстановления); 4) внести соответствующие записи в регистрационную документацию; 5) запросить копии записей, изготовленных другими подразделениями института или сторонними организациями; 6) заверить копию в установленном порядке.
6. Изъятие, архивирование, защита и уничтожение записей
Отв.: рук. СП, рук. ГУК – за соблюдения правил изъятия, архивирования и уничтожения записей из СП,
ректор, ПРК – за разрешение изъятия или передачи записей из дел потребителям, правоохранительным органам.
При необходимости изъятия записи на ее место помещается лист-заместитель, в котором указываются наименование (краткое содержание) записи, когда, кому и на какой срок была выдана запись. Данную информацию подписывают лицо, выдавшее запись, и лицо, ее получившее. Полномочия по изъятию записей имеет руководитель СП и ответственный за ведение документации СП. Выдача записей и данных СМК в каждом подразделении регистрируется в журнале исходящей документации, в котором указывается основание для выдачи, наименование запросившего сведения подразделения или организации, реквизиты документа (дата, номер, наименование).
При необходимости изъятия дела или документов целиком на их место помещается карта-заместитель, в которой указываются номер дела документов, на какой срок и кому выданы, роспись в получении при выдаче и возврате.
Изъятие записей из дел по требованию потребителя услуг (студента, работодателя) или компетентных органов (прокуратура, суд и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения ректора КемГСХИ с обязательным составлением акта об изъятии подлинников и подшивкой в дело на их место копий.
Архивное хранение записей должно быть организовано в условиях, исключающих искажение содержания информации в течение всего срока хранения.
Записи, имеющие какую–либо конфиденциальную информацию, о неразглашении которой КемГСХИ имеет документированные обязательства, уничтожаются физически. Устаревший документ заменяется новым во всех местах пользования и помещается в архив.
Аннулирование, архивирование и уничтожение записей проводятся в соответствии с требованиями СМК-ДП-4.2.3-01 «Управление документацией СМК вуза» и СМК-И-4.2.3-01 «Инструкцией по организации общего делопроизводства».
7. Мониторинг и измерение процесса
Отв.: рук. ГУК.
Основными методами мониторинга данного процесса являются регулярные внутренние и внешние аудиты СМК, по результатам которых признается соответствие записей требованиям документированной СМК.
Рук. ГУК проводит оценку результативности и эффективности данного процесса один раз в полгода в соответствии с СМК-ДП-8.2.3-01 «Мониторинг, измерение и анализ процессов» по критериям, определенным в п. 5.2 «Информационная карта процесса» и заполняет «Справку о результативности процесса».
|
