Методические рекомендации по исполнению тематических запросов
Скачать 0.49 Mb.
|
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ТЕМАТИЧЕСКИХ ЗАПРОСОВ Введение Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений (далее - пользователи) в соответствии с их запросами – одно из основных направлений деятельности государственного учреждения Амурской области «Государственный архив Амурской области» (далее – госархив). Исполнение запросов пользователей предусматривает подготовку и предоставление соответствующих информационных документов в целях обеспечения их прав и законных интересов. Исполнение тематических запросов является одним из самых сложных и ответственных участков работы госархива. Основной целью составления методических рекомендаций по исполнению тематических запросов (далее – Методические рекомендации) является оказание помощи сотрудникам госархива, занимающимся исполнением тематических запросов. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19), нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива), на основе практического опыта госархива и архивных учреждений субъектов Российской Федерации. 1. Организация работы по исполнению тематических запросов 1.1. Основные виды тематических запросов Тематические запросы – это запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. К тематическим запросам относятся: - биографические запросы, устанавливающие сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц; - запросы о подтверждении нотариальных действий, имущественных прав; - запросы об истории организаций (предприятий, учреждений, органов власти и управления), населенных пунктов; - запросы о факте проживания, о составе семьи; - запросы о рождении, бракосочетании, смерти; - запросы об административно-территориальных изменениях. 1.2. Поступление и регистрация тематических запросов Тематические запросы поступают в госархив путем подачи заявления при личном обращении граждан, по почте, через Интернет (Интернет-запрос), через Портал государственных и муниципальных услуг (функций). В целях информирования пользователей о порядке обращения в госархив используются информационные стенды в приемной, сайт госархива www.amurarhiv.ru. Госархив осуществляет прием граждан в соответствии с графиком приема, утвержденным директором и размещенным на сайте госархива. При приеме граждан сотрудник госархива, осуществляющий прием, ведет учет принятых заявлений в Журнале учета оказания услуг (Приложение № 1). Сотрудник госархива дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации в документах, сроках исполнения запросов, условиях оплаты тематического запроса, а также проверяет наличие в заявлении сведений и документов, дающих право на получение запрашиваемой информации: - паспортных данных заявителя; - документов, подтверждающих родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке, смерти); - данных, подтверждающих право наследования, имущественных прав (справка о праве наследования, запрос от нотариуса о выдаче необходимых документов гражданину, завещание, дарственная, доверенность, договор купли-продажи, свидетельство о смерти собственника и др.); - доверенности, оформленной в установленном порядке, подтверждающей полномочия на получение запрашиваемой информации. В тематических запросах пользователей должно быть указано: - наименование юридического лица на бланке организации; для граждан – фамилия, имя, отчество; - почтовый и/или электронный адрес пользователя; - интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации; - подпись должностного лица или личная подпись гражданина; - дата. В зависимости от содержания тематических запросов предоставляются иные сведения, необходимые для их исполнения. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Тематические запросы оформляются на бланках госархива (Приложение № 2, № 3). Все поступившие тематические запросы подлежат регистрации в день поступления в Журнале регистрации тематических запросов (далее – журнал) (Приложение № 4). На тематических запросах в правом нижнем углу лицевой стороны проставляется регистрационный штамп, в котором указывается наименование учреждения, дата регистрации и индекс, состоящий из номера дела по номенклатуре и порядкового номера в течение года. Ответному документу присваивается индекс поступившего тематического запроса. Если по одному и тому же вопросу тематический запрос поступает в госархив несколько раз в год, то в журнале регистрируется запрос, поступивший первым. При повторном поступлении тематического запроса одного заявителя в журнале регистрации делается отметка о дате повторного поступления. Повторному тематическому запросу присваивается номер первого запроса и указывается дата фактической регистрации. Повторным считается тематический запрос, поступивший от одного и того же заявителя, по одному и тому же вопросу, а также если заявитель неудовлетворен направленным ему ответом или не получил ответ в установленный срок. При поступлении в госархив интернет-обращений (запросов) пользователей (электронный адрес госархива: gaao12@mail.ru) с указанием адреса электронной почты и/или юридического, почтового адреса, в течение 5 дней им направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению («Ваше обращение получено», «Ваш запрос получен») или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению интернет-обращение (запрос) распечатывается и регистрируется в журнале. В дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Тематические запросы пользователей рассматриваются директором госархива или уполномоченным должностным лицом и с резолюцией направляется непосредственно исполнителю или начальнику отдела. Не подлежат рассмотрению тематические запросы и интернет-обращения: не содержащие фамилии, имени и отчества (при наличии) физического лица или наименования юридического лица; почтового адреса и/или электронного адреса пользователя; юридического адреса, банковских реквизитов – для юридических лиц; указания темы (вопроса); хронологии запрашиваемой информации; не поддающиеся прочтению; содержащие ненормативную лексику или оскорбительные высказывания; при отсутствии документов, подтверждающих полномочия заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах; при отсутствии документов, подтверждающих право наследования, право собственности на запрашиваемые сведения об имуществе. Если в тематическом запросе содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства директор госархива или уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекратить переписку по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направлялось в госархив. 1.3. Условия и сроки исполнения тематических запросов 1.3.1. Тематические запросы пользователей исполняются госархивом в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) в соответствии с расценками на платные услуги, оказываемые государственным учреждением Амурской области «Государственный архив Амурской области» (далее – расценки). 1.3.2. Исполнение тематических запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций, осуществляется на безвозмездной основе. 1.3.3. По просьбе пользователей предусматривается срочное исполнение тематических запросов от 5 до 10 дней. Оплата за срочное исполнение тематических запросов определяется в соответствии с расценками и в предварительном порядке согласовывается с пользователями. 1.3.4. Тематические запросы пользователей, поступившие в госархив, исполняются в течение 30 дней с момента регистрации. С разрешения руководства этот срок может быть продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя. 1.3.5. Тематические запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, госархив рассматривает в первоочередном порядке в течение 15 дней, либо в согласованные с ними сроки. 1.3.6. При необходимости проведения объемной работы по исполнению тематических запросов госархив письменно уведомляет пользователей о промежуточных результатах работы. 1.3.7. Срок исполнения тематических запросов по научно-справочному аппарату госархива составляет не более 15 дней с момента их регистрации. 1.3.8. Тематические запросы, не относящиеся к составу хранящихся в госархиве архивных документов, в течение 5 дней с момента их регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителей, или заявителям дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос. 1.3.9. Срок исправления технических ошибок, допущенных при исполнении тематических запросов, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях. 1.4. Анализ тематики поступивших тематических запросов 1.4.1. Исполнитель осуществляет анализ тематики поступивших тематических запросов с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. В результате анализа определяется: - относится ли тематический запрос к составу хранящихся в госархиве архивных документов; - правомочность получения заявителем запрашиваемой информации; - степень полноты сведений, содержащихся в тематическом запросе, необходимых для его исполнения; - местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить тематический запрос по принадлежности на исполнение. 1.4.2. По итогам анализа тематики поступивших тематических запросов принимается решение: - об исполнении тематического запроса; - о запросе у заявителя дополнительных уточняющих сведений необходимых для исполнения тематического запроса (Приложение № 5); - о направлении тематического запроса по принадлежности в организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса; - об информировании заявителя об отсутствии запрашиваемых документов и дачи рекомендаций о местах хранения документов, необходимых для исполнения тематического запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов, рекомендации по их дальнейшему поиску (Приложение № 6); - об отказе в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у заявителя документов, подтверждающих права на их получение. 1.5. Подготовка ответа пользователю По итогам выявления запрашиваемой информации по тематическим запросам официальный ответ, содержащий в полном объеме или частично интересующую пользователя информацию, предоставляется в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематической подборки копий архивных документов, тематического перечня архивных документов, тематических обзоров, информационного письма, отрицательного ответа. Архивная справка – документ архива, составленный на бланке госархива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная выписка – документ архива, составленный на бланке госархива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке. Тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме. Тематическая подборка также включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме. Тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров. Тематические обзоры – систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме. Информационное письмо – письмо, составленное на бланке госархива по запросу пользователя или по инициативе госархива, содержащее информацию о хранящихся в госархиве документах по определенной проблеме, теме. Отрицательный ответ на запрос пользователя составляется при: - отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений; - отсутствии в госархиве документов, необходимых для исполнения тематических запросов, подтверждающих неполноту состава архивных документов по теме запроса. Отрицательный ответ оформляется на бланке госархива, при необходимости ответ может быть заверен печатью госархива. 1.6. Требования к оформлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов 1.6.1. Архивная справка и выписка составляются на бланке госархива с обозначением названия информационного документа «АРХИВНАЯ СПРАВКА», «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА». Оформляются на листе формата А4. Левое поле листа должно быть 30 мм, верхнее и нижние поля – 20 мм, правое – 10 мм. Текст печатается размером 14 шрифта Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта может быть иным (при заполнении таблиц). Текст архивной справки, архивной выписки должен быть выровнен по ширине листа. Начало первой строки текста печатается с абзаца. Абзац начинается после пяти печатных знаков от левой границы текстового поля (15 мм.). При печатании текста должна быть выставлена расстановка переносов. Заголовок архивной справки, архивной выписки, инициалы не должны переходить на следующую строчку. Архивная справка содержит следующие реквизиты: - название архива; - справочные данные об архиве; - наименование вида документа («АРХИВНАЯ СПРАВКА», «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА»); - дата составления; - регистрационный номер; - ссылка на регистрационный номер документа и дату документа; - адресат. Оформляется в правой верхней части бланка архивной справки, архивной выписки. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем почтовый адрес. При адресовании документа юридическим лицам указывают наименование организации в именительном падеже, почтовый адрес; - заголовок к тексту. Оформляется ниже ссылки на регистрационный номер документа и даты документа непосредственно от левой границы текстового поля. Длина строки не должна превышать 7 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал; - текст; - подпись; - оттиск печати; - отметка об исполнителе. 1.6.2. Архивные справки составляются по документам, хранящимся в госархиве и относящимся к вопросу заявления. Подготовка архивной справки требует тщательного изучения прямых и косвенных документов, относящихся к запрашиваемым сведениям. При отсутствии в госархиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся справочно-информационных изданий госархива, хранящихся в научно-справочной библиотеке. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов (Приложение № 7). Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в тематическом запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Исправления в архивных справках не допускаются. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки. Допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения сразу после изложения каждого факта, события. Архивная справка подписывается директором госархива или уполномоченным должностным лицом и заверяется печатью госархива. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на архивной справке. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но захватывая часть наименования должности лица, подписавшего архивную справку. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя, подготовившего архивную справку и номер его рабочего телефона. Отметку об исполнителе оформляют 10 размером шрифта Times New Roman и располагают на лицевой стороне последнего листа архивной справки в левом нижнем углу. 1.6.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. В архивной выписке извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по тематическому запросу, причем связанность передачи содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. В одной выписке можно дать извлечения только из одного документа, объединять извлечения из нескольких документов в одной выписке не разрешается, так как это может привести к искажению смысла. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». В конце архивной выписки делается также описание внешних особенностей оригинала: наличие печатей, миниатюр, водяных знаков и т.д. при наличии таковых. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. После проставляется заверительная надпись «Верно». Достоверность выданных по запросам архивных выписок заверяется подписью директора госархива или уполномоченного должностного лица и печатью госархива. 1.6.4. На свободной части лицевой стороны каждого листа копии архивного документа проставляется штамп госархива с указанием наименования и поисковыми данными подлинного документа; заверительная надпись «Верно»; должность лица, заверившего архивную копию; личная подпись, расшифровка подписи. Архивная копия заверяется печатью госархива. 1.6.5. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, объем которых превышает один лист, должны быть прошиты и скреплены печатью госархива. Все листы архивной справки, архивной выписки, архивной копии прошиваются на 3 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити (свободные концы прошивной нити не должны превышать 3 см.) на оборотной стороне последнего листа архивной справки, архивной выписки, архивной копии наклеивается лист размером 6×4 см, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, прошившего листы, личную подпись и расшифровку подписи. Например: Прошито 3 (три) листа. Должность подпись расшифровка подписи Печать захватывает часть наименования должности лица, прошившего листы. 1.6.6. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации. |
Похожие:
 | Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан | | Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан |
 | Администрация октябрьского районного муниципального образования республики калмыкия | | Некоторые вопросы применения судами Российской Федерации принципов и норм международного права и международных договоров |
| | Вниидад канд ист наук И. В. Волкова (руководитель темы), составители: канд ист наук И. А. Дегтярева (отв исполнитель), канд ист наук... | |
| ... | | ФЗ, Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера сиф оцнти вниидад №250 от 20. 03. 2012 и определяет... |
| Методические рекомендации по заполнению каталога услуг поставщика для отображения на рпгу и реализации запросов импорта и экспорта... | | Государственная информационная система, обеспечивающая в городе москве регистрацию начислений и платежей |