Государственное учреждение Республики Коми
«Национальный архив Республики Коми»
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛОВ
ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ КОМИ
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВ РЕСПУБЛИКИ КОМИ»
Одобрено:
Протокол ЭПМК
ГУ РК "Национальный архив РК"
от _______________№______
Сыктывкар, 2005г.
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛОВ
ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВ РЕСПУБЛИКИ КОМИ»
Настоящая Инструкция определяет порядок работы читальных залов архивохранилищ №1 и №2 (далее – А-1 и А-2) Государственного учреждения Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» (далее - ГУ РК «НА РК») по информационному обслуживанию пользователей и обязательна для исполнения всеми сотрудниками архива.
Обязанности сотрудников читального зала и порядок допуска пользователей для работы в читальном зале.
Организация работы читальных залов и обязанности его сотрудников определяются: «Основными правилами работы государственных архивов РФ» М., 2000г, «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ» М., 1998г., Методическими рекомендациями «Доступ пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах РФ, и организация пользования архивными документами» М., 2004г, Временным положением «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» М., 1992г, приказами директора по ГУ РК "НА РК", регламентирующими работу читальных залов: № 5 от 12.04.1999г., № 3 от 28.03.2000г., № 20 от 03.11.2004г, должностными инструкциями сотрудников и настоящей инструкцией.
Основными обязанностями сотрудников читальных залов являются:
обслуживание пользователей:
оформление документов пользователей для работы в читальном зале, в том числе формирование и оформление личных дел пользователей,
ознакомление пользователей с комплексом нормативных документов, регламентирующих работу читальных залов,
ознакомление со структурой научно-справочного аппарата (НСА) архива;
консультирование по составу документов архива;
прием из архивохранилищ (далее – хранилищ) дел, описей, печатных изданий, фотодокументов;
выдача архивных документов и печатных изданий пользователям и прием от них;
прием заказов на изготовление и выдача ксерокопий; микрофильмов фонда пользования, фотокопий;
визуальный контроль за работой пользователей;
контроль за ведением журнала регистрации посещений пользователями читального зала;
обеспечение сохранности дел, описей, печатных изданий, фотодокументов, полученных для пользователей из хранилищ, а также третьих экземпляров описей, справочной литературы и другой документации, находящейся на постоянном хранении в читальном зале;
ведение необходимой учетной документации:
журнала регистрации пользователей и их личных дел;
журнала выдачи дел, описей;
журнала регистрации заказов на копирование;
алфавитной картотеки учета пользователей;
картотеки тематики исследований;
картотеки регистрации описей, поступивших в читальный зал, и изменений в хронологии фондов;
составление квартальных, полугодовых, годовых и других отчетов о работе читального зала;
Пользователи допускаются к работе с документами в читальном зале на основании
отношений организаций или личных заявлений.
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательского учреждения или выполняющие служебные задания, предоставляют отношение организации, направившей их для работы. Отношение оформляется на бланке, подписывается руководителем и заверяется печатью организации.
Студенты высших учебных заведений, учащиеся средних специальных учебных заведений представляют отношение учебного заведения за подписью руководителя (ректора, директора, завуча, декана факультета) с обоснованием необходимости работы студента с документами архива. К работе с документами допускаются студенты начиная, как правило, со второго курса учебного заведения.
Ученики старших классов общеобразовательных школ (10-11 классы), студенты - первокурсники допускаются к работе с документами в присутствии педагога (с отношением от учебного заведения) или родителей (по личному заявлению).
1.3.4. В читальный зал не допускаются несовершеннолетние посетители.
В личных заявлениях граждан, ведущих исследовательскую работу по личной инициативе, указывается фамилия, имя, отчество пользователя, его домашний адрес, контактный телефон, тема и цель исследования, ее хронологические рамки.
При оформлении документов пользователь обязательно полностью заполняет Анкету пользователя читального зала установленного образца.
Разрешение пользователям на работу в читальных залах ГУ РК «НА РК» дается директором или лицом, его замещающим (далее – руководителем архива) на срок, не превышающий одного года с момента оформления. По истечении данного срока и при изменении темы пользователь предоставляет в архив новое отношение организации или личное заявление.
В случае перегруженности читальных залов (в читальный зал А-1 рассчитан на 14 посадочных мест, читальный зал А-2 рассчитан на 6 посадочных мест), руководитель архива имеет право временно ограничить по своему усмотрению допуск некоторых категорий пользователей.
Пронос пользователями за рабочий стол в помещениях читальных залов портфелей, сумок больших размеров, пластиковых пакетов, зонтов, видео и фотоаппаратуры запрещен. Они размещаются вместе с верхней одеждой.
Не допускаются к работе с документами пользователи в верхней одежде; все посетители обязаны раздеваться в специально отведенном для этого месте.
В читальном зале пользователям запрещается:
вынос архивных дел и документов из читальных залов,
передача их третьим лицам,
оставление раскрытых архивных дел на незащищенном от солнечного света месте,
произведение записей на листах бумаги, положенных сверх архивных документов,
внесение исправлений, пометок, подчеркиваний в тексты документов и на их обложки,
загибание листов, копирование документа на кальку,
вкладывание в дела посторонних предметов,
использование при работе с архивными документами клея, скотча, маркеров, штриха, копировальной бумаги, ножниц и других режущих предметов,
использование громкой мобильной связи,
курение, употребление питания и напитков.
Пользователь несет ответственность за соблюдение правил работы читального зала, правил работы с архивными документами, за соблюдение данной инструкции. В случаях установленных нарушений пользователь несет ответственность в соответствии с Российским законодательством, а также может быть лишен руководством архива права пользования архивными документами.
Оформление пользователей для работы в читальном зале.
При оформлении разрешения для работы с документами сотрудники читальных
залов обязаны:
ознакомиться с отношением организации, направившей пользователя для работы в архив, или с личным заявлением;
сверить занесенные в анкету данные с личным документом пользователя (общегражданским паспортом или документом, его заменяющим);
выдать впервые пришедшему пользователю анкету установленного образца, ознакомить с правилами работы с документами в читальном зале, с распорядком работы читального зала;
предоставить для ознакомления пользователю «Правила работы пользователей в читальных залпах государственных архивов РФ» М., 1998г., Методические рекомендации «Доступ пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах РФ, и организация пользования архивными документами» М., 2004г, Временное положение «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» М., 1992г, приказы директора по ГУ РК "НА РК", регламентирующие работу читальных залов, настоящую инструкцию,
направить отношение организации или личное заявление и анкету пользователя руководителю архива для получения письменного разрешения на работу в читальном зале.
При положительном разрешении сотрудники читальных залов:
выписывают пропуск пользователю, регистрируют его в журнале учета пропусков.
Пропуск оформляется на сроки: для постоянных посетителей, ведущих длительные изыскания – на год; для командированных – на срок командировки; для разовых посетителей (поиск одного социально-биографического факта) - оформляются разовые пропуска с указанием конкретной даты окончания действия пропуска, которые по окончанию работы сдаются заведующему читальным залом;
предоставляют пользователю для ознакомления архивные справочники: путеводитель по фондам архива, справочники по фондам архива, описи; знакомят с расположением тематических картотек, указателей и обзоров документов;
предоставляют бланки заказов (требования) на выдачу документов, описей и
печатных изданий, разъясняют порядок их заполнения;
формируют личное дело пользователя с присвоением порядкового регистрационного номера, и регистрируют его в «Журнале регистрации исследователей и их личных дел»;
2.2.4.1.личному делу посетителя, пришедшего с разовым обращением, регистрацион-
ный порядковый номер пользователя не присваивается;
заполняют карточки Алфавитной картотеки учета пользователей читальных залов и Картотеки тематики исследований, проводимых в читальных залах (при этом сведения по обращениям разовых посетителей в данные картотеки не вносятся);
контролируют соблюдение пользователем порядка регистрации в журнале посещений;
Сотрудники ГУ РК «НА РК» и Архивного агентства РК, работающие по личной инициативе, оформляются для работы в читальном зале на общих основаниях. В этом случае также заводится личное дело пользователя.
Порядок заказа и получения читальным залом дел, микрофильмов, описей и печатных изданий из хранилищ.
Сотрудники читальных залов заказывают и получают из хранилищ для работы пользователей дела, микрофильмы, описи, печатные издания в соответствии с утвержденными инструкциями и настоящей инструкцией в установленные приказом руководителя архива часы (в течение одного часа до официального открытия читальных залов для исследователей или в течение дня при необходимости).
Срочный спуск дел пользователю в течение рабочего дня или часа осуществляется в соответствии с прейскурантом цен на услуги ГУ РК "НА РК".
Для заказа дел, микрофильмов, описей, печатных изданий сотрудники читальных залов готовят и визируют для передачи в хранилище заполненные пользователями бланки заказов установленного образца, предварительно проверив полноту и правильность их заполнения и соответствие теме исследования. Небрежно или неправильно оформленные заказы, а также заказы на выдачу дел, несоответствующих теме исследования, к исполнению не принимаются.
Хранитель принимает к исполнению заверенный бланк заказа-требования (с наличием визы заведующего читальным залом и заведующего отделом ОС и госучета документов в А-1 и заведующего архивохранилищем № 2 в А-2).
Бланки заказов визируются в А-1 один раз в день: сразу после обеда; в А-2 по мере поступления заказов. Бланки на срочные заказы визируются по необходимости.
Пользователем на 1 день работы может быть заказано, как правило, не более 10 стандартных (объемом до 250 листов) дел; не более 10 особо ценных (объемом до 150 листов) дел.
Пользователем для работы может быть получено единовременно:
- 5 дел (стандартных или ОЦД) или единиц хранения кинофотофонодокументов;
- крупноформатных, то есть объемом свыше 300 листов, а также дел, имеющих нестандартные размеры - общим объемом не более 750 листов.
Выдача по заказам дел в читальный зал фиксируется в журнале выдачи дел в читальный зал архива и заверяется подписью сотрудников читальных залов.
Отсутствующие в читальном зале описи сотрудники читальных залов получают в отделе обеспечения сохранности документов и расписываются за них в соответствующем журнале выдачи описей.
Сотрудники читальных залов принимают доставленные из хранилищ дела, микрофильмы и печатные издания поединично. Возвращаемые при этом читальному залу бланки заказов пользователей сохраняются до сдачи архивных дел в хранилище, после чего подшиваются в личные дела пользователей.
При приеме дел, микрофильмов, описей, печатных изданий из хранилища сотрудники читальных залов проверяют соответствие шифров подобранных дел по заказу, их физическое состояние, наличие листа использования и заверительной надписи, в которой указано количество листов в деле, оговорены все особенности в его оформлении и выявленные дефекты. Без листа использования, заверительной надписи, а также отметки о полистной проверке на момент выдачи ОЦД, уникальных дел, сделанной работником хранилища, дело в читальные залы не принимается.
4.Выдача пользователям дел, микрофильмов, описей, печатных изданий.
Дела, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии (дефекты подшивки, в т.ч. россыпь, угасающий текст, хрупкость обложки, листов), в читальные залы не выдаются. Об этом сотрудники хранилищ делают отметку в бланке заказа в графе «Расписка пользователя, работника архива», а сотрудники читальных залов сообщают пользователю.
Подлинники документов, на которые в архиве имеется фонд пользования (микрофильмы, фотокопии, ксерокопии), в читальный зал не выдаются. В особых случаях, для изучения особенностей внешнего вида документов или проведения текстологического анализа, подлинники могут быть выданы по письменному разрешению руководства архива.
Справочная литература, путеводитель по фондам архива и описи, имеющиеся в читальном зале, выдаются пользователям в тот же день без росписи, под контроль сотрудника читального зала. Сотрудники архива получают описи из читального зала под расписку после регистрации в «Журнале выдачи описей из читального зала в рабочие помещения».
Уникальные и особо ценные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются по разрешению руководства архива сроком на 1 день; микрофильмы фонда пользования, дела и печатные издания предоставляются сроком на 1 месяц.
До сдачи архивных дел, полученных пользователем по предыдущему заказу, принимается только один очередной заказ на выдачу архивных дел.
Дела, не используемые пользователем в течение 2-х недель со дня исполнения заказа, возвращаются обратно в архивохранилище.
В случае невозможности работы пользователя с заказанными делами (болезнь, командировка), он имеет право продлить срок сохранения за ним заказанных дел до 1 месяца путем личного уведомления о своих намерениях сотрудников читального зала.
Продление сроков хранения и использования документов в читальном зале согласуется пользователем с сотрудниками читальных залов; по ОЦД и уникальным документам необходимо разрешение руководства архива. Срок продлевается в установленном порядке путем перерегистрации хранителем даты в журнале выдачи дел в читальный зал. Контроль за сроками работы пользователей с выданными делами, микрофильмами, описями, печатными изданиями, производят сотрудники хранилищ по журналам выдачи дел.
Повторный заказ на выдачу архивных дел одному и тому же пользователю может быть принят не ранее, чем через 6 месяцев после их предыдущей сдачи в архивохранилище. Заказ подобных дел до истечения шестимесячного срока производится на платной основе.
4.10.Читальные залы обеспечивают выдачу пользователям дел, печатных изданий,
микрофильмов не позднее, чем на 3-й день после подачи требования. Иногородние
пользователи получают документы на следующий день после оформления заказа.
Срочный спуск дел производится в соответствии с п.3.2. настоящей инструкции.
4.11.В случаях, связанных с производственной необходимостью, сотрудники читальных
залов вправе устанавливать иные сроки выдачи дел пользователям по согласованию
с заведующим отделом обеспечения сохранности госучета документов.
4.12.Выдача пользователю дел, микрофильмов, описей, печатных изданий, полученных
из хранилищ, производится по заказам, в которых исследователь расписывается за
каждое полученное им дело, микрофильм, опись, печатное издание. После росписи
пользователя, бланк заказа возвращается сотрудникам читальных залов для
контроля до окончания работы пользователя с документами.
5.Организация хранения дел, микрофильмов, описей и печатных изданий в читальном зале.
Сотрудники читальных залов несут ответственность за сохранность дел, микрофильмов, описей, печатных изданий, полученных для пользователей.
Принятые из хранилищ дела, микрофильмы, описи, печатные издания хранятся в рабочем помещении читального зала (А-1) или в самом зале (А-2) в специально оборудованных для этой цели шкафах.
Уникальные и особо ценные дела хранятся в сейфе (железных шкафах) читальных
залов.
Подлежащие сдаче дела, микрофильмы, описи, печатные издания передаются в хранилища не позднее следующего дня после сдачи их пользователями; о сдаче делается отметка в книге выдачи документов из хранилища в присутствии сотрудников читальных залов.
По окончании работы сотрудник читального зала А-2 опечатывает помещение читального зала и сдает ключ в установленное место; по А-1 ключи от читального зала без опечатывания передаются представителю техперсонала, проводящему уборку читального зала; по окончании уборки уборщица передает ключи на вахту.
Ежемесячно, в санитарный день, сотрудники читального зала проводят работу с учетной документацией, личными делами пользователей, приводят в порядок справочную литературу.
6. Контроль за работой пользователей в читальном зале.
Сотрудники читальных залов осуществляют постоянный визуальный контроль за работой пользователей с документами на рабочих столах и за оформлением пользователями соответствующих учетных документов (журнал регистрации посещений, заказов(требований) на выдачу дел, на копирование документов).
Сотрудники читальных залов не должны оставлять рабочее место, в случае необходимости используется принцип взаимозаменяемости сотрудников.
При организации контроля за работой пользователей необходимо учитывать, что:
использование в читальном зале технических приборов и устройств (компьютер, калькулятор, фото- и видеокамера и др.) допускается с разрешения руководства архива, при условии обеспечения тишины и сохранности документов. Использование фото- и видеотехники допускается только на платной основе;
6.3.2. использование сканера для копирования документов категорически запрещено;
пользователи не имеют права выносить из помещения читального зала полученные по заказу дела из фондов архива. Ежедневно в конце рабочего дня пользователи сдают архивные дела сотруднику читального зала за 15 минут до окончания работы читального зала.
Прием дел, микрофильмов, описей, печатных изданий от пользователей.
Дела, микрофильмы, описи, печатные издания принимаются сотрудниками читальных залов у пользователей в соответствии с записями в бланке заказа с проверкой их физического состояния. Выдаваемые в читальные залы уникальные, особо ценные дела, а также дела, содержащие в своем составе документы, представляющие коллекционную ценность, после их использования проверяются сотрудниками читальных залов в присутствии пользователя полистно. О проведенной проверке делается отметка в листе-заверителе архивного дела.
Сотрудники читальных залов обязательно проверяют правильность заполнения листов использования в делах. Сотрудники читальных залов расписываются за каждое принятое им от пользователя дело, микрофильм, опись, печатное издание в бланке заказа. В случае обнаружения недостачи или повреждения документов, составляется акт в установленном порядке. В случае хищения, умышленного повреждения или внесения изменений в текст документов, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке, в том числе лишаются права работы с документами архива.
При неявке пользователя без уважительных причин в читальный зал в течение двух недель, заказанные им дела, микрофильмы, описи, печатные издания возвращаются в хранилища. В этом случае сотрудники читальных залов самостоятельно, без пользователя, проверяют состояние дел. Повторный заказ этих дел производится в соответствии п. 4.6. настоящей инструкции.
Сдача дел, микрофильмов, описей и печатных изданий в хранилища.
По завершении работы пользователя с полученными делами, микрофильмами, описями, печатными изданиями, сотрудники читальных залов возвращают их в хранилища.
Передача и прием из читального зала в хранилища дел, микрофильмов, описей, печатных изданий производится ежедневно.
Работники хранилищ забирают дела, микрофильмы, описи и печатные издания из специального шкафа рабочего помещения читального зала. При передаче сотрудники читальных залов следят, чтобы в книге выдачи документов из хранилищ против всех сданных им дел, микрофильмов, описей, печатных изданий стояли даты и росписи принявших их работников хранилищ.
Порядок копирования архивных документов по заказам пользователей.
Пользователь при необходимости может заказать копии с просмотренных им документов по теме своего исследования.
Копирование документов производится с разрешения руководства архива на основании заполненного пользователем бланка-заявки.
Копирование документов осуществляется в течение 5 дней после оплаты учреждением или пользователем счета за изготовление копий. Срочное копирование осуществляется в срок до трех дней после принятия заказа и оплачивается в двойном тарифе.
Копирование архивных дел и печатных изданий производится в объеме не более 10% от общего объема единицы хранения.
Решение о возможности копирования уникальных документов, документов в неудовлетворительном физическом состоянии, принимается руководством архива в строго индивидуальном порядке с учетом потенциальной долговечности данного объекта, светостойкости конкретного изображения и других факторов.
Решение по объему копирования описей, каталогов, картотек, БД и других архивных справочников принимается руководством архива в индивидуальном порядке.
Копирование документов техническими средствами заказчика в помещении архива производится на платной основе.
Копирование документов для специалистов архива, работающих в читальном зале по личной инициативе, производится на общих основаниях.
Учет заказов на копирование документов ведется в специальном журнале.
Порядок учета и хранения личных дел пользователей.
Личное дело, заведенное на пользователя в читальном зале, включает следующие документы:
-письмо организации, направившей пользователя в архив или личное заявление с работы с резолюцией руководства архива о разрешении работы в читальном зале;
-анкету пользователя;
-отработанные бланки заказов-требований на выдачу дел, микрофильмов, описей, печатных материалов.
Ответственность за регистрацию личного дела и правильное ведение «Журнала регистрации пользователей и их личных дел» несет заведующий читальным залом.
Личные дела пользователей хранятся в читальных залах; личные дела постоянных пользователей сдаются в фонд ГУ РК «НА РК» в соответствии с установленными правилами.
Личное дело разового посетителя (без регистрационного порядкового номера) хранится в читальных залах в течение 1 года, после чего уничтожается.
Приложение: образцы документации читального зала, заполняемые(предоставляемые) пользователем:
1.Личное заявление.
2.Отношение организации, направившей пользователя для работы в архив (оформляется в свободной форме).
3.Анкета пользователя.
4.Заказ (требование) на выдачу архивных дел.
5.Заказ на копирование архивных документов.
6. Обязательство потребителя информации, содержащей сведения ограниченного доступа. |
