Методические рекомендации по внедрению гост р 30-2003 Москва 2003
Скачать 1.23 Mb.
|
8.2. Документы, передаваемые по сети факсимильной связи Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой или тушью, контрастными черными, темно-синими чернилами. Телефонограммы Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: - исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации; - входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления. 8.3. Документы, передаваемые по каналам электронной почты (ЭП) ЭП позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений. ЭП используется как для пересылки сообщений внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами. ЭП предоставляет абонентам следующие возможности: - взаимодействовать через электронные почтовые ящики с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП; - иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций; - обмениваться сообщениями с абонентами других сетей; - получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию; - иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как в Internet, так и в других, связанных с ней сетях во всем мире. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных "папках", которые подразделяются на личные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить незаконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы ЭП. В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию. Встроенная адресная книга и текстовый редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например: alecs@munic.msk.ru - имя@домен. Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации: СОМ - коммерческие организации; EDU - учебные и научные заведения; GOV - правительственные учреждения; MIL - военные организации; NET - сетевые узлы Internet; ORG - прочие организации. Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой. Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), его лучше сжать при помощи команд "compress" в системах семейства UNIX, "pkarc" или "pkzip" в MS DOS или отправлять сообщение по частям. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3, 4. На документе должны быть указаны автор документа, его дата, регистрационный номер, название вида (кроме письма), должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись (ЭЦП) автора. Документы, поступившие по ЭП, регистрируются с соблюдением единых с бумажными документами правил и регистрационных форм. К номеру документа, поступившего или отправляемого по ЭП, добавляется значок "@": N 141@. Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) требует создания надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии организации. ЭЦП выдается конкретному лицу (как аналог собственноручной подписи) и её использование для заверения подписи другого человека не разрешается. Документ, направляемый по ЭП, подписывается ЭЦП. При отсутствии руководителя документ подписывается его заместителем в соответствии с распределением обязанностей и отправляется по ЭП без ЭЦП. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП. В случае неподтверждения ЭЦП исходящего документа он не отправляется и возвращается исполнителю. В случае неподтверждения ЭЦП поступившего документа производятся необходимые выяснения. Поступивший по ЭП документ может передаваться на исполнение в бумажной форме со штампом "дубликат" или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП подтверждается соответствующей отметкой: "ЭЦП верна. Подпись оператора" или "ЭЦП подтверждена. Подпись оператора". Отметку следует проставлять в виде штампа. Организация может создать свою внутреннюю корпоративную информационную систему, которую сотрудники могут использовать самостоятельно и по собственному усмотрению - без подтверждения ЭЦП. Такая система электронного общения вводится руководителем организации. В данном случае возможно использование передаваемых документов (сообщений) без вывода их на бумагу. 9. Организация внедрения стандарта 9.1. Внедрение стандарта заключается в проведении ряда мероприятий, обеспечивающих применение и распространение его основных положений на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) по классу 0200000: в стандарте названы постановление, распоряжение, приказ, решение протокол, акт, письмо и др. При внедрении требований ГОСТ рекомендуется распространять правила оформления на все документы, включенные в соответствующий класс ОКУД: 1. Акт. 2. Анкета. 3. График. 4. Договор. 5. Докладная записка. 6. Должностная инструкция. 7. Записка. 8. Заявка. 9. Заявление. 10. Инструкция. 11. Объяснительная записка. 12. Письмо. 13. Положение. 14. Постановление. 15. Правила. 16. Представление. 17. Приказ. 18. Протокол. 19. Распоряжение. 20. Свидетельство. 21. Структура и штатная численность. 22. Устав. 23. Штатное расписание. 9.2. Стандартные требования оформления документов с перечисленными названиями следует применять во всех организациях независимо от формы собственности и направлений деятельности, а правила оформления таких реквизитов, как подпись, адресование, датирование и др., применимы вообще ко всем управленческим документам. Наибольшая эффективность документирования на основе стандарта будет достигнута, если единые правила будут применяться всеми организациями при сочетании его правил с правовыми положениями, зафиксированными в постановлении Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2002 N 715). Положения ГОСТа должны применяться и проектировщиками автоматизированных (электронных) систем ДОУ, а также при выработке правил использования факсимильной и электронной связи при передаче документов. 9.3. Главной задачей внедрения и применения стандарта является достижение эффективности документирования управленческой деятельности. Эффективность в данном случае заключается в юридической полноценности создаваемых документов на любых носителях, в обеспечении выполнения документом его основной функции доказательства. Рекомендательный характер стандарта повышает значение мероприятий по его внедрению, так как рациональные правила оформления документов должны быть в конкретных условиях обязательными. Внедрение стандартных требований может проходить как в рамках отдельно взятой организации, так и группы организаций, а также субъекта Российской Федерации. 9.4. Внедрение ГОСТ должно проводиться силами службы документационного обеспечения управления, службы стандартизации на предприятии, службы новых информационных технологий, которые в равной мере заинтересованы в унификации организационно-распорядительных документов. Внедрение ГОСТ осуществляется в соответствии со следующими принципами: добровольного применения стандарта, максимального учета при разработке стандарта законных интересов заинтересованных лиц, достижения технической и информационной совместимости. 9.5. Внедрение ГОСТ осуществляется путем издания типовой инструкции или инструкции организации по ДОУ, правил оформления документов, стандарта организации, нормативного правового акта, регламента подготовки документов в соответствии с требованиями, установленными настоящим ГОСТ. Тиражирование государственного стандарта и раздача его сотрудникам для использования не рекомендуется. 9.6. Внедрение ГОСТ в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением и т.д.), в котором предусматривается комплекс мероприятий по внедрению ГОСТ (перечень мероприятий может быть оформлен в виде плана) с указанием следующих видов работ со сроками исполнения: - разработка, переработка инструкций (правил, рекомендаций, регламента по оформлению документов) в организации; - разработка бланков документов в соответствии с требованиями ГОСТ, альбома унифицированных форм или шаблонов документов; -тиражирование бланков; - включение стандартных требований в программу автоматизированного документирования (документооборот, ДОУ); - проведение семинаров и совещаний с работниками организации, а также периодическое проведение практических занятий (семинаров) с работниками, занятыми в сфере ДОУ (инспекторами, секретарями-референтами, машинистками и т.д.) и автоматизации ДОУ; - изучение ГОСТ работниками, занятыми подготовкой и оформлением документов; - обобщение и распространение опыта внедрения и применения ГОСТ; - обеспечение экземплярами ГОСТ, Методическими рекомендациями по применению стандарта по оформлению документов, другими методическими и инструктивными материалами структурных подразделений, занимающихся подготовкой и оформлением документов. 9.7. На территории внедрения ГОСТ (в организации, субъекте Российской Федерации и т.д.) разрабатывается план мероприятий, который утверждается соответствующим уполномоченным должностным лицом в зависимости от распространения стандартных положений. План может иметь следующую структуру и наполнение:
9.8. Завершение внедрения ГОСТ оформляется в форме акта на бланке организации:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | ... | | Принят Межгосударственной научно-технической комиссией по стандартизации, техническому нормированию и сертификации в строительстве... |
 | Ввести в действие Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок с 1 октября 2003 г | | Ввести в действие Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок с 1 октября 2003 г |
| Ввести в действие Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок с 1 октября 2003 г | | Российской Федерации по достижению их целей и решению поставленных задач утвердить прилагаемые Методические рекомендации по внедрению... |
| Министерства образования Республики Беларусь от 27 июня 1997 г. №356, гост 32–2001 «Отчет о научно-исследовательской работе», гост... | | Методические рекомендации предназначены для глав администраций городов (районов), руководителей объектов, а также освобожденных (совместителей)... |
| Постановлением Министерства труда и Министерства образования Российской Федерации от 13. 01. 2003 года №1/29 и требованиями гост... | | Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, №26, ст. 2586; 2003, №7, ст. 642; 2003, №43, ст. 4238; 2004, №10, ст. 864 |