Методические рекомендации по внедрению гост р 30-2003 Москва 2003
Скачать 1.23 Mb.
|
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН. 3.3. Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие унифицированные системы документации (УСД): организационно-распорядительной документации; банковской документации; первичной учетной документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической документации; учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; документации по труду; документации Пенсионного фонда Российской Федерации; внешнеторговой документации. 3.4. Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование на русском языке, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Организация может иметь также наименование на иностранном языке. Автором документа могут быть организация, филиал, представительство, структурное подразделение организации, должностное лицо и др. Их обозначение входит в состав наименования организации - автора документа. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках: государственном и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) на бланке помещают ниже полного или за ним. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом. 3.5. Справочные данные об организации (реквизит 09) содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Для остальных документов обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: ул. Профсоюзная, 82, Москва, 117393. 3.6. Наименование вида документа (реквизит 10), составленного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и др. Распорядительные документы организации издаются со следующими названиями: приказ, постановление, распоряжение, решение. В письме наименование вида документа не указывается. 3.7. Датой документа (реквизит 11) преимущественно является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Дата протокола, акта печатается на документе при его подготовке, и устанавливается срок изготовления проекта протокола, акта для подписания. Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2005 г. следует оформлять: 25.06.2005. При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами. Стандарт предусматривает и другие способы датирования, например: год, месяц, число (2003.07.07). Действующий ГОСТ допускает также датирование в соответствии с международными стандартами. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи. 3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. 3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. 3.10. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления (например, название населенного пункта) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Московский государственный университет", но указывается, если документ был составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес). В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. 3.11. В качестве Адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например, (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:
или
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами. В соответствии с действующими Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
3.12. Гриф утверждения документа (реквизит 16). Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
или
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 7. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | ... | | Принят Межгосударственной научно-технической комиссией по стандартизации, техническому нормированию и сертификации в строительстве... |
 | Ввести в действие Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок с 1 октября 2003 г | | Ввести в действие Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок с 1 октября 2003 г |
| Ввести в действие Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок с 1 октября 2003 г | | Российской Федерации по достижению их целей и решению поставленных задач утвердить прилагаемые Методические рекомендации по внедрению... |
| Министерства образования Республики Беларусь от 27 июня 1997 г. №356, гост 32–2001 «Отчет о научно-исследовательской работе», гост... | | Методические рекомендации предназначены для глав администраций городов (районов), руководителей объектов, а также освобожденных (совместителей)... |
| Постановлением Министерства труда и Министерства образования Российской Федерации от 13. 01. 2003 года №1/29 и требованиями гост... | | Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, №26, ст. 2586; 2003, №7, ст. 642; 2003, №43, ст. 4238; 2004, №10, ст. 864 |