Государственное учреждение Республики Коми
«Национальный архив Республики Коми»
Порядок использования архивных документов в читальных залах
Государственного учреждения
Республики Коми
«Национальный архив Республики Коми»
Составители:
Л.А. Кызъюров, заведующий отделом
использования и публикации документов
М.М. Селькова, заместитель заведующего отделом
использования и публикации документов
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК Министерства культуры,
туризма и архивного дела Республики Коми
от 28 июня 2016г. № 4
Сыктывкар, 2016
Оглавление
№№ пп.
|
|
№№ листов
|
I.
|
Общие положения
|
3
|
II.
|
Порядок допуска пользователей в читальный зал
|
3-4
|
III.
|
Порядок оформления пользователей для работы в читальном зале
|
4-5
|
IV.
|
Порядок заказа, выдачи, возврата дел, микрофильмов, электронного фонда пользования, описей, печатных изданий
|
5-7
|
V
|
Порядок копирования архивных документов по заказам пользователей
|
7-8
|
VI.
|
Порядок учета и хранения личных дел пользователей
|
8
|
VII.
|
Права и обязанности пользователя
|
9-11
|
VIII.
|
Права и обязанности сотрудника читального зала
|
11
|
|
Приложения
|
|
№ 1
|
Личное заявление пользователя
|
12
|
№ 2
|
Анкета пользователя, работающего в читальном зале
|
13
|
№ 3
|
Заказ (требование) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей
|
14
|
№ 4
|
Журнал учета посещений исследователей, выдачи описей, дел, газет, журналов исследователям в читальном зале
|
15
|
№ 5
|
Заказ на изготовление копий архивных документов
|
16
|
№ 6
|
Журнал учета выдачи копий документов в читальном зале
|
17
|
Настоящий порядок определяет организацию работы читальных залов архивохранилищ № 1 и № 2 (далее - А-1 и А-2) Государственного учреждения Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» (далее - Архив) по информационному обслуживанию пользователей и обязателен для исполнения сотрудниками читального зала и пользователями.
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальных залах Архива (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), законом Республики Коми «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» от 07.12.2005 №122-РЗ, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный номер 30386), Методическими рекомендациями ВНИИДАД «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» (Москва, 2009) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах Архива.
1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архива, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну и справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах Архива.
1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам Архива и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Коми
1.4. Плата за посещение читальных залов, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.
1.5. Платные услуги пользователям предоставляются Архивом в соответствии с «Прейскурантом цен на платные услуги ГУ РК «Национальный архив РК» (далее – Прейскурант), утвержденным директором Архива.
II. Порядок допуска пользователей в читальный зал
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя должность (ученое звание, ученая степень – при их наличии; для пользователей студентов указывается название факультета и номер группы), тема, хронологические рамки и цель исследования. Письмо направившей организации оформляется на бланке, подписывается руководителем и заверяется печатью организации.
2.2. Студенты высших учебных заведений, учащиеся средних специальных учебных заведений допускаются к работе с архивными документами по достижении 18-летнего возраста. Лица, не достигшие 18-летнего возраста, допускаются к работе с архивными документами с сопровождающими лицами (педагогом или родителем).
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается директором Архива или лицом его заменяющим в виде резолюции на письме или личном заявлении на срок не более одного года. По истечении данного срока и/или при изменении темы пользователь предоставляет в Архив новое письмо организации или личное заявление.
2.4. Лица, находящиеся в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, в неадекватном состоянии, в грязной, пачкающей одежде, к работе с архивными документами в читальном зале не допускаются.
III. Порядок оформления пользователей для работы в читальном зале
3.1. Пользователь, работающий в Архиве по личной инициативе, заполняет бланк личного заявления (Приложение № 1).
3.2. Каждый пользователь заполняет анкету пользователя, работающего в читальном зале (Приложение № 2). Заполненную анкету пользователь предъявляет вместе с паспортом (или другим документом, удостоверяющим личность) сотруднику читального зала.
3.3. При оформлении пользователя для работы с документами сотрудник читального зала должен:
- ознакомиться с письмом организации, направившей пользователя в Архив;
- выдать впервые пришедшему пользователю бланк личного заявления (если пользователь пришел по личной инициативе) и анкету установленного образца для заполнения;
- проверить полноту и читаемость внесенных записей в личном заявлении и анкете, сверить занесенные в анкету паспортные данные;
- предоставить для ознакомления пользователю «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» М., 2013, Методические рекомендации ВНИИДАД «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» (Москва, 2009), настоящий Порядок и другие нормативные документы Архива, регламентирующие работу читальных залов.
3.4. После получения письменного разрешения директора Архива или лица его заменяющего сотрудник читального зала:
3.4.1. Регистрирует пользователя в Журнале регистрации посетителей и выписывают пропуск.
В архивохранилище № 1:
- Постоянные пользователи (ведущие длительные изыскания) регистрируются в Журнале регистрации постоянных посетителей читального зала. Пропуск для них оформляется сроком на 1 год. Номером пропуска является номер, указанный в Журнале регистрации (нумерация в Журнале – сплошная, валовая, независимо от года регистрации пользователя).
- Разовые пользователи (командированные, ведущие поиск одноразовых сведений, одного факта) регистрируются в Журнале регистрации разовых посетителей читального зала. Пропуск для них оформляется сроком на 1 месяц. Нумерация в Журнале ведется с начала каждого календарного года с № 1. Номер пропуска включает в себя порядковый годовой номер и годовой индекс (Например: 1-16 или 25-16, где первый номер является порядковым номером по Журналу, второй номер указывает год регистрации).
В архивохранилище № 2 все пользователи регистрируются в Журнале регистрации личных дел исследователей в читальном зале по сплошной, валовой нумерации независимо от года регистрации пользователя.
3.4.2. Предоставляет пользователю для ознакомления архивные справочники: путеводители по фондам архива, справочники по фондам архива, описи и др.
3.4.3. Предоставляет бланки заказов (требований) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей (далее - бланк заказа) (Приложение № 3), разъясняет порядок их заполнения.
3.5. На каждого пользователя сотрудниками читальных залов заполняются карточки алфавитной картотеки учета пользователей и тематики исследований (сведения по обращениям разовых посетителей в картотеку не заносятся).
IV. Порядок заказа, выдачи и возврата дел, микрофильмов, электронного фонда пользования, описей, печатных изданий
4.1. Для заказа дел пользователь заполняет все необходимые графы бланка заказа. Сотрудник читального зала проверяет аккуратность, полноту и правильность его заполнения, соответствие теме исследования, отмечает на бланке заказа дату выдачи документов, ставит свою подпись и передает для визирования заведующему отделом обеспечения сохранности и государственного учета или лицу его заменяющему (в А-1), заведующему архивохранилищем или лицу его заменяющему (в А-2).
4.2. Бланки заказов визируются в А-1 один раз в день после обеда; в А-2 по мере поступления заказов. Бланки заказов на срочную выдачу дел визируются во внеочередном порядке.
4.3. Пользователем может быть заказано единовременно в течение рабочего дня: до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения; до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
Общий объем дел, заказанных исследователями, не должен превышать 1500 листов в день на одного хранителя.
4.4. Повторный заказ на выдачу одних и тех же архивных дел пользователю может быть принят не ранее, чем через 6 месяцев после их предыдущей сдачи в архивохранилище. Заказ подобных дел до истечения шестимесячного срока производится на платной основе.
4.5. Бланки заказов хранятся в читальном зале до окончания работы пользователя с документами, после сдачи дел в хранилище подшиваются в личные дела пользователей.
4.6. Выдача дел производится в течение двух рабочих дней со дня оформления заказа. Выдача описей и справочников производится в течение одного рабочего дня. Срок выдачи дел может быть увеличен по согласованию с пользователем.
Срочная выдача дел пользователем в течение рабочего дня осуществляется в соответствии с Прейскурантом.
4.7. Сотрудники читальных залов вправе устанавливать иные сроки выдачи дел пользователям по согласованию с заведующим отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов в следующих случаях:
- неудовлетворительного физического состояния дел;
- экспонирования заказанных дел на выставках;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива;
- выдачи дел другим пользователям;
- выдачи дел во временное пользование учреждениям.
4.8. Дела и фонд пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел – на срок не более двух недель. По истечении указанного срока хранения дела возвращаются в хранилище.
4.9. Сотрудники читальных залов принимают доставленные из хранилищ дела, микрофильмы и печатные издания поединично, расписываясь в Книгах учета выдачи архивных документов в читальный зал.
4.10. Перед выдачей пользователю дел, которые могут содержать конфиденциальную информацию, сотрудники читальных залов осуществляют полистный просмотр и закрывают необходимые листы.
4.11. Пользователь проверяет соответствие полученных заказанных дел с бланком заказа, и расписываться за получение каждого из них.
4.12. Выдача дел, описей и др. пользователям фиксируется в Журнале учета посещений исследователей, выдачи описей, дел, газет, журналов исследователям в читальном зале (Приложение № 4).
4.13. Отказы в выдаче дел, документов допускаются только в случаях, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.
4.14. Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа выдаются:
- самому гражданину-субъекту информации, если это не противоречит законодательству Российской Федерации (при предъявлении документа, удостоверяющего личность);
- доверенному лицу гражданина-субъекта информации (при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке);
- наследникам гражданина-субъекта информации, если это не противоречит законодательству Российской Федерации (при предъявлении свидетельства о смерти гражданина-субъекта информации, документов, удостоверяющих личность и подтверждающих право на наследство);
- доверенным лицам наследников гражданина-субъекта информации (при предъявлении документов, удостоверяющего их личность и право на наследство доверителя и доверенности, оформленной в установленном законом порядке, свидетельства о смерти гражданина-субъекта информации);
- по мотивированному письменному обращению сотрудникам организаций-фондообразователей и их правопреемников, органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.
4.15. Подлинники дел при наличии фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения директора Архива или лица его заменяющего.
4.16. Отметка об отказе в выдаче дела в читальный зал в соответствии с п. 6.7. Порядка ставится сотрудником хранилища на бланке заказа в графе «Расписка пользователя при получении», в соответствии с п.6.13. - зав. отделом обеспечения сохранности и государственного учета или лицом его заменяющим. Информация о причинах невыдачи сообщается пользователю сотрудником читального зала.
4.17. После возврата дел пользователями в бланке заказа в графе «Расписка работника читального зала» напротив каждого дела проставляется помета о возврате, подпись и дата возврата.
4.18. Подлежащие сдаче дела, микрофильмы, печатные издания передаются в хранилища не позднее следующего дня после сдачи их пользователями. В Книге учета выдачи архивных документов в читальный зал в присутствии сотрудника читального зала делается помета о сдаче.
4.19. После окончания работы пользователя с особо ценными документами, делами впервые выдаваемые пользователям и имеющими особенности оформления сотрудники читальных залов осуществляют полистный просмотр дел. На обороте листа-заверителя дела проставляют штамп «Проверено полистно», указывают дату и ставят подпись. |
