Скачать 411.56 Kb.
|
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ База данных - совокупность собранной информации, хранящейся в виде таблиц и связанной друг с другом. База данных обеспечивает не только хранение, но и быстрый и удобный доступ к информации. При работе в Access создается специальный файл базы данных, в котором хранится не только вся информация, но и формы для ее ввода и редактирования, часто используемые запросы, отчеты, макросы и модули для специальной обработки. Таблица - хранящаяся информация в базе данных в Access. Каждый столбец таблицы, называемый полем, соответствует типу хранимых сведений, а каждая строка таблицы - записи сведений. Связи позволяют соединить между собой данные из различных таблиц через общее поле данных таким образом, что обеспечивается целостность данных при изменении значений в связующих полях (например, удаление записи в одной таблице приведет к удалению записей в связанных таблицах). Ключ (ключевое поле) - специальное поле, однозначно характеризующее каждую запись таблицы. При помощи ключа Access различает и упорядочивает записи таблицы. В качестве первичного ключа могут использоваться обычные поля таблицы, исключающие одинаковые записи. Формы - специальные бланки с полями, позволяющие в заданном виде отобразить имеющуюся в таблицах информацию и предназначенные для ввода и корректировки информации в таблицах. Запрос - критерий выбора из базы данных интересующей пользователя информации. Запрос может быть обращен сразу к нескольким таблицам. Результат запроса называют выборкой. Отчет - специально отформатированные данные, организованные в соответствии с заданным описанием. Отчет придает данным наглядную форму и предназначен для вывода данных на печать. Макросы - последовательность специальных директив, записанных с помощью макрокоманд и предназначенных для автоматизации отдельных действий без применения языка программирования. Если возможности макросов не позволяют выполнить какие-либо сложные действия (например, сложные вычисления в отчете), то в Access используется специальный язык программирования Visual Basic. Процедуры, написанные на Visual Basic, запоминаются в модуле. Ход выполнения практических работ.
Выполнение практических работ будет проводиться на примере создания программы по регистрации клиентов, проживающих в гостинице. Постановка задачи Создать программу, позволяющую вести регистрацию клиентов, проживающих в гостинице. Гостиница имеет сеть фирм-поставщиков. Программа должна позволять получать следующую информацию:
Кроме того, программа должна позволять составлять отчеты:
Практическая работа №1 Планирование и создание базы данных. Создание таблиц. Установка связей между таблицами Вся работа с базами данных основывается на работе с таблицами. Сначала, как правило, создается пустая база данных, а затем последовательно изготовляются все необходимые таблицы. На основе информации, хранящейся в таблице, строятся формы, запросы и отчеты. Поэтому перед тем как приступить к созданию баз данных, надо ответить на следующие вопросы:
При составлении таблиц, необходимо исходить из нескольких простых принципов:
4. Там, где возможно, надо использовать коды, это поможет связать таблицы между собой и избежать ошибок при печати данных. Каждому полю таблицы должен соответствовать определенный тип данных, чтобы программа Access знала, как обращаться с ее содержанием. В Access определены следующие типы данных:
Каждому типу поля соответствуют свои параметры форматирования, которые можно устанавливать по своему усмотрению. Наиболее важными параметрами форматирования являются:
При определении размеров поля следует иметь в виду, что небольшие поля быстрее обрабатываются и требуют меньшего объема памяти. Задание 1 Создать новую базу данных, предназначенную для ведения учета клиентов в гостинице. Порядок работы
Следует иметь в виду, что Access автоматически сохраняет базу данных, если ей было дано название. Затем при вводе любых изменений Access либо автоматически их сохраняет, либо не дает закрыть объект, пока не получит подтверждение на сохранение. Для того чтобы закрыть базу данных, необходимо в окне базы данных нажать кнопку Закрыть (х) либо выполнить команду Файл - Закрыть. При загрузке своей базы данных необходимо в Access выполнить команду Файл - Открыть и в появившемся окне выбрать имя своей базы данных. Загруженная база данных будет иметь вид, приведенный на рис. 3. Задание 2 На основании вышеизложенных принципов определить структуру таблиц, поля и типы данных, а также размеры полей, которые необходимы для решения задания 1. Примечание. После определения структуры таблиц сравнить полученные результаты с таблицами, приведенными на рис. 4-8. Рис.3 Задание 3 Создать в Access таблицу Фирмы-поставщики, используя Мастер таблиц. Порядок работы
3. В списке Образцы таблиц выберите таблицу Поставщики. 4.Из списка Образцы полей выберите поля, названия которых приведены на рис.5, используя кнопку . Когда выбор полей будет закончен, нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить составление таблицы.
Следует отметить, что при всем своем удобстве, мастера не всегда дают такой свободы действий, как при выполнении тех же задач «с нуля». Поэтому в Access существует режим конструктора таблицы. Задание 4 Используя режим конструктора таблицы, создать таблицы, перечисленные на рис. 3. Порядок работы
Примечание. При написании имен полей желательно использовать короткие, легко запоминающиеся поля, которые не должны содержать символов «.», «!», «[», «]».
Примечание. При выходе из режима конструктора появится сообщение о том, что не было назначено ключевое поле. Оно может быть назначено автоматически либо установлено самим пользователем. Для этого выделите то поле, которое будет использоваться в качестве ключевого, и выберите пункт меню Правка - Ключевое поле (кнопка ) Слева от имени поля появится символ ключа. Чтобы в дальнейшем правильно расставить связи, ключевые поля должны быть расставлены так, как показано в таблицах на рис. 4-8. Рис.4 Рис.5 Рис.6 Рис.7 Рис.8 Понятие о связях между таблицами При создании форм, запросов, отчетов приходится пользоваться данными из нескольких таблиц. Для корректной работы программы необходимо организовать связи между полями таблиц, содержащих общую информацию. Связи между таблицами очень важны, поскольку они указывают, как находить и размещать информацию из полей двух или более таблиц. Чаще всего связываются поле одной из таблиц, содержащее первичный ключ, с совпадающим полем другой таблицы. Существует четыре типа связей: одии-ко-многим, многие-ко-многим, один-к-одному, многие-к-одпому. Наиболее важным является первый тип, который позволяет связать одну запись в таблице с несколькими записями в другой таблице. Наличие связей позволяет регулировать условия взаимодействия между таблицами, которые обеспечивают целостность данных. Целостность данных - это набор правил, которые защищают информацию от случайных изменений или удалений, Например, наличие связи между ключевым полем НазваниеПоставщики таблицы Фирмы-поставщики и полем ФирмыПо-ставщдки таблицы Регистрация клиентов позволит при регистрации клиента избежать ошибок при вводе названия фирмы-поставщика. Задание 5 Создайте связи между таблицами типа один-ко-мпогим:
Примечание. Для правильного функционирования связей необходимо, чтобы поля, по которым устанавливаются связи в первичной (родительской) таблице, были ключевыми. Порядок работы
и щелкните на кнопке Создать. Связь между таблицами будет отображена в виде линии с более толстыми окончаниями с символами «1» и «∞». 8. Аналогичным образом установите связи между остальными таблицами. Результат сверьте со Схемой данных (рис. 9). Рис.9 Рис.10 |
Отчет предназначен для вывода на печать авиабилетов из путевок,, заведенных в пк мастер-Тур | Отчет запускается из формы Печать отчетов из экранов Работа менеджеров, Проведение туров, Турпутевка | ||
Отчет предназначен для вывода информации по путевке. Выводятся данные о туристах и услугах, которыми они пользуются | Отчет предназначен для вывода всей информации по путевке. Выводятся данные о туристах и услугах, которыми они пользуются | ||
Отчет предназначен для вывода информации по путевке. Выводятся данные о туристах и услугах, которыми они пользуются | Отчет предназначен для вывода всей информации по путевке. Выводятся данные о туристах и услугах, которыми они пользуются | ||
Отчет предназначен для вывода информации по приходам и расходам в кассе за заданный период | Работа с отчетом происходит в экранах туристического блока Работа менеджеров и Проведение туров, Путевка. Отчет формируется по ширине... | ||
Отчет формируется по выбранной путевке в экранах «Работа менеджеров», «Путевка», «Проведение туров» | Отчет формируется по выбранной путевке в экранах «Работа менеджеров», «Путевка», «Проведение туров» |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |