 УДК 65.012.4(075.8)
|
|
ББК 65.291.21я7
|
Т. А. Беркович
|
Профессор кафедры экономики труда и управления персоналом
Байкальского государственного университета экономики и права,
кандидат экономических наук, доцент, г.Иркутск
e-mail: berkovichta@isea.ru
МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Рассмотрены теоретические основы аудита системы управления персоналом организации. Предлагается модель аудита системы управления персоналом. Некоторые направления аудита раскрыты в методическом аспекте с инструментальным обеспечением.
Ключевые слова: аудит персонала, аудит системы управления персоналом, функция управления персоналом, служба управления персоналом, эффективность системы управления персоналом.
TA Berkowitz
Professor of Labour Economics and personnel management
Baikal National University of Economics and Law,
PhD, Irkutsk
e-mail: berkovichta@isea.ru
METHODOLOGICAL BASIS AUDIT
OF PERSONNEL MANAGEMENT SYSTEM
Considered the theoretical basis of the audit system of personnel management. Propose a model the audit system of personnel management. Some areas of the audit are disclosed in the methodological aspect with a the instrumental ensuring.
Keywords: audit of personnel, audit of the personnel management system, the function of personnel management, Service of personnel management, the effectiveness of personnel management system.
Управление персоналом является одной из важнейших функций в системе управления предприятием. Эффективность реализации функции зависит от факторов, которые отражают внешние (для системы управления персоналом (СУП) – это внутриорганизационные) условия и внутренние (формируемые внутри СУП – внутрисистемные) условия. Наиболее благоприятные условия для эффективной деятельности по управлению персоналом складываются при наличии следующих основных внутриорганизационных факторов:
стадии стабильного развития организации;
размеров организации, при которых целесообразно развитие системы управления персоналом;
использование элементов современного менеджмента;
признание роли человеческого фактора в эффективной деятельности организации;
закрепление за функцией управления персонала стратегического статуса;
применение современных компьютерных технологий;
развитая система контроллинга деятельности организации и др.
Внутрисистемные факторы включают:
современный тип модели управления персоналом;
квалифицированный кадровый менеджмент;
высокий профессионально-квалификационный уровень специалистов по управлению персоналом;
наличие развитых функциональных связей между кадровой службой и линейно-функциональными руководителями;
наличие системы кадрового контроллинга и аудита и пр.
Оценка фактического состояния системы управления персоналом и определение возможностей ее развития проводится с помощью современного исследования – аудита персонала, который является одним из основных поставщиков информации в систему кадрового контроллинга. Кадровый контроллинг, в свою очередь, создает информационную базу для принятия управленческих решений по управлению персоналом.
Аудит управления персоналом – это системный процесс получения информации, анализа и диагностики структурно-функционального обеспечения управления персоналом, состояния человеческого ресурса в организации, условий его реализации, выявления степени соответствия стратегическим ориентирам развития, возможностей повышения конкурентоспособности и разработка организационно-кадровых программ для повышения эффективности деятельности системы управления персоналом.
Аудит системы управления персоналом позволяет оценить ее влияние на достижение целей организации и выявить проблемы, препятствующие этому процессу. По отношению к системе управления персоналом можно применять теоретические основы аудита, которые уже разработаны разными исследователями: направления аудита (технико-технологическое, организационное, социальное, экономическое и правовое), уровни (стратегический, управленческий и тактический) и виды (комплексный, ситуационный, оперативный). В зависимости от сложности проблемы и масштабов ее влияния на деятельность организации выбирается тот или иной вид, уровень, выбираются направления аудита и методы анализа. Предлагается следующая модель аудита системы управления персоналом (рис.1).
В рамках данной статьи есть возможность остановиться только на некоторых аспектах аудита системы управления персонала и их методическом обеспечении.
Ключевыми моментами при оценке степени развития системы управления персоналом являются:
определение организационного статуса функции управления персоналом;
наличие и содержание концепции развития;
определение соответствия системы управления персоналом целям развития организации.
Организационный статус системы управления персоналом определяется степенью признания роли человеческого ресурса в деятельности предприятия. Стабильно развивающиеся предприятия, внедряя современную концепцию управления человеческими ресурсами, придают соответствующий организационный статус кадровым службам. Если человеческий ресурс рассматривается как один из основных ресурсов и разрабатывается стратегия его формирования в соответствии со стратегией развития организации, то система управления персоналом приобретает стратегическое значение. Она равнозначна всем основным функциям управления организацией. Если роль человеческого ресурса не достаточно осознана, не разрабатывается кадровая политика, то система управления персоналом выполняет тактическую роль. И если человеческому ресурсу не уделяется должного внимания, осуществляются, в основном, делопроизводственные операции, то система управления персоналом не развита, ее статус – оперативный (табл.1).
Оценка уровня развития системы управления персоналом
Аудит концепции развития системы управления персоналом (СУП);
Аудит соответствия СУП целям и стратегии развития организации;
Аудит СУП по организационно-функциональным характеристикам (оценка организационного статуса службы управления персоналом: стратегический статус; функциональный статус; оперативный статус; определение типа модели управления персоналом: традиционный тип; переходный тип; современный тип).
Наличие системы кадрового контроллинга.
Аудит технического оснащения и используемых информационных технологий в кадровых вопросах, степень компьютеризации информационной базы управления персоналом.
Аудит соответствия кадровых решений трудовому законодательству.
Аудит службы управления персоналом Оценка эффективности системы управления персоналом
Аудит структурно-функционального обеспечения службы управления персоналом (аудит структуры и оценка степени ее соответствия организационной структуре организации и уровню развития СУП; аудит функционального обеспечения управления персоналом (наличие, в том числе, функции аудита персонала, участие в бюджетировании расходов на персонал).
Аудит профессионально-квалификационного соответствия специалистов ее организационному статусу (аудит обеспеченности специалистами и их трудового потенциала).
Аудит кадровых технологий и их соответствия современным требованиям.
Аудит информационного обеспечения, документооборота с другими подразделениями организации, внутри службы; аудит делопроизводства; аудит функционального взаимодействия специалистов службы с линейно-функциональными руководителями.
Аудит применяемых компьютерных технологий (оценка уровня компьютеризации и использования компьютерной техники).
Оценка внешней и внутренней эффективности системы управления персоналом;
Оценка эффективности системы управления персоналом на основе целевой характеристики.
Рис.1. Модель аудита системы управления персоналом
Оценка организационного статуса осуществляется по следующим параметрам.
Таблица 1.
Определение организационного статуса функции управления персоналом
Параметры оценки
|
Стратегический статус
|
Тактический
статус
|
Оперативный
статус
|
1.Уровень подчиненности
|
Высший уровень управления организацией (директор, зам. директора по персоналу). Функция управления персоналом среди центральных подсистем организации
|
Управление персоналом – одна из функций в системе администрирования.
|
Статус не определен. Функция реализуется в традиционном формате.
|
Участие в разработке стратегии развития организации
|
Участие в разработке стратегии на паритетной основе с основными функциями управления организацией, определение основных параметров трудового потенциала, необходимого для реализации стратегии, разработка кадровой политики по всем функциям УП
|
Непосредственного участия в разработке стратегии развития организации не принимается, по функции управления персоналом высшим руководством могут формироваться необходимые параметры развития трудового потенциала, приоритеты развития кадровых технологий.
|
Участие в разработке стратегии развития организации не принимается.
|
Наличие стратегичес-кого плана управления персоналом в соответствии со стратегией развития организации
|
Разрабатывается кадровая политика и стратегия управления персоналом, которая предусматривает ориентацию всех направлений работы с персоналом на реализацию стратегии развитии организации
|
Кадровая политика либо отсутствует, либо разрабатывается вне увязки со стратегическим планом развития организации.
|
Кадровая политика не разрабатывается, осуществляются, в основном, делопроизводственные операции.
|
Аудит концепции развития системы управления проводится по следующим основным элементам.
Таблица 2.
Содержательный анализ концепции развития системы
управления персоналом
Анализ концепции УП по направлениям
|
Традиционный подход
|
Современный подход
|
Определение роли персонала в развитии организации, в достижении ее целей
|
Персонал – один из главных элементов производства, рабочая сила и один из главных источников снижения затрат.
|
Персонал - это человеческий капитал, стратегический фактор успеха, затраты принимают характер долгосрочных инвестиций, дающих значительную прибыль
|
Определение методов руководства персоналом
|
Жесткий, авторитарный, требовательный организатор
|
Компетентность, умение результативно работать и создавать высокоэффективные команды
|
Оценка взаимоотношений между руководителем и подчиненными
|
Формализованные отношения, единоличное принятие решений, жесткий контроль, дисциплина, наказания за ее нарушения
|
Руководитель – это коллега-профессионал, решения принимаются с учетом мнения подчиненных, обсуждение результатов работы, позитивное стимулирование
|
Оценка взаимоотношений между работниками структурных подразделений
|
Функциональная разобщенность, возможны столкновения групповых интересов, направленность в деятельности на выполнение заданий;
|
Общие интересы, направленные на достижение стратегических целей
|
Характеристика существующих целей управления персоналом
|
обеспечение персоналом и его ориентация на выполнение плана
|
привлечение, использование и развитие трудового потенциала для реализации стратегических целей
|
Определение роли и статуса службы управления персоналом
|
вспомогательное подразделение, низкий организационный статус
|
одно из ведущих подразделений, стратегический статус
|
Оценка функции управления персоналом как системы
|
неразвитая система, разобщенность функций, связанных с управлением персоналом
|
централизованное управление, функциональная целостность, высокая вовлеченность линейно-функциональных руководителей в решение кадровых вопросов
|
Соответствие СУП целям и стратегии развития организации можно оценить, используя матрицу соответствия кадровой политики стратегическим целям организации. Она представляет собой таблицу, в которой по вертикали обозначены комплексные функции управления персоналом, а по горизонтали конкретные цели развития организации. На полях матрицы обозначены направления кадровой политики по функциям, соответствующие целям организации. Если определенная цель развития организации не обеспечена кадровыми мероприятиями, это свидетельствует о некачественно разработанной кадровой политике. Пример заполнения матрицы представлен в таблице 3.
Таблица 3.
Матрица соответствия кадровой политики стратегии развития организации
Цели организации
Кадровая
политика по
комплексным
функциям УП
|
Основные стратегические ориентиры развития организации
|
Количественные характеристики (увеличение объемов производства, выпуск новой продукции и т.п.)
|
Качественные характеристики (повышение качества товара, использование современных технологий и пр.)
|
Цели по повышению эффективности (снижение издержек производства, повышение прибыли и пр.)
|
Обеспеченность организации трудовыми ресурсами (планирование, привлечение, отбор, адаптация работников)
|
Обеспечение достаточного количества претендентов на вакантные рабочие места требуемой квалификации, разработка программ адаптации вновь принятых работников
|
Определение конкретных профессионально-квалификационных требований к работникам в соответствии с применяемой технологией
|
Планирование оптимальной численности персонала, рациональное распределение рабочей силы, сокращение сроков адаптации вновь принятых работников
|
Использование персонала (организация и охрана труда)
|
Организация новых рабочих мест под расширенное воспроизводство и выпуск новой продукции, разработка необходимых регламентов
|
Реконструкция рабочих мест (по определенным профессиям) на основе внедрения современной технологии
|
Снижение затрат труда на основе совершенствования планировки рабочих мест и рационализации трудовых процессов, совершенных форм разделения и кооперации труда
|
Развитие персонала (повышение квалификации, формирование кадрового резерва, трудового пути)
|
Разработка программ повышения квалификации в связи с освоением нового вида продукции, проведение цикла занятий по охране труда и пр.
|
Разработка программ повышения квалификации работников, направленных на освоение новых технологий, повышение качества продукции,
|
Оптимизация затрат на повышение квалификации работников
|
Мотивация и стимулирование персонала
|
Разработка систем стимулирования выпуска нового продукта, повышения производительности труда
|
Разработка поощрительных систем, стимулирующих высокое качество продукции
|
Обзор заработной платы на рынке труда по требуемым профессиям с соответствующей квалификацией.
Оптимизация затрат на персонал.
|
Другими эффективными инструментами анализа соответствия СУП целям организации является построение дерева целей и матрица распределения ответственности. Это инструментарий управленческого анализа, дающий возможность проанализировать согласованность и последовательность декомпозиции целей, а также проверить правильность распределения ответственности за их реализацию.
Важным направлением аудита системы управления персоналом является ее структурное обеспечение и характеристика кадровых процессов, их соответствия современным требованиям. Алгоритм аудита организационной структуры службы управления персоналом представлен на рис.2.
1.Анализ целей функции управления персоналом
На соответствие стратегии развития организации
Анализ количественно-качественных характеристик кадровой политики
Анализ (построение) дерева целей
2.Оценка набора функций по управлению персоналом
Определение достаточности функций по управлению персоналом для реализации стратегии развития организации и кадровой политики
3.Оценка влияния факторов на структуру кадровой службы
Выявление несоответствия параметров по факторам воздействия
4.Анализ численности специалистов кадровой службы
Анализ равномерности распределения работ и загруженности работников
Использование функционально-целевой модели для оценки структурного обеспечения выполнения функций УП
Аналитическая таблица «оценка факторов воздействия на оргструктуру сл.УП»
Матрица распределения административных задач управления (РАЗУ)
Рис.2. Алгоритм аудита организационной структуры службы УП.
Аудит кадровых процессов, используемых технологий еще не достаточно проработан в методическом плане. Аудит по функциям управления персонала с основными параметрами диагностики, исследовательский инструментарий представлен в таблице 4.
Таблица 4.
Аудит кадровых процессов
Основные кадровые процессы организации
| Параметры диагностики |
Разработка кадровой политики и стратегии персонала
|
Оценка соответствия целей развития организации, целям системы управления персоналом. Анализ кадровой политики с точки зрения ее воздействия на основные кадровые процессы и соответствия стратегии развития предприятия.
|
Определение потребности в трудовых ресурсах
|
Количественная оценка имеющихся трудовых ресурсов, оценка методов планирования потребного количества трудовых ресурсов, будущей потребности в кадрах в соответствии с целями, условиями и перспективами развития организации.
|
Набор и отбор персонала
|
Анализ внешнего движения кадров. Определение основных проблем, влияющих на высокую текучесть. Выявление частных параметров текучести: категории, профессии, пол, преобладающий возраст, основные причины. Изучение возможностей ликвидации причин, вызывающих текучесть кадров. Изучение способов распространения информации о потребности в персонале, используемых способов набора. Оценка качества и результативности программ отбора персонала (в соответствии с профессиональными и личными качествами претендента на вакантную должность).
|
Адаптация персонала
|
Изучение используемых процедур адаптации, их влияния на закрепление кадров, оценка их эффективности (текучесть кадров, отработавших на предприятии год и менее, изучение содержания конфликтов новичков).
|
Развитие персонала: обучение и повышение квалификации, развитие трудовой карьеры.
|
Изучение содержания кадровой политики в области развития персонала, ее адекватность перспективам развития организации. Определение соответствия трудового потенциала потребностям производства. Анализ системы обучения и повышения квалификации персонала (цели обучения, формы и программы обучения и повышения квалификации, количество прошедших обучение, в том числе по категориям персонала и должностям, качественная оценка обучающих программ, анализ издержек на профессиональное обучение). Анализ системы оценки эффективности обучения (выделение параметров оценки: количество персонала, затраты, практическая ориентированность программ, фактические результаты, изменение мотивации к труду и т.п.).
Оценка методов планирования карьеры, реальное состояние формирования трудового пути работников, определение возможностей реализации плана деловой карьеры.
|
Оценка и аттестация персонала.
|
Анализ используемых методов оценки, наличие оценочных критериев, их соответствие конкретным должностям. Изучение результатов оценки и их использования. Изучение существующей методики аттестации персонала, периодичности ее проведения, выводов и решений, принимаемых по результатам аттестации.
|
Мотивация и стимулирование персонала
|
Диагностика и определение уровня мотивации работников. Определение причин низкой мотивации. Оценка программы мотивации и стимулирования труда работников в соответствии со стратегическими ориентирами развития организации.
|
Развитие организационной культуры
|
Диагностика организационной культуры. Определение положительных и отрицательных характеристик организационной культуры, влияющих на имидж предприятия, мотивацию и трудовое поведение работников.
|
Управление социально-психологической ситуацией
|
Диагностика социально-психологического климата и оценка уровня социальной напряженности в коллективе. Определение влияния организационной культуры на поведение работников. Определение типа управленческой команды и анализ отношений по линиям: руководитель-подчиненный, между сотрудниками, работник-клиент.
|
Рассмотренные аспекты аудита системы управления персоналом свидетельствуют о сложности и многогранности исследовательских процессов. Но получить достаточно полную и объективную информацию о деятельности системы управления персоналом и ее эффективности можно только при комплексной экспертизе по всем направлениям аудита1.
|
