О регламенте аппарата Совета депутатов муниципального округа Южное Тушино в городе Москве
Скачать 0.7 Mb.
|
4. Оформление служебных документов аппарата Совета депутатов 4.1. Общие требования к оформлению служебных документов. 4.1.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями, муниципальным служащими в соответствии с настоящим Регламентом. 4.1.2. Служебные документы оформляются в формате Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel версии не ниже 6.0 или последующие, с использованием шрифтов Times New Roman размером 12-14 кеглей, одинарным или полуторным межстрочным интервалом. 4.1.3. Служебные документы в форме писем оформляются на бланках утвержденного образца (далее – бланки для писем). Письма и иные служебные документы должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном настоящим Регламентом. 4.1.4. В аппарате Совета депутатов используются бланки для писем «Аппарат Совета депутатов муниципального округа Южное Тушино». 4.1.5. На бланках для писем и резолюций размещается герб муниципального округа. 4.1.6. Бланки писем изготавливаются типографским способом на бумаге форматом соответственно А4 (210 х 297 мм) и А6 (105 х 148 мм). 4.1.7. Для ведения «внутренней» переписки бланки писем не применяются. «Внутренняя» переписка оформляется на простых листах бумаги формата А4. 4.1.8. Во всех остальных случаях применение бланков для писем обязательно. 4.2. Реквизиты служебных документов. 4.2.1. При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации. Обязательными реквизитами документов являются: дата и регистрационный номер, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа). Реквизиты служебных документов отделяются друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами. 4.2.2. Наименование вида служебного документа указывается на всех документах (акт, протокол, справка, заявление и т.д.) кроме писем и «внутренней» переписки. 4.2.3. Датой служебного документа в зависимости от его вида и назначения является: - дата подписания; - дата регистрации; - дата составления (принятия решения) – для протоколов совещаний. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (цифровое оформление даты – 11.03.2014), буквенно-цифровое оформление даты – 11 марта 2014 года). В протоколах и документах, содержащих сведения финансового характера, предпочтительным является буквенно-цифровое оформление даты. 4.2.4. Регистрационный номер документа – это порядковый номер, дополненный индексом дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте – на уровне или после реквизита «дата документа». Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа. 4.2.5. Реквизит «адресат» указывается на отправляемых письмах. Письма адресуются в организации, структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. При адресовании письма физическому лицу инициалы указывают после фамилии. Переносить инициалы на следующую строку (отдельно от фамилии) или оставлять на предыдущей строке не рекомендуется. При направлении письма нескольким однородным организациям их следует указывать обобщенно. При адресовании письма должностному лицу исполнительной власти города Москвы наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в документе о назначении на должность. Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается. Если письмо направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма. При направлении письма более чем в четыре адреса, письмо размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом письме указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии писем. В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес, при этом следует соблюдать следующий порядок написания: - наименование адресата – наименование организации (при адресовании физическому лицу – фамилия, имя, отчество); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (город, поселок и т.п.); - название области, края, автономного округа (области), республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. Адрес не проставляется на письмах, направляемых должностным лицам государственной власти Российской Федерации, а также в органы исполнительной власти города Москвы. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Допускается центрировать каждую строчку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. Допускается выделение реквизита «адресат» жирным шрифтом. 4.2.6. Текст служебного документа может содержать заголовок, который отражает содержание документа в виде ответа на вопрос «о чем?». Заголовок печатается от границы левого поля, под реквизитами «дата и регистрационный номер документа» или «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» (на документах-ответах). Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. 4.2.7. Текст письма строится в зависимости от вида (разновидности) документа. Текст письма должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй – выводы, предложения, решения или просьбы. Текст письма допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст письма должен излагаться четко, последовательно, кратко и не допускать двусмысленного толкования. При направлении письма в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая». При адресовании писем в иные организации допускается также обращение с использованием слов «господин». В конце текста перед подписью возможно проставление слов «С уважением» (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится). Одновременное использование слов «уважаемый» и «с уважением» не рекомендуется. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. 4.2.8. Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляется по следующей форме: Приложение: на ___ л. в ___ экз. Если есть приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложение направляется, например: Приложения: 1. Копия распоряжения аппарата Совета депутатов от 00.00.0000 № 000 «название» и приложение к нему, всего на 2 л. в 1 экз. 2. Копия распоряжения аппарата Совета депутатов от 00.00.0000 № 000 «название», всего на 3 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля письма, через 1 строчку после текста письма. 4.2.9. Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). При использовании бланка на первом (титульном) листе полное наименование должности указывать не требуется, при оформлении документа на двух и более страницах указывается полное наименование должности. При подписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. В служебных документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, секретарь комиссии, член комиссии). Если лицо, правомочное подписать служебный документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющего его полномочия (обязанности), или его заместитель. При этом документ перепечатывается, указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: «исполняющий полномочия …» или «заместитель …». Не допускается подписывать документы с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности. Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи – на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. 4.2.10. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя служебного документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа служебного документа (кроме заявлений в суды) в левом нижнем углу (оформляется с использованием шрифта размером на 2 – 4 кегля меньше, чем текст документа). 4.2.11. Виза согласования проставляется на проектах служебных документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными структурными подразделениями. (внутреннее согласование). Формой внутреннего согласования является визирование служебных документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего. Визы согласования должны проставляться на подлинниках служебных документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях. 4.2.12. Применение печатей. 4.2.12.1. На служебных документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. 4.2.12.2. В аппарате Совета депутатов используется круглая печать с изображением герба муниципального округа «аппарат Совета депутатов муниципального округа Южное Тушино» (далее – гербовая печать). 4.2.12.3. Гербовой печатью заверяется подпись главы муниципального округа или лица, исполняющего его полномочия. Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью: ходатайства, характеристики, справки о стаже работы, трудовые книжки, финансовые документы, доверенности, контракты, договоры, иные документы, требующие такого заверения. Гербовая печать хранится у главы муниципального округа или лица, исполняющего его полномочия. 4.3. Заверение копий служебных документов. Копия служебного документа заверяется в организационном отделе. Заверительная надпись «Копия верна» проставляется ниже реквизита «Подпись». Запрещается выдавать заверенные копии документов вышестоящих и иных организаций. 4.4. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова «В дело», дата, подпись исполнителя. 4.5. При необходимости нотариального заверения, как служебных документов, так и других документов, подготовку документов к такому заверению осуществляет организационный отдел. 5. Оформление доверенности 5.1. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий главы муниципального округа или лица, исполняющего его полномочия муниципальному служащему на представление интересов главы муниципального округа или лица, исполняющего его полномочия или совершение каких-либо действий. Срок действия доверенности определяется главой муниципального округа или лицом, исполняющим его полномочия. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. 5.2. Доверенность оформляется на бланке для писем. 5.3. Обязательные реквизиты доверенности: - регистрационный номер и дата выдачи; - заголовок «Доверенность»; - должность, фамилия, имя, отчество (полностью) муниципального служащего; - перечень передаваемых полномочий; - срок действия доверенности; - подпись главы муниципального округа или лица, исполняющего его полномочия; - гербовая печать. Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел): - паспортные данные уполномоченного лица; - образец подписи уполномоченного лица. 5.4. Регистрацию и выдачу доверенностей, а также учет полномочий по доверенностям ведет организационный отдел. 6. Организация работы с корреспонденцией 6.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции. 6.1.1. Прием и отправка корреспонденции осуществляется следующими способами: - через почтовое отделение; - нарочными, курьерами; - лично; - с использованием факсимильной связи; - с использованием электронной почты. 6.1.2. Прием и отправка корреспонденции производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты. 6.1.3. Порядок регистрации и прохождения корреспонденции, поступившей в аппарат Совета депутатов и отправляемой из аппарата Совета депутатов любым из перечисленных способов, устанавливается настоящим Регламентом. 6.1.4. Централизованный прием, первичную обработку, доставку и отправку корреспонденции осуществляет организационный отдел. Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки корреспонденции. 6.1.4.1. При приеме от нарочных корреспонденции в разносной книге отправителя ставится дата и подпись муниципального служащего, принявшего документ (при приеме газет и журналов - время поступления), на копии документа – штамп аппарата Совета депутатов. 6.1.4.2. Корреспонденция, поступившая на факс-автомат в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается в организационный отдел, для ее обработки не позднее 11.00 следующего рабочего дня и подлежит регистрации в первоочередном порядке. 6.1.4.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения. 6.1.4.4. Все поступившие конверты с корреспонденцией вскрываются (за исключением содержащих пометку «лично», а также корреспонденции на иностранном языке, которые передаются адресатам в нераспечатанном виде). При вскрытии конвертов с корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов, корреспонденция возвращается отправителю с указанием причин возврата. 6.1.4.5. На всей корреспонденции, поступившей до 17.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления). На корреспонденции, поступившей после 17.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня. 6.1.4.6. На корреспонденцию, требующую срочного рассмотрения проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) вне зависимости от времени их поступления, доставка главе муниципального округа или лицу, исполняющему его полномочия, осуществляется незамедлительно. 6.1.5. Выдача входящей корреспонденции осуществляется под роспись. Доставка срочной корреспонденции осуществляется в течение одного часа после ее поступления под роспись. 6.1.6. Отправка корреспонденции производится после ее регистрации. При отправке корреспонденции проверяются наличие: - адреса с индексом; - исходящего номера; - фамилии исполнителя с указанием номера его телефона; - указанных в тексте приложений; - подписи. 6.1.7. Корреспонденция отправляется внешним адресатам через журналы регистрации в течение дня. Корреспонденция срочного характера, корреспонденция, по которой установлен срок исполнения от 1 до 5 дней, отправляется внешним адресатам по факсу, или исполнителем собственноручно, если поручения по исполнению (резолюции) корреспонденции требуют оперативного решения. 6.1.8. Допускается выдача корреспонденции на руки автору или адресату и производится организационным отделом, под роспись получателя. Выдача корреспонденции из архива производится организационным отделом с разрешения главы муниципального округа или лица, исполняющего его полномочия, под роспись в журнале. 6.2. Регистрация корреспонденции. 6.2.1. Регистрации подлежит вся корреспонденция, требующая учета и использования в справочных целях (как создаваемая в аппарате Совета депутатов, так и поступающая в аппарат Совета депутатов из других организаций и граждан). Обязательной регистрации подлежит корреспонденция, требующая ответа (как входящая, так и исходящая). Не подлежит регистрации следующая корреспонденция: - статистические сведения; - бухгалтерские документы; - информационные материалы, присланные для сведения; - периодические издания; - поздравительные письма и телеграммы; - учебные планы, программы; - отчеты; - рекламные проспекты, буклеты, брошюры. 6.2.2. Регистрация корреспонденции осуществляется в автоматизированном либо ручном режиме в день ее поступления, за исключением случаев, указанных в настоящем Регламенте. 6.2.3. Муниципальные служащие, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения корреспонденции, несут ответственность за сохранность, как самой корреспонденции, так и информации о ней в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение. 6.3. Порядок работы с корреспонденцией, поступающей и отправляемой посредством факсимильной связи. 6.3.1. Центральный факсимильный аппарат аппарата Совета депутатов работает в автоматическом режиме круглосуточно. 6.3.2. Поступающая по факсу корреспонденция передается для регистрации в организационный отдел. 6.4. Рассмотрение корреспонденции. 6.4.1. Рассмотрение корреспонденции в аппарате Совета депутатов предполагает передачу корреспонденции главе муниципального округа или лицу, исполняющему его полномочия, для принятия решения по ее исполнению, подписание резолюции. 6.4.2. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюциях. Корреспонденция может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, в них должен конкретизироваться порядок исполнения корреспонденции, срок ее исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой резолюцией) и исполнитель. Допускается возможность повторного рассмотрения корреспонденции при изменении обстоятельств дела. В этом случае корреспонденция вновь представляется главе муниципального округа или лицу, исполняющему его полномочия, и которые вправе дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей. 6.4.3. Корреспонденция направляется на исполнение в соответствии с резолюциями. 6.5. Подготовка и оформление резолюций. 6.5.1. Резолюция оформляется, как правило, на самой корреспонденции. 6.5.2. В состав резолюции входят следующие элементы: - исполнитель (фамилия и инициалы муниципального служащего (муниципальных служащих), которому дается поручение); - содержание поручения (или нескольких поручений); - срок исполнения поручения (в случае наличия нескольких поручений для каждого исполнителя свой). Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы муниципальных служащих, которым данная корреспонденция направляется для информации или участия в решении вопроса (при необходимости). Рядом с фамилией муниципального служащего, на которое возлагается контроль за ходом исполнения корреспонденции, делается пометка – «Контроль». При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель («отв.»), либо им считается лицо, указанное в резолюции первым. При наличии в резолюции нескольких ответственных исполнителей каждый из них докладывает о выполнении поручения главе муниципального округа или лицу, исполняющему его полномочия, самостоятельно. Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение предусмотрено в течение 30 дней со дня регистрации корреспонденции. 6.6. Оформление исходящей корреспонденции. 6.6.1. Исходящая корреспонденция (в том числе и инициативная) подписывается главой муниципального округа или лицом, исполняющим его полномочия. 6.6.2. Исходящая корреспонденция оформляется на бланках писем в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте. 6.6.3. Исходящая корреспонденция принимается к отправке: в случае направления в один адрес – в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на корреспонденции плюс два. Экземпляр исходящей корреспонденции (копия), остающийся в деле аппарата Совета депутатов, должен быть завизирован исполнителем. Исходящая корреспонденция передается для отправки полностью оформленной. 6.6.4. После исполнения корреспонденции исходящим номером ответа является его входящий номер, данный при регистрации. 6.7. Формирование дел, их хранение, организация справочной работы. 6.7.1 Формирование дел, их хранение, справочная работа по зарегистрированной корреспонденции (как входящей, так и исходящей) осуществляется организационным отделом. 6.7.2. Муниципальные служащие отвечают за: - сохранность поступающей к ним корреспонденции и информации о ней в базе данных: - соблюдение сроков хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел); - своевременную подготовку и передачу дел в архив аппарата Совета депутатов (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел). 6.7.3. Законченные делопроизводством дела в течение двух лет или другого, согласованного в установленном порядке срока, остаются в аппарате Совета депутатов для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив. Оформление дел для передачи в архив производится организационным отделом. 6.7.4. Дела за истекший год должны быть оформлены и закрыты до 1 марта текущего года. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет). На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются. |
Похожие:
 | О регламенте аппарата Совета депутатов муниципального округа Южное Тушино в городе Москве | | Соколиная гора в городе Москве (далее – муниципального округа), осуществляющим полномочия, отнесенным к его ведению Конституцией... |
| Российской Федерации», со статьей 1 Закона города Москвы от 06 ноября 2002 года №56 «Об организации местного самоуправления в городе... | | О внесении изменений в решение Совета депутатов городского округа Щербинка №93/14 от 15 мая 2014 года |
 | Муниципального образования в г Москве Муниципального округа Москворечье-Сабурово об отмене решения о регистрации кандидата в депутаты... | | В соответствии с Законом города Москвы от 06. 11. 2002 №56 «Об организации местного самоуправления в городе Москве», пунктом 6 статьи... |
| Аппарат городского Совета депутатов Калининграда (далее – городского Совета) осуществляет правовое, информационное, организационно... | | Председателю конкурсной комиссии на замещение должности Руководителя муниципалитета внутригородского муниципального образования Черемушки... |
| О проекте решения Совета депутатов муниципального округа Северное Медведково «О бюджете муниципального округа Северное Медведково... | | Мировой судья судебного участка №162 района Южное Тушино г. Москвы Татаринцева О. Н |