Делопроизводство профсоюзной организации
Скачать 2.04 Mb.
|
Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте. Служебные письма оформляются на бланке писем и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (прри необходимости). Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение. К тексту письма предъявляются следующие требования:
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания. Датой письма является дата его отправления. В переписке используются следующие формы изложения текста:
К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:
Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом. Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:
Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:
Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:
Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием. Письма-подтверждения начинают так:
Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др. Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить». В письмах-напоминаниях используются такие модели:
Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Рекламация должна содержать следующие данные:
Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок. Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:
Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:
Пример письма с изложением от первого лица единственного числа:
Уважаемая Валентина Николаевна! Искренне поздравляю Вас с избранием председателем профсоюзной организации Центрального района. Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужат дальнейшему укреплению Вашей профсоюзной организации. Рассчитываю на дальнейшее сотрудничество Председатель СИДОРОВА Н.И. Сидорова Пример письма с изложением от первого лица множественного числа
О мотивации профсоюзного членства Уважаемая Людмила Васильевна! Сообщаем Вам, что во исполнение постановления Президиума крайкома профсоюза от 06 марта 2003 г. «Об усилении работы по мотивации профсоюзного членства»; профсоюзным комитетом вуза разработаны и осуществлены меры по усилению мотивации профсоюзного членства.: 1). Выпускается для членов профсоюзной организации настольная книга председателя профсоюзной организации. 2). Постановления профсоюзного комитета рассылаются по электронной почте в институты, на факультеты. 3). Информация о работе профсоюзной организации помещается в газете «Знание – сила». Просим извинить за задержку информации. Председатель СОФРОНОВА О.Г. Софронова Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа
О докладе председателя профсоюзной организации на конференции 23.03.2004 Профсоюзный комитет информирует, что во исполнение решения конференции трудового коллектива от 23.03.2004 «О выполнении коллективного договора за 2003 год» доклад председателя профсоюзной организации О.Г. Софроновой опубликован в виде брошюры. Профсоюзный комитет просит довести до сведения членов профсоюзной организации содержание данного доклада. Зам. председателя БЕЛОВА Е.Н. Белова Становятся привычными деловые отношения с профсоюзными организациями зарубежных стран. Международные письма, при их подготовке необходимо учитывать стандарты Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). Оформление писем, посылаемых по Российской Федерации, отличается от оформления писем международных: по-разному установлены правила оформления полей документа, интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, горизонтальный шаг письма 2,54 мм. Текстовая часть включает: поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field), поле адреса (address field). Например: Размещение полей на бланке международного письма
4.3.6 Телеграмма Телеграмма – документ, содержащий информацию, переданную особым способом по каналам телеграфной связи. Телеграмма оформляется на специальном телеграфном бланке или на обычной бумаге. Телеграмма, как документ включает следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передаётся текст, печать и дата. Текст телеграммы составляется в сжатой форме: отсутствуют предлоги, союзы, частицы, знаки препинания, числа и цифры пишутся словами. Знаки препинания обозначаются условными сокращениями: точка – ТЧК, запятая – ЗПТ, двоеточие – ДВТ, кавычки – КВЧ. Условно обозначается также «номер» - НР. Текст телеграммы печатается в 2-х экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без абзацев и переноса слов. Информация не подлежащая передаче, отделяется от текста телеграммы чертой и печатается обычным способом. Например: Телеграмма Срочная 103132, Москва, К132, Старая площадь,4 Президенту РФ В.В. Путину Господин Президент! Мы, студенты, сотрудники и профессорско-преподавательский состав Красноярского государственного педагогического университета поддерживаем Обращение делегатов IV (внеочередного) Съезда Профсоюза работников народного образования и науки Российской Федерации к Президенту РФ Путину В.В., Правительству России, Федеральному Собранию РФ и требуем: - повышения заработной платы работникам образования и стипендий студентам в 2004 году не менее чем в 1,5 раза; - введения надбавки за продолжительность непрерывной работы в образовательных учреждениях, надбавки молодым специалистам за первые три года работы. Мы категорически против досрочных выплат долгов бывшего Советского Союза западным кредиторам и сокращения в связи с этим социальных обязательств государства перед своими гражданами. Под обращением подписались 1673 работника и студента. Обращение выслано в Ваш адрес. 660049 г. Красноярск ул. Лебедевой 89 Профсоюзная организация КГПУ Председатель профсоюзной организации О.Г. Софронова 00.00.2003 4.4.7 Заявление Заявление – документ, в котором работник излагает свою просьбу. Заявление оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Заявление содержит следующие реквизиты: адресат, наименование профсоюзной организации структурного подразделения, наименование вида документа (заявление), дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Например: Профсоюзная организация Профсоюзная факультета естествознания организация КГПУ Заявление 05.03.2004 О приёме в члены профсоюза Прошу принять меня в члены Профсоюза работников народного образования и науки РФ. Обязуюсь выполнять Устав Профсоюза, уплачивать членские профсоюзные взносы и принимать участие в деятельности организации. Инженер ПОПОВА Т.Н. Попова Пример заявления об уплате профсоюзных взносов Ректору КГПУ Н.И. Дроздову Поповой Т.Н. инженера факультета естествознания Заявление 05.03.2004 Об уплате профсоюзных взносов На основании ст. 28 Федерального закона «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» прошу ежемесячно удерживать из моей зарплаты членские профсоюзные взносы в размере одного процента от суммы моего заработка и перечислять их на счёт Профсоюзной организации КГПУ. Инженер ПОПОВА Т.Н. Попова Пример заявления о выходе из профсоюза Ректору КГПУ Н.И. Дроздову Поповой Т.Н. инженера факультета естествознания Заявление 05.03.2004 О выходе из профсоюза Прошу считать меня выбывшей из Профсоюза по собственному желанию в связи с _________________________________________________________________ Прошу оставить профсоюзный билет на память. Инженер ПОПОВА Т.Н. Попова | |||||||
Похожие:
 | Вашему вниманию брошюру «Методические рекомендации по созданию первичной профсоюзной организации». В ней подробно рассматриваются... |  | К таким документам относятся постановления, планы работы и программы, протоколы, материалы к профсоюзным собраниям, конференциям,... |
| Ервичной профсоюзной организации студентов и аспирантов гагу (далее именуется стипендия) студентам Горно-Алтайского государственного... | | Соут существенно возрастает. От участия профсоюзной организации и результатов соут, будет во многом зависеть объем предоставляемых... |
| Подготовка и проведение отчетно-выборной кампании в первичной профсоюзной организации | | Владимировны и работниками дошкольной образовательной организации в лице выборного органа первичной профсоюзной организации (председатель... |
| В учебно-методическом пособии «Финансовая работа первичной профсоюзной организации» изложена система финансовой работы в первичной... | | Обеспечение взаимопонимания и социального партнёрства, обеспечение условий деятельности первичной профсоюзной организации |
| Если Вы задаете себе вопрос: "Зачем мне нужен профсоюз?", знайте, что основной задачей любой профсоюзной организации является защита... | | Отчет по форме 10-пб «Отчет о доходах и расходах профсоюзной организации» по итогам работы за год составляют все организации Российского... |