О порядке получения, учёта, хранения, заполнения и выдачи документов об образовании

Положение

о порядке получения, учёта, хранения, заполнения

и выдачи документов об образовании

муниципального автономного общеобразовательного учреждения

Южно-Плетневская средняя общеобразовательная школа

(МАОУ Ю-Плетневская СОШ)

с. Южно-Плетнёво, 2014 г.

1. 
   Общие положения
   

1. 
   Бланки аттестатов об основном общем и среднем общем образовании печатаются только по заказу Министерства образования Российской Федерации в соответствии с заявкой МАОУ Ю-Плетневская СОШ, имеют единую порядковую нумерацию и являются документами строгой отчетности.
   

Выдача бланков аттестатов производится строго в соответствии с установленными требованиями.

2. 
   Школа получает бланки документов об образовании согласно договору, заключенному с предприятием, выпускающем документы об образовании строгой отчетности, проверяет их на соответствие указанных в накладной количеству и номерам в соответствии с заявкой.
   

При расхождении полученного числа бланков или их номеров с накладной, а также при получении бракованных бланков составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется на предприятие, осуществляющее поставку полиграфической продукции.

1. 
   Учет и регистрация аттестатов об основном общем образовании производится в книге учета и записи аттестатов об основном общем образовании, похвальных листов, а аттестатов о среднем общем образовании - в книге учета и записи выданных аттестатов о среднем общем образовании.
   
2. 
   Бланки аттестатов, книги для учета бланков об основном общем и среднем общем образовании, а также все документы (накладные, доверенности и расписки, на основании которых бланки аттестатов получены и выданы) хранятся в установленном порядке, а при смене руководителя передаются новому руководителю по акту, в котором указывается состояние хранения, учета и наличия бланков с указанием их номеров.
   
3. 
   О каждом случае пропажи бланков аттестатов общеобразовательное учреждение уведомляет соответствующие органы внутренних дел и Отдел образования Омутинского муниципального района с указанием номеров пропавших бланков и изложением обстоятельств, при которых произошла пропажа.
   
4. 
   Порядок получения, учета, хранения, заполнения и выдачи документов об образовании разработан в соответствии с:
   

• 
  Законом Российской Федерации «Об образовании» № 273 от 29.12.2012 года;
  
• 
  Приказом Министерства образования РФ «Об утверждении образцов и описаний аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним» № 989 от 27 августа 2013 года;
  
• 
  Письма Министерства образования и науки РФ от 11.11.2013 года № НТ-1106/08 «О приобретении (изготовлении) бланков документов об образовании»;
  
• 
  Законом РФ «О языках народов Российской Федерации» № 1807-1 от 25 октября 1991 года;
  
• 
  Указаниями к ведению книг учета и записи аттестатов об основном общем образовании, учета и записи выданных аттестатов о среднем общем образовании.
  

7. 
   В соответствии с п. 6 ст. 59 Закона об образовании освоение образовательных программ основного общего и среднего общего образования завершается обязательной итоговой аттестацией выпускников.
   
8. 
   В соответствии со ст.60 Закона об образовании выпускникам образовательного учреждения, имеющего свидетельство о государственной аккредитации, успешно прошедшим государственную (итоговую) аттестацию, выдается документ государственного образца о соответствующем уровне общего образования:
   

• 
  выпускникам 9 классов – аттестат об основном общем образовании;
  
• 
  выпускникам 11 классов – аттестат о среднем общем образовании.
  

9. 
   Выпускники образовательного учреждения, не имеющего свидетельства о государственной аккредитации, имеют право на прохождение государственной (итоговой) аттестации в форме экстерната в образовательных учреждениях, имеющих свидетельство о государственной аккредитации.
   
10. 
    Лица, не прошедшие государственной итоговой аттестации или получившие на государственной итоговой аттестации неудовлетворительные результаты, а также лицам, освоившим часть образовательной программы и (или) отчисленным из организации , осуществляющих образовательную деятельность , выдается справка об обучении или о периоде обучения по образцу. установленному образовательной организацией самостоятельно.
    
11. 
    Справка об обучении в образовательной организации или периоде обучения печатается на бланке образовательной организации с указанием
    

• 
  по центру: наименование справки;
  
• 
  ниже, начиная с левого края бланка (отступ 1,5 см.), указывается фамилия, имя, отчество лица, которому выдается справка;
  
• 
  под ФИО симметрично указывается участник образовательного процесса, класс обучения, форма обучения, период обучения; согласно запросу обучающегося или его законного представителя могут быть указаны результаты освоения предметов с указанием наименования предмета и отметки, которая прописывается арабской цифрой и словами полностью: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно»;
  
• 
  ниже указывается должность руководителя и его ФИО;
  
• 
  в штампе образовательной организации ставится дата выдачи справки и регистрационный номер в соответствии с Журналом учета выдачи справок об обучении (периоде обучения);
  
• 
  справка заверяется подписью руководителя и печатью организации; 1.12.Организация, осуществляющая образовательную деятельность, вправе
  

выдавать лицам, освоившим образовательные программы, по которым не предусмотрено проведение государственной итоговой аттестации, документы об обучении (сертификат) и в порядке, установленными образовательной организацией. В документ об обучении (сертификат) заносятся следующие сведения:

• 
  по центру с отступом 2 см. от верхнего края: название документа (Сертификат);
  
• 
  симметрично названию документа с отступом 1.5 см от левого края, кому выдан сертификат: фамилия, имя, отчество обучающегося в Р.П., класс обучения, название организации, выдавшей сертификат и результаты обучения по предметам, по которым не предусмотрена государственная итоговая аттестация: наименование предмета пишется с большой буквы, отметка пишутся арабским цифрами и прописываются словами полностью: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно»;
  
• 
  ниже указывается должность руководителя и его ФИО;
  
• 
  под должностью руководителя и его ФИО указывается дата выдачи и номер сертификата;
  
• 
  сертификат заверяется подписью руководителя и печатью организации;
  

1.13. За выдачу документов об образовании, документов об обучении и дубликатов указанных документов плата не взимается.

2. 
   Порядок подготовки к выдаче документов государственного образца
   

1. 
   Руководитель школы (или заместитель по доверенности) получает бланки аттестатов и приложений к ним в количестве, соответствующем оформленной заявке (по количеству выпускников).
   
2. 
   С момента получения бланков аттестатов и приложений к ним и до выдачи аттестатов выпускникам указанные документы хранятся в сейфе руководителя школы (или его заместителя, ответственного за хранение, учет и регистрацию документов строгой отчетности), который несет персональную ответственность за сохранность этих документов.
   
3. 
   Издается приказ по школы о подготовке к выдаче документов государственного образца, в котором утверждаются лица, ответственные за оформление книг выдачи документов об образовании, за оформление аттестатов, на классных руководителей возлагается обязанность составления сводной ведомости годовых и итоговых отметок по учебным предметам.
   
4. 
   Классным руководителем для заполнения бланков аттестатов и приложений к ним составляется сводная ведомость, содержащая фамилии, имена и отчества, дату и место рождения (в строгом соответствии с паспортными данными или данными свидетельства о рождении), итоговые отметки выпускников по предметам учебного плана.
   
5. 
   Проводится ознакомление выпускников с отметками в сводной ведомости. Достоверность сведений, внесенных в сводную ведомость, подтверждается подписью выпускника.
   
6. 
   Комиссия из трех человек, в состав которой входит директор школы, сверяет правильность заполнения сводной ведомости по классным журналам, учебному плану соответствующих классов.
   
7. 
   Ответственный педагог заполняет книгу выдачи аттестатов в соответствии с указаниями к данному типу документа, проставляя отметки в соответствии со сводной ведомостью, подписанной классным руководителем и членами утвержденной комиссии.
   
8. 
   Оценки из сводной ведомости переносятся в аттестат, исправления отметок не допускаются.
   
9. 
   Руководитель школы вместе с комиссией сверяет отметки сводной ведомости, отметки в книге выдачи документов об образовании и в документе об образовании, расписывается в соответствующем аттестате.
   
10. 
    Бланки аттестатов, книги выдачи аттестатов, а также все документы (накладные, доверенности и расписки, на основании которых бланки аттестатов получены и выданы) хранятся в установленном порядке, а при смене руководителей передаются новому руководителю по акту, в котором указывается состояние хранения, учета и
    

наличия бланков с указанием их номеров.

3. 
   Порядок заполнения аттестатов
   

1. 
   Лицо, ответственное за заполнение аттестатов, назначается приказом по школе и несет полную ответственность за качество оформления аттестатов и достоверность информации, представленной в выданном аттестате об образовании.
   
2. 
   Педагогические работники, заполняющие бланки аттестатов и приложений к ним, должны быть обязательно проинструктированы о порядке заполнения и хранения бланков аттестатов и приложений к ним.
   
3. 
   Бланки аттестатов и приложений к ним заполняются с помощью печатающих устройств.
   
4. 
   Аттестаты и приложения к ним подписывает руководитель школы и заверяет печатью образовательной организации. Оттиск печати должен быть четким и легко читаемым.
   

6. 
   При оформлении аттестатов и приложений к ним необходимо учитывать следующие требования:
   
   1. 
      Фамилия, имя, отчество выпускника записываются в именительном падеже в строгом соответствии с данными паспорта или свидетельства о рождении.
      

В фамилиях, именах и отчествах буква «ё» не может быть заменена на «е»: если в паспорте указано «Ковалева», в аттестате недопустимо написание «Ковалёва» и «Петр» не заменяется на «Пётр». Имена и отчества указывают в соответствующем варианте написания (Наталья – Наталия, Данила – Даниил и т.д.).

2. 
   Указываются календарный год окончания общеобразовательного учреждения, полное наименование общеобразовательного учреждения и место его нахождения в соответствии с уставом.
   

Не допустимы сокращенные обозначения учреждений. Например, не пишут МАОУ – приводят расшифровку: Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение».

3. 
   В аттестат об основном общем образовании и о среднем общем образовании выпускникам, изучавшим факультативные, элективные, профильные курсы, вносятся записи о наименовании факультативных, элективных, профильных курсах, которые были успешно выполнены по программам согласно учебному плану.
   

По предметам регионального или школьного компонентов, а также по предметам «Основы безопасности жизнедеятельности», «Мировая художественная культура», «Технология» и по факультативным курсам недопустимы записи «зачтено» или «зачет». В аттестате перечисляются факультативные курсы без отметок. Отсутствие в документе о соответствующем уровне общего образования каких-либо предметов свидетельствует о том, выпускник их не изучал.

4. 
   В аттестатах и приложениях к ним проставляется дата выдачи, указывается ФИО выпускника в им.п. и название образовательной организации, выдавшей документ об образовании установленного образца.
   
5. 
   В аттестат об основном общем образовании выставляются итоговые отметки по учебным предметам, которые изучались выпускником в классах второй ступени общего образования.
   

В аттестат о среднем общем образовании выставляются итоговые отметки по учебным предметам, которые изучались в классах третьей ступени общего образования.

Если выпускник по состоянию здоровья был освобожден от занятий по физической культуре, следовательно, он не проходил данный курс, его не следует записывать в аттестат. Слова: «не изучал(а)» и «освобожден(а)» – в документах не записывается.

6. 
   Наименование учебных предметов пишется с прописной буквы.
   
7. 
   Отметка по предмету выставляется на строке, где заканчивается запись названия предмета. Отметки по каждому учебному предмету проставляются арабскими цифрами «5», «4», «3» и в скобках соответственно пишутся словами «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», в том числе выпускникам, занимавшимся физической культурой в специальных медицинских группах.
   

Слова «отлично» и «хорошо» должны быть прописаны полностью. Слово «удовлетворительно», учитывая, что в аттестате полностью не умещается, следует сократить по правилам русской орфографии («удовл.»)

3.8. Руководитель школы несет персональную ответственность за качество и правильность оформления аттестатов.

4. 
   Порядок заполнения книг выдачи аттестатов
   

1. 
   С целью строгого учета и регистрации бланков документов государственного образца обязательно ведение книг учета выданных документов.
   

Учет и регистрация аттестатов об основном общем образовании производится школой в книге учета и записи об основном общем образовании, похвальных листов, а аттестатов о среднем общем образовании – в книге учета и записи выданных аттестатов о среднем общем образовании.

1. 
   В школе ведется две книги учета документов об образовании:
   

• 
  книга учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании, похвальных листов;
  
• 
  книга учета и записи выданных аттестатов о среднем общем образовании (далее книги выдачи аттестатов).
  

3. 
   Книги выдачи аттестатов включаются в номенклатуру дел школы.
   
4. 
   Книги выдачи аттестатов постранично пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью, подписями руководителя.
   
5. 
   Полученные бланки аттестатов и приложений к ним регистрируются соответственно в 1 части (разделе) книг выдачи аттестатов .
   
6. 
   Заполненные аттестаты регистрируются во 2-й части книг выдачи аттестатов в соответствии со списочным составом выпускников классов. В книге выдачи аттестатов списочный состав выпускников оформляется через сквозную нумерацию.
   
7. 
   В графе 3 посередине проставляется календарный год выдачи аттестатов.
   
8. 
   В соответствующие графы вносится перечень предметов согласно учебному плану и проставляются итоговые отметки по учебным предметам, занесенным в аттестат об основном общем образовании или приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании.
   
9. 
   В соответствующие графы проставляются порядковый номер, учетная серия и номер аттестата, вносятся полные сведения об окончивших общеобразовательное учреждение: фамилия, имя, отчество выпускников по классам в алфавитном порядке, дата и место рождения, год поступления в учреждение. Фамилия, имя, отчество выпускника записываются в именительном падеже в строгом соответствии с данными паспорта или свидетельства о рождении.
   
10. 
    В соответствующей графе даются сведения о награждении выпускника похвальной грамотой «За особые успехи в изучении отдельных предметов» с обязательным указанием предмета.
    
11. 
    Сдающие экзамены в форме экстерната записываются в эту же книгу с указанием в графе «Экстерн».
    
12. 
    В книге выдачи аттестатов об основном общем образовании указывается дата решения педагогического совета о выдаче соответствующего аттестата.
    
13. 
    В книге выдачи аттестатов о среднем общем образовании в соответствующих графах:
    

- выпускники, награжденные похвальными грамотами «За особые успехи в изучении отдельных предметов.

4.14.Выпускники расписываются в получении аттестата об основном и (или) среднем общем образовании.

14. 
    В конце списка всех обучающихся, занесенных в книгу (список составляется заранее, независимо от времени получения аттестатов) расписывается руководитель школы. Подпись расшифровывается; Указывается номер приказа и дата о выдаче документа об образовании.
    
15. 
    Выдача дубликата аттестата записывается в эту же книгу. В графе «Расписка в получении» пишется: «Дубликат взамен утерянного подлинника № _, выданного 20 года, получил такой-то ______________________ 20__ года», а также в строке выдачи подлинника делается отметка о выдаче дубликата.
    

4.16. Записи в книгах выдачи аттестатов ведутся аккуратно, не допускаются помарки, подчистки. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху вносится правильная запись и ставится роспись лица, внесшего исправления. Внизу страницы делается сноска («Исправлено в записи под порядковым № ... в графе (наименование графы) с... на...»), которую подписывает руководитель общеобразовательного учреждения, проставляет дату и скрепляет гербовой печатью.

4.17. Руководитель школы несет персональную ответственность за качество и правильность оформления книг выдачи документов об образовании.

5. 
   Порядок выдачи документов государственного образца
   

5. 1. Порядок выдачи аттестатов, медалей «За особые успехи в учении» и похвальных грамот «За успехи в изучении отдельных предметов».

1. 
   Выдача аттестатов и похвальных грамот «За успехи в изучении отдельных предметов» осуществляется в торжественной обстановке на основании приказа руководителя школы.
   

При получении аттестата каждый выпускник расписывается в книге учета и записи выданных аттестатов, проставляет дату получения документа об образовании. Выпускники, награжденные похвальными грамотами «За особые успехи в изучении отдельных предметов», расписываются в их получении и проставляют дату.

2. 
   В момент выдачи выпускникам 11 классов аттестатов о среднем общем образовании им возвращаются аттестаты об основном общем образовании, хранящиеся в школе. Факт возврата аттестатов об основном общем образовании выпускникам 11 классов фиксируется в книге учета и записи выданных аттестатов и подтверждается личной подписью выпускника.
   
3. 
   Выдача дубликатов независимо от времени окончания школы производится на основании книг выдачи аттестатов или в соответствии с архивными данными. Дубликаты документов об образовании выдаются на бланках образца, действующего в период выдачи, на которых в правом верхнем углу указывается «Дубликат взамен подлинника №.....».
   

5.2. Порядок выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ

5.2.1. В соответствии с Положением о проведении единого государственного экзамена выпускники XI (XII) классов общеобразовательных учреждений, сдававшие ЕГЭ в период государственной (итоговой) аттестации, получают свидетельство о результатах ЕГЭ (далее – свидетельство) установленной формы.

5.2.2. Руководитель школы получает заполненные бланки свидетельства в МУ «Управление образования», проверяя их на соответствие указанному в сопроводительном документе количеству, а также наличие полиграфических и иных дефектов.

5.2.3. Свидетельство выдается выпускнику или его родителю в школе, в котором он обучался, по предъявлении им:

- документа, удостоверяющего личность;

- пропуска на экзамен со штампами «Бланки ЕГЭ сданы» или печатями учреждений, на базе которых организовывались пункты проведения экзамена, и подписью ответственных организаторов ЕГЭ в аудитории, подтверждающими сдачу выпускником ЕГЭ по соответствующим общеобразовательным предметам.

5.2.4. Выдача свидетельств производится под роспись получателя в журнале выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ.

Журнал выдачи свидетельств включается в номенклатуру дел школы, постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется печатью школы, подписью руководителя.

В соответствии с Инструкцией о порядке хранения, оформления, выдачи и учета свидетельств о результатах ЕГЭ в журнал выдачи свидетельств необходимо включить следующие графы:

№	Ф.И.О.	Серия и номер документа, удостоверяющего личность участника ЕГЭ	Свидетельство о результатах ЕГЭ		Дата выдачи	Расписка в получении	Примечание
			Серийный №	Регистрационный №
1.
2.

В журнале не должно быть помарок или подчисток; необходимые исправления, а также все последующие записи о выдаче свидетельств в связи с их несвоевременным получением скрепляются подписью руководителя школы и печатью.

Неправильно оформленные бланки свидетельств считаются испорченными и подлежат замене.

5.3. Порядок выдачи справок об обучении или периоде обучения.

1. 
   Справка, выдается обучающемуся или его родителю в школе, в котором он обучался, на основании заявления в произвольной форме и по предъявлении им:
   

• 
  документа, удостоверяющего личность;
  

5.3.2. Выдача справки производится под роспись получателя в журнале выдачи справок об обучении или периоде обучения.

Журнал выдачи справки включается в номенклатуру дел школы, постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется печатью школы, подписью руководителя.

В журнал выдачи справок необходимо включить следующие графы:

№	Ф.И.О.	Серия и номер документа, удостоверяющего личность обучающегося	Справка		Расписка в получении	Примечание
			Дата выдачи	Регистрационный №
1.
2.

В журнале не должно быть помарок или подчисток;

Неправильно оформленные справки считаются испорченными и подлежат замене.

5.4. Порядок выдачи сертификатов об обучении.

5.4.1. Сертификат выдается обучающемуся или его родителю в школе, в котором он обучался, по завершении изучения предметов, по которым не предусмотрена государственная итоговая аттестация на основании документа, удостоверяющего личность.

5.4.2. Выдача сертификата производится под роспись получателя в журнале выдачи сертификатов.

Журнал выдачи сертификатов включается в номенклатуру дел школы, постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется печатью школы, подписью руководителя.

В журнал выдачи сертификатов необходимо включить следующие графы:

№	Ф.И.О.	№ сертификата	Наименование предметов, курсов	Дата выдачи	Примечание

В журнале не должно быть помарок или подчисток.

Неправильно оформленные справки считаются испорченными и подлежат замене.

6. Работа с испорченными бланками документов об образовании и дубликатами
6.1. В случае обнаружения несоответствия данных, представленных в аттестате, до получения его выпускником, производится замена испорченного бланка аттестата;

6.2. Испорченные бланки аттестатов подлежат сдаче в орган управления образованием, где они были получены. На все испорченные бланки школа составляется опись в 2-х экземплярах, в которой указываются количество, виды, учетные серии и номера бланков аттестатов. Опись подписывает руководитель школы и заверяет печатью. Первый экземпляр описи сдается в орган управления образованием, второй – хранится в делах школы.

6.3. В соответствии с Положением о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании в случае обнаружения несоответствия данных, представленных в аттестате, после получения его выпускником, а также в случае если аттестат об основном общем или среднем (полном) общем образовании утрачен или пришел в негодность, выдается дубликат

6.4. Выдача дубликатов независимо от времени окончания школы производится на основании книг выдачи аттестатов или в соответствии с архивными данными.

6.5. Выдача дубликата документа об образовании производится с соблюдением следующего порядка:

6.5.1. Утративший документ об образовании подает об этом письменное заявление на имя руководителя школы, выдававшее ему документ об образовании, с изложением обстоятельств утраты документа и приобщением имеющихся документов, подтверждающих утрату; публикует объявление о недействительности аттестата (серия, номер, дата и место выдачи), требующего замены, в газете, зарегистрированной в соответствии с законодательством Российской Федерации;

6.5.2. Руководитель школы подает ходатайство о выдаче бланке аттестата взамен утерянного с указанием номера, даты выдачи документа;

6.5.3. Дубликат аттестата об основном общем образовании выдается в течение трех дней; дубликат аттестата о среднем (полном) общем образовании - по истечении месяца;

6.5.4. Дубликат аттестата об основном общем образовании регистрируется в книге выдачи аттестатов об основном общем образовании.

Дубликат аттестата о среднем (полном) общем образовании регистрируется в книге выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей.

6.5.5. При выдаче дубликата в книге выдачи аттестатов в графе "Расписка в получении" пишется: «Дубликат взамен утерянного подлинника № _____, выданного __ ______ 199_ года, получил такой-то __ ______ 200_года», а также в строке выдачи подлинника делается отметка о выдаче дубликата;

5.5.6. Дубликат подписывается руководителем общеобразовательного учреждения;

5.6. Дубликаты документов об образовании выдаются на бланках образца, действующего в период выдачи, на которых в правом верхнем углу указывается "Дубликат взамен подлинника №.....".

5.7. В случае реорганизации школы выдача дубликатов документов об образовании осуществляется по рекомендации муниципального органа управления образованием школой - правопреемником реорганизованной школы, в котором хранится архив реорганизованного общеобразовательного учреждения; документ должен быть подписан руководителем, его заместителем по учебно-воспитательной работе, тремя членами педагогического совета школы и скреплен печатью школы.

5.7.1. В случае ликвидации школы выдача дубликатов осуществляется муниципальным органом управления образованием по архивным данным и скрепляется печатью соответствующего органа управления образованием.

5.8. Дубликат аттестата об образовании выдается заявителю без приложения (вкладыша) к нему при отсутствии личного дела обучающегося, протоколов экзаменационной комиссии и книг для учета и записи документов об образовании после установления факта об окончании общеобразовательного учреждения.

5.8.1 Факт окончания школы устанавливается на основании одного из следующего данных:

а) письменных свидетельств об окончании школы не менее трех учителей, преподававших в выпускном классе, руководителя или его заместителя по учебно- воспитательной работе;

б) копии аттестата об образовании, заверенной в установленном порядке;

в) прочих документов, удостоверяющих окончание школы (протокола педагогического совета, приказов руководителя школы о зачислении в школу, переводе из класса в класс, окончании школы и др.).