Инструкция по делопроизводству утверждено
Скачать 0.78 Mb.
|
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 3.4.1. Приказ Приказ правовой акт, издаваемый ректором, проректором по научной работе, проректором по последипломному образованию академии для решения основных и оперативных, задач, стоящих перед академией (приложение № 3). Приказ мажет быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора академии в случае его отсутствия. Приказы подписываются ректором или лицом, исполняющим его обязанности по приказу. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т. п. Приказы должны оформляться на бланке академии и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства академии. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями академии по поручению руководства или по собственной инициативе. Подготовленный проект приказа по основной деятельности или приказа по движению студентов, или распоряжения, должен передаваться из структурного подразделения в канцелярию по электронной почте kanc@gma.nnov.ru для приведения документа в соответствие требованиям нормативной документации. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица планово-финансового управления. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании... Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова П Р И К А З Ы В А Ю (пишется вразрядку прописными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю. После слова п р и к а з ы в а ю (пишется вразрядку строчными буквами) ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. Например: Приложение к приказу ректора академии от «_____»_________ г. № ______ Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. 3.4.2. Распоряжение Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ректором или проректорами академии по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности академии Текст распоряжений должен содержать: конкретное задание (работу), ответственного исполнителя, срок исполнения. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа (приложение № 4). Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. 3.4.3. Положение, инструкция Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила и утверждается приказом ректора (Прилож. № 5). В инструкции (Приложение № 6) излагается порядок осуществления какой-либо деятельности. Порядок подготовки проекта положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. Текст проекта положения, инструкции печатается на стандартном листе бумаги формата А-4 шрифтом № 14-№12. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения, инструкции располагается центровано по отношению к основному тексту. Констатирующей частью положения, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. 3.4.4. Протокол Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях ученых советов, коллегиальных органов (приложение № 7, № 8). Протоколированию подлежат:
Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель, Секретарь, Присутствовали – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если количество превышает 15 человек, Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помешается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается в тексте протокола полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. 3.4.5. Подготовка и оформление материалов Ученого совета. Заседания ученого совета проводятся в соответствии с планами его работы. Проект плана работы Ученого совета составляется Ученым секретарем Ученого совета на основе предложений структурных подразделений и руководства академии. проект плана утверждается на заседании Ученого Совета не позднее, чем за 15 дней до начала планируемого периода. Материалы к очередному заседанию Ученого Совета представляются Ученому секретарю не позднее, чем за 10 дней до заседания. Материалы, представленные с нарушением установленных сроков, включаются в повестку заседания только с разрешения председателя Ученого Совета. На заседании Ученого совета ведется протокол, оформление которого осуществляется Ученым секретарем в трехдневный срок со дня заседания. Оперативный контроль за выполнением решений Ученого Совета академии (приказов во исполнение решений Ученого Совета) осуществляет Ученый секретарь Совета академии. 3.5. Служебное письмо Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «Акт», «Приказ» и др. Служебное письмо – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами. Служебное письмо оформляется на бланке академии установленной формы формата А4 (приложение 9). Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др. Письма бывают: сопроводительные, гарантийные, циркулярные, справочно-информационные, информационно-рекламные, претензионные, договорные. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма следует начинать словами: направляем, прилагаем, посылаем, представляем, возвращаем. В академии на любой отправляемый документ должно быть составлено сопроводительное письмо. Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется выполнение обязательств, указанных в письме. Циркулярное письмо – одну и ту же информацию посылают в несколько адресов нижестоящим организациям. Претензионное (рекламационное) письмо – предъявление претензии к срокам, качеству, количеству поставляемой в академию продукции и т.д. Направляется виновной стороне в целях урегулирования споров. Информационно-рекламное письмо. Цель – заинтересовать потребителя. Письмо может быть многоаспектным. Например: письмо-напоминание, просьба, гарантия. Пример: «Напоминаем, что 28.01.2010г. в Ваш адрес направлено письмо с просьбой изготовить бланки. Оплату гарантируем». Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Все письма можно разделить по функциональному признаку на 2 группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа. Письмо имеет следующие реквизиты: дата (оформляется словесно-цифровым способом. Датой письма является дата его подписания), исходящий номер, адресат (печатается в границах, предусмотренных утвержденным бланком писем органов государственной власти. Все составные части этого реквизита центрируются относительно самой длины строки, которая ограничивается правым полем документа. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности одинарным межстрочным интервалом), заголовок, текст, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения. При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже. Например: Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе (начинается с вежливого обращения: «Уважаемый Александр Петрович»!). При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже. Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень. 3.6. Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь 3.6.1. Телеграммы составляются согласно образцу и передаются для отправки в канцелярию. Телеграммы с отметкой о времени ее отправления возвращается в ректорат. (приложение № 10) 3.6 2. Текст телеграммы излагается кратко и ясно. 3.6.3. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в одном экземпляре, на котором делается отметка об отправлении и подшивается в дело в ректорате. 3.6.4. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование академии, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата, фамилия и телефон отправителя. 3.6.5. Телеграмма должна быть подписана ректором академии или в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности ректора. 3.6.6. По факсимильной связи разрешается передавать в другие организации только корреспонденцию, касающуюся служебной деятельности академии. 3.6.7. Оригиналы и (или) копии документов, переданных по факсимильной связи, с указанием времени и даты передачи, возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FAX (дата и время)», где они подшиваются в дело и хранятся в соответствии со сроками, указанными в сводной номенклатуре дел. 3.7 Порядок снятия и выдачи копий документов 3.7. Копии с документов выдаются по заявлениям граждан с разрешения руководителей структурных подразделений с тех документов, которые были изданы в академии [которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.], если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Также могут выдаваться копии имеющихся в академии документов, исходящих от других учреждений, предприятий, организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех учреждениях, предприятиях, организациях, где они были изданы. 3.7.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланка академии, номер, дата, содержание и т. д.). В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия». При выдаче копии с копии, следует писать «Копия с копии». 3.7.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать. 3.7.4. На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия. 3.7.5. Разрешается производить ксерокопирование только документов, касающихся служебной деятельности академии. 3.8. Автоматизация документирования, организация поисковой системы по документам Для подготовки документов применяются автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др. Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности академии не отнесенной к служебной информации ограниченного распространения, работникам академии, организациям, физическим лицам. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
| Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |