Методические рекомендации для студентов ПРИЕМЫ РАБОТЫ В MS ACCESS
Назначение и основные возможности Access
MS Access - наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде.
MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных]. MS Access поддерживает встраивание OLE-объектов (ObjectLinkingandEmbedding) в рамках среды Windows.
В состав пакета MS Access входит также ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи (так называемых Мастеров).
Главное окно MS Access
После запуска MS Access на экране появляется главное окно Access с наименованием MICROSOFT ACCESS в строке заголовка. Главное окно MS Access содержит строку меню, панель инструментов, строку состояния и окно базы данных. Закрытие окна базы данных приводит к закрытию самой БД.
Рис. Окно базы данных
Строка меню. В строке меню, находящейся в верхней части экрана содержится меню текущего окна. Задать команду можно как с помощью мыши (выбрав имя соответствующего меню и в нем строку с нужной командой), так и с клавиатуры (нажав клавишу ALT и клавишу буквы, подчеркнутой в нужном пункте меню).
Панель инструментов. Под строкой меню располагается панель инструментов, состав набора кнопок которой зависит от назначения конкретной панели инструментов. Каждому режиму работы соответствует собственная панель инструментов. После запуска MicrosoftAccess появляется панель инструментов базы данных. Для выбора другой, необходимой для работы панели инструментов, воспользуйтесь командой Панели инструментов (меню Вид), либо установите указатель мыши в область панели инструментов и нажав правую кнопку мыши выберите команду Настройка.
Строка состояния. Строка состояния расположена внизу окна. В ней появляются сообщения о ходе выполнения команд и текущем состоянии системы. Когда система готова выполнить команду пользователя, в этой строке присутствует сообщение Готово.
Окно базы данных. Это окно появляется при открытой базе данных. В этом окне осуществляются все операции обработки входящих в базу объектов. При создании новой базы данных список объектов в каждой вкладке пуст. Кроме того, в строке заголовка окна базы данных всегда отображается имя открытой базы данных.
Вкладки объектов.С помощью вкладок можно выбрать тип нужного объекта (таблицу, запрос, отчет, форму, макрос и модуль). Необходимо сказать, что при открытии окна базы данных всегда активизируется вкладка-таблица и выводится список доступных таблиц базы данных. Для выбора вкладки других объектов базы данных надо щелкнуть по ней мышью.
Кнопки.Кнопки, расположенные вдоль правого края окна базы данных, используются для работы с текущим объектом базы данных. Они позволяют создавать, открывать или изменять объекты базы данных.
В MS Access могут входить разнородные объекты. (Привести полную классификацию возможных объектов баз данных затруднительно, поскольку каждая система управления базами данных может реализовать свои типы объектов.) К основным типам объектовможно отнести:
Таблицы.Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию в виде записей. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах:
Режим конструктора. Задание структуры таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия. В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы.
Режим таблицы. Используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.
Форма.Объект, в основном предназначенный для удобного ввода данных. Форма – это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио- (звук) и видеоизображения. Режимы работы с формой:
Режим форм. Используется для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране.
Режим конструктора форм. Используется для изменения структуры или шаблона формы.
Режим таблицы. Режим позволяет увидеть таблицу, включающую все поля форм; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов.
Запросы.Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Предоставив разным пользователям разные запросы, можно эффективно разграничить их доступ к данным в строгом соответствии с кругом персональных обязанностей. Основные режимы работы с запросами:
Режим конструктора запроса. Позволяет задать параметры в бланке запроса (выбор отображаемых полей, выбор условий отбора значений и т.д.)
Режим таблицы. Создает временную результирующую таблицу.
Режим SQL. Дает возможность просматривать и редактировать инструкции SQL в режиме SQL. После внесения изменений в запрос в режиме SQL его вид в режиме конструктора может измениться. Некоторые запросы, которые называют запросами SQL, невозможно создать в конструкторе запросов. Для подчиненного запроса необходимо ввести инструкцию SQL в строку Поле или Условие отбора в бланке запроса.
Отчет.Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц. Отчеты отличаются от форм тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета). Режимы работы с отчетом:
Режим предварительного просмотра. Этот режим позволяет увидеть отчет в таком виде, в каком он будет воплощен при печати.
Режим конструктора. Данный режим предназначен для изменения шаблона (структуры) отчета.
Макрос.Объект, представляющий структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макросы включаются макрокоманды. В MSAccess имеется свыше 40 макрокоманд. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т. п.
Модуль. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка VisualBasicforApplications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.
Базы данных MicrosoftAccess работают со следующими типами данных:
Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Поле Мемо — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
Числовой — тип данных для хранения действительных чисел.
Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование — для порядковой нумерации записей.
• Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).
• Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. Реально такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной).
Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URLWeb-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта вего окне.
Мастер подстановок — это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка заданных значений или значений подчиненной таблицы.
Поля таблиц базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:
Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).
Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).
Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
ПРИМЕЧАНИЕ! Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой.
Запуск и работа в СУБД Access:
Для того чтобы начать работу в СУБД, Access,необходимо выбрать программу MicrosoftAccessв Главном меню WINDOWS (кнопка Пуск), пакет - MS OFFICE и запустить ее.
Запуск системы Accessпроизводится после загрузки операционной системы Windows двойным щелчком по пиктограмме "MicrosoftAccess" или с помощью раскрывающихся окон меню Windows.
|
