Формуляр-образец акта.
Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕ
или ведомства (при необходимости)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного
подразделения
АКТ
00.00.0000 №
Город
Краткое содержание события
или факта, сформулированное
отглагольным существительным
в именительном падеже
Основание Распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившее основанием для написания акта (через 1 интервал)
Составлен комиссией:
Председатель Наименование должности Фамилия И. О.
Члены комиссии: Наименование должности Фамилия И.О. (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)
Присутствовали: Наименование должности Фамилии И. О. лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются также через запятую.
Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. Указать количество экземпляров:
Составлен в двух экземплярах:
1-й-кому (куда);
2-й - кому (куда).
Председатель Подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, либо документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.
Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:
фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;
указание, в удостоверении каких сведений выдана;
для каких целей или в какую организацию выдана;
подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
дату составления;
оттиск печати.
Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Оформляется на общем бланке. Форма перечня, как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы).
Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.
Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.
Обязательными реквизитами перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.
Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Список является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).
Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.).
Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.
Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения.
В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.
Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем.
Обязательными реквизитами списка являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.
Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".
Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.
Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.
Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).
Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы.
Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения.
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.
В делопроизводстве принята следующая классификация служебных писем.
1. Письма-запросы (просьбы, требования, предложения о предоставлении сведений или осуществлении действий).
2. Письма-ответы (запрашиваемые сведения, информация о вы полненных работах, отказ в сведениях и взаимодействии).
3. Сопроводительные письма (сопровождают документы, не имею щие адресующей части или являющихся материальными объектами).
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.
2 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Изучить теоретический материал по теме занятия в конспекте лекций и методических рекомендациях.
Устно подготовиться к контрольному опросу для получения допуска к выполнению работы, ответив на следующие вопросы.
Контрольные вопросы для допуска к выполнению работы
1.Что включает в себя понятие системы документации?
2.Что представляет собой справочная система документация?
3. Классификация документов справочной системы.
4. Докладная записка.
5. Служебная записка.
6. Объяснительная записка.
7. Протокол.
8. Акт.
9. Служебные письма.
10. Справка.
11. Перечень.
12. Сводка.
13. Отзыв.
14. Заявление.
15. Переписка.
16. Техника безопасности при проведении лабораторной работы.
Приготовьте в электронном виде и бумажном варианте:
а) титульный лист;
б) цель работы.
Изучите практическую часть работы.
Задание. Составьте и оформите три документа справочной системы документации по ГОСТ Р. 6.30−2003 (таблица 2).
Таблица 2 – Справочные документы
Номер варианта
|
Документы
|
1
|
2
|
01
|
− представление о вашем повышении;
− справка о заработной плате для предоставления кредита;
− входящее информационное письмо
|
02
|
− ваше заявление об увольнении;
− акт об инвентаризации склада;
− сопроводительное письмо к пакету документов по коммерческому договору
|
03
|
− краткий протокол заседания трудового коллектива;
− докладная записка начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика;
− гарантийное письмо
|
04
|
− акт о списании компьютеров;
− докладная записка секретаря-референта об утере работником Н.В. Степановой письма-запроса;
− письмо-приглашение
|
05
|
− отзыв на вашу дипломную работу;
− заявление о предоставлении вам отгулов;
− исходящее письмо-извещение закрытого акционерного общества «Д и О»
|
06
|
− перечень материально-ответственных лиц;
− объяснительная записка о нарушении производственной дисциплины;
− исходящее письмо-требование о поставке оборудования
|
07
|
− заявление о приеме вас на работу бухгалтером;
− предложение по коммерческой деятельности;
− исходящее письмо-предупреждение
|
08
|
− полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов;
− акт сдачи-приемки работ по строительству цеха строительных материалов;
− международное письмо
|
09
|
− сводка;
− заявление о предоставлении вам отгулов;
− входящее письмо-благодарность
|
10
|
− докладная записка начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами;
− список лиц участников конференции;
− входящее письмо-напоминание
|
11
|
− заявление о приеме вас на работу экономистом в государ ственное предприятие по связи и информатике –«Россвязьинформ»;
− представление о вашем назначении;
− входящее письмо-сообщение
|
12
|
− ваша служебная записка о покупке запчастей;
− акт об уценке;
− исходящее письмо-поздравление
|
13
|
− характеристика-рекомендация на работника вашего пред приятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства;
− заявление о переводе вас на другую работу внутри предприятия;
− входящее письмо-ответ
|
14
|
− протокол о ликвидации организации;
− заявление о вашем увольнении в связи с ликвидацией организации;
− исходящее письмо-требование
|
15
|
− акт о выполнении работ по сборке компьютеров;
− сопроводительное письмо;
− заявление о предоставлении вам административного от пуска по семейным обстоятельствам
|
16
|
− докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия;
− список;
− исходящее гарантийное письмо
|
|
