МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Ростовский государственный университет
путей сообщения
Т.М. Канина, И.А. Романова
Альбом форм документов организации
Методические указания
Ростов-на-Дону 2001
УДК 651
Альбом форм документов организации: Методические указания / Т.М. Канина, И.А. Романова; Рост. гос. ун-т путей сообщения. Ростов н/Д, 2001. 32 с.
Приведена методика составления и оформления наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов.
Предназначены студентам всех форм обучения по всем специальностям, а также сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях.
Библиогр.: 4 назв.
Рецензент: канд.экон.наук, доц. М.В. Ватолина (РГУПС)
Канина Татьяна Михайловна
Романова Ирина Александровна
Альбом форм документов организации
Методические указания
Редактор А.И. Гончаров
Корректор Ю.Ю. Манжура
Подписано к печати 28.12.2001. Формат 60x84/16.
Бумага офсетная. Печать офсетная. Усл. печ. л. 1,86.
Уч.-изд. л. 1,8. Тираж 100 экз. Изд. № 125. Заказ № 374.
Ростовский государственный университет путей сообщения.
Лицензия ЛР № 65-54 от 10.12.1999г.
Ризография РГУПС. Лицензия ПЛД № 65-10 от 10.08.1999г.
Адрес университета: 344038, г. Ростов-н/Д, пл. им. Ростовского стрелкового полка народного ополчения, 2
© Ростовский государственный университет путей сообщения, 2001
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Рекомендуемая литература
Приложение 1. Вариант 1
Приложение 1. Вариант 2
Приложение 1. Вариант 3
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6
Приложение 7
Приложение 8
Приложение 9
Приложение 10
Приложение 11
Приложение 12
Приложение 13
Приложение 14
Приложение 15
Приложение 16
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Работа с документами является неотъемлемой составляющей труда практически всех сотрудников любой организации, любого учреждения. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создание управленческих документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение. Цель – пособия изучить составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов. Все виды документов должны оформляться на бланках организации и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения.
Бланк – стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная и переменная информация.
Основные требования к бланку определены ГОСТом Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». Знание этих требований позволит овладеть рациональными приемами работы с документами, cэкономить время на их составление и обработку.
Установлено два формата бланков – А4 (210x297мм) и А5 (148x210мм), иногда используют бланк форматов А3 и А6.
Бланки документов должны иметь поля:
– левое – не менее 20 мм;
– верхнее – не менее 15 мм;
– правое – не менее 10 мм;
– нижнее – не менее 20 мм.
Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.
Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Угловое расположение реквизитов бывает угловое-флаговое и угловое- центрованное.
Угловое-флаговое – от левой верхней части листа, правый край не выравнивается.
Угловое-центрованное – реквизиты в этом случае центрируют относительно половины листа документа.
Особое место в управленческой деятельности учреждений и организаций занимают служебные организационно-распорядительные документы. Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Текст документа рекомендуется разделять на две основные части. В первой части излагаются задачи, причины, цели создания документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказ – распорядительную часть без изложения причин издания, письмо – просьбу без пояснений.
Документ составляется, как правило, только по одному вопросу, что ускоряет его рассмотрение и способствует правильному формированию дел. Особенно важно учитывать это требование при подготовке распорядительных документов (приказов, распоряжений).
Тексты документов составляются с соблюдением следующих принципов: предельная краткость, исключение лишней информации, объективность содержания, точность фактов, четкость словесных формулировок, не допускающих различных толкований.
Документы, разработанные на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них или иметь в конце приписку «Основание:...» с указанием названия, даты и номера документа.
В распорядительных документах необходимо использовать форму изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю, обязываю и т. п.), что является отражением принципа единоначалия.
В решениях Ученого совета и других коллегиальных органов управления используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа, что является отражением принципа коллегиальности.
В письмах и других видах документов используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: «РГУПС просит…», «Факультет не возражает…».
Тексты докладных и объяснительных записок, заявлений излагаются от первого лица единственного числа (Прошу направить…).
При составлении текстов документов необходимо соблюдать определенные правила написания названий организаций, должностей, общепринятых сокращений слов.
Сокращение наименования подразделений Университета, а также должностей в документах, кроме телеграмм, не допускаются. Названия подразделений должны соответствовать их официальным наименованиям.
В процессе подготовки организационно-распорядительные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации (учреждения) или одним заместителем, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Визирование документа производится на обратной стороне последней страницы первого экземпляра документа или на отдельном листе согласования. Независимо от того, где проставляются визы – на обороте последнего листа или на отдельном листе согласования, они включают в себя наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи, дату и при необходимости – дополнительные отметки: «Замечание прилагаются», «Не согласен» и др.
Кроме виз на документе могут указываться сведения о том, кем подготовлен документ, с указанием фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, а также отметка о рассылке.
Подпись руководителя на распорядительных документах превращает проект документа в официальный, обладающий юридической силой документ.
2. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Приказ – распорядительный документ
Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией (Приложение 1).
Проекты приказов по основной деятельности представляются на визу управлению делами, которое проверяет правильность их оформления, руководителям структурных подразделений, круг деятельности которых затрагивается проектом подготавливаемого приказа, и юрисконсульту, который в равной степени с составителем приказа несет ответственность за соответствие документа действующему законодательству.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если основанием к приказу является законодательный акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается университета. Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель.
Приказ подписывает то должностное лицо, чья подпись заготовлена в приказе.
С целью доведения приказа до сведения исполнителей, необходимо заполнять перечень подразделений, должностных лиц, которых касается приказ.
2.2. Распоряжение
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета (Приложение 2).
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель и причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, – предписываемые действия.
С целью доведения распоряжения до сведения исполнителей, необходимо заполнять перечень подразделений, должностных лиц, которых касается распоряжение.
2.3. Должностная инструкция
Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц (Приложение 3).
Все инструкции можно разделить на две группы:
инструкции, регламентирующие специальные стороны деятельности университета;
должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа. В тексте инструкции рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т. д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме. Инструкцию подписывает автор – составитель, а утверждает – руководитель или специальный распорядительный документ.
2.4. Протокол
Протокол – информационно-справочный документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах (Приложение 4,5).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня». Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора.
Вводная часть протокола заканчивается выражением «Повестка дня». Запись пунктов повестки дня начинается с красной строки, нумеруют их арабскими цифрами.
Основная часть строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили), причем для каждого вопроса – по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
2.5. Акт
Акт – информационно-справочный документ.
Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов и т. д.). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий, акты и т. д.).
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части. Во вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части текста дают описание проделанной работы, фиксируют факты, излагают выводы, предложения, заключения составителей акта.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
Акт может иметь гриф согласования.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта (Приложение 6).
2.6. Докладная записка
Докладная записка – документ информационно-справочного характера, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (Приложение 7).
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая часть может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей.
Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешние записки подписывает руководитель организации. Внутренние записки подписывает автор-составитель.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
2.7. Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ информационно-справочного характера, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая – содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем, датой записки является дата ее подписания составителем (Приложение 8).
2.8. Служебная записка
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Текст служебной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
Датой служебной записки является дата ее подписания (Приложение 9).
2.9. Служебное (деловое) письмо
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4 (Приложение 10).
2.9.1. Сопроводительное письмо
Документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа.
Текст начинают словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование) и т. д.
2.9.2. Информационное письмо
Информационные письма используют для сообщения о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организации.
2.9.3. Письмо-приглашение
Цель письма – приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т. д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.
В тексте часто используются устойчивые обороты:
«Приглашаем Вас на заседание…»;
«Просим принять участие в выставке работ студентов…».
2.9.4. Письмо- извещение
Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос и начинается со слов: «Ставим Вас в известность…», «Сообщаем Вам о переносе сессии…».
Этот вид письма близок к информационному письму.
2.9.5. Рекламное письмо
Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг. Цель письма – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами. Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
2.9.6. Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (перевода, письма, бандероли), подтверждает факты, действия.
Ключевыми фразами письма-подтверждения являются:
«Подтверждаем получение Вашего письма…»;
«Организация не возражает против совместного участия в семинаре…»;
«С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма…».
2.9.7. Письмо-напоминание
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.
«Напоминаем, что срок аренды помещения истекает 30.12.2001».
«Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате за обучение по договору № ____________ составляет …».
2.9.8. Гарантийное письмо
Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется организации или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем, гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано.
В письме организация – адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Как правило, гарантироваться может оплата труда за выполненную работу, сроки ее выполнения, принятие на работу по специальности и т. п.
2.9.9. Письмо-претензия
Письмо-претензия – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.
Письмо должно содержать следующие данные:
– основание для предъявления претензии;
– доказательства – ссылки на нормативные акты и документы, например, акт экспертизы, акт приемки, контракт и т. п.
2.9.10. Письмо-ответ
Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: «На № _____ от ______». Если письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть аргументирован.
В тексте используют устойчивые словосочетания:
«К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем…»;
«Мы не можем принять Ваше предложение из-за…»;
«Предлагаемые Вами сроки проведения…»;
«Ваше предложение отклонено по следующим причинам…».
2.9.11. Письмо иностранному партнеру
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2,54 мм). (Приложение 11).
2.10. Телеграмма
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию. Текст телеграммы печатается на стандартном листе бумаги без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Текст телеграммы печатается только на одной стороне листа.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания (Приложение 12).
2.11. Телефонограмма
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем (Приложение 13).
2.12. Заявление
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Заявление о приеме на работу (Приложение 14) пишется на бумаге формата А4, как правило, от руки, в произвольной форме.
Далее приведены примеры оформления заявлений (о переводе на другую должность, о предоставлении отпуска и т. д.), в соответствии с ГОСТом на организационно-распорядительную документацию (Приложение 15,16).
Рекомендуемая литература
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство. 2-е изд., испр. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьева Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский дом «Герда», 1999. – 304 с.
Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М.: «Изд-во ПРИОР», 1999. – 224 с.
|
