[Введите текст] [Введите текст] [Введите текст]
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Карла Либкнехта, 69
г. Киров обл., 610019
тел. 64-79-78; факс (8332) 64-69-31
e-mail: departament @ cultura. kirov. ru
|
|
Руководителям муниципальных архивов, специалистам архивного дела администраций
муниципальных образований
Кировской области
|
|
№
|
|
|
|
На №
|
|
|
г. Киров 610004
|
О планировании работы муниципальных
архивов на 2016 год и отчётности
за 2015 год
В соответствии с письмом Росархива от 04.09.2015 № 4/2009-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2016 г. и их отчетности за 2015 г.» основной задачей архивов Кировской области на 2016 год станет сохранение достигнутых в последние годы значений объемных и качественных показателей основной деятельности путем концентрации имеющихся финансовых, материальных и трудовых ресурсов, обеспечение условий хранения архивных документов, повышение качества и доступности муниципальных и государственных услуг в области архивного дела в соответствии с интересами и потребностями граждан, внедрение информационных технологий в деятельность архивов.
При планировании работы на 2016 год считаем целесообразным предусмотреть:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учёта документов:
соблюдение охранного режима, в том числе в случаях замены вневедомственной полицейской охраны на другие формы физической защиты зданий и помещений; незамедлительное информирование министерства культуры Кировской области обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);
принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в т. ч. противопожарного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического;
соблюдение требований по организации хранения и учёту архивных документов, в том числе организации выдачи документов из хранилищ;
проведение мероприятий по плановой паспортизации муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2016, а также архивов организаций-источников комплектования муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2015;
проведение цикличной проверки наличия и состояния документов, исходя из положения о необходимости проверки всего объема хранящихся в муниципальном архиве документов 1 раз в течение 10 лет (п. 2.11.5 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»);
продолжение выверки учётных данных БД «Архивный фонд» версии 3.0 и представление уточнённых сведений в министерство культуры Кировской области (далее – министерство) для конвертации в усовершенствованную версию базы данных (при планировании заполнения БД «Архивный фонд» указывать количество описаний фондов, количество описаний описей; для тех, кто заполняет раздел «Дело», – количество описаний единиц хранения).
в сфере комплектования:
внедрение в практику работы муниципальных архивов и организаций – источников их комплектования Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526, зарегистрированных Министерством юстиции РФ (рег. № 38830 от 07.09.2015);
проведение анализа итогов паспортизации организаций – источников комплектования муниципальных архивов, осуществлённой в 2015 году, на предмет проверки качества заполнения паспортов архивов, а также сводных учётных данных и пояснительных записок к ним;
представление в министерство списков организаций – источников комплектования (списков №1) муниципальных архивов для согласования ЭПК при министерстве в соответствии с методическими рекомендациями «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов» в случае внесения изменений;
организацию работы по упорядочению и приёму документов Архивного фонда Российской Федерации в муниципальные архивы в соответствии с утвержденными руководством архивов и согласованными с организациями – источниками комплектования планами-графиками;
активизацию работы по включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации в первую очередь тех организаций, которые имеют задолженность по упорядочению архивных документов;
приём документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх законодательно установленных сроков временного хранения; строгое соблюдение установленных сроков передачи документов организациями на постоянное хранение;
организацию работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства;
продолжение работы по заключению договоров (соглашений) о сотрудничестве в сфере архивного дела с негосударственными организациями, расположенными на территории муниципальных образований;
оказание методической помощи в организации хранения, учёта и использования документов, образовавшихся в деятельности организаций –источников комплектования муниципального архива;
активизацию подготовки положений об архивах и экспертных комиссиях организаций – источников комплектования;
своевременное информирование и оперативное представление в министерство соответствующих документов при выявлении фактов нарушений законодательства в области архивного дела.
в сфере использования архивных документов:
участие в мероприятиях в рамках реализации государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016–2020 годы»;
информационное обеспечение мероприятий органов местного самоуправления, в том числе связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории;
предоставление муниципальными архивами услуг в электронном виде в рамках взаимодействия с отделениями Пенсионного Фонда РФ, МФЦ и через Портал государственных и муниципальных услуг Кировской области;
внедрение в муниципальных архивах административных регламентов предоставления государственных услуг, осуществляемых органами местного самоуправления в рамках переданных государственных полномочий Кировской области, утвержденных постановлениями Правительства Кировской области в 2014 году;
подготовку и проведение историко-документальных выставок.
в сфере внедрения информационно-коммуникационных технологий
осуществление совместной деятельности муниципальных архивов и Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Кировской области по обмену документами в электронном виде;
представление ежеквартальной отчетности в министерство о количестве принятых и исполненных запросов, поступивших в рамках ЭД с органами Пенсионного фонда;
представление предложений по наполнению страницы муниципального архива на портале «Архивы Кировской области» (представить с годовыми отчетами к 25.12.2015).
в сфере реализации полномочий Кировской области по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, относящихся к собственности области и находящихся на территории муниципального района:
расходование выделяемых субвенций в соответствии с Порядком предоставления и расходования субвенций по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации (постановление Правительства Кировской области от 05.02.2013 № 194/45);
усиление контроля за использованием выделенных субвенций и своевременным их расходованием в полном объеме;
ежемесячно, не позднее 12 числа месяца, следующего за отчетным периодом, представление оперативной отчетности в электронном виде о расходовании субвенций и заявку на перечисление субвенций в муниципальное образование на текущий месяц (в отдел экономического прогнозирования, бухгалтерского учета министерства);
ежеквартально, не позднее 12 числа месяца, следующего за отчетным периодом, представление отчетности на бумажном носителе (с визами руководителя и главного бухгалтера и заверенной печатью) о расходовании субвенций (в отдел экономического прогнозирования, бухгалтерского учета министерства);
заполнение ежеквартальной заявки на расходование субвенций на предстоящий квартал до 15 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу (до 15 декабря – на I кв., до 15 марта – на II кв., до 15 июня – на III кв., до 15 сентября – на IV кв.) и представление ее в отдел экономического прогнозирования, бухгалтерского учета министерства);
представление ежеквартального отчёта Показатели работы по выполнению государственных полномочий Кировской области по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к собственности области, находящихся на территории муниципального района (городского округа) и хранящихся в муниципальном архиве (к 5-му числу месяца, следующего за отчётным кварталом, в отдел по делам архивов министерства).
в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:
участие в областном совещании по итогам работы за 2015 год и задачам на 2016 год (март 2016 года);
представление новостных материалов о наиболее интересных мероприятиях и событиях, прошедших при участии архивов, на портал «Архивы Кировской области» (www.archiv-kirov.ru) в течение года;
представление в министерство планово-отчетной документации согласно форме, определенной приказом Росархива от 12.10.2006 № 59 с изменениями внесёнными приказом Росархива от 10.08.2015 № 58;
повышение квалификации архивистов, в т. ч. путем проведения стажировок по вопросам архивного дела на базе министерства (по специальному плану), представление в министерство заявок на проведение стажировок в 2016 году, указав тематику, сроки и наименования должностей специалистов муниципальных архивов, желающих принять участие в стажировках до 17.11.2015 (только в электронном виде на адрес электронной почты: archiv-kirov@yandex.ru).
Муниципальные архивы представляют в министерство до 01 декабря 2015 года следующие документы по планированию:
Статистическая форма № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности на 2016 год» (форма с внесёнными изменениями согласно приложению № 1). Памятка по заполнению годовой статистической формы № 1 с внесёнными изменениями находится в приложении № 2.
Показатели основных направлений развития архивного дела в районе на 2016 год (форма с внесёнными изменениями согласно приложению № 3).
Пояснительная записка к Показателям основных направлений развития архивного дела в районе на 2016 год.
Планы и отчеты представляются в министерство в бумажном формате (дублировать в электронном виде на адреса электронной почты кураторов).
План на 2016 год представляется без разбивки по полугодиям.
Планы работы муниципальных архивов и графики приема-упорядочения дел в организациях района представляются на утверждение главе администрации муниципального образования, графики приема дел согласовываются с руководителями организаций-источников комплектования.
Информация для планирования! Напоминаем, что в 2016 году (на 01.01.2017) документы муниципальной формы собственности должны быть приняты в муниципальный архив по 2010 год включительно (обл. собственность – 2005 г.), упорядочены по 2013 год включительно.
Последнее заседание ЭПК намечено на 23.12.2015.
До 25 декабря 2015 года представляются в министерство формы отчётности:
Статистическая форма № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности за 2015 год» согласно приложению № 1. Памятка по заполнению годовой статистической формы № 1 с внесёнными изменениями находится в приложении № 2.
Показатели основных направлений развития архивного дела в районе за 2015 год согласно приложению № 3.
Пояснительная записка к Показателям основных направлений развития архивного дела в районе за 2015 год.
Паспорт муниципального архива на 01 января 2016 года (приложение № 1 к Регламенту государственного учёта документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (далее – Регламент) Приложение № 4.
Паспорта муниципальных музеев и библиотек на 01 января 2016 года (приложение № 1 к Регламенту, инструкция по заполнению паспорта находится в Электронном бюллетене № 4).
Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования ... районного, городского архива (далее – список № 1) на 01 декабря 2015 года (приложение № 6 к Регламенту). Приложение № 5.
Напоминаем, что конечной датой учёта дел, хранящихся в организациях списка № 1, при заполнении данных Сведений ... в 2015 году является 2012 год включительно. Хранящимися сверх срока считаются дела: в организациях муниципальной формы собственности – сверх 2009 года, областной – сверх 2004 года, федеральной – сверх 1999 года.
Сведения о состоянии упорядочения и приема дел по каждой организации списка № 1. Представляется полностью список № 1 с отметками – по какой год описи утверждены ЭПК, по какой год приняты дела.
Отчет о численности, составе и движении работников архивных органов и учреждений на 01.01.2016 с сопроводительной запиской (статформа № 1-к) с указаниями по заполнению согласно приложению № 6 (в редакции приказа Росархива от 08.04.2014 № 32).
Таблица «Сведения о статусе муниципального архивного учреждения, количестве работающих, наименовании их должностей, отношении к муниципальной службе по состоянию на 01.01.2015 и на 01.01.2016» согласно приложению № 7.
Отчет Показатели работы по выполнению государственных полномочий Кировской области по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к собственности области и хранящихся в муниципальном архиве за 4-й квартал и год согласно приложению № 8 (пояснения к заполнению таблицы содержатся в приложении № 9).
Список фондов, содержащих документы областной формы собственности на 01.01.2016, в электронном виде по форме предыдущей отчетности.
Электронные и бумажные копии принятых органами местного самоуправления постановлений и распоряжений в области архивного дела.
Копия БД «Архивный фонд» (версия 3.0) (в текстовом отчете следует указать количество вновь введённых в отчетном 2015 году в БД описаний фондов, описаний описей, для тех, кто заполняет раздел «дело», – описаний единиц хранения).
Сведения, отражающие степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность муниципальных архивов по следующим направлениям:
1) количество компьютеров в муниципальном архиве всего, в том числе приобретенных в 2015 году (учитываются компьютеры класса Pentium-IV и более поздней модификации);
2) количество компьютеров, объединённых в локальную сеть;
3) наличие подключения к сети Интернет (если есть, то укажите тип подключения -ADSL (высокоскоростное), беспроводное, модем, оптическое волокно);
4) количество компьютеров, имеющих выход в Интернет;
5) используемое программное обеспечение;
6) адрес электронной почты архива.
До 29 декабря 2015 года в министерство представляется отчёт о расходовании выделенных субвенций за 4 квартал и год в бумажном формате и электронном виде (archiv-kirov@yandex.ru).
Приложение: на 25 л. в 1 экз.
И.о. министра Т.С. Мазур
Смирнова Людмила Николаевна
(8 8332) 38-16-87
Киреева Наталия Леонидовна
(8 8332) 38-19-04
Приложение № 1
Кому представляется _______________________
Кем представляется ________________________
СТАТИСТИЧЕСКАЯ ФОРМА № 1
(годовая)
Утверждена приказом Федерального архивного агентства от 12.10.2006 № 59
Представляется на бумажном носителе и электронной форме
ПОКАЗАТЕЛИ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ И РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
на/за 20__г.
Наименование организации -
|
|
Представляют
|
Сроки представления плана
|
Сроки представления отчета
|
Федеральные государственные архивы, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела
|
05 декабря года, предшествующего планируемому
|
15 февраля года, последующего за отчетным
|
Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации*
код
стро-
ки
|
Виды работ
|
(единицы хранения)
|
Примечание
|
на бумажной основе
|
кино
|
фото
|
фоно
|
видео
|
страховой фонд
|
А
|
Б
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
101
|
Реставрация
|
|
|
|
|
|
|
|
102
|
Физико-химическая и техническая обработка
|
|
|
|
|
|
|
|
103
|
Создание страхового фонда
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дополнение
|
Графа 1, стр.101
|
|
Графа 1, стр.103
|
|
|
|
|
листов
|
|
|
кадров
|
|
|
|
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
код
|
Виды работ
|
(единицы хранения)
|
(усл.
ед.)
|
строки
|
управленческая
документация
|
личного происхождения
|
НТД
|
кино
|
фото
|
фоно
|
видео
|
по лич.
составу
|
«Архивная Россика»
|
А
|
Б
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
201
|
Прием документов
|
от организаций
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
202
|
от граждан
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
203
|
Включение документов в состав Архивного фонда РФ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Создание учетных БД и автоматизированного НСА
код
строки
|
Виды работ
|
единица измерения
|
включено
|
Примечание
|
А
|
Б
|
В
|
1
|
2
|
301
|
Ведение АСГУ документов Архивного фонда РФ
|
фонд
|
|
|
302
|
Ведение автоматизированного НСА
|
единица хранения
|
|
|
303
|
Ведение государственных реестров уникальных документов
|
документ
|
|
|
Предоставление информационных услуг и использование документов
код
строки
|
Проведение информационных мероприятий
|
Исполнение социально-правовых запросов
|
Посещение читального зала
|
Посещение web-сайта/
страницы
|
Пользователи архивной информацией
|
Выдача документов пользователям
|
Рассекречивание документов
|
А
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
401
|
|
|
|
|
|
|
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
Материально-техническая база**
Код
строки
|
Площадь помещений (кв.м)
|
Прирост протяженности архивных папок (пог.м.)
|
оснащенных современными системами пожарной сигнализации
|
оснащенных современными системами охранной сигнализации
|
оснащенных действующими системами автоматического пожаротушения
|
введенных в эксплуатацию
(новых или реконструированных)
|
А
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
501
|
|
|
|
|
|
Примечание
|
|
|
|
|
| |
