[5];
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
для бланка письма федерального органа исполнительной власти:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);
справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) федерального органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Образцы бланков документов федерального органа исполнительной власти приведены в приложениях № 1–10.
В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:
подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;
форма журнала учета бланков;
порядок выдачи бланков в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8.).
Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм - верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.
3.3.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение № 11).
3.3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
Федеральные органы исполнительной власти представляют в Правительство Российской Федерации проекты:
законодательных актов Российской Федерации;
указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных актов:
Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (с изм. от 22 октября 1999 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801);
Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 6 мая 1996 г. № 19, ст. 2257);
Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (в ред. Указов Президента Российской Федерации от 16 мая 1997 г. № 490, 13 августа 1998 г. № 963, 28 июня 2005 г. № 736). (Собрание законодательства Российской Федерации от 27 мая 1996 г. № 22, ст. 2663).
Постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. № 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 19, ст. 2346);
Постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов» (с изм. от 20 августа 2004 г., 2 февраля 2006 г., 17 марта, 30 апреля 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 32, ст. 3335);
Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895).
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060)
Приказ Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. № 3/51 «Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти».
В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок разработки и представления в Правительство Российской Федерации:
законопроектов;
проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
В разделе Инструкции по делопроизводству должно быть отражено:
порядок оформления проекта акта;
состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему;
порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;
процедура согласования проекта;
порядок представления проекта в Правительство Российской Федерации.
Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации представлены в приложениях № 12-14.
3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.
«Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение»[6].
В соответствии с п. 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009)[7], нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти.
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат государственной регистрации, если они[8]:
а) содержат правовые нормы, затрагивающие:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;
в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему федерального органа исполнительной власти, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.
Подготовка нормативных правовых актов в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (далее - Правила подготовки нормативных правовых актов).
Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций)[9].
Инструкция по делопроизводству устанавливает:
состав реквизитов нормативного правого акта и порядок их оформления;
порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;
порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);
состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;
порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;
порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;
порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.
Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, федеральные органы исполнительной власти издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию[10]:
а) индивидуальные правовые акты;
персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);
действие которых исчерпывается однократным применением;
об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;
оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных федеральному органу исполнительной власти;
в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений федеральных органов исполнительной власти и не содержащие новых правовых норм;
г) технические акты (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и т.п.), если они не содержат нормативных предписаний;
д) акты рекомендательного характера.
Правовые акты, соответствующие пунктам а (за исключением актов, срок действия которых истек), б, в, издаются в федеральном органе исполнительной власти в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения – заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти по вопросам их компетенции (раздел 3.3.5.2).
3.3.5. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
3.3.5.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти
В деятельности федерального органа исполнительной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии федерального органа исполнительной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии федерального органа исполнительной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства федерального органа исполнительной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности федерального органа исполнительной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в федеральном органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
3.3.5.2. Приказ, распоряжение
Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:
виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;
порядок подготовки приказов (распоряжений) федерального органа исполнительной власти (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);
порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;
процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);
доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;
порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).
Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложении № 15.
3.3.5.3. Положение, правила, инструкция
Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:
назначение правил, положений, инструкций;
порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями;
порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом федерального органа исполнительной власти или непосредственно руководителем федерального органа исполнительной власти);
доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.
3.3.5.4. Протокол заседания (совещания)
Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
Инструкция по делопроизводству определяет:
виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;
порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);
сроки подготовки протокола;
порядок подписания протоколов;
доведение протоколов для исполнителей;
оформление выписки из протокола и др.
Порядок оформления протоколов приведен в приложении № 16.
3.3.5.5. Служебная переписка
Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью[11].
Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как доклады федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
Инструкцией по делопроизводству устанавливается:
порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;
требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти;
процедура согласования служебных писем;
особенности составления и оформления совместных писем;
особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.
При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:
постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556);
постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (с изм. от 16 февраля, 3 июня 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557);
постановление Правительства Российской Федерации от 18.05.2005 № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи» (с изменениями от 30 июня, 29 декабря 2005 г., 5 февраля, 25 июля 2007 г., 16 февраля 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 21 ст. 2030);
постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 14 ст. 1540).
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе;
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:
служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти – авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;
сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти;
тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;
к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;
в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным …», «Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);
служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
служебные письма подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом федерального органа исполнительной власти.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 17.
3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
В Инструкции по делопроизводству устанавливается:
виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
реквизиты записок различных видов и их оформление;
структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.
Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование структурного подразделения – автора документа;
вид документа;
дата документа,
регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);
подпись;
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.
3.4. Организация документооборота
3.4.1. Принципы организации документооборота
|
