ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ
И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
П Р И К А З
20 января 2015 года № 35
г. Орел
Об утверждении Положений о порядке приема, учета,
передачи, хранения и уничтожения материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным
программам среднего общего образования и основного
общего образования в Орловской области
В соответствии с приказами Министерства образования и науки Российской Федерации от 25 декабря 2013 года № 1394 «Об утверждении Порядка проведения государственной итоговой аттестации
по образовательным программам основного общего образования», от 26 декабря 2013 года № 1400 «Об утверждении Порядка проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования», от 5 августа 2014 года № 923 «О внесении изменений в Порядок проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования, утвержденный приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 26 декабря 2013 года № 1400» и в целях организованного проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования и основного общего образования
на территории Орловской области п р и к а з ы в а ю:
Утвердить:
1.1. Положение о порядке приема, учета, передачи, хранения
и уничтожения материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования
в Орловской области (приложение 1).
1.2. Положение о порядке приема, учета, передачи, хранения
и уничтожения материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего образования в Орловской области (приложение 2).
2. Управлению образования (И. В. Проваленкова) довести настоящий приказ до сведения органов местного самоуправления, осуществляющих управление в сфере образования.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
И. о. руководителя Департамента В. В. Агибалов
-
|
Приложение 1
к приказу Департамента образования и молодежной политики Орловской области
от 20 января 2015 года № 35
|
Положение
о порядке приема, учета, передачи, хранения и уничтожения
материалов и документов государственной итоговой аттестации
по образовательным программам среднего общего образования
в Орловской области
1. Общие положения
1.1. Положение о порядке приема, учета, передачи, хранения
и уничтожения материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования Орловской области (далее – Положение) регламентирует организационно-технологические мероприятия приема, учета, передачи, хранения
и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее – ЕГЭ) и государственного выпускного экзамена (далее - ГВЭ).
1.2. При организации приема, учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ в Орловской области устанавливается порядок взаимодействия между:
Государственной экзаменационной комиссией Орловской области (далее – ГЭК);
Департаментом образования и молодежной политики Орловской области (далее – Департамент);
казенным учреждением Орловской области «Региональный центр оценки качества образования» (далее – ОРЦОКО);
органами местного самоуправления, осуществляющими управление
в сфере образования (далее – МОУО);
конфликтной комиссией Орловской области (далее – КК);
предметными комиссиями ГЭК (далее – ПК);
пунктами проведения экзаменов (далее – ППЭ);
образовательными организациями (далее – ОО).
1.3. Представители указанных структур, работающие с материалами ЕГЭ и ГВЭ, относящимися к категории документов строгой отчетности, несут ответственность за сохранность документов и конфиденциальность информации.
1.4. На период приема, учета, передачи, хранения и уничтожения документов строгой отчетности в целях усиления информационной безопасности и обеспечения контроля за вышеперечисленными действиями создаются комиссии различного уровня по работе с документами строгой отчетности (далее – комиссии). Состав комиссии Департамента утверждается руководителем Департамента, комиссии ОРЦОКО – директором ОРЦОКО, муниципальной комиссии – руководителем МОУО, комиссии ОО – директором ОО.
2. Документы строгой отчетности
2.1. В схему нормативного регулирования документооборота строгой отчетности входят материалы и документы ЕГЭ и ГВЭ, находящихся
на хранении в следующих структурах:
2.1.1. В Департаменте:
доставочные спецпакеты с экзаменационными материалами
(далее – ЭМ) ЕГЭ: КИМ (в том числе, оформленные на электронных и CD носителях), бланки ответов;
неиспользованные, испорченные, некомплектные, имеющие полиграфические дефекты ЭМ;
акты общественного наблюдения при проведении ЕГЭ и ГВЭ в ППЭ;
апелляции о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ
и ГВЭ;
протоколы служебного расследования апелляции о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ и ГВЭ;
апелляции о несогласии с выставленными баллами;
акты/отчеты членов ГЭК о проведении ЕГЭ и ГВЭ в ППЭ;
журнал (ведомость) регистрации апелляций в КК;
протоколы заседаний ГЭК;
протоколы результатов ЕГЭ и ГВЭ;
протоколы результатов итогового сочинения (изложения);
акты об уничтожении ЭМ ЕГЭ и ГВЭ;
акты об уничтожении протоколов результатов итогового сочинения (изложения);
2.1.2. В ОРЦОКО:
протокол готовности РЦОИ;
использованные ЭМ участников ЕГЭ: КИМ, оформленные
на различных носителях (бумажный, электронный, аудионоситель), бланки регистрации, бланки ответов № 1 и № 2, дополнительные бланки ответов
№ 2;
использованные бланки итогового сочинения (изложения);
ведомости учёта участников ЕГЭ и ЭМ в аудитории ППЭ;
списки работников ППЭ;
протоколы идентификации личности участника ЕГЭ и ГВЭ при отсутствии у него документа, удостоверяющего личность;
протоколы проведения ЕГЭ и ГВЭ в аудитории;
ведомости коррекции персональных данных участников ЕГЭ и ГВЭ;
протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ;
сводные ведомости учёта участников и использования ЭМ в ППЭ;
акты приемки-передачи ЭМ ЕГЭ и ГВЭ;
акты приема – передачи материалов (бланков) итогового сочинения (изложения);
акты приема – передачи согласий на предоставление и обработку персональных данных на итоговое сочинение (изложение);
ведомости приемки-передачи материалов: дисков, печатей, штампов;
протоколы проверки ПК заданий части «С»;
критерии проверки развернутых ответов заданий части «С»;
копии бланков ответов участников ЕГЭ;
протоколы рассмотрения апелляции о несогласии с выставленными баллами ЕГЭ и ГВЭ;
приложение к протоколу рассмотрения апелляций о несогласии
с выставленными баллами (содержание корректировки результатов ЕГЭ при рассмотрении апелляций, бланк ответов № 1);
краткий протокол ответов участника апелляции о несогласии
с выставленными баллами;
содержание корректировки результатов апелляции о несогласии
с выставленными баллами (развернутые ответы);
копии именных бланков ответов участников ЕГЭ, подавших апелляцию;
заявления на участие в ЕГЭ и ГВЭ от обучающихся ОО при исправительных учреждениях, на участие в ЕГЭ от абитуриентов организаций среднего профессионального образования
(далее – СПО);
журнал регистрации выдачи уведомлений уполномоченным представителям ОО, подведомственных Департаменту;
журнал регистрации выдачи протоколов с результатами ЕГЭ уполномоченным представителям ОО, подведомственных Департаменту;
журнал регистрации выдачи ЭМ экспертам ПК;
журнал учета сканирования бланков ЕГЭ;
журнал учета выдачи ключей станций администрации, верификации, распознавания;
согласия на обработку и использование персональных данных;
согласия на предоставление и обработку персональных данных для итогового сочинения (изложения);
электронные копии бланков ответов, списков участников
и организаторов ЕГЭ в ППЭ, протоколов проверки экспертами заданий с развернутым ответом.
2.1.3. В МОУО:
протоколы готовности ППЭ к ЕГЭ и ГВЭ;
все формы ППЭ, подлежащие распечатке из РИС ГИА в день проведения экзаменов;
акты ППЭ и иные документы;
журнал регистрации работников ППЭ;
журнал ознакомления работников ППЭ с инструкциями;
журнал регистрации распоряжений руководителя ППЭ;
журналы регистрации, выдачи уведомлений, ознакомления с инструкциями, ознакомления с результатами ЕГЭ, выдачи протоколов
о результатах ЕГЭ выпускникам прошлых лет;
журнал учета выдачи протоколов в бумажном виде уполномоченным представителям ОО;
журнал/ведомость проведения инструктажей, семинаров с лицами, привлекаемыми к проведению ЕГЭ и ГВЭ в МОУО.
2.1.4. В ОО:
заявления обучающихся на участие в ЕГЭ и ГВЭ;
журнал регистрации заявлений участников ЕГЭ и ГВЭ;
журнал выдачи уведомлений на участие в ЕГЭ;
журнал ознакомления с инструкциями, ЭМ (бланками) и правилами
их заполнения;
утвержденные протоколы о результатах ЕГЭ и ГВЭ, оформленные
на бумажном носителе;
журнал/ведомость регистрации ознакомления участников ЕГЭ и ГВЭ
с результатами ЕГЭ и ГВЭ;
журнал/ведомость регистрации апелляций о несогласии
с выставленными баллами ЕГЭ и ГВЭ (в случае подачи апелляции в ОО);
накладные на получение протоколов о результатах ЕГЭ и ГВЭ;
копии бланков итогового сочинения (изложения);
формы (ИС-01, ИС-02, ИС-4, ИС-05, ИС-06, ИС-07) итогового сочинения (изложения).
Документы, перечисленные в пункте 2.1 настоящего Положения, относятся к материальным ценностям. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение документированной информации, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.
3. Прием ЭМ ЕГЭ и ГВЭ на региональном уровне
3.1. Процесс работы с указанными в пункте 2 документами во время организации и проведения ЕГЭ и ГВЭ проводится специалистами, привлеченными к подготовке и организации ЕГЭ и ГВЭ.
3.2. Материалы для проведения ЕГЭ доставляются и хранятся на складе ФГУП ГЦСС Управления специальной связи по Орловской области (далее - УСС), о чем сообщается Департаменту не позднее чем за пять дней до даты проведения соответствующего экзамена.
3.2.1. УСС несет ответственность за принятые ЭМ, а также обеспечивает защиту информации, содержащейся в ЭМ, от неправомерного доступа, копирования, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2.2. Все помещения УСС, предназначенные для работы с ЭМ, оборудуются камерами видеонаблюдения, отвечают условиям обеспечения мер информационной безопасности, к данным помещениям исключается доступ лиц, не уполномоченных на ознакомление с указанной информацией.
3.2.3. Для взаимодействия с сотрудником (сотрудниками) УСС (далее
- ответственный сотрудник УСС) и работы с ЭМ Департамент формирует комиссию (далее Комиссия) в составе:
ответственного сотрудника (сотрудников), курирующего проведение работ по распределению, выдаче ЭМ на территории УСС (далее
- председатель Комиссии);
сотрудников ОРЦОКО, ответственных за проведение работ
с использованием специального программного обеспечения «Удаленная станция приемки»;
сотрудников, ответственных за распределение и комплектацию ЭМ
на территории УСС (далее - работники по распределению ЭМ);
сотрудников, ответственных за выдачу ЭМ (далее – работники
по выдаче ЭМ).
3.2.4. При осуществлении работ с ЭМ на складе УСС обязательно присутствие Грузополучателя ЭМ по Орловской области, официально заявленного от Орловской области в Федеральном государственном бюджетном учреждении «Федеральный центр тестирования» (далее ФЦТ).
3.2.5. Ответственный Грузополучатель подписывает и заверяет печатью Акт приема-передачи ЭМ по количеству и качеству.
3.3. В случае распределения участников и организаторов ЕГЭ
по аудиториям централизованно в ОРЦОКО, там же организуется тиражирование и пакетирование протоколов и форм для ППЭ.
3.4. Документы ЕГЭ, не заполненные в установленном порядке, именуются первичными.
3.5. Указанные в пункте 2 документы являются документами строгой отчетности и хранятся до момента использования в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
4. Передача материалов и документов ЕГЭ
4.1. Порядок передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одной организационной структуры в другую регламентируется региональными инструкциями и настоящим Положением.
4.2. Доставка ЭМ для проведения ЕГЭ и ГВЭ на территории Орловской области осуществляется по следующей схеме.
4.2.1. Не менее чем за пять рабочих дней до дня проведения соответствующего экзамена, председатель Комиссии направляет в УСС на согласование график проведения работ по распределению ЭМ на территории УСС, а также список членов Комиссии.
4.2.2. В графике указывается: предмет, планируемая дата проведения работ.
4.2.3. Количество работников, одновременно осуществляющих распределение ЭМ по ППЭ, не должно превышать четырех человек
(в отдельных случаях количество человек, осуществляющих распределение ЭМ по ППЭ, может быть согласовано Департаментом и УСС индивидуально).
Допуск лиц, ответственных за распределение ЭМ, на территорию УСС осуществляется при наличии у них документов, удостоверяющих
их личность, и при наличии их в списке ранее согласованного графика. УСС и Департамент вправе совместно согласовать изменения в предоставленном графике.
4.2.4. УСС готовит необходимое количество рабочих мест для комплектования материалов для ППЭ согласно утвержденному графику.
Короба/секьюрпаки с ЭМ передаются лично председателем Комиссии
в присутствии сотрудника УСС по количеству без вскрытия по реестру Ф.5.
Вручение коробов/секьюрпаков с ЭМ осуществляется лично лицу, указанному в списке Грузополучателей, при этом проверяются его паспортные данные. В случае если лицо, указанное в списке Грузополучателей, отсутствует, разрешается осуществить вручение ЭМ сотруднику организации Грузополучателя, на которого выписана доверенность на получение ЭМ с указанными в ней сроками действия.
4.2.5. Председатель Комиссии передает ответственному сотруднику УСС оригинал и копию доверенности для проверки необходимых данных. После выполнения проверки оригинал доверенности возвращается председателю Комиссии, а копия доверенности подшивается к копии реестра Ф.5.
4.2.6. Члены Комиссии проводят пересчет и визуальный осмотр коробов/секьюрпаков, наличие адресного ярлыка на предмет соответствия:
адреса Грузополучателя;
учебного предмета;
даты проведения соответствующего экзамена;
номера короба/секьюрпака, указанного в реестре Ф.5, и на адресном
ярлыке.
4.2.7. После сдачи-приемки коробов/секьюрпаков с ЭМ сотрудник УСС и председатель Комиссии расписываются и проставляют печати в заранее подготовленном сотрудниками УСС реестре Ф.5. Председатель Комиссии не вправе отказаться от подписи реестра Ф.5.
4.3. Сотрудники ОРЦОКО под контролем председателя Комиссии проводят сканирование коробов/секьюрпаков с ЭМ с помощью специального программного обеспечения «Удаленная станция приемки».
4.3.1. При соответствии отсканированных коробов/секьюрпаков с ЭМ адресату получения (Орловская область) и данному предмету экзамена, члены Комиссии проводят вскрытие коробов/секьюрпаков с ЭМ
и сканирование доставочных пакетов (пачек) с индивидуальными комплектами ЭМ (далее - ИК). После этого члены Комиссии под контролем сотрудника распределения по ППЭ комплектуют и распределяют ЭМ
по ППЭ.
4.3.2. Комплект материалов для ППЭ содержит:
ЭМ (доставочные пакеты, содержащие ИК участника ЕГЭ по 5 или 15 ИК);
бланки анкет участника ЕГЭ;
дополнительные бланки ответов № 2;
возвратные доставочные пакеты;
дополнительные секьюрпаки;
пакет руководителя ППЭ (списки распределения, формы ППЭ).
4.3.3. Ответственный сотрудник (сотрудники) УСС передает необходимое количество секьюрпаков председателю Комиссии.
Комплекты материалов для ППЭ распределяются по секьюрпакам.
Общий вес одного секьюрпака не должен превышать 5 кг. На адресной бирке (готовится заранее и доставляется сотрудником распределения
по ППЭ) секьюрпака обязательно указывается:
номер ППЭ;
адрес образовательного учреждения на базе, которого организован
ППЭ;
ФИО члена ГЭК;
номер секьюрпака;
ФИО и подпись упаковавшего;
печать Департамента/ОРЦОКО;
учебный предмет;
дата проведения соответствующего экзамена.
4.3.4. После окончания работ по распределению ЭМ, все материалы запечатываются в номерные секьюрпаки. При завершении упаковки ЭМ
в секьюрпаки в журнале указывается дата и время окончания работ
и заверяется подписью председателя Комиссии/члена Комиссии. Председатель Комиссии передает запечатанные секьюрпаки ответственному сотруднику УСС по журналу учета времени по приему и распределению ЭМ. Журнал оформляется в произвольной форме, где фиксируется дата и время начала /окончания работ, ставятся подписи председателя/ члена Комиссии
и ответственного сотрудника УСС.
4.3.5. Номерные секьрпаки с ЭМ передаются ответственному сотруднику УСС по реестру Ф.1. Сотрудник УСС проверяет правильность заполнения реестра Ф.1., производит проверку соответствия данных, указанных в реестре Ф.1. После чего члены Комиссии и сотрудники УСС расписываются в реестре Ф.1.
Один экземпляр реестра Ф.1. передается председателю Комиссии, два экземпляра хранятся в УСС. Неиспользованные секьюрпаки передаются сотрудникам УСС. Принятые секьюрпаки хранятся на складах УСС.
4.3.6. УСС несет ответственность за принятые секьюрпаки, а также обеспечивает защиту информации от неправомерного доступа, копирования, а также иных неправомерных действий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4. Не менее чем за два дня до проведения соответствующего экзамена председатель Комиссии согласует с ответственным сотрудником УСС график получения комплектов ЭМ ППЭ, направляет список членов ГЭК, утвержденных Департаментом в УСС. В данном графике указывается время получения ЭМ, ФИО членов ГЭК, утвержденных Департаментом, и их паспортные данные. Въезд на территорию автомобилей членов ГЭК
и работников по выдаче ЭМ согласовывается с УСС.
4.4.1. Начальник УСС, при отсутствии замечаний, согласовывает указанный график в этот же день и направляет в Департамент. При наличии замечаний УСС и Департамент согласовывают график в течение следующих суток.
4.4.2. В день экзамена, начиная с 00 часов 00 минут
(а в исключительных случаях, по официальному письму ФЦТ
за определенное время до начала экзамена), члены ГЭК, в соответствии
с согласованным с УСС графиком, прибывают на региональный склад УСС для получения комплектов ЭМ для ППЭ. Член ГЭК должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ).
4.4.3. Ответственный сотрудник УСС передает подготовленные ранее
и запечатанные секьюрпаки членам ГЭК по реестру Ф.5.
4.4.4. Член ГЭК до подписания реестра Ф.5 проводит пересчет
и визуальный осмотр секьюрпаков и адресного ярлыка на предмет соответствия:
целостности упаковки;
адреса и номера ППЭ;
учебного предмета;
даты проведения соответствующего экзамена;
соответствие номера указанного в реестре Ф.5 и на адресном ярлыке секьюрпака;
наличие печати ППЭ.
4.4.5. После сдачи-приемки секьюраков ответственный сотрудник УСС и член ГЭК расписываются в реестре Ф.5. Член ГЭК не вправе отказаться
от подписи реестра Ф.5 после выполнения вышеуказанных действий
по проверке секьюрпаков с ЭМ. Вскрытие секьюрпаков с ЭМ на территории УСС запрещено.
4.4.6. Время выдачи комплекта материалов для ППЭ каждому члену ГЭК должно составлять не более десяти минут с момента предоставления членом ГЭК сотруднику УСС необходимых документов.
4.4.7. Ответственность за целостность, полноту и сохранность комплектов документации после передачи их из УСС в ППЭ на экзамен
и обратно из ППЭ в ОРЦОКО для последующей обработки несет член ГЭК.
4.5. После проведения экзамена использованные и неиспользованные ЭМ доставляются членом ГЭК в ОРЦОКО.
4.5.1. Неиспользованные, испорченные, имеющие полиграфические дефекты, некомплектные ЭМ фиксируются в журнале «Движения неиспользованных материалов ЕГЭ», который ведут члены Комиссии.
Неиспользованные, испорченные, имеющие полиграфические дефекты, некомплектные ЭМ передаются председателем/членом Комиссии
на хранение в УСС по реестру Ф 1 спс.
4.5.2. Использованные ЭМ остаются на ответственное хранение
в ОРЦОКО для дальнейшей обработки.
4.6. Руководитель ППЭ получает от члена ГЭК доставочные спецпакеты для проведения экзамена в ППЭ в день проведения экзамена.
4.6.1. При получении секьюрпаков с ЭМ руководитель ППЭ проверяет соответствие фактического количества ЭМ количеству, указанному в акте приемки-передачи. После чего оставляет ЭМ на хранение до начала экзаменов в сейфе помещения для руководителя ППЭ.
4.6.2. Ответственность за целостность, полноту и сохранность комплектов документации в ППЭ несет руководитель ППЭ.
4.6.3. По завершении экзамена руководитель ППЭ передает уполномоченному представителю ГЭК по акту приема/передачи ЭМ, необходимые формы ППЭ, а также иные документы. Оставшиеся формы ППЭ после окончания проведения всех экзаменов в ППЭ передаются
на хранение в МОУО.
5. Учет материалов и документов строгой отчетности
5.1. По окончании проведения каждого экзамена в форме ЕГЭ и ГВЭ комиссии организуют работу по учету материалов и документов строгой отчетности.
5.2. Использованные КИМы, бланки ответов участников ЕГЭ и ГВЭ,
а также необходимые документы и формы ППЭ члены ГЭК передают
в ОРЦОКО. Неиспользованные, испорченные, дефектные, некомплектные ЭМ передаются на хранение председателю Комиссии.
5.3. Бланки ответов, сводные ведомости учёта участников
и использования ЭМ в ППЭ, акты общественного наблюдения при проведении ЕГЭ и ГВЭ в ППЭ, протоколы проверки экспертами ПК ответов на задания с развернутым ответом сканируются, хранятся и учитываются как в бумажном, так и в электронном виде.
5.4. Отбор и оценка материалов и документов строгой отчетности
по ЕГЭ и ГВЭ, подлежащих длительному или временному хранению, производится начальником отдела при возвращении ЭМ в ОРЦОКО.
5.5. Перечень материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ, включающий количество единиц хранения указанных документов, подлежащих хранению на различных уровнях, утверждается комиссиями или номенклатурой дел.
5.6. По окончании обработки материалов ЕГЭ и ГВЭ ОРЦОКО представляет отчет об использованных ЭМ в Департамент.
5.7. Департамент направляет информацию об использовании ЭМ
и документов ЕГЭ в текущем году в Рособрнадзор.
5.8. По окончании экзамена руководитель ППЭ собирает документы и формы ППЭ, не подлежащие передаче в ОРЦОКО, и передает их на хранение ответственному представителю от МОУО. Руководители ППЭ и ОО отбирают материалы, подлежащие хранению и уничтожению.
6. Хранение материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ и ГВЭ
6.1. Определение видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, производится комиссиями на основании Федерального закона Российской Федерации от 29 декабря 1994 № 77-Ф3 «Об обязательном экземпляре документов» и Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-Ф3 «Об архивном деле в Российской Федерации».
6.2. Материалы и документы ЕГЭ и ГВЭ в соответствии с прилагаемой формой комплектации и сроками хранения материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ |
