УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «ОСК»
________________________
«____»_____________2014г.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
к информационной системе для ведения бухгалтерского, налогового, управленческого учета ООО «Объединенная сервисная компания», необходимые в целях формирования коммерческих предложений на разработку технического задания и внедрения системы в эксплуатацию.
Заместитель директора по ресурсам ________________________ О.В.Цепкин
Начальник коммерческого управления ______________________ А.Е.Булгачев
Начальник управления экономики и финансов ________________К.И.Точилкин
Оглавление
Общие требования
Название закупки:
Запрос коммерческих предложений на выполнение работ по разработке и внедрению автоматизированной информационной системы уровня ERP на базе платформы 1С:Предприятие 8 (далее по тексту «система ERP») для Общества с ограниченной ответственностью «Объединенная сервисная компания».
Наименование Заказчика:
Общество с ограниченной ответственностью «Объединенная сервисная компания» (далее ООО «ОСК»).
Информация:
ООО «Объединенная сервисная компания» - организация, объединенная из дочерних общество ОАО «ММК» путем постепенного перевода деятельности данных обществ к крупному дочернему обществу ООО «Электроремонт».
1.1 Общие сведения
Настоящий документ представляет собой требования для запроса коммерческих предложений на выполнение работ по разработке и внедрению автоматизированной информационной системы (АИС), предназначенной для ведения бухгалтерского, налогового учета, процесса бюджетирования, складского учета МПЗ, учета потребности цехов и функций снабжения на базе системы ERP.
Используемые термины и сокращения
Таблица 1. Используемые термины и сокращения.
Термины, сокращения
|
Определения
|
АИС
|
Автоматизированная информационная система ведения бухгалтерского, налогового, управленческого учета.
|
Предприятие
|
ООО «ОСК» - заказчик настоящего проекта
|
Заказчик
|
ООО «ОСК» - заказчик настоящего проекта
|
Участник
|
Юридическое лицо, предоставляющее коммерческое предложение на выполнение работ в рамках Проекта
|
ПО
|
Программное обеспечение
|
УП
|
Учетная политика Общества для целей ведения бухгалтерского,
налогового и управленческого учета.
|
Система ERP
|
Программный продукт уровня ERP на базе платформы «1С:Предприятие 8»
|
СУБД Microsoft SQL Server
|
Система управления базами данных Microsoft SQL Server
|
БУ и НУ
|
Бухгалтерский и налоговый учет
|
ДДС
|
Движение денежных средств
|
НСИ
|
Нормативно-справочная информация
|
ОС и НМА
|
Основные средства и нематериальные активы
|
ТМЦ
|
Товарно-материальные ценности
|
ЗП
|
Заработная плата
|
НДС
|
Налог на добавленную стоимость
|
АСУ ТОИР
|
Информационная система для учета ТОиР (разработчик ООО «Электроремонт»)
|
Цель проведения работ
Создание АИС для автоматизации бухгалтерского и налогового учетов, процессов бюджетирования, складского учета, учета заявок на приобретение МТР, производственного учета в системе ERP, а также выполнение интеграций с модулем КИС ОАО «ММК» в части систем «Снабжение», «Дебиторская и кредиторская задолженность», «Договоры», «Учет заработной платы» и системой АСУ ТОиР, внедренной на предприятии для учета расхода МПЗ.
1.3 Требования к месту выполнения работ:
Работы выполняются в ООО «ОСК» по адресу:
455000, Челябинская обл., Магнитогорск г., пр. Пушкина, дом 7
1.4 Требования к срокам выполнения работ:
Начало реализации проекта:
01.09.2014
Окончание реализации проекта:
30.09.2015
Разбивка проекта по этапам:
01.09.2014 – 31.10.2014 – Написание технического задания
01.11.2014 – 31.12.2014 – Описание концептуальной модели
01.01.2015 – 31.03.2015 – Проектирование и конфигурирование системы
01.04.2015 – 30.06.2015 – Опытная эксплуатация
01.07.2015 – 30.09.2015 – Опытно-промышленная эксплуатация
С 01.10.2015 - Промышленная эксплуатация
Требования к выполнению работ
2.1 Объект автоматизации
Объектом автоматизации является бухгалтерский, налоговый, складской, производственный учет в системе ERP.
Предметом деятельности Общества являются ремонты, изготовление, техническое обслуживание электрооборудования, энергооборудования, механического, вентиляционного оборудования, электромонтажные работы, общестроительные работы, производство строительных и отделочных работ, проектная деятельность.
Общество оказывает услуги промышленного и непромышленного характера:
- ремонт, производство, техническое обслуживание электрооборудования, энергооборудования, вентиляционного и механического оборудования;
- электромонтажные работы;
- СМР энергооборудования;
- СМР инженерного оборудования зданий и сооружений;
- производство строительных и отделочных работ;
- проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;
- проектная деятельность;
- оказание транспортных услуг;
Все виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством РФ и определены Уставом ООО «ОСК». На основные из них имеются специальные разрешения (лицензии).
2.2 Организационные рамки
АИС, создаваемая в рамках проекта, предназначена для автоматизации процессов сбора, обработки и анализа информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности Предприятия.
Объектами автоматизации в рамках этого Проекта являются следующие бизнес-процессы, выстроенные по приоритету от большего к меньшему (в части планирования графика внедрения):
- Бухгалтерский учет;
- Налоговый учет;
- Складской учет (снабжение);
- Бюджетирование доходов, расходов;
- Интеграции с другими ИС (КИС ОАО «ММК»)
2.3 Организация проекта
Участник должен представить План-график выполнения работ в соответствии с определенным организационным и функциональным объемом.
Участник должен предоставить описание Методологии реализации Проекта с указанием логических этапов проекта, каждый из которых должен заканчиваться определенным набором отчетных документов, подтверждающих проведенные работы в рамках этапа.
2.4 Требования к составу документации, разрабатываемой в рамках проекта.
В ходе реализации проекта должны быть разработаны отчетные и рабочие документы проекта.
Полное описание этапов проекта и результатов должно быть представлено Участником в составе предложения. Возможные результаты по этапам проекта приведены в табл.2.
Таблица 2. Результаты этапов проекта
Этап (возможное название)
|
Возможные отчетные результаты
|
Подготовка проекта
|
Устав Проекта;
План управления проектом;
Базовый план проекта;
|
Обследование бизнес-процессов и используемых решений 1С
|
Описание и схемы процессов учета;
Требования Заказчика к ведению бухгалтерского и налогового учета, бюджетированию, складского, производственного учета;
Требования заказчика к первичным документам и отчетным формам;
Отчет об обследовании, включающий описание учета и используемых решений, структуру системы и их взаимодействия, а также выявленные проблемы;
Протокол предварительного обучения ключевых пользователей.
|
Разработка проектного решения
|
Технический проект и Частные технические задания на реализацию функциональности и отчетных форм в системе.
|
Реализация и тестирование
|
|
Программа испытаний;
Протоколы тестирования;
Реестр проблем;
Пользовательская документация (инструкции и регламенты); Документация по администрированию;
Протокол обучения пользователей;
План запуска системы в эксплуатацию;
|
Опытно-промышленная эксплуатация
|
|
Протоколы проведения испытаний;
Протокол загрузки начальных данных;
Реестр проблем;
Протокол сверки данных за период;
Протоколы о готовности к промышленной эксплуатации; Проект приказа о переводе в промышленную эксплуатацию.
|
Общие требования к системе
3.1 Требования к функциональности системы
Новая АИС должна быть разработана на программной платформе «1С:Предприятие» с максимально возможной степенью использования типовых функций конфигурации в режиме клиент-сервер на базе СУБД Microsoft SQL Server. Все дополнительные настройки, программные доработки, перенос начальных остатков и тестирование готовой системы должны быть произведены с применением стандартных средств.
Основные типовые функциональные области и модули применения системы ERP для предприятия Заказчика в рамках проекта автоматизации:
Бухгалтерский учет:
1. Раздел «Учет товаров, реализации»:
1.1. Отражение в программном продукте операции по поступлению на склад продукции (доработка печатных форм).
1.2. Отражение в программном продукте операций, связанных с реализацией товаров, продукции и оказанием услуг (доработка документа, доработка печатных форм).
1.3. Отражение в программном продукте информации из плановой калькуляции (спецификации).
1.4.Формирование в программном продукте отчетов по поступлению и реализации продукции, товаров (услуг) (разработка отчета).
1.5. Отражение в программном продукте операции по списанию товаров.
1.6. Формирование в программном продукте инвентаризационных описей, и отражение результатов инвентаризации.
1.7. Отражение в программном продукте прочих операций по учету готовой продукции.
2. Раздел «Учет ТМЦ»:
2.1.Отражение в программном продукте информации по поступлению ТМЦ (разработка обработки загрузки данных из КИС ОАО «ММК», статьи ДДС, доработка документа, доработка печатных форм, разработка выгрузки оперативных данных в АСУ ТОиР).
2.2.Оформление доверенностей (разработка загрузки из файлов EXCEL, доработка форм).
2.3.Отражение в программном продукте информации по перемещению ТМЦ (доработка форм, разработка печатных форм, автоматическое заполнение из документов оснований (поступление, заявка на внутреннее потребление), разработка выгрузки оперативных данных в АСУ ТОиР).
2.4.Отражение в программном продукте операций по списанию ТМЦ (доработка форм, разработка печатных форм, автоматическое заполнение из документов основания (перемещение, поступление, заявка на внутреннее потребление), разработка выгрузки оперативных данных в АСУ ТОиР).
2.5.Отражение в программном продукте операций (документов) по учету инвентаря, хоз. принадлежностей, спецодежды, оснастки. Учет спецодежды по нормам и срокам выдачи по сотрудникам предприятия, формирование реестров для выдачи спецодежды (разработка регистров, разработка процедуры автоматического заполнения карточек по выдаче спецодежды, разработка печатных форм). Разработка документа для отражения перемещения спецодежды и хоз. инвентаря между сотрудниками предприятия. (разработка регистров сведений норм и сроков выдачи спецодежды).
2.6. Разработка процедуры актуализации сотрудников для выдачи спецодежды и инструментов в эксплуатации и контроля выдачи спецодежды по нормам и срокам эксплуатации.
2.7. Формирование в программном продукте инвентаризационных описей, и отражение результатов инвентаризации.
2.8. Отражение в программном продукте прочих операций по учету ТМЦ.
2.9. Разработка отчета по анализу списания материальных ценностей с возможностью настройки период получения данных отчета.
2.10. Изменить процедуру ввода начальных остатков по МТР с учетом характеристики «Дата последнего движения по позиции».
2.11. Разработка отчета по анализу материалов без движения.
3. Раздел «Учет расчетов»:
3.1.Отражением в программном продукте информации по услугам сторонних организаций (доработка документа «Поступление товаров и услуг», статьи ДДС).
3.2. Отражение в программном продукте операций по учету расходов будущих периодов.
3.3. Отражение в программном продукте операций по взаимозачетам (доработка печатных форм).
3.4.Акт сверки расчетов (разработка процедуры автоматического формирования актов сверки за указанный период, доработка печатных форм).
3.5. Формирование в программном продукте инвентаризационных описей, и отражение результатов инвентаризации расчетов (разработка печатных форм).
3.6.Организация в программном продукте операций по расчетам с подотчетными лицами.
3.7. Отражение в программном продукте прочих операций по учету расчетов.
4. Раздел «Учет денежных средств»:
4.1. Отражение в программном продукте операций по учету наличных денежных средств.
4.2. Отражение в программном продукте операций по учету безналичных денежных средств (разработка выгрузки (интеграции) с КИС ОАО «ММК»).
4.3.Формирование отчетов по движению денежных средств.
4.4. Отражение в программном продукте прочих операций по учету кредитов и займов.
4.5. Формирование в программном продукте инвентаризационных описей, актов и отражение результатов инвентаризации.
4.6. Отражение в программном продукте прочих операций по учету денежных средств.
5. Раздел «Учет затрат, себестоимости, НЗП»:
5.1. Формирование в программном продукте операций по распределению общепроизводственных и общехозяйственных расходов, согласно учетной политике (доработка форм отчетов, настройка распределения счетов для бухгалтерского и управленческого учета).
5.2.Формирование в программном продукте операций по распределению счета бухгалтерского учета (расходы на доставку ТМЦ), согласно учетной политике (доработка форм, статья ДДС).
5.3.Организация в программном продукте наполнения счетов затрат в соответствии со справочником «Статьи затрат» «Подразделения».
5.4.Организация в программном продукте наполнения справочника «Виды продукции, работ, услуг (номенклатурные группы)» в соответствии с кодами ОКВЭД данных видов деятельности.
5.5. Разработка документа для отражения работ одного подразделения предприятия для другого (внутренние услуги) с указанием суммовых характеристик услуг, работ, товаров (разработка документа, разработка печатных форм, разработка реестра).
5.6. Организация в программном продукте формирования себестоимости (выручка по участкам (подразделениям) предприятия с учетом внутренних услуг участков (подразделений) заказчика).
5.7.Формирование производственных отчетов (разработка форм).
5.8.Доработка программы по расчету себестоимости (продукция, услуги), согласно требований учетной политики (в т ч. печатная форма).
5.9. Доработка формирования себестоимости отгруженной продукции. согласно требованиям учетной политики.
5.10. Формирование в программном продукте инвентаризационных описей, и отражение результатов инвентаризации.
5.11.Доработка отчет план-факт (себестоимость производства и реализации продукции, работ, услуг),
5.12. Отражение в программном продукте остатков по незавершенному производству (доработка форм, разработка печатной формы).
5.13. Отражение в программном продукте прочих операций по учету затрат и формированию себестоимости выпуска и оказания услуг.
5.14. Разработка отчета о себестоимости подразделений с учетом внутренних услуг и получение подробной аналитики по счетам учета затрат основного и общепроизводственного учета.
6. Раздел «Учет основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов
и нематериальных активов»:
6.1. Отражение в программном продукте операций по учету поступления ОС и оборудования, требующего монтажа.
6.2. Отражение в программном продукте операций по учету передачи оборудования в монтаж.
6.3. Отражение в программном продукт операций по учету ввода в эксплуатацию.
6.4. Отражение в программном продукте операций по начислению амортизации.
6.5. Отражение в программном продукте операций по учету модернизации и реконструкция.
6.6. Отражение в программном продукте операций по учету перемещения ОС и МЦ.
6.7. Отражение в программном продукте операций по консервации, расконсервации объектов ОС и МЦ.
6.8. Отражение в программном продукте операций по передаче в аренду объектов.
6.9. Отражение в программном продукте операций по списанию ОС и МЦ.
6.10.Отражение в программном продукте операций по продаже ОС и МЦ,
6.11.Доработка в программном продукте отчетов по ОС и МЦ (по требованию Заказчика).
6.13 Отражение в программном продукте операций по учету НМА.
6.14. Организация забалансового учета МЦ (аренда, прочее).
6.15. Формирование в программном продукте инвентаризационных описей, и отражение результатов инвентаризации.
6.16. Отражение в программном продукте прочих операций по учету ОС, МЦ и НМА.
7. Раздел «Учет заработной платы»:
7.1.Разработка процедуры загрузки сводных данных о начисленной зарплате, начисленных страховых взносах, начисление резервов на отпуска, прочих начислений и данных об удержаниях из заработной платы из программы, используемой на предприятии для учета кадрового учета и заработной платы (регистр сведения (соответствия), разработка процедуры загрузки данных из файла, формата DBF).
7.2. Отражение в программном продукте прочих операций по учету расчетов по заработной плате.
8. Раздел «Учет налогов»:
8.1.Учет НДС (в т. ч. восстановление НДС),
8.2.Учет налога на прибыль,
8.3.Учет прочих налоговых платежей,
8.4.Регламентированная отчетность,
8.5.Инвентаризация,
8.6.Прочие операции по учету налогов.
9. Раздел «Бюджетирование»
9.1. Отражение в программном продукте операции по учету заявок на расходование денежных средств (доработка документа, разработка печатной формы, разработка автоматического заполнения документа).
9.2. Отражение в программном продукте операции по учету планируемых поступлений.
9.3. Доработка и настройка (по требованиям Заказчика) отчета о выполнении бюджета платежей, как расходуемых денежных средств (платежи поставщиками и др.), так и платежей за выполненные работы и услуги (поступление денежных средств от покупателей).
10. Раздел «Снабжение»
10.1. Отражение в программном продукте операций по учету заявленной подразделениям потребности в материальных ценностях (доработка формы, разработка печатной формы».
10.2. Разработка документа для возможности корректировки заявленной потребности подразделениями-заказчика по материальным ценностям.
10.3. Разработка и настройка вариантов отчета-мониторинга для анализа выполнения заявок по обеспечению подразделений материальными ценностями (заказано-законтрактовано-получено).
10.4. Разработка процедуры формирования документов «Заказ поставщику» для контроля законтрактованной позиций МТР, заказанных участками (подразделениями).
11. Раздел «Интеграции»
11.1. Разработка процедур выгрузки данных в КИС ОАО ММК «Снабжение». Процедура производит выгрузку данных по поступлению МПЗ, остаткам МПЗ, списанию МПЗ, данные о счетах-фактурах полученных.
11.2. Разработка процедур выгрузки данных в КИС ОАО ММК «Казначейство». Процедура производит выгрузки данных о дебиторской и кредиторской задолженности, остатках дебиторской, кредиторской задолженности, в разрезе каждого документа.
11.2. Разработка процедур обмена данных с КИС ОАО ММК «Договоры». Процедура производит трехсторонний обмен между система «КИС Договоры»-ИС «1С: Бухгалтерия», «КИС Договоры»-«КИС Казначейство» для синхронизации и исключению дублирования информации в ИС.
11.3 Разработка процедур обмена данных с КИС ОАО ММК «Номенклатура(СНБ)». Процедура производит загрузку данных в справочник «Номенклатура».
Налоговый учет:
Организация в программном продукте ведения (наполнения информацией) регистров налогового учета, при необходимости используя информацию из регистров (данных) бухгалтерского учета.
Формирование регистров по участкам учета:
-основные средства (в т.ч. начисление амортизационной премии),
-регистр доходов (в т.ч. внереализационных),
-регистры прямых и косвенных расходов и внереализационных расходов,
-прочие вспомогательные регистры налогового учета.
Регистры налогового учета формируются (наполняются информацией) с учетом требований учетной политики для целей ведения налогового учета.
Формирование отклонений, согласно ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций».
Таким образом, в рамках Проекта должна быть создана АИС, позволяющая отразить выполнение следующих задач:
Сбор, обработку и предоставление информации о хозяйственной деятельности Предприятия в рамках автоматизируемых бизнес-функций,
Предоставление отчетности по результатам обработки информации.
Состав автоматизированных функций АИС должен обеспечивать возможность снижения объема рутинных операций персонала, повышению качества организации учета.
Все подсистемы должны быть интегрированы для обеспечения функциональных взаимосвязей и исключения дублирования ввода информации.
Организация учета в системе должна быть построена в соответствии с Общества на основании учетной политики ООО «Объединенная сервисная компания».
3.2 Требования к структуре системы
АИС должна иметь следующую структуру:
Подсистема управления НСИ – предназначена для централизованного ведения справочников и классификаторов, используемых для обеспечения информационной совместимости подсистем.
Подсистема БУ – предназначена для полноценного ведения БУ (регистрация хозяйственных операций и их отражение в БУ, учет ДДС, учет ТМЦ, учет ОС и НМА, взаиморасчеты с контрагентами, учет НДС и др.).
Подсистема НУ – предназначена для полноценного ведения НУ (учет по налогу на прибыль).
Подсистема расчета себестоимости – предназначена для учета и распределения затрат и расчета себестоимости.
Подсистема формирования отчетности – предназначена для формирования оперативной и регламентированной (бухгалтерской и налоговой) отчетности на основании данных ИС.
Подсистема финансов – предназначена для формирования бюджетов, платежных календарей, контроль за исполнением плановых платежей.
Подсистема складского учета – предназначена для ведения складского учета материала, спецодежды, инвентаря, контроля за исполнением заявок на МТР участков (подразделений).
Подсистема администрирования – предназначена для управления пользователями АИС (добавление/удаление), разграничения прав доступа к функционалу и данным АИС, управления структурой справочных данных, обновления конфигурации для внесения изменений в механизмы учета.
В рамках проектных работ по «Внедрению автоматизированной информационной системы на программной платформе «1С:Предприятие 8» необходимо:
Осуществить ввод начальных остатков из предыдущих систем учета (система ведения бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия», система ведения складского учета «1С:Управление Торговлей»);
Провести соответствующее обучение ключевых пользователей Заказчика.
Выполнить доработки типового функционала системы в соответствии с требованиями Заказчика.
Решение задач БУ, НУ и бюджетирования должны быть решены на базе программного продукта 1С системы ERP с внесение соответствующих доработок в соответствии с ТЗ.
3.3 Требования к численности персонала и режиму его работы
Общая среднесписочная численность предприятия 15000 человек. В системе предполагается работать от 300-500 пользователей.
3.4 Требования к защите информации от несанкционированного доступа
АИС должна осуществлять доступ пользователя к тем или иным потокам, функциям, задачам и настройкам системы в соответствии с правами доступа, назначаемыми пользователю администратором. АИС должна обеспечить разграничение и контроль доступа, предоставляя полномочия, как для отдельных пользователей, так и для групп пользователей, с централизованным администрированием. АИС должна обеспечивать ведение журнала всех событий.
3.5 Требования по сохранности информации
Должно быть предусмотрено автоматическое и ручное резервное копирование всех данных АИС средствами системного и прикладного программного обеспечения. Таким образом, важная информация не может быть утеряна.
При выходе АИС из строя должна быть предусмотрена возможность полного восстановления информации на момент сбоя.
3.6 Дополнительные требования
Для гарантированного качественного, полного и своевременного выполнения проектных работ Заказчик рекомендует Исполнителю придерживаться следующих основных этапов предполагаемого проекта:
Формирование «Технического Задания»;
Проектирование Автоматизированной Информационной Системы АИС;
Разработка, программирование, настройка и тестирование функционала;
Развертывание готовой системы в сети Заказчика;
Перенос начальных данных;
Обучение пользователей;
Опытная эксплуатация.
Исполнитель может применять собственную проектную методологию и разбивку проектных работ по фазам, этапам и отдельным задачам, если это гарантирует Заказчику качественное, полное и своевременное решение поставленных задач согласно требованиям Заказчика.
Контрольные примеры, применяемые для тестирования функционала АИС должны удовлетворять требованиям учетной политики предприятия.
Требования к программному обеспечению
Сервер
В настоящий момент на предприятии существует сервер 1С в следующей конфигурации:
2 x Intel Xeon X5620 2,4 Ггц;
32Gb DDRIII;
4 x HDD SAS 300Gb 15000 RPM (Raid 1);
Видеоадаптер Matrox G200eW;
Microsoft Windows Server 2008R2 Standard;
Microsoft SQL Server 2012R2 Standard;
Сервер 1С:Предприятие 8.2;
Конфигурация 1С Бухгалтерия 8.2;
Конфигурация 1С Управление торговлей 8.3;
1С: Клиентская лицензия на 20 пользователей программная защита;
1С: Клиентская лицензия на 50 пользователей программная защита.
Рабочие станции
Клиентские приложения должны поддерживать следующие операционные системы:
Microsoft Windows7;
Microsoft Windows 8.
5. ТРЕБОВАНИЯ К ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В исполнительную документацию должны быть включены:
Руководство по эксплуатации АИС;
Руководство по администрированию АИС.
|
