№ этапа
|
Наименование мероприятия
|
Ответственный исполнитель
|
Срок исполнения
|
Примечание
|
1.
|
Заполнение заявки и плана-графика служебных командировок
|
Командированный сотрудник
|
Не позднее, чем за 15 (пятнадцать) рабочих дней до даты начала командировки
|
Типовые формы заявки и плана-графика находятся в отделе кадров СурГУ. При выдаче бланков сотрудник отдела кадров присваивает регистрационный номер каждому плану-графику.
Заявка заполняется командированным сотрудником.
В бланке план-графика командированным сотрудником заполняются таблица 1 и таблица 2.
Необходимые документы для оформления командировки - приглашение, информационное письмо. При заполнении плана-графика указать необходимость оплаты проживания и орг.взноса, а также стоимость билетов (можно ориентировочную).
|
2.
|
Визирование заявки
|
Проректор, за которым закреплены средства
|
В течение 1 (одного) рабочего дня с момента предоставления документов
|
Проректор, за которым закреплены средства:
- определяет целесообразность командировки
- определяет общую сумму, которую он выделяет и направления расходования, при условии оплаты командировки не одним проректором
|
3.
|
Передача заявки и плана-графика в отдел кадров административно-правового управления
|
Командированный сотрудник
|
Не позднее, чем за 14 (четырнадцать) рабочих дней до даты начала командировки
|
Если командированный сотрудник желает получить командировочные авансом, он оформляет бланк заявления в отделе расчетов управления бухгалтерского учета.
Если за командированного сотрудника необходимо оплатить оргвзнос, он извещает контрактную службу
|
|
Оформление договора на оплату оргвзноса
|
Контрактная служба
|
Не позднее, чем за 14 (четырнадцать) рабочих дней до даты начала командировки
|
|
4.
|
Передача пакета документов в планово-экономический отдел
|
Отдел кадров
|
Не позднее, чем за 14 (четырнадцать) рабочих дней до даты начала командировки
|
|
5.
|
Визирование плана-графика в планово-экономическом отделе
|
Планово-экономический отдел
|
В течение 1 (одного) рабочего дня с момента предоставления документов
|
Ответственное должностное лицо планово-экономического отдела определяет объем:
- расходов по проезду (при отсутствии данных от командированного сотрудника)
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)
- расходы по найму жилого помещения
(при отсутствии данных от командированного сотрудника)
- общий объем командировочных расходов
- определяет источник финансирования
- визирует план-график
|
6.
|
Передача заявки и плана-графика в отдел кадров административно-правового управления
|
Планово-экономический отдел
|
Не позднее, чем за 13 (тринадцать) рабочих дней до даты начала командировки
|
|
7.
|
Формирование сводного плана-графика и направление сведений о планируемых командировках за пределы округа в Департамент образования и молодежной политики ХМАО - Югры
|
Ответственное должностное лицо отдела кадров
|
В течение 2 (двух) рабочих дней с момента предоставления пакета документов
|
Пакет документов, подлежащий передаче:
Заявка, согласованная в установленном порядке
План-график, согласованный в установленном порядке
Приглашение, информационное письмо
Ответственное должностное лицо отдела кадров:
- направляет по электронной почте сводный план-график с приложением приглашения, информационного письма
|
|
Предоставление информации и командированному сотруднику о согласовании/ не согласовании плана-графика командировок Департаментом образования и молодежной политики ХМАО - Югры и в планово-экономический отдел копии плана-графика несогласованных командировок
|
Ответственное должностное лицо отдела кадров
|
В течение 1-го рабочего дня с момента поступления информации
|
|
8.
|
Передача документов в управление бухгалтерского учета
|
Ответственное должностное лицо отдела кадров
|
В течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления документов из планово-экономического отдела (если документы не требуют согласования в ДОиМП ХМАО – Югры).
В течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления согласования из ДОиМП ХМАО – Югры
|
Пакет документов, подлежащий передаче:
Заявка, согласованная в установленном порядке
План-график, согласованный в установленном порядке
Приглашение, информационное письмо
|
9.
|
Приемка документов управлением бухгалтерского учета
|
Ответственное должностное лицо управления бухгалтерского учета
|
В течение 1 (одного) рабочего дня с момента предоставления пакета документов ответственным должностным лицом отдела кадров
|
Ответственное должностное лицо управления бухгалтерского учета:
- проводит проверку наличия всех необходимых документов
* В случае наличия неполного пакета необходимых документов, пакет подлежит возврату в отдел кадров
|
10.
|
Перечисление аванса командировочных расходов
|
Ответственное должностное лицо управления бухгалтерского учета
|
В течение 5 (пяти) рабочих дней с момента предоставления пакета документов ответственным должностным лицом отдела кадров и заявления на аванс командированным сотрудником
|
При отсутствии заявления на аванс расчет по командировке осуществляется после возвращения работника из командировки и предоставления авансового отчета
|
12.
|
Составление авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах
|
Командированный сотрудник
|
В течение 3 (трех) рабочих дней после возвращения работника из командировки
|
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных расходах, связанных с командировкой.
|
13.
|
Осуществление окончательных расчетов с командированным сотрудником
|
Ответственное должностное лицо управления бухгалтерского учета
|
В течение 10 (десяти) рабочих дней со дня получения авансового отчета
|
|
