2.2Контрольные вопросы
1. Как вызвать программу «создать шаблон»?
2. Какое расширение имеют файлы шаблонов документов? В какой папке хранятся?
3. Какие сведения содержатся в вводной части протокола?
4. Какие сведения содержатся в основной части протокола?
5. Какие слова или выражения должны быть выделены прописными символами?
6. Как оформляется заверительная зона протокола?
7. Как оформляется список присутствующих сотрудников на протоколируемом мероприятии, если:
а) количество присутствующих более десяти;
б) количество присутствующих менее десяти;
в) среди присутствующих есть представители других подразделений.
3СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.
Роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т.п.).
Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.
В начале текста деловой этикет рекомендует писать вежливое обращение.
Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.
В текстах служебных писем предполагается использовать стандартные обороты речи типа:
Благодарим Вас за письмо…
Считаем целесообразным обратить Ваше внимание на…
Пользуясь представленной возможностью…
Приносим извинения за несвоевременный ответ…
Направляем Вам…
К сожалению, мы вынуждены отказаться …
Согласно контракту…
В соответствии с…
Текст письма излагается по одной из форм:
от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);
от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);
от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы: «Оплату гарантируем…», «Качество изделий гарантируем…», «Сроки выполнения гарантируем…» и т.д.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов: «Направляем инструкционные материалы….», «Высылаем подписанный с нашей стороны договор…» и т.д.
Информационные письма составляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившимся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т.п.
Письма-запросы составляются с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону.
Письма-ответы составляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа..
Например:
«Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…»,
«Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…»,
«Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена».
Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т.п. Текст начинается со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и т.п.
Письма-сообщения – в них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письма-требования – цель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-поздравления составляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.
Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.
|
