Тема: Электронный документооборот
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки правильной регистрации входящих и исходящих документов в журналах
Задачи: закрепить знания по заполнению журнала регистрации входящей и исходящей документации
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, журнал регистрации входящей и исходящей документации
Теоретическое обоснование:
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Следовательно, регистрация преследует три цели:
учет документов;
контроль за их исполнением;
справочная работа по документам.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.
Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.
К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:
письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
все рекламные письма;
поздравительные письма и телеграммы;
приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
печатные издания (книги, брошюры, журналы);
пакеты с пометой «лично»;
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
информационные материалы и т.д.
Бумажный журнал регистрации входящих документов
Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.
Электронный журнал регистрации входящих документов
Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.
 Рисунок 1 – Схема организации работы с входящей и исходящей документацией
Указания по выполнению практического занятия:
Заполнить журнал входящей и исходящей документации. Исходные данные для заполнения журнала ОАО «Вектор» и ЗАО «Восток» .
Таблица 1 – Журнал регистрации входящих документов
Индекс (№) документа
|
Дата документа
|
Исх. № документа
|
Автор документа (от кого)
|
Краткое содержание (заголовок)
|
Исполнитель
|
Подпись исполнителя
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 2 – Журнал регистрации исходящей документации
Индекс (№) документа
|
Адресат (Кому)
|
Краткое содержание (заголовок)
|
Исполнитель
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Журналы регистрации включают следующие графы: индекс (номер) документа, дата документа, автор документа (внешняя организация) – для входящих документов, адресат (корреспондент) – для исходящих документов, количество листов документа, резолюция, исполнитель, подпись исполнителя, сроки исполнения, отметка об исполнении, номер дела и т.д.
Секретарь по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.
Контрольные вопросы:
Когда используется электронный журнал регистрации входящих документов?
Какие документы являются входящими?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3»
|
Оценка «4»
|
Оценка «5»
|
Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог
|
Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно
|
Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос
|
Практическое занятие № 14
Тема: Организация хранения документов
Цель работы: рассмотреть номенклатуру дел, порядок ее составления и оформления
Задачи:
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, бланки документов
Теоретическое обоснование:
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (т.е. в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. В описи документов постоянного срока хранения указывается № дела, заголовка документа, дата документа и количество листов. Документы внутри дела также могут быть пронумерованы.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом или работником службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Указания по выполнению практического занятия:
Оформить дело по ГОСТ 17914-72
ЗАО «Метеорит», отдел кадров Дело № 25 Том 1. Приказы руководителя организации по личному составу (о приеме, увольнении, переводе) с № 1/к по 147/к за 2015 год. Дело составлено на 147 листах. Хранить 75 лет. Недостающие данные придумать самостоятельно
На основании данных задания выполнить работу
Форма обложки дела по ГОСТ 17914-72
Контрольные вопросы:
Что такое экспертиза ценности документов и кто е осуществляет?
Что входит в состав работ по оформлению дел для хранения?
Каков порядок передачи дел в архив?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3»
|
Оценка «4»
|
Оценка «5»
|
Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог
|
Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно
|
Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос
|
Практическое занятие № 15
Тема: Телекоммуникационные технологии в электронном документообороте
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки составления описей актов передачи
Задачи: обобщить знания по составлению описей, овладеть знаниями составления актов передачи дел на архивное хранение
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, бланки и образцы документов.
Теоретическое обоснование:
Описи с соответствующим научно-справочным аппаратом составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и после согласования направляются на утверждение Экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный или муниципальный архив.
Перед передачей документов на хранение в архивные учреждения их представители проверяют правильность оформления дел и их описания. В случае некачественно проведенной работы по упорядочению документов, несоответствия ее требованиям Основных правил работы архивов и других нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству необходимо устранить отмеченные недостатки.
Указания по выполнению практического занятия:
Заполнить акт приема-передачи документов в электронном варианте
Вариант – 1
25 января 2014 г. ООО «Стройтех» в лице директора Зеленцова В.В., с одной стороны, передал, а ООО «Техноинжиниринг» в лице директора Юрьева А.Я., с другой стороны, принял следующие документы:
счет – фактура в количестве 2 листов оригинал документа
товарная – накладная в количестве 10 листов оригинал документа.
Вариант – 2
15 февраля 2014 г. ООО «Комсервис» в лице директора Смирнова Г.В., с одной стороны, передал, а ООО «Сервисгид» в лице директора Колесник В.П., с другой стороны, принял следующие документы:
счет – фактура в количестве 15 листов оригинал документа
товарно – транспортная накладная в количестве 5 листов оригинал документа.
Недостающие реквизиты для оформления документа придумать самостоятельно
АКТ
приема-передачи документов
г. ________________ « » _________________ 20__г.
_______________________________в лице ________________________________________, с одной стороны, передал, а _____________________________ в лице______________________________, с другой стороны, принял следующие документы:
№
п/п
|
Наименование документа
|
Дата документа
|
Номер документа
|
Форма
(копия/
оригинал)
|
К-во
листов
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.
Передал документы: Принял документы:
__________________ / / __________________/ /
М.П. М.П.
Контрольные вопросы:
Что такое акт передачи дел?
Что такое архив?
Когда передаются дела на архивное хранение?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3»
|
Оценка «4»
|
Оценка «5»
|
Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог
|
Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно
|
Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос
|
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Основные источники:
ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. – М.: Стандартинформ, 2008 – 18 с.
Басаков, М.И. Делопроизводство [Текст]: Конспект лекций / М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 192 с.
Ленкевич, Л.А. Делопроизводство [Текст]: Учеб. пособие для учащихся нач. проф. учебных заведений / Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с.
Лопатникова, Е.А. Делопроизводство [Текст]: образцы документов с комментариями/ Е.А. Лопатникова. – М.: Омега – Л, 2007. – 319 с.
Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления [Текст]: Учеб. пособие / А.В. Пшенко. – М.: Издательский центр «Академия», 2009. – 176 с.
Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: Издательство ПРИОР, 2008. – 192 с.
Дополнительные источники:
Делопроизводство [Текст]: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – изд. 12-е, перераб. – Ростов н/Д: Фенкис, 2013. – 376 с. – (Среднее профессиональное образование)
Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: Рабочая тетрадь [Текст]: Учеб. пособие для учащихся нач. проф. образования /Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2010. – 96 с.
Ленкевич, Л.А. Контрольные материалы по профессии «Секретарь» [Текст]: учеб. пособие для нач. проф. образования / Л.А. Лненкевич, О.В. Мартынова, М.Ю. Свиридова. – М.: Издательский центр «Академия», 2010. – 64 с.
Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «Приор-издат», 2007. – 160 с.
Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: Издательство ПРИОР, 2010. – 176 с.
Чуковенков, А.Ю. Оформление документов [Текст] / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янков. – М.: Дело, 2007. – 216 с.
Интернет-ресурсы:
Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.edou.ru
Образцы и шаблоны документов [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://working-papers.ru
Электронная библиотека нехудожественной литературы по русской и мировой истории, искусству, культуре, прикладным наукам. Книги, периодика, графика, справочная и техническая литература для учащихся средних и высших учебных заведений [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/
|
