Регламент поддержки академической мобильности на мегафакультете мировой экономики и мировой политики Общие положения Настоящий Регламент устанавливает распределение функций и взаимодействие Программы «Научный фонд ниу вшэ»
Скачать 205.9 Kb.
|
| РЕГЛАМЕНТ поддержки академической мобильности на мегафакультете мировой экономики и мировой политики 1. Общие положения 1.1. Настоящий Регламент устанавливает распределение функций и взаимодействие Программы «Научный фонд НИУ ВШЭ» (далее – Научный фонд) и научной комиссии мегафакультета мировой экономики и мировой политики (далее – НКФ) при рассмотрении заявок на поддержку участия преподавателей, научных сотрудников, аспирантов, студентов НИУ ВШЭ в научных мероприятиях. 1.2. Под научным мероприятием понимается мероприятие (конференция, конгресс, симпозиум, круглый стол, научный семинар и т.п.), организованное внешними по отношению к НИУ ВШЭ организациями или в котором НИУ ВШЭ является соорганизатором мероприятия без финансового вклада, носящее академический характер, отраженный в полной программе мероприятия и информации, представленной на сайте мероприятия (организатора мероприятия). Для студентов/магистрантов мегафакультетов допускается участие с докладом в летних (зимних) школах, студенческих конференциях; для аспирантов мегафакультетов – в школах «молодых ученых», докторантских (аспирантских) конференциях (семинарах). 1.3. НКФ при рассмотрении и принятии решения по заявкам руководствуется собственным регламентом, устанавливающим условия и порядок подачи заявок, не противоречащим основным принципам Научного фонда, изложенным в Положении о конкурсе Научного фонда на поддержку участия преподавателей, научных сотрудников, аспирантов, студентов НИУ ВШЭ и филиалов НИУ ВШЭ в научных мероприятиях (далее – Положение). 1.4. Ответственные секретари НКФ могут получить консультацию в Научном фонде по условиям подачи, рассмотрения и финансирования заявок. 1.5. Решение о поддержке заявки и выделении финансирования или отклонении заявки на поездку принимается НКФ на основании результатов экспертизы заявки. Выписка из протокола заседания НКФ о поддержке заявки и выделении финансирования на поездку в обязательном порядке в течение трех рабочих дней направляется заявителю. Рекомендуемая форма выписки из протокола приведена в приложении 1. 1.6. Мегафакультет в лице декана (зам. декана по науке) отвечает за исполнение принимаемых обязательств в части выполнения соответствующих показателей (индикаторов) «дорожной карты» и за своевременное представление отчетности в аналитический отдел Программы развития НИУ ВШЭ и/или финансовую дирекцию НИУ ВШЭ в установленном порядке. 1.7. Финансовая дирекция вправе приостановить финансирование мегафакультета в части поддержки поездок на научные мероприятия при несвоевременном представлении или отсутствии финансовой отчетности по поездке, представляемой командированным сотрудником в Управление бухгалтерского учета (далее – УБУ). 2. Порядок распределения средств на мегафакультеты 2.1. Суммы лимитов, выделяемых мегафакультетам на поддержку поездок на научные мероприятия на следующий календарный год, доводятся до сведения деканов мегафакультетов централизованно финансовой дирекцией НИУ ВШЭ по согласованию с проректором, координирующим деятельность Научного фонда. 2.2. Суммы лимитов формируются ежегодно на основании анализа расходования средств в текущем году и показателей эффективности расходования средств за прошедшие периоды, а также с учетом финансовых возможностей НИУ ВШЭ. 2.3. Сумма лимита может быть скорректирована после окончательного утверждения финансового плана на следующий календарный год. 2.4. При исчерпании мегафакультетом в течение календарного года лимита средств, выделенного на поддержку поездок на научные мероприятия, мегафакультет прекращает сбор заявок. 3. Состав заявителей 3.1. Распределение заявителей по категориям происходит в соответствии с регламентом, разграничивающим зоны ответственности Научного фонда и мегафакультета в части поддержки заявок на научные мероприятия (приложение 2). 3.2. Студенты, магистранты и аспиранты московского кампуса, независимо от наличия должности в НИУ ВШЭ, могут подавать заявки только по месту учебы (на мегафакультет) в соответствии с регламентом, устанавливающим условия и порядок подачи заявок на мегафакультет. 3.3. Научные сотрудники международных лабораторий имеют право на 1 поездку в год за рубеж за счет средств Научного фонда в случае использования средств по лаборатории, выделенных на академическую мобильность, и при условии несовпадения тематики научного мероприятия с тематикой научных исследований, закрепленных за лабораторией. 3.4. Отклоненные НКФ заявки в случае сложных конфликтных ситуаций (конфликта интересов) могут быть переданы в Научный фонд для рассмотрения (при достаточности времени на проведение экспертных процедур в соответствии с регламентом Научного фонда). 3.5. К участию в конкурсе не допускаются сотрудники ФМЭиМП НИУ ВШЭ, являющиеся обладателями ученой степени Ph.D., принятые на работу в НИУ ВШЭ в результате процедуры международного рекрутинга по международному контракту (Поддержка академической мобильности указанных сотрудников осуществляется Институтом фундаментальных междисциплинарных исследований (ИФМИ) в соответствии с их внутренними документами). 4. Условия и порядок подачи заявок на конкурс 4.1. Заявитель может принимать участие в конкурсе в течение календарного года и получать поддержку Научного фонда по решению НКФ. 4.2. Заявка на участие в научном мероприятии за рубежом может подаваться 2 раза в год не позднее, чем за 45 дней до начала мероприятия, при этом вторая поездка возможна при наличии у заявителя академической надбавки 3 уровня (на момент подачи заявки); Вторичная подача информации об одной и той же публикации от одного и того же заявителя не допускается. 4.3. Заявки на участие в научном мероприятии на территории России и стран СНГ могут подаваться один раз в течение года, не позднее, чем за 30 дней до начала мероприятия. 4.4. Запрашиваемый объем финансирования в рамках одного проекта не должен превышать для поездок: – по России – 30 000 рублей; – в страны СНГ – 35 000 рублей; – в Европу – 60 000 рублей; – в Азию – 75 000 рублей; Турция и Израиль – 50 000 рублей; – в Северную Америку (США и Канаду) – 75 000 рублей; – в Австралию и ЮАР – 75 000 рублей; – в Латинскую Америку (включая Мексику, Центральную и Южную Америку) – 80 000 рублей 4.5. Расходование средств на поездку включает следующие статьи расходов исходя из установленных в НИУ ВШЭ нормативов: 4.5.1. проезд: авиа- и железнодорожные билеты экономического класса (без оплаты трансфера) и/или междугородний автобус; 4.5.2. суточные: размер суточных определяется локальными нормативными актами НИУ ВШЭ. Суточные рассчитываются исходя из количества дней пребывания на мероприятии, указанного в приглашении, с учетом дней прибытия и убытия. 4.5.3. оплата проживания: в пределах норм, рекомендуемых локальными нормативными актами НИУ ВШЭ; 4.5.4. оплата оргвзноса; 4.5.5. оплата визы и страховки в случае отсутствия превышения по лимиту средств на поездку. 4.6. Не могут быть возмещены следующие расходы: 4.6.1. публикация материалов (доклады, сборники трудов и т.п.); 4.6.2. культурная программа; 4.6.3. дополнительные расходы помимо проживания, вписанные в счет за проживание в отеле. 4.7. Заявка на конкурс подается в электронном виде через личный кабинет. Информация о поданной заявке высылается на электронный адрес ответственного секретаря Научной комиссии ФМЭиМП, назначаемого деканом ФМЭиМП. 4.8. В заявке обязательны для заполнения следующие разделы:
4.9. Наличие следующих документов, прилагаемых к заявке, является обязательным:
4.10. В случае соавторства поддерживается один из соавторов доклада. 4.11. На одно зарубежное научное мероприятие может быть поддержано не более 2 заявок, на российское – до 5. Заявки рассматриваются в порядке очередности поступления, независимо от звания, должности и возраста заявителя. 5. Порядок реализации решения нкф 5.1.Студенты/магистранты, аспиранты и внешние совместители мегафакультета на основании выписки из протокола НКФ оформляют служебную записку о выделении средств на сумму, фактически затраченную на поездку в пределах, не превышающих утвержденный НКФ объем финансирования. Служебная записка оформляется по окончании поездки и представлении финансового отчета в течение 10 рабочих дней в соответствии с приложением 3 к Регламенту. В сумму возмещения расходов включается подоходный налог в установленном размере (13%). 5.2. Штатные сотрудники на основании выписки из протокола НКФ оформляют служебное задание о командировании в соответствии с установленной в НИУ ВШЭ бухгалтерской процедурой (http://www.hse.ru/org/hse/handbook/trip). При оформлении служебного задания (командирования) необходимо представить в соответствующие финансовые подразделения НИУ ВШЭ основание, а именно выписку из протокола заседания НКФ и приглашение от принимающей стороны. 6. Порядок представления отчетности 6.1. По завершении поездки штатные сотрудники в течение 3 (трех) рабочих дней представляют авансовый отчет в Управление бухгалтерского учета. Авансовый отчет подписывается командированным лицом. К отчету обязательно прилагаются оригиналы проездных документов, счетов из гостиницы, прочих финансовых документов, а также копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы. Разъяснения и практические рекомендации к требованиям по финансовой отчетности приведены в приложении 4 к Регламенту. 6.2. В случае указанных заявителем дополнительных источников финансирования в соответствии с п.4.4 настоящего Положения сумма, превышающая выделенный Фондом объем финансирования, выплачивается из данных источников. 6.3. При незапланированном превышении заявителем выделенного объема финансирования и отсутствии альтернативных источников финансирования, разница компенсируется из личных средств заявителя. 6.4. В случае непредставления отчетности в сроки, указанные в разделах 6 и 7 настоящего Положения, Фонд вправе приостановить финансирование поездки, а также применить к заявителю меры, указанные в аб.4 п. 3.2. настоящего Положения. 6.5. Ответственный секретарь НКФ один раз в квартал сверяет информацию о фактических расходах с Управлением бухгалтерского учета и Планово-финансовым управлением. 6. Взаимодействие ответственных секретарей НКФ и Научного фонда 6.1. Ответственный секретарь НКФ взаимодействует с ответственным сотрудником Управления академических исследований (далее – УАИ). 6.2. Все решения заседаний НКФ по вопросам рассмотрения заявок на научные мероприятия оформляются протоколами. 6.3. Ответственный секретарь НКФ один раз в квартал представляет ответственному сотруднику УАИ выписки из протоколов НКФ о поддержанных и отклоненных заявках. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к выписке из протокола заседания НКФ «___» ______ 201__ №___ Заявки на участие в зарубежных и российских научных мероприятиях
Приложение 3 Информация для студентов/магистрантов и аспирантов, внешних совместителей по предоставлению отчетов К финансовому отчету (форму финансового отчета см. ниже) обязательно прилагаются документы, наклеенные на лист А4 (с одной стороны) в порядке, перечисленном ниже, и пронумерованные): • оригиналы проездных документов; • оригинал счета из гостиницы; • оригинал документа об оплате организационного взноса; • оригинал документа установленного образца об оплате предоставленной визы; • оригиналы документа установленного образца об оплате медицинской страховки и медицинская страховка; • копии страниц загранпаспорта со сведениями о пересечении границы. Форма финансового отчета (предоставляется в бумажном (1 экз.): - если содержимое какого-либо пункта отсутствует, то строку, содержащую номер и название пункта, следует оставить без изменений -если на документе указана сумма не в рублях, а в какой-либо другой валюте, необходимо сделать перерасчет в рубли по курсу ЦБ на день сдачи данного финансового отчета: 1 __________ = ___ руб. ___ коп. по курсу ЦБ «___» ________ 20__ г. наимен. валюты
«____» ______________ 20__ г. / ____________ / Приложение 4 Разъяснения и практические рекомендации к требованиям по финансовой отчетности Данные разъяснения носят практический характер и рекомендуются для изучения перед подачей заявки всем заявителям, как штатным сотрудникам, так и студентам/магистрантам или аспирантам. В случае штатных сотрудников – данная категория заявителей отчитывается непосредственно в бухгалтерии по служебному заданию, а в случае студентов/магистрантов и аспирантов – на мегафакультете. Разъяснения призваны помочь заявителям избежать ситуации, при которой неправильно или ненадлежащим образом оформленные финансовые документы не смогут быть приняты к зачету и соответственно не будут оплачены. Это особенно касается ситуаций совмещения двух поездок, участия в мероприятии во время отпуска и других нестандартных ситуаций. 1. Командировочное удостоверение может не оформляться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. 2. В качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривается наличие следующих оправдательных документов: – командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом (для поездок по России); – счета за проживание; – о фактических расходах по проезду (кроме трансфера) (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей); – об оплате оргвзноса; – об оплате визы; – об оплате медицинского страхования. 3. В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника (заявителя) к месту командировки (месту проведения научного мероприятия) и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа. Если в качестве проездных документов оформляются электронные пассажирские билеты, необходимым условием учета стоимости проезда в расходах будет наличие маршрутной квитанции и оригинала посадочного талона. Обратите внимание! Бронь авиабилета, подтверждающая лишь резервирование места по определенному маршруту на определенную дату, при отсутствии маршрут/квитанции (e-ticket) электронного билета подтверждением расходов на проезд не является! 4. Кассовые чеки признаются первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг), при условии, что на них содержатся необходимые данные. 5. Если заявитель проживает вдвоем (второе лицо может и не являться командированным), то в этом случае представляется к возмещению раздельный счет за проживание каждого лица. Исключением является представление счета за проживание, где вписаны оба лица, которые являются командированными. В этом случае второе лицо представляет в финансовом отчете копию, заверяемую ответственным сотрудником при приемке документов. 6. Если оплата оргвзноса, проживания или проезда произошла по безналичному расчету с лицевого счета одного из командируемых, то второе лицо представляет копии счетов из банка, заверяемые ответственным сотрудником при приемке документов. (Заявители из числа студентов/магистров, аспирантов к возмещению прилагают только именные платежные документы.) 7. Если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), то оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. 8. Если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), то компенсация оплаты проезда от места проведения мероприятия до места работы организацией не осуществляется. 9. Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, то организация произведет компенсацию проезда от места проведения мероприятия до места работы. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала. В данных ситуациях принимается во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. В любом случае рекомендуется отражать дополнительные дни пребывания в командировке в заявке. Тем не менее, это должно быть мотивировано служебной или научной необходимостью – например, связано с запланированным семинаром (workshop) до или после проведения научного мероприятия. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах в следующих случаях: - если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, - если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. 10. Если организация отзывает сотрудника из отпуска и отправляет его в командировку, то работник может направиться к месту командировки непосредственно из того места, где он проводил отпуск. Стоимость проезда из места отпуска к месту командировки и обратно учитывается в расходах. 11. Первичные учетные документы, подтверждающие произведенные расходы, если они оформлены в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, и составлены на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык. При этом в случае наличия у заявителя первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же заявитель осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа. 1 Размер суточных составляет – за рубежом 2 500 руб., в России – 700 руб. Суточные рассчитываются исходя из количества дней пребывания на мероприятии, указанного в приглашении, с учетом дней прибытия и убытия. При этом первый день въезда в страну – составляет 2500 руб., последний (день отъезда) – по факту прибытия в Россию –700 руб. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | ... | | ... |
| Научный рецензент – профессор кафедры мировой политики факультета мировой экономики и мировой политики гу-вшэ м. З. Шкундин | | Сентябрь, 2014 – настоящее время – ниу вшэ, факультет Мировой Экономики и Мировой Политики, отделение Востоковедения, специальность... |
| Факультет мировой экономики и мировой политики отделение «Регионоведение» Кафедра мировой политики |  | Факультет «Мировой экономики и мировой политики» Отделение «Мировой экономики» Кафедра «Международного бизнеса» |
| Факультет «Мировой экономики и мировой политики» Отделение «Мировой экономики» Кафедра «Международного бизнеса» | | Факультет/отделение факультета/Подразделение: Мировой экономики и мировой политики / Регионоведение Кафедра Мировой политики |
| Факультет/отделение факультета/Подразделение: Мировой экономики и мировой политики / Регионоведение Кафедра Мировой политики | | ... |