Методические указания по выполнению практических занятий

Тема: Организация приема, обработки, регистрации документов Цель работы: рассмотреть организацию приема документов, формирование дел, типовые сроки хранения документов Задачи: ознакомиться с типовыми сроками хранения документов, систематизацией документов внутри дела Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, бланки документов Теоретическое обоснование: В результате первичной обработки конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме и на нем проставляется регистрационный штамп в нижней части нижнего поля первого листа документа. На этапе предварительного рассмотрения документов производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в организации распределения обязанностей руководителей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, исполняемого несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, а остальные – получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации. Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и передается на рассмотрение руководству. Указания по выполнению практического занятия: Ситуация 1. Руководство ЗАО «Космос» обратилось к коммерческому партнёру ООО «Сигма» с напоминанием о задержке оплаты по счёту № 47 от 12.02. текущего года. После направления счёта по факсу прошло 12 дней. В соответствии с п.7.2. договора поставки Л?53 через 7 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа. В ЗАО «Космос» надеются, что вопрос будет незамедлительно решён. Если же оплата ООО «Сигма» уже произведена, то руководство ЗАО «Космос» готово выразить свою благодарность. Задание: Составьте и оформите документы справочно-информационного характера для оперативной передачи его по каналам телефонной и телеграфной связи. Ситуация 2. Вы работаете в торговом отделе крайпотребсоюза. 12 марта текущего года, в 10 часов в актовом зале крайпотребсоюза состоится выставка-продажа копировальной техники. Вы организатор выставки-продажи. Задание: 1. Составьте и оформите письмо-приглашение ОАО «Вега» для участия в выставке. 2. От имени ОАО «Вега» составьте и оформите письмо-подтверждение об их согласии участвовать в работе выставки-продажи. Недостающие реквизиты оформите произвольно. На основании данных задания выполнить работу Контрольные вопросы: Требования, предъявляемые к заголовкам дел? Систематизация документов внутри дела? Критерия оценивания работы: Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5» Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос Практическое занятие № 12 Тема: Автоматизированная обработка документов Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки правильного составления описей, реестров. Задачи: выработать умения и навыки составления описей реестров Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, образцы документов Теоретическое обоснование: Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения общего делопроизводства; дела постоянного хранения специального делопроизводства, состоящие из специфических, характерных для данной организации документов; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Дела в описи нумеруются в равном порядке до тех пор, пока их количество не достигнет числа 9999. В этом случае опись закрывается, для дальнейшего описания дел начинается опись под очередным номером. Указания по выполнению практического занятия: Составить опись личных дел сотрудников организации. Заполнить бланки документов. Ответить на контрольные вопросы. Ниже представлены образцы описей. Самостоятельно придумать свои исходные данный для оформления описи заполнить бланк. (наименование организации) (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела кадров (подпись) (И.О. Фамилия) « » 20 г. ОПИСЬ № ____/_____ № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество листов Срок хранения Примечание 1 2 3 4 5 6 7 Название раздела В данную опись внесено ед. хр. с № (цифрами и прописью) по № в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Инспектор по кадрам (подпись) (расшифровка подписи) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник канцелярии Протокол ЭК структурного подразделения (подпись) (И.О. Фамилия) « » 20 г. от № Рисунок 1 – Пример оформления описи с несколькими томами дела Рисунок 2 – Пример оформления описи дел по личному составу, когда в одно дело включается несколько личных дел Рисунок 3 – Пример оформления описи дел по личному составу, когда личные дела сформированы в отдельные дела Рисунок 4 – Пример оформления описи дел по личному составу, содержащей невостребованные подлинные личные документы Контрольные вопросы: Что такое реестр? Как составляется опись? Какие виды описей бывают? Критерия оценивания работы: Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5» Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос Практическое занятие № 13

Похожие:

	Методические указания к выполнению практических занятий ен. 02 «Информатика»... Для закрепления теоретических знаний и приобретения необходимых умений, программой учебной дисциплины предусмотрено проведение практических...		Методические указания к выполнению практических занятий по дисциплине «Экология» Методика определения платы за загрязнение окружающей природной среды: Методические указания к выполнению практических занятий по...
	Методические указания по выполнению практических занятий по учебной дисциплине Методические указания по выполнению практических работ разработаны на основе рабочей программы учебной дисциплины «Правовое обеспечение...		Методические указания по выполнению практических занятий по учебной дисциплине Методические указания по выполнению практических работ разработаны на основе рабочей программы учебной дисциплины «Право»
	Методические указания к выполнению практических занятий по дисциплине «системы качества» Горяистова т. В. Методические указания к выполнению практических занятий по дисциплине «Системы качества». – М.: Ргу нефти и газа...		Методические указания к выполнению практических занятий по дисциплине... Целью практических занятий является подтверждение и проверка теоретических положений, формирование практических умений
	Методические указания к выполнению практических занятий ен. 02 Информатика... Методические указания к выполнению практических занятий по дисциплине ег. 02 Информатика		Методические указания по выполнению практических заданий по дисциплине... Методические указания предназначены для проведения практических занятий по дисциплине Технология топографо-геодезических и маркшейдерских...
	Методические указания к выполнению практических и лабораторных работы... Методические указания к выполнению практических работ обучающимися по дисциплине оп. 05		Методические указания по проведению практических занятий рпк «Политехник» Нотариат. Методические указания по проведению практических занятий / Сост. Е. В. Широкова; Волгоград гос техн ун-т. – Волгоград,...